項(xiàng)目十二-管理上司

項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（一）時(shí)間管理的概念時(shí)間管理，就是指在相同的時(shí)間范圍內(nèi)，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。包括年、季度、月、周、天的日常工作安排。1.統(tǒng)籌兼顧2.安排規(guī)范

3.效率原則

4.突出重點(diǎn)

項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）時(shí)間管理的工具1．時(shí)間表的概念它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，從而保證完成任務(wù)的有效方法。項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）時(shí)間管理的工具2．工作時(shí)間表的編制步驟（1）根據(jù)工作需要確定編制時(shí)間的周期；（2）收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)；（3）發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與相關(guān)部門或人員協(xié)調(diào)，及時(shí)調(diào)整；（4）按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰；（5）繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目；（6）用簡明的文字將信息填入工作表格；（7）將工作表交由領(lǐng)導(dǎo)審定。項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）時(shí)間管理的工具3．上司工作日志的填寫方法

（1）提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，填入日志中，并于當(dāng)日一早再次確定和補(bǔ)充；（2）輸入或填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認(rèn)后再用墨水筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩；（3）輸入或填寫的信息要完整，標(biāo)明各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要信息；（4）輸入或填寫的信息要準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)當(dāng)立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化；（5）在上司日志變化的同時(shí)，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作；（6）協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃，在需要時(shí)幫助上司排除干擾。項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）時(shí)間管理的工具4．上司工作日志填寫的主要內(nèi)容（1）上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容；（2）上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間；（3）上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況，要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)及對方的聯(lián)絡(luò)辦法等；（4）上司個(gè)人的安排，如去醫(yī)院看病等，要保證秘書不會(huì)在這段時(shí)間安排其他事宜；（5）上司私人的信息，如親屬的生日，要提醒上司購買生日卡或禮物。項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）時(shí)間管理的工具5．處理工作日志的變化與調(diào)整（1）安排的活動(dòng)之間要留有適當(dāng)?shù)拈g隙，以備活動(dòng)時(shí)間的拖延或新添臨時(shí)的、緊急的任務(wù)；（2）進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，仍然遵循輕重緩急的原則，并將變更的情況報(bào)告上司，慎重處理；（3）確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等；（4）再次檢查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，防止漏記、錯(cuò)記；（5）秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密，只給上司授權(quán)的人查閱；（6）秘書應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會(huì)時(shí)間的長短，每天最早和最晚可安排約會(huì)的時(shí)間，以便安排的約會(huì)符合要求；（7）秘書應(yīng)熟悉上司用餐和休息時(shí)間，以便約會(huì)安排避開上司這些時(shí)間。項(xiàng)目十二

管理上司相關(guān)鏈接任務(wù)一管理上司時(shí)間（一）時(shí)間管理的一般原則1.用精力最充沛的時(shí)間干最重要的工作2.消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化3.保持時(shí)間上的彈性和連續(xù)性4.堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念5.要舍得授權(quán)相關(guān)鏈接任務(wù)一管理上司時(shí)間（二）ABC分析法分類

A類

B類

C類比例占工作總量的20%—30%，每天1—3件占工作總量的30%-40%，每天5件以內(nèi)占工作總量的40%—50%，特征（1）最重要：具有本質(zhì)上的重要性；（2）最迫切：具有時(shí)間上的迫切性；（3）有后果。（1）重要；（2）一般；（3）無大后果。（1）無關(guān)緊要（2）不迫切；（3）影響小或無后果。管理要點(diǎn)重點(diǎn)管理（1）必須做好；（2）現(xiàn)在必須做好；(3)親自去做好；一般管理，可以自己去做，亦可授權(quán)別人辦理。附帶管理，有時(shí)間可責(zé)成別人去完成，無時(shí)間可以不做。時(shí)間分配占總工作時(shí)間的60%—70%占總工作時(shí)間的20%—30%占總工作時(shí)間的10%ABC分析法列表項(xiàng)目十二

管理上司理論知識(shí)任務(wù)二管理上司錯(cuò)誤與缺陷（一）上司錯(cuò)誤與缺陷的種類項(xiàng)目十二

管理上司1.上司在工作中錯(cuò)誤違法違例違規(guī)背信背離規(guī)律理論知識(shí)任務(wù)二管理上司錯(cuò)誤與缺陷（一）上司錯(cuò)誤與缺陷的種類項(xiàng)目十二

管理上司2.上司在工作存在的缺陷

性格缺陷能力缺陷

管理缺陷

理論知識(shí)任務(wù)二管理上司錯(cuò)誤與缺陷（二）糾正上司錯(cuò)誤的技巧項(xiàng)目十二

管理上司1．換位分析2．冷靜判斷

3．采用人性方案

4．讓上司體會(huì)到你的良苦用心

5．準(zhǔn)備詳實(shí)資料

理論知識(shí)任務(wù)二管