陜西恒盛集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心-ERP系統(tǒng)上線流程宣導(dǎo)

陜西恒盛集團(tuán)ERP系統(tǒng)上線流程宣導(dǎo)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心2011年5月27日更多資料在資料搜索網(wǎng)()海量資料下載目錄一、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置說明一、倉儲(chǔ)模塊（含廢品庫）出入庫開單操作權(quán)限：

庫管負(fù)責(zé)1、原物料、輔助材料、外加劑小料出、入庫單開立及列?。?/p>

盛大：王星；恒盛：張矗2、油品中心出、入庫單開立及列印：尤潔3、備品備件庫出、入庫單開立及列印：

盛大：劉曉燕；恒盛：李會(huì)君二、倉儲(chǔ)模塊基本資料維護(hù)權(quán)限、庫存關(guān)帳權(quán)限：1、基本資料維護(hù)權(quán)限：各公司財(cái)會(huì)部；2、庫存關(guān)帳權(quán)限：集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心；三、資產(chǎn)管理模塊權(quán)限：1、資產(chǎn)管理員：盛大：王星；恒盛：張矗；2、財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)：盛大：劉紅華；恒盛：梁曉燕；二、采購入庫管理（一）、采購權(quán)限范圍劃分：1、材料部負(fù)責(zé)范圍：原物料、輔助材料、外加劑小料、實(shí)驗(yàn)藥品、備品備件、勞保用品、辦公用品、機(jī)器設(shè)備及固定資產(chǎn)等；2、油品中心：負(fù)責(zé)柴油及潤滑油及其他油品的采購；（二）、原物料、輔助材料、外加劑小料的采購及入庫：1、需求部門提報(bào)“采購需求計(jì)劃單”（外倉原物料除外）--格式請(qǐng)參見附表1；2、“采購需求計(jì)劃單”需要會(huì)簽庫管，庫管必須核實(shí)現(xiàn)有庫存數(shù)量，如果認(rèn)為不需要采購或申請(qǐng)數(shù)量過大，可以于備注欄中填列建議不予采購或少采購；3、貨物送達(dá)后供應(yīng)商必須提拱“送貨單/銷貨清單/銷售出庫單”；（討論：是否允許供應(yīng)商不提拱送貨單的情況？）二、采購入庫管理4、原物料、輔助材料、外加劑小料等必須于司磅房過磅；5、材料部統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)收集當(dāng)日司磅房過磅單、對(duì)方送貨單，核實(shí)后于每日10點(diǎn)前遞交原物料庫管。6、若對(duì)方送貨單上沒有明確購貨單價(jià)或單價(jià)錯(cuò)誤，材料部統(tǒng)計(jì)員必須填列“原物料采購單價(jià)確認(rèn)表”（格式參見附表2）；7、原物料庫管于ERP系統(tǒng)開立入庫單，入庫單單價(jià)必須與材料部統(tǒng)計(jì)員移交的“采購單價(jià)確認(rèn)表”一致，入庫單開立數(shù)量必須與對(duì)方及我方司磅單中數(shù)量較小數(shù)一致；8、入庫單共分四聯(lián)，第一聯(lián)由倉管保管，第二聯(lián)為財(cái)務(wù)聯(lián)，第三聯(lián)為采購聯(lián)，第四聯(lián)為交貨人聯(lián)；9、庫管必須于每日上午11點(diǎn)前將昨日（含昨日白班及晚班）倉庫所有入庫單開立完畢并將相關(guān)聯(lián)次送交財(cái)會(huì)部、材料部；

更多資料在資料搜索網(wǎng)()海量資料下載二、采購入庫管理10、財(cái)會(huì)審核：核對(duì)系統(tǒng)入庫單數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商是否開錯(cuò)？如無誤即進(jìn)行記帳，系統(tǒng)自動(dòng)增加庫存帳面數(shù)并生成會(huì)計(jì)傳票；11、材料部統(tǒng)計(jì)員審核：核對(duì)ERP系統(tǒng)入庫單數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商名稱是否開錯(cuò)，掛帳金額是否相符？12、財(cái)會(huì)部針對(duì)原物料供應(yīng)商設(shè)二級(jí)明細(xì)科目管理：分已結(jié)算及未結(jié)算，用來區(qū)分供應(yīng)商與公司的對(duì)帳情況；13、財(cái)會(huì)部針對(duì)需要提供發(fā)票的供應(yīng)商進(jìn)行“ERP系統(tǒng)表外科目管理”，可隨時(shí)掌控各供應(yīng)商的發(fā)票開立的進(jìn)度；14、采購發(fā)票到達(dá)后，采購統(tǒng)計(jì)員必須將發(fā)票及入庫單采購聯(lián)一并呈遞財(cái)會(huì)部辦理請(qǐng)款及報(bào)帳手續(xù)，財(cái)會(huì)部對(duì)發(fā)票到達(dá)狀況進(jìn)行入帳管理；二、采購入庫管理（三）、備品備件、勞保用品的采購及入庫：1、公用備件、常用備件、勞保用品必須有安全庫存量，安全庫存不足時(shí)，備品庫管提報(bào)“備品采購需求”，呈相關(guān)主管核可后移交材料部進(jìn)行采購

；

**上線后，請(qǐng)各部門提報(bào)常用備件的月安全庫存量（指就本部門而言的安全庫存），庫管匯總后將向材料部提報(bào)“材料采購需求計(jì)劃”，提前建立常用備件的安全庫存，減少急件采購。2、貨物到達(dá)后，倉管及采購員依對(duì)方“銷貨清單”收貨，無銷貨清單者倉管有權(quán)拒收（是否可行？）；3、采購員必須認(rèn)真核對(duì)“銷貨清單”上銷售數(shù)量及銷售單價(jià)是否正確，并在對(duì)方“銷售清單”上進(jìn)行簽字確認(rèn)；4、庫管據(jù)對(duì)方“銷貨清單”及實(shí)際入庫數(shù)于ERP系統(tǒng)開立入庫單5、入庫時(shí)選用的計(jì)量單位及規(guī)格盡量為最小使用單位；二、采購入庫管理6、備品備件的采購盡量定點(diǎn)采購，取得正規(guī)購貨發(fā)票，無發(fā)票時(shí)采購員必須于對(duì)方“銷貨清單”上標(biāo)注清楚，財(cái)會(huì)部掛帳時(shí)方可以按不帶票處理（是否允許不帶發(fā)票的情況存在？）；7、采購發(fā)票到達(dá)后，采購員必須將發(fā)票及入庫單采購聯(lián)一并呈遞財(cái)會(huì)部辦理請(qǐng)款及報(bào)帳手續(xù)；8、備品庫根據(jù)物料類別分別設(shè)置以下幾個(gè)庫位：

（1）、生產(chǎn)設(shè)備用備件庫位；（2）、罐車用備件庫位；（3）、泵車用備件庫位；（4）、油品庫位（如潤滑油、機(jī)油等）；（5）、勞保用品庫位；（6）、隨機(jī)贈(zèng)送備品庫位；（7）、可修復(fù)備品庫位；（8）、其他二、采購入庫管理9、隨機(jī)贈(zèng)送的備品，采購員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)提供供應(yīng)商“隨機(jī)贈(zèng)品清單”，并辦理贈(zèng)品入庫手續(xù)，贈(zèng)品手續(xù)未辦者財(cái)會(huì)部不得辦理供應(yīng)商尾款付款手續(xù)（是否可行？）；10、各部維修更換下來的零配件，若修復(fù)后可以再使用，需先辦理備品入庫手續(xù)，修復(fù)后以備下次再領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)再辦理出庫手續(xù)（若是車隊(duì)用，需標(biāo)注車號(hào)）；11、機(jī)修部必須派專人定期對(duì)備品備件庫中可修復(fù)備件進(jìn)行修理（原則上要求可修復(fù)備件入庫庫齡不要超過1個(gè)月，是否可行？）----建議公司針對(duì)修復(fù)備件提出獎(jiǎng)懲方案并落實(shí)執(zhí)行；12、備品庫庫管每月提報(bào)“可修復(fù)備品備件庫存清單”給總經(jīng)理及機(jī)修部長，以利修復(fù)進(jìn)度管控；13、庫管負(fù)責(zé)每周將各車號(hào)零配件的領(lǐng)用記錄匯總下載后移交生產(chǎn)部/車隊(duì)/泵送部，各部主管及統(tǒng)計(jì)員必須對(duì)各車備品的領(lǐng)用及交回進(jìn)行核對(duì)與追蹤（詳見廢品管理辦法）；更多資料在資料搜索網(wǎng)()海量資料下載二、采購入庫管理（四）、油品的采購及入庫：1、柴油的采購入庫作業(yè)類同原物料采購作業(yè)，不同之處是材料部統(tǒng)計(jì)的工作及倉管的系統(tǒng)開立入庫單的工作由油品中心統(tǒng)計(jì)員完成；2、潤滑油等車輛用油由油品中心負(fù)責(zé)采購，但后續(xù)的入庫及報(bào)帳、付款手續(xù)由油品中心完成（比照備品備件作業(yè)流程）3、柴油購進(jìn)差異的處理原則：磅差在1‰范圍之內(nèi)，差異部分由我司承擔(dān)，依對(duì)方磅單數(shù)開立入庫單；磅差在1‰范圍之外的差異部分由供貨方承擔(dān)，依我司磅單加1‰差異后開立入庫單；二、采購入庫管理（五）、辦公用品、實(shí)驗(yàn)藥品采購：1、特點(diǎn)：購進(jìn)后一次性領(lǐng)用完畢，無庫存；2、從6月份開始辦公用品建議改由材料部統(tǒng)一采購；3、建議綜合辦規(guī)范每月20前各部提報(bào)下月辦公用品需求，綜合辦匯總后統(tǒng)一提報(bào)材料部采買，一月采購一次；4、采購到貨后，綜合辦通知各部門依需求計(jì)劃發(fā)放，報(bào)帳時(shí)費(fèi)用入到各部門；（六）、資產(chǎn)采購：請(qǐng)參見“資產(chǎn)管理辦法”；三、領(lǐng)料、出庫管理（一）、原物料、輔助材料、熟料、外加劑小料、油品的出庫：1、各部門統(tǒng)計(jì)員每日10：00前完成以下統(tǒng)計(jì)表并交庫管及財(cái)務(wù)：（1）、生產(chǎn)部統(tǒng)計(jì)員每日編制“生產(chǎn)量及原物料耗用統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表”;

**核對(duì)點(diǎn)：

A、生產(chǎn)量及耗用量必須與生產(chǎn)ERP系統(tǒng)一致；B、生產(chǎn)量及耗用量必須分到機(jī)臺(tái)別；（2）、研發(fā)中心統(tǒng)計(jì)員每日編制“泵送劑產(chǎn)量及外加劑小料消耗統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表”；**核對(duì)點(diǎn)：生產(chǎn)量及耗用量必須與“外加劑小料投料記錄表”一致；**需要討論：泵送劑的產(chǎn)量如何計(jì)算？是否可據(jù)投料量計(jì)算？是否需要給出一定的損耗？（3）、油品中心統(tǒng)計(jì)員每日編制“各車輛加油統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表”；

**核對(duì)點(diǎn):

A、銷售量必須與加油機(jī)起止碼、油罐車流量計(jì)一致；

B、按車號(hào)，加油地（東站/西站/油罐車）分開統(tǒng)計(jì)；三、領(lǐng)料、出庫管理2、庫管依以上統(tǒng)計(jì)表于系統(tǒng)中開立領(lǐng)料單或出庫單；領(lǐng)料單一式三聯(lián)，一聯(lián)由庫管留存，一聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、一聯(lián)領(lǐng)用部門聯(lián)；3、庫管必須每日11點(diǎn)前將領(lǐng)料單/出庫單相關(guān)聯(lián)次移交財(cái)務(wù)部及領(lǐng)用部門；（二）、備品備件的領(lǐng)用：1、各部門開立手工領(lǐng)料單，領(lǐng)料單一式三聯(lián)呈部門主管簽字后遞送備品庫庫管辦理發(fā)料作業(yè)；2、庫管據(jù)手工領(lǐng)料單于ERP系統(tǒng)中開立正式領(lǐng)料單（因手工領(lǐng)料單已呈部門主管簽核，則新開立的ERP系統(tǒng)領(lǐng)料單可不用列印，只需在原手工領(lǐng)料單上標(biāo)注新系統(tǒng)領(lǐng)料單號(hào)碼即可）；3、應(yīng)急預(yù)案（指領(lǐng)料部門主管不在，無法簽核領(lǐng)料單的情況）：A、生產(chǎn)部門晚上緊急維修：生產(chǎn)部經(jīng)理不在公司，領(lǐng)料單開立后可以由晚班值班經(jīng)理代簽；三、領(lǐng)料、出庫管理B、泵送部車輛在工地需要緊急維修，隊(duì)長不在公司，可以由泵工或司機(jī)開立手工領(lǐng)料單，庫管與泵送部隊(duì)長電話確認(rèn)后辦理領(lǐng)料，隊(duì)長回來后補(bǔ)簽領(lǐng)料單；C、以上應(yīng)急領(lǐng)料，部門主管必須于次日去庫房補(bǔ)齊簽字手續(xù)，不及時(shí)或不配合補(bǔ)辦手續(xù)者，庫管有權(quán)停止辦理下次應(yīng)急領(lǐng)料；4、生產(chǎn)部、車隊(duì)、泵送部車輛領(lǐng)用備品備件時(shí)，領(lǐng)料單上必須注明車號(hào)，以利費(fèi)用單車核算；（三）、產(chǎn)成品的出庫（指商砼，水泥）：1、銷售部統(tǒng)計(jì)員每日10點(diǎn)前編制“銷售統(tǒng)計(jì)日?qǐng)?bào)表”；2、庫管依以上統(tǒng)計(jì)表于系統(tǒng)中開立銷售出庫單；出庫單一式三聯(lián)，一聯(lián)由庫管留存，一聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、一聯(lián)銷售部聯(lián)；3、庫管必須每日11點(diǎn)前將銷售出庫單相關(guān)聯(lián)次移交財(cái)務(wù)部及銷售部；4、財(cái)會(huì)部及銷售部必須將每日ERP系統(tǒng)“銷售出庫單”（商砼）與GPS銷售出庫數(shù)/或磅房磅單（水泥）進(jìn)行核對(duì)，確保帳款無誤；四、本次上線需要強(qiáng)調(diào)的事項(xiàng)一、“日清月結(jié)”工作管控時(shí)間點(diǎn)：

（1）、統(tǒng)計(jì)員每日10點(diǎn)前完成庫管開立出、入庫單據(jù)的相關(guān)資料；（2）、各庫管每日11點(diǎn)前必須將倉庫所有出、入庫單開立完畢并移交相關(guān)部門；（3）、財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)每日中午12點(diǎn)執(zhí)行各倉庫庫存帳關(guān)閉作業(yè)；（4）、財(cái)會(huì)部及各部統(tǒng)計(jì)員每日下午將ERP系統(tǒng)出入庫單據(jù)與相關(guān)原始底單、報(bào)表進(jìn)行核對(duì)二、原物料、備品備件料號(hào)統(tǒng)一管理：（1）、財(cái)會(huì)部將倉庫物料號(hào)統(tǒng)一發(fā)各領(lǐng)用部門、材料部，各部開單時(shí)必須使用ERP系統(tǒng)料號(hào)及物料名稱，以防系統(tǒng)出現(xiàn)重號(hào)、混號(hào)，引起庫存系統(tǒng)混亂；（2）、庫管對(duì)未按料號(hào)開立的領(lǐng)料單可以拒絕發(fā)料；

三、財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)核對(duì)要點(diǎn)：（1）、財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)必須每日核對(duì)ERP系統(tǒng)出、入庫單據(jù)是否與各庫管移交的出、入庫單據(jù)數(shù)量、單價(jià)、金額一致；（2）、原物料、外加劑、油品入庫單是否有“對(duì)方送貨單”、“我司過磅單”？四、本次上線需要強(qiáng)調(diào)的事項(xiàng)（3）、備品庫入庫單是否有對(duì)方“送貨清單”？（4）、入庫單開立數(shù)量是否有誤？開立單價(jià)是否與“對(duì)方銷貨清單”或與“采購單價(jià)確認(rèn)函”一致（5）、原物料、輔助材料、熟料領(lǐng)料單是否與生產(chǎn)部統(tǒng)計(jì)表、一生產(chǎn)ERP耗用表一致？（6）、外加劑領(lǐng)料單是否與研發(fā)中心統(tǒng)計(jì)日表、外加劑車間當(dāng)班投料記錄表一致？（7）、備品庫領(lǐng)料單是否都有各部門主管簽字？費(fèi)用是否歸屬到各部門，車隊(duì)領(lǐng)用是否歸屬到車號(hào)別？（8）、當(dāng)日油品出庫單總銷售量是否與當(dāng)班加油機(jī)起止碼一致？（9）、銷售商砼出庫單數(shù)量是否與調(diào)度室商砼出庫數(shù)一致？水泥銷售出庫單數(shù)量是否與磅房過磅單一致？出庫單開立單價(jià)是否與工地合約約定的單價(jià)一致？水泥銷售單價(jià)是否領(lǐng)導(dǎo)核定的調(diào)撥單價(jià)一致？四、本次上線需要強(qiáng)調(diào)的事項(xiàng)四、開帳前需要大家配合的事項(xiàng)：（一）各統(tǒng)計(jì)員及倉管：1、各統(tǒng)計(jì)員需要在5月28號(hào)前將所有統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總完畢并提報(bào)財(cái)會(huì)部；2、從5月26日開始，各類耗用及銷售出庫統(tǒng)計(jì)報(bào)表按日匯總，并妥善保管好，以備上線時(shí)使用；3、從5月26日開始，所有庫存異動(dòng)單據(jù)請(qǐng)材料部統(tǒng)計(jì)員及庫管妥善保管好，以備上線補(bǔ)單；（二）、采購人員：將前期已入庫未辦理手續(xù)的材料采購盡快收齊票據(jù)請(qǐng)款報(bào)帳；更多資料在資料搜索網(wǎng)()海量資料下載五、存貨盤點(diǎn)管理一、盤點(diǎn)時(shí)間安排：1、月盤點(diǎn)：每月26號(hào)早上8：00鐘；

2、年度盤點(diǎn)：每年12月31號(hào)下午4：00鐘；二、盤點(diǎn)人員安排：

1、盤點(diǎn)負(fù)責(zé)人：各公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理、綜合辦主任、材料部部長、生產(chǎn)部部長；2、初盤人：各倉庫庫管；3、復(fù)盤人：財(cái)會(huì)部、材料部、綜合辦、材料部指派專人；三、盤點(diǎn)方式：（1）、原物料、輔助材料、油品、外加劑小料、熟料每月必須全面盤點(diǎn)；（2）、備品備件庫每月可以采取部分（約占總存貨的35%左右）盤點(diǎn)，但每季度必須保證所有備品備件均完成一次全面盤點(diǎn)，。（3）、每年年終盤點(diǎn)必須先停產(chǎn)，再進(jìn)行靜態(tài)盤點(diǎn)。五、存貨盤點(diǎn)管理

四、盤點(diǎn)結(jié)果的處理：1、倉管提交“存貨盤點(diǎn)差異表”并呈部門主管、總經(jīng)理及董事長簽字后，交財(cái)會(huì)部進(jìn)行帳務(wù)處理；2、綜合庫庫管必須對(duì)所有盤點(diǎn)差異分析原因，并提出改善措施，如屬庫管未善盡保管責(zé)任造成存貨丟失、毀損，造成的損失由庫管本人承擔(dān)；3、每月財(cái)會(huì)部依據(jù)董事長核準(zhǔn)的盤盈虧處理意見進(jìn)行帳務(wù)處理；4、待定事項(xiàng)：針對(duì)外倉原物料及輔助材料（不含外加劑小料、備品備件、油品），盤盈虧差異在正負(fù)4%范圍內(nèi)，財(cái)會(huì)帳面暫時(shí)不作調(diào)帳處理（是否可行？）；五、其他規(guī)定：為保證成本的準(zhǔn)確性，真實(shí)性，不可以人為調(diào)整生產(chǎn)ERP系統(tǒng)物料耗用量，以調(diào)節(jié)庫存（？）

六、資產(chǎn)管理辦法宣導(dǎo)（見附件檔案）七、廢品管理辦法宣導(dǎo)一、各部廢品的回收、入庫：1、產(chǎn)生廢品部門提報(bào)“廢舊物質(zhì)回收單”，呈部門主管審批后將遞交機(jī)修部審核；2、機(jī)修部對(duì)廢品進(jìn)行鑒定，并于“廢舊物質(zhì)回收單”簽署處理意見：是否可修復(fù)？3、不可維修廢品交廢品庫管，庫管收貨并開立廢品入庫單；

4、可維修廢品交備品庫管，庫管收貨并開立入庫單，并與常規(guī)備品備件分區(qū)管理（入在可修復(fù)庫位）；5、“廢品入庫單”，必須按部門、車號(hào)開立；6、

“廢品入庫單”一聯(lián)必須交還繳回廢品的部門統(tǒng)計(jì)員，以利其進(jìn)行單車費(fèi)用的核算與管理；七、廢品管理辦法宣導(dǎo)二、車輛更換零配件的回收管控：1、備品庫管每周將各車號(hào)領(lǐng)用的備件或入庫的可修復(fù)的零配件的記錄匯總下載后移交生產(chǎn)部/車隊(duì)/泵送部；2、廢品庫管同時(shí)將各車給廢品庫繳交廢舊備件、零配件的記錄（按各車號(hào)）匯總下載后移交生產(chǎn)部/車隊(duì)/泵送部；3、車隊(duì)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)核對(duì)各車領(lǐng)用與繳回零配件的差異，并協(xié)助隊(duì)長追蹤已更換的零配件的繳回；4、對(duì)存在領(lǐng)用與繳回差異但無法追回已更換下來零配件的車輛，車隊(duì)隊(duì)長必須提出對(duì)責(zé)任人的處罰意見.七、廢品管理辦法宣導(dǎo)三、廢品出售管理：1、成立“廢品出售聯(lián)合管理小組”：由綜合辦、財(cái)會(huì)部、材料部、生產(chǎn)部組成；2、廢品必須每年進(jìn)行出售招標(biāo)，中標(biāo)單位必須與公司簽訂“廢品回收合同”，同時(shí)必須繳交一定比例的履約保證金，以確保公司廢品銷售正常；3、每次廢品出售前，廢品回收商必須將廢品款項(xiàng)繳交財(cái)會(huì)部，財(cái)會(huì)部開立收款收據(jù)，廢品庫管組織“廢品聯(lián)合管理小組”成員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督廢品清點(diǎn)、裝運(yùn)及出庫；4、廢品庫管開立“廢品出庫單”，并將“廢品出庫單”客戶聯(lián)及門衛(wèi)聯(lián)移交廢品回收商，大門保安憑“廢品出庫單”門衛(wèi)聯(lián)辦理廢品回收車輛的出廠手續(xù)