會(huì)議紀(jì)要管理制度

會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)范版本號(hào)：V受控編號(hào)*辦公室審核***年月審批***年月：年月日密密密*****有限公司會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)會(huì)議紀(jì)要肩負(fù)著傳達(dá)公司各類決策的重要使命，是任傳達(dá)、工作部署的重要載體。為了更高效有序地對(duì)會(huì)議紀(jì)進(jìn)行管理，給各中心、各部門提供規(guī)范統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要管準(zhǔn)則，特制定本管理規(guī)范，具體要求如下：一、會(huì)議簽到公司所有正式會(huì)議均需進(jìn)行簽到，簽到由會(huì)議組織方排，會(huì)議簽到表模板詳見附件一。二、紀(jì)要內(nèi)容會(huì)議紀(jì)要應(yīng)遵循“簡(jiǎn)潔明確”的原則，具體內(nèi)容上具“可執(zhí)行、可追督、可問責(zé)”的重要功能。即：有明確的務(wù)要求、明確的任務(wù)責(zé)任人、明確的任務(wù)完成期限。會(huì)議紀(jì)要必須對(duì)會(huì)議作出的各項(xiàng)具體決議做出準(zhǔn)確記錄，精確傳達(dá)會(huì)議精神，堅(jiān)決忠于會(huì)議、忠于事實(shí)。日常會(huì)議（工作總結(jié)大會(huì)除外）中領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言無(wú)需記錄。會(huì)議紀(jì)要中若涉及到需要產(chǎn)生法律效力內(nèi)容，應(yīng)由法律部門審核。會(huì)議紀(jì)要通用模板詳見附件二。三、紀(jì)要編號(hào)按照會(huì)議組織層次不同，其會(huì)議紀(jì)要編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)如下：1、公司層面會(huì)議，指由****董事長(zhǎng)親自召開、出席會(huì)議或委托授權(quán)他人召開的會(huì)議本類會(huì)議紀(jì)要編號(hào)規(guī)則：紀(jì)XXXX】XXX號(hào)，其中【XXX”為當(dāng)年年份“X”號(hào)從001依次延續(xù)。該類會(huì)議紀(jì)要由***會(huì)議部統(tǒng)一編號(hào)。2及*本部各部門組織召開的會(huì)議。本類會(huì)議紀(jì)要編號(hào)規(guī)則如下：（1）公司本部“+一級(jí)部門名稱首字+紀(jì)+編號(hào)。例如：總裁辦公室召開會(huì)議的紀(jì)要編號(hào)為“*總紀(jì)【XXXX】XXX號(hào)；綜合管理中心召開會(huì)議的紀(jì)要編號(hào)為“*綜紀(jì)【XXX】XXX號(hào)。（*本部“公司本部東莞一級(jí)部門名稱首字紀(jì)+編號(hào)。例如：東莞本部的開發(fā)拓展中心召開會(huì)議，紀(jì)要編號(hào)為“莞開紀(jì)【XXX】X號(hào)。該類會(huì)議紀(jì)要由各一級(jí)部門統(tǒng)一編號(hào)，并每月形成紀(jì)臺(tái)賬報(bào)備總裁辦公室。3、二級(jí)公司層面會(huì)議，指由全國(guó)各城市公司、二級(jí)司會(huì)議自行召集的會(huì)議。由各城市公司及二級(jí)公司的一把手領(lǐng)導(dǎo)主持或參與的會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要編號(hào)規(guī)則如下：全國(guó)各城市公司會(huì)議紀(jì)要編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)為“地名代表字+司關(guān)鍵字紀(jì)編號(hào)比如新疆有限公司紀(jì)要編號(hào)“新*紀(jì)【XXX】X號(hào)；二級(jí)公司會(huì)議紀(jì)要編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)為“公司關(guān)鍵字紀(jì)編號(hào)比如*商業(yè)紀(jì)要編號(hào)“*商【XXXX】XXX號(hào)。二級(jí)公司下屬部門會(huì)議參照總公司編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)自行編號(hào)。四、紀(jì)要時(shí)限會(huì)議紀(jì)要原則上于會(huì)議完成24小時(shí)內(nèi)完成并進(jìn)行報(bào)批。五、審批流程根據(jù)會(huì)議類別不同，會(huì)議紀(jì)要審批流程區(qū)分如下：1.公司層面會(huì)議，即董事長(zhǎng)主持、參與的會(huì)議。紀(jì)要由會(huì)議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，流轉(zhuǎn)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（公司高層）審核無(wú)誤（涉及多位領(lǐng)導(dǎo)審核，應(yīng)同時(shí)并發(fā)審核，審核時(shí)間不應(yīng)超過一天蓋***公章存檔后下發(fā)參會(huì)人員執(zhí)行。2、部門層面會(huì)議，①由中心分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人組織召開的會(huì)議，由會(huì)議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（公司高層審核經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)知會(huì)報(bào)備。②由部門及以下組織召開的會(huì)議，無(wú)需知會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)，直由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后執(zhí)行。若會(huì)議由中心分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人主持3、二級(jí)公司層面會(huì)議，由會(huì)議發(fā)起部門領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)（公司高層）審核，然后由二級(jí)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（無(wú)分管領(lǐng)導(dǎo)的，由二級(jí)公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)，蓋各司公章存檔后直接下發(fā)執(zhí)行；若議題重要需報(bào)總公司，則同時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)知會(huì)報(bào)備。若會(huì)議議題重要（由六、紀(jì)要簽收（1）公司層面會(huì)議的參會(huì)人員接收到會(huì)議紀(jì)要后必進(jìn)行紀(jì)要簽收（親筆簽字，紀(jì)要簽字頁(yè)模板詳見附件三。由總裁辦派專人負(fù)責(zé)紀(jì)要簽收工作并做好存檔。（2）部門層面會(huì)議不強(qiáng)制要求紀(jì)要簽收。各會(huì)議發(fā)部門自行根據(jù)會(huì)議重要性確定是否進(jìn)行紀(jì)要簽收，該類紀(jì)要簽收工作由會(huì)議發(fā)起部門自行負(fù)責(zé)。（）二級(jí)公司層面會(huì)議紀(jì)要簽收要求同（2。七、蓋章存檔（1）公司層面會(huì)議紀(jì)要各與會(huì)人員簽收后，附上會(huì)簽到表（附件一）及紀(jì)要簽字頁(yè)（附件三，交由檔案室進(jìn)行蓋章（騎縫章，一式兩份，一份交由檔案室存檔；另一份掃描后以電子版形式再次下發(fā)相關(guān)人員存閱。（2）部門層面會(huì)議無(wú)需蓋章，直接交由各中心檔案理員存檔后下發(fā)相關(guān)人員。（3）二級(jí)公司層面會(huì)議各與會(huì)人員簽字后，附上會(huì)簽到表及紀(jì)要簽字頁(yè)，交由二級(jí)公司檔案室進(jìn)行蓋章（騎縫章，一式兩份，一份交由檔案室存檔；另一份掃描后以電子版形式再次下發(fā)相關(guān)人員存閱。八、會(huì)議決議督辦會(huì)議紀(jì)要等同于公司規(guī)章制度，一旦簽發(fā)具有最高的約束及法律效力。會(huì)議發(fā)起部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行督辦，要求各項(xiàng)決議責(zé)任人堅(jiān)決執(zhí)行會(huì)議決議，按要求完成工作任務(wù)。會(huì)議決議的完成情況可與相關(guān)責(zé)任人及部門的績(jī)效成績(jī)直接掛鉤。根據(jù)公司《問責(zé)管理制度，公司總裁辦可依據(jù)會(huì)議紀(jì)要的督辦情況，對(duì)部門或相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行問責(zé)，納入責(zé)任人本人及相關(guān)部門的年度績(jī)效考核。九、本規(guī)范最終解釋權(quán)歸*****有限公司****辦公室所有。附件一：會(huì)議簽到表會(huì)議時(shí)間會(huì)議時(shí)間XXXX年XX月XX日XX時(shí)XX分會(huì)議地點(diǎn)XXXXX（例：***會(huì)議室）XXXX（此處簡(jiǎn)單描述會(huì)議議題內(nèi)容若會(huì)議議題是例行會(huì)議無(wú)明確主題，則寫明“部門例會(huì)）與會(huì)人員簽到人員姓名簽字備注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件二：（紅頭：按各公司標(biāo)準(zhǔn)套紀(jì)要紅頭）XXX紀(jì)【XXX】X號(hào)（仿宋三號(hào)，居中）XXXXXXXXXXX會(huì)議紀(jì)要（標(biāo)題：宋體二號(hào)加粗，居中）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX……（正文仿宋三號(hào)行間距固定值2首行縮進(jìn)2字符）（本頁(yè)無(wú)正文）會(huì)議時(shí)間：2015年XX月XX日上下午X會(huì)議地點(diǎn)：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX參會(huì)人員：XXXXXXXXXXX（排序按職位從高到低）缺席人員：XX、XX、會(huì)議紀(jì)要：XXX（會(huì)議信息：仿宋三號(hào)字，行間距固定值2，首行無(wú)縮進(jìn)