DB12T 693-2016 天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)規(guī)范

01.140.20A

13DB

12 12/T

693—2016天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)規(guī)范Data

specification

records

of

天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會 發(fā)

布DB12/T

693—2016本標準參照GB/T

1.1-2009《標準化工作導(dǎo)則

第1部分：標準的結(jié)構(gòu)和編寫》給出的規(guī)則起草。本標準由天津市檔案局提出。本標準由天津市檔案局歸口并解釋。本標準起草單位：天津市檔案局。本標準起草人：方昀、荊浩、王美榮、王穎。本標準于2016年12月首次發(fā)布。DB12/T

693—2016天津市落實貫徹國家立卷制度的改革要求，市級機關(guān)單位全部改為以件為單位進行歸檔文件整理，輔相成，是歸檔電子文件共性元數(shù)據(jù)的有效補充，需一起使用。IIDB12/T

693—20161 范圍本規(guī)范規(guī)定了電子文件歸檔過程中所需數(shù)據(jù)文件信息組織方式、存儲結(jié)構(gòu)及其基于的規(guī)則和方法等。歸檔電子文件移交時數(shù)據(jù)組織與本規(guī)范要求一致。2規(guī)范性引用文件使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。DA/T

歸檔文件整理規(guī)則DB12/T

天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范3 術(shù)語和定義DA/T

和

***-2016中界定的以及下列術(shù)語和定義適用本文件。為方便使用，下列重復(fù)列出了某些術(shù)語和定義。3.1存儲結(jié)構(gòu) Storage

Structure電子文件歸檔、移交過程中對數(shù)據(jù)文件信息的組織形式，本規(guī)范規(guī)定了以樹型結(jié)構(gòu)組織數(shù)據(jù)信息。3.2歸檔文件 archival

document(s)件材料。[DA／T

22-2015，定義3.3移交 transfer文件的保管權(quán)、所有權(quán)和/或責(zé)任權(quán)的管理權(quán)變化。4文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)描述DB12/T

693—2016具體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如圖1所示，采用樹形結(jié)構(gòu)進行存儲，每一存儲載體只有一個根目錄，一般以“全宗號-年度”設(shè)置根目錄名稱，但必須按保管期限相對集中存儲。根目錄下可再設(shè)文件夾，分別管理不同類型、不同保管期限的電子文件。存儲載體

電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)示意圖一般為一個年度的歸檔文件。文件夾名稱為：全宗號-年年度歸檔電子文件List.XML（歸檔移交說明及目錄）

度。如：天津市檔案局2016年歸檔電子文件，則文件夾名稱為：X0061-2016用于對歸檔的電子文件進行說明，包括全宗名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、全宗號、年度、件數(shù)、容量、起止件號、信息系統(tǒng)描述等。記錄該年度形成的所有文件級目錄的檔號及總記錄數(shù)。歸檔文件夾1歸檔文件元數(shù)據(jù).XML擬稿單或承辦單草稿、修改稿、審核稿定稿正本

文件夾名稱為文件級目錄所對應(yīng)歸檔文件的檔號。保存每份歸檔電子文件的全部元數(shù)據(jù)信息。對于發(fā)文應(yīng)帶有擬稿單，對于收文帶有承辦單，必須保留。公文辦理過程中產(chǎn)生的不同版本，依具體情況進行取舍，對于重要公文要保留歷次的修改稿。發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進行最后審定、簽署印發(fā)的定稿。正式公文的印制稿，必須保留。擬稿單或承辦單、草稿、修改稿、審核稿、定版式文件 稿、正本等文件合成為一個版式文件，可采用擬稿單或承辦單、草稿、修改稿、審核稿、定歸檔文件夾N

OFD或PDF格式歸檔文件元數(shù)據(jù).XML擬稿單或承辦單草稿、修改稿審核稿定稿正本版式文件圖1

電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)示意圖5 數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)組成要素描述5.1 年度歸檔電子文件以全宗號-年度命名，同一年度形成的歸檔電子文件應(yīng)保存在同一載體中，每一載體的根目錄中應(yīng)與其對應(yīng)。5.2 歸檔說明及目錄list.XML歸檔目錄僅包含檔號，用于與歸檔文件夾進行對應(yīng)，并包含歸檔文件的全部記錄數(shù)，格式按照附錄

A。5.3 歸檔文件夾DB12/T

693—20165.3.1 基本要求不同版本的電子文件，如草稿、修改稿、審核稿、定稿、正本、版式文件等內(nèi)容。5.3.2歸檔文件元數(shù)據(jù)文件名稱為歸檔文件元數(shù)據(jù).XML構(gòu)/問題代碼、盒號、件號、內(nèi)容描述、統(tǒng)一社會信用代碼、檔案門類、保管期限、機構(gòu)/問題、題名、行為時間、行為依據(jù)、實體標識符、關(guān)聯(lián)文件。元數(shù)據(jù)項說明參見

DB12/T

692-2016，元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范模式按照附錄

B。5.3.3 擬稿單或承辦單和承辦單必須歸檔保留。其格式可以保留原格式，也可采用

、PDF

或其它國家允許的版式格式，非密文件目前允許使用

PDF

格式。5.3.4 草稿、修改稿、審核稿稿，一般情況下不保留。5.3.5 定稿留原格式，也可采用

OFD、PDF

或其它國家允許的版式格式，非密文件目前允許使用

格式。5.3.6 正本公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。必須保留。其格式可以保留原格式，也可采用

OFD、

它國家允許的版式格式，非密文件目前允許使用

格式。5.3.7 版式文件將擬稿單或承辦單、草稿、修改稿、審核稿、定稿、正本等文件合成為一個版式文件，采用

、PDF

或其它國家允許的版式格式，非密文件目前允許使用

PDF

格式。6 各組成要素及其

XML

描述6.1 歸檔說明及目錄應(yīng)符合以下要求：——

標記：歸檔說明及目錄；層次模型注釋源代碼

">

name=""/>

name="

type="xs:string"/></xs:element>層次模型注釋源代碼

"/></xs:element>DB12/T

693—2016——值域：不作要求；——

定義：見表

1；——元素：歸檔說明及目錄。表

16.2表

1應(yīng)符合以下要求：——

標記：目錄描述；——值域：不作要求；——

定義：見表

2；——元素：目錄描述。表

26.3表

2應(yīng)符合以下要求：——

標記：元數(shù)據(jù)；——值域：不作要求；——

定義：見表

3；層次模型注釋源代碼

">

">

">

">

"></xs:element>層次模型注釋源代碼

">

"></xs:element>DB12/T

693—2016——元素：元數(shù)據(jù)。表

36.4表

3應(yīng)符合以下要求：——

標記：文件實體塊；——值域：不作要求；——

定義：見表

4；——元素：文件實體塊。表

46.5表

4應(yīng)符合以下要求：層次模型注釋源代碼

">

">

">

"/>

"/>

"/>

"/>

"/>

"/>

"/></xs:element>DB12/T

693—2016——

標記：文件實體；——值域：不作要求；——

定義：見表

5；——元素：文件實體。表

56.6表

5應(yīng)符合以下要求：——

——值域：不作要求；——

定義：見表

6；層次模型注釋源代碼

">

type="xs:string"/></xs:element>DB12/T

693—2016——元素：來源。表

66.7表

6應(yīng)符合以下要求：——

——值域：不作要求；——

定義：見表

7；——元素：檔號。表

7層次模型注釋源代碼

">

type="xs:string"/>

type="xs:string"/>

type="xs:string"/>

type="xs:string"/>

</xs:element>DB12/T

693—20166.8 內(nèi)容描述應(yīng)符合以下要求：——

標記：內(nèi)容描述；——值域：不作要求；——

定義：見表

8；——元素：內(nèi)容描述。表

8層次模型注釋源代碼

">

type="xs:string"/>

DB12/T

693—2016層次模型注釋源代碼

">

type="xs:string"

DB12/T

693—2016

</xs:element>6.9 形式特征應(yīng)符合以下要求：——

標記：形式特征；——值域：不作要求；——

定義：見表

9；——元素：形式特征。表

表

9層次模型注釋源代碼<xs:element

">

type="xs:string"

name="

maxOccurs="unbounded"/>層次模型注釋源代碼<xs:element

">

type="xs:string"/></xs:element>DB12/T

693—2016</xs:element>6.10權(quán)限管理應(yīng)符合以下要求：——

標記：權(quán)限管理；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：權(quán)限管理。表

106.11表

10應(yīng)符合以下要求：——

標記：存儲位置；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：存儲位置。表

表

11層次模型注釋源代碼

">

type="xs:string"

type="xs:string"

</xs:element>層次模型注釋DB12/T

693—2016</xs:element>6.12電子屬性應(yīng)符合以下要求：——

標記：電子屬性；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：電子屬性。表

126.13表

12應(yīng)符合以下要求：——

標記：數(shù)字化屬性；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：數(shù)字化屬性。表

表

13層次模型注釋源代碼

type="xs:string"

type="xs:string"

type="xs:string"

type="xs:string"

type="xs:string"

name="

DB12/T

693—2016源代碼

name="

</xs:element>6.14 電子簽名應(yīng)符合以下要求：——

標記：電子簽名；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：電子簽名。表

表

14層次模型注釋源代碼

層次模型注釋源代碼

">

"></xs:element>DB12/T

693—2016</xs:element>6.15機構(gòu)人員實體塊應(yīng)符合以下要求：——

標記：機構(gòu)人員實體塊；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：機構(gòu)人員實體塊。表

156.16表

15應(yīng)符合以下要求：——

標記：機構(gòu)人員實體；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：機構(gòu)人員實體。表

表

16層次模型注釋源代碼

層次模型注釋源代碼

">

"></xs:element>DB12/T

693—2016</xs:element>6.17業(yè)務(wù)實體塊應(yīng)符合以下要求：——

標記：業(yè)務(wù)實體塊；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：業(yè)務(wù)實體塊。表

176.18表

17應(yīng)符合以下要求：——

標記：業(yè)務(wù)實體；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：業(yè)務(wù)實體。表

表

18層次模型注釋源代碼

">

"></xs:element>層次模型注釋源代

DB12/T

693—2016

type="xs:string"/>

type="xs:string"

</xs:element>6.19實體關(guān)系塊應(yīng)符合以下要求：——

標記：實體關(guān)系塊；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：實體關(guān)系塊。表

表

19應(yīng)符合以下要求：——

標記：實體關(guān)系；——值域：不作要求；——

定義：見表

；——元素：實體關(guān)系。表

表

20DB12/T

693—2016碼

name="

type="xs:string"/>

type="xs:string"

</xs:element>17DB12/T

693—2016附

錄 A（規(guī)范性附錄）歸檔說明及目錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范模式<?xml

version="1.0"

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xmlns:xs="/2001/XMLSchema"xmlns="/standards/ERM/encapsulation"targetNamespace="/standards/ERM/encapsulation"elementFormDefault="qualified"><xs:element

name="電子文件歸檔說明及目錄描述<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

name="目錄描述"><xs:complexType><xs:sequence><xs:element

name="檔號"

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name="件數(shù)"

type="xs:integer"/></xs:element><xs:element

name="電子文件歸檔說明"

type="xs:string"/></xs:sequence></xs:complexType></xs:element></xs:schema>

18DB12/T

693—2016附

錄 B（規(guī)范性附錄）元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范模式<?xml

version="1.0"

encoding="GBK"?><xs:schema

xmlns:xs="/2001/XMLSchema"xmlns="/standards/ERM/encapsulation"targetNamespace="/standards/ERM/encapsulation"elementFormDefault="qualified"><xs:element

name="電子文件歸檔存儲數(shù)據(jù)包"><xs:complexType><xs:sequence><xs:element

文件實體塊"><xs:sequence>

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name="來源<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

檔案館名稱"

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檔案館代碼"

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全宗名稱"

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檔案門類代碼"

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保管期限代碼"

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"

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機構(gòu)或問題代碼"

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"

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name="內(nèi)容描述19DB12/T

693—2016<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

統(tǒng)一社會信用代碼"

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name="檔案門類"

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name="保管期限"

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name="機構(gòu)問題"

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"

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并列題名"

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name="主題詞或關(guān)鍵字"

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"

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文件編號"

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"

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"

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"

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"

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保密期限"

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"

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name="形式特征<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

"

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"

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稿本類型"

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稿本文件名"

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稿本文件大小"

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name="電子文件號"

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name="權(quán)限管理<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

控制標識"

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693—2016<xs:element

name="存儲位置<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

脫機載體編號"

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脫機載體存址"

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"

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name="電子屬性<xs:complexType><xs:sequence><xs:element

格式信息"

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信息系統(tǒng)描述"

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name="數(shù)字化屬性"

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name="數(shù)字化對象形態(tài)"

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掃描分辨率"

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掃描彩色模式"

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圖像壓縮方案"

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name="電子簽名"

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簽名規(guī)則"

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簽名時間"

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"

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簽名結(jié)果"

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證

書

" type="xs:string" minOccurs="0"maxOccurs="unbounded"/><xs:element

證書引證"

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minO