民辦學校檔案管理制度

民辦學校檔案管理制度

篇一：民辦高校檔案管理辦法

XXXX學院檔案管理辦法

（修訂稿）

第一章總則

第一條為實現(xiàn)學校檔案建設(shè)和管理科學化、規(guī)范化,不斷提升服務水平,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》,結(jié)合學校實際，制定本辦法。

第二條檔案工作是維護學校歷史真實面貌的重要工作，也是衡量、評價學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，是學校各部門的重要職責和主要工作之一。

第三條學校檔案是指學校從事教學、科研、管理、招生、外事、基礎(chǔ)建設(shè)等活動直接形成的對學校、學生和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的文件材料。學校檔案由學校檔案室按照國家檔案工作管理標準統(tǒng)一管理。

第二章管理人員職責

第四條檔案工作實行部門一把手負責制，各部門指定一名工作人員，在規(guī)定時間內(nèi)完成本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。

第五條檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，

具備檔案業(yè)務知識和相應的科學文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。

第六條檔案室工作人員職責

（一）負責檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工具編制等工作。

（二）負責庫房檔案的收進和移出工作，嚴格履行交接手續(xù)，準確掌握室內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限。

（三）負責庫房內(nèi)部整理。案卷排放整齊、科學、有序，保證庫內(nèi)整潔、無灰塵。

（

四）及時檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)對檔案有害因素時，要及時上報并采取措施。做到以防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全。

（五）正確處理好利用和保密的關(guān)系，增強保密觀念，嚴守黨和國家機密，嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

（六）積極主動地做好使用工作，不斷提高服務質(zhì)量。做到提供準確、及時主動。用后及時清退，按時入庫歸位。

（七）應用電子計算機編目檢索、貯存及調(diào)用檔案；利用裱糊及復印技術(shù)，對紙張破損、字跡褪變、擴散的現(xiàn)行檔案進行搶救。

（八）依法依規(guī)銷毀無保存和利用價值的各類檔案及有關(guān)資料。

第三章檔案歸檔

第七條各部門要按照本辦法規(guī)定的時間及時、完整的辦理

歸檔手續(xù)。重大、重要檔案要及時歸檔。

第八條文件材料的歸檔范圍

（一）DQ黨群

主要包括學校黨群部門在工作中形成的材料。

（二）XZ行政

主要包括行政職能部門（教務、科研、基建、外事、財務等部門除外）工作中形成的文件材料。

（三）JX教學

主要包括教學管理和教學實踐活動中形成的文件材料。

（四）KY科研

主要包括科研管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

（五）CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技研發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。

（六）JJ基建

主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。

（七）SB儀器設(shè)備

主要包括在儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申購、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等環(huán)節(jié)中形成的文件材料。

（八）CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

（九）WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。

（十）CK財會

主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。（十一）RW人物

主要包括在學?；蛟诒緦W校學習、工作過的黨政領(lǐng)導及著名專家學者，在從事各種活動中形成的對國家、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、音像等歷史記錄。

第九條歸檔要求

（一）能正確反映學校在教學、科研、管理各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。

(二)材料應齊全、完整、準確、系統(tǒng)。

（三）質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰、符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。

（四）移交存檔的文件材料，不能采用易褪色的書寫材料（如紅色、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、熱敏紙、鉛筆等）書寫繪制，應符合耐久性要求（一般為碳素墨水或黑色水筆）。

（五）移交材料格式要求：打印文件統(tǒng)一采用A4紙，標題要求為黑體三號居中，正文字體為小四號仿宋_GB2312。行間距20—26磅值，裝訂線設(shè)置為左（或上）30mm。

（六）凡是歸檔的文件材料應移交原件（學籍審批材料除外）。

（七）各部門按自然年度歸檔的應在次年三月底前完成歸檔工作。重要檔案材料應隨時歸檔。

（八）科研類檔案應在項目結(jié)項后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應在工程完成后三個月內(nèi)歸檔。

（九）會計檔案在財務部門保管三年，期滿后次年六月底前轉(zhuǎn)交檔案室。

（十）職代會，黨代會文件材料，應在會議結(jié)束后15天內(nèi)歸檔。

（十一）歸檔材料移交應履行移交手續(xù)，填寫移交登記表，一式兩份，交接雙方簽名確認無誤后方可移交。紙質(zhì)版歸檔材料移交時應由部門領(lǐng)導簽字確認并加蓋部門印章（附帶電子版），不履行移交手續(xù)的，檔案管理員有權(quán)拒收。

第十條對學校規(guī)定應歸檔的文件材料，應按要求向檔案室移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有，凡是不按規(guī)定要求移交的，檔案室應及時報告校領(lǐng)導按本辦法規(guī)定處理。

第四章檔案管理

第十一條學校檔案室根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和《河南省檔案局<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》，在充分反映檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容特點的前提下，保持檔案之間的有機聯(lián)系，對檔案進行分類、組合、排列、編號、編制目錄、組織室藏。

第十二條檔案鑒定和銷毀

（一）根據(jù)國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案

篇二：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業(yè)培訓學校

檔案資料管理制度

一、各培訓機構(gòu)都必須建立健全各類培訓檔案，如：培訓教師檔案、教學檔案、培訓學員考勤、成績、培訓合格證、操作證等檔案，并指定專人負責檔案管理工作。

二、培訓教師檔案應包括以下內(nèi)容：目錄、培訓教師聘用“協(xié)議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學歷證書（復印件）培訓教師資格證（復印件）、個人教研成果資料及論文、教學工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學檔案的內(nèi)容材料：

1、卷宗目錄2、教學工作總結(jié)3、開辦培訓班的有關(guān)文件（計劃、報告、批文等）4、教學大綱5、教學計劃表6、教學計劃執(zhí)行表7、學員登記表8、學員考勤9、監(jiān)考表

10、考試成績登記表11、考試試卷12、學員學籍登記表13、證書發(fā)放審核備案表14、參加培訓學員相應的學歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規(guī)范填寫。表內(nèi)所列內(nèi)容、責任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。

四、職工技能培訓檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按年度匯總，妥善保管。

五、各培訓中心安全培訓檔案、資料必須專人專柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應及時移交。

六、技工學校聯(lián)辦的大專、本科函授學歷教育的學員檔案，學員畢業(yè)后交職工培訓部登記后轉(zhuǎn)學員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。

八、二級單位的培訓機構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導人員和后備人才培訓檔案，內(nèi)容包括：個人基本情況、參加培訓時間、地點、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個人論文、后續(xù)學歷證書（復印件）等。

篇三：民辦普通高等學校檔案管理辦法

市教委市檔案局關(guān)于印發(fā)《上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法》的通知

本市各民辦普通高校：

民辦高校是社會主義教育事業(yè)的組成部分，民辦高校的檔案記載著民辦高校發(fā)展的歷史，是民辦高校發(fā)展的縮影，也是民辦高校的寶貴財富。檔案工作是民辦高校依法治校的基礎(chǔ)性工作，是民辦高校管理的重要組成部分。為了進一步加強民辦高校檔案事業(yè)的建設(shè)，堅持以人為本和全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的科學發(fā)展觀，加強民辦高校檔案的依法科學管理，更好地適應高等教育改革和發(fā)展的需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《上海市檔案條例》，結(jié)合本市民辦高校檔案工作的實際情況，制定《上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法》。

現(xiàn)將《上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請認真學習和貫徹執(zhí)行。附件：上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法

上海市教育委員會

上海市檔案局

二○○五年十月九日

上海市民辦普通高等學校檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強和規(guī)范本市民辦普通高等學校（以下簡稱民辦高校）的檔案工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市檔案條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》，結(jié)合本市民辦高校實際情況，制定本辦法。

第二條本辦法所稱民辦高校檔案是指民辦高校在黨群、行政、教學、科研、基建、外事、財務等活動中直接形成的，對國家、社會和學校有保存價值的各種載體形式的文件材料。

第三條民辦高校應當對檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、準確、安全和有效利用。

第四條民辦高校應當加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作納入學校的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃和有關(guān)管理制度，列入有關(guān)人員的工作職責和考核范圍，提供條件，落實責任，嚴格督查，保障檔案工作有效開展。

第五條民辦高校要把檔案室建成保管學校檔案的基地、愛國榮校的教育基地以及為學校工作和社會事業(yè)提供檔案信息服務的中心。

第二章管理體制與職責

第六條民辦高校應當明確一名校領(lǐng)導分管檔案工作，各部、處、室、院、系、中心、館等部

門應當由一名負責人分管本部門的檔案工作，并確定兼職檔案人員具體負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。

第七條民辦高校辦公室是主管全校檔案工作的職能部門，負責保管和提供利用學校檔案，并指導學校各部門文件材料的管理，對所屬機構(gòu)檔案工作進行監(jiān)督和指導。

民辦高校辦公室可以設(shè)置學校檔案室，承擔學校具體的檔案工作任務。

第八條民辦高校辦公室應當履行以下檔案工作職責：

（一）宣傳和貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)、方針、政策，規(guī)劃學校的檔案工作。

（二）建立健全并組織實施學校檔案工作的規(guī)章制度。

（三）指導學校各部門文件材料的收集、整理、歸檔工作和學校所屬機構(gòu)的檔案工作。

（四）對各類檔案進行接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計，確保檔案的完整和安全。

（五）負責檔案提供利用及相關(guān)的服務工作，配合學校中心工作積極開展檔案編研工作。

（六）運用先進技術(shù)和手段加強檔案現(xiàn)代化管理。

（七）組織學校專兼職檔案人員的業(yè)務培訓，開展檔案學術(shù)研究。

（八）參加上級主管部門及檔案學會組織的學術(shù)研究和交流活動，并積極承擔和完成其布置的工作任務。

（九）完成校領(lǐng)導交辦的其他任務。

（十）其他法定任務。

第三章文件材料管理

第九條民辦高校各部門和個人在從事黨群、行政、教學、科研、基建、外事、財務等活動中形成的各種載體的文件材料，必須向本部門兼職檔案人員移交，經(jīng)本部門領(lǐng)導審核認定后，對應歸檔的文件材料進行整理并交學校檔案室歸檔。任何部門和個人不得將屬于學校歸檔范圍的文件材料據(jù)為己有。

第十條民辦高校有關(guān)部門在組織科研、基建工程、貴重儀器設(shè)備等項目驗收、鑒定時，應當通知檔案室參加，對應歸檔文件材料進行檢查驗收，并指導監(jiān)督有關(guān)部門按時做好文件材料的歸檔工作。凡未經(jīng)檔案人員驗收或驗收不合格的，或者項目承辦部門不按規(guī)定將文件材料歸檔的，項目不予驗收、鑒定，設(shè)備不得進行固定資產(chǎn)登記及財務報銷。

第十一條民辦高校的各類文件材料應當由形成或承辦部門收集齊全，并按照文件材料的形成

規(guī)律進行系統(tǒng)整理。

第十二條民辦高校各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限應當根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合學校實際情況確定。

第十三條民辦高校各部門應當在每年6月底以前完成上一年度各種載體文件材料的歸檔工作；各教學部門產(chǎn)生的文件材料應在次學年寒假前歸檔；會計檔案在會計年度終了一年后歸檔；科研項目文件材料在科研項目完成后及時歸檔；基本建設(shè)項目文件材料在項目竣工驗收后3個月內(nèi)歸檔；設(shè)備儀器文件材料在開箱驗收登記后及時歸檔。

歸檔文件材料應當內(nèi)容完整、書寫工整、聲像清晰、材質(zhì)優(yōu)良、格式規(guī)范、整理有序，符合有關(guān)技術(shù)標準和業(yè)務規(guī)范要求。

第十四條文件材料移交歸檔時，歸檔部門與檔案室應當嚴格辦理交接手續(xù)。

第四章檔案管理

第十五條檔案室應當對保管的檔案進行分類、編號、上柜架排列，編制檢索工具。

第十六條民辦高校應當設(shè)置專用的檔案庫房，配備溫濕度調(diào)控設(shè)施，加強檔案防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防有害生物等安全防護工作。

第十七條檔案室用房應當符合國家有關(guān)規(guī)定，力求做到庫房、閱檔室、辦公室三分開。第十八條民辦高校應當成立檔案鑒定工作小組，對超過保管期限的檔案及時進行鑒定。對確無繼續(xù)保存價值的檔案經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后銷毀。

第十九條檔案室應對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，并編制檔案工作統(tǒng)計報表。

第二十條民辦高校應當積極推進檔案現(xiàn)代化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

第二十一條檔案室應積極做好