參加會議管理制度

參加會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強會議管理，提高會議效率，確保會議質量，規(guī)范會議程序，依據(jù)我國相關法律法規(guī)及公司章程，特制定本參加會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、基本原則

1.會議應遵循民主、集中、高效的原則；

2.會議應具有明確的議題，議題應具有實際意義和可操作性；

3.會議應保證參會人員的充分發(fā)言和討論；

4.會議應確保決策的科學性和合法性；

5.會議應注重節(jié)約，防止形式主義和官僚主義。

四、會議種類及召開權限

1.董事會：由董事長或總經(jīng)理提議，經(jīng)董事會秘書處組織召開；

2.監(jiān)事會：由監(jiān)事長提議，經(jīng)監(jiān)事會秘書處組織召開；

3.總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理提議，經(jīng)總經(jīng)理辦公室組織召開；

4.部門例會：由各部門負責人提議，經(jīng)本部門組織召開；

5.臨時會議：根據(jù)工作需要，由相應權限的領導提議召開。

五、參會人員

1.董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會的參會人員為董事會成員、監(jiān)事會成員、總經(jīng)理及相關部門負責人；

2.部門例會的參會人員為部門全體員工；

3.臨時會議的參會人員根據(jù)會議議題和領導要求確定。

六、會議紀律

1.會議應準時開始，參會人員應提前5分鐘入場；

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，不得隨意離場；

3.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，不得喧嘩、交頭接耳；

4.會議結束后，參會人員應按照會議紀要的要求，及時辦理相關事宜。

七、本制度的解釋權歸公司董事會，修訂權歸公司總經(jīng)理辦公會。本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議發(fā)起人應根據(jù)工作需要和實際情況，明確會議議題，議題應具有針對性和可操作性。

2.確定參會人員：根據(jù)會議議題，明確參會人員范圍，并向相關人員發(fā)送會議通知。

3.確定會議時間、地點：選擇合適的會議時間、地點，確保參會人員能夠按時參加。

4.準備會議材料：會議發(fā)起人應提前準備會議議題相關的資料，并在會議前分發(fā)至參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容。

2.會議通知應在會議召開前至少3個工作日發(fā)送至參會人員。

3.會議通知發(fā)送后，如有特殊情況需調整會議時間或地點，應提前通知參會人員。

三、會議召開

1.會議主持人應按照會議議程組織會議，確保會議有序進行。

2.會議主持人應引導參會人員圍繞議題展開討論，鼓勵充分發(fā)表意見。

3.會議期間，如有新的議題提出，主持人可根據(jù)實際情況決定是否納入本次會議討論。

四、會議記錄

1.會議應指定專人負責記錄，記錄內容包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論情況、決策結果等。

2.會議記錄應客觀、真實、全面地反映會議內容，確保會議紀要的準確性。

3.會議結束后，會議記錄人應及時整理會議紀要，并在會議紀要中明確責任人和完成時限。

五、會議決策

1.會議決策應遵循民主、集中、高效的原則，確保決策的科學性和合法性。

2.會議決策結果應明確、具體，具備可操作性。

3.會議決策的實施應明確責任人和完成時限，確保決策落實到位。

六、會議總結

1.會議結束后，會議主持人應對會議進行總結，評價會議效果，對會議中提出的問題和決策進行梳理。

2.會議主持人應將會議紀要及總結報告發(fā)送給參會人員，以便了解會議情況并落實相關工作。

七、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議紀要、會議記錄、會議通知等相關資料應進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照公司規(guī)定保存期限進行保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要應由會議記錄人整理完成后，提交給會議主持人審批。

2.會議主持人應在收到會議紀要后1個工作日內完成審批，確保紀要內容準確無誤。

3.審批通過后的會議紀要，應由會議記錄人及時發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

二、會議紀要的內容要求

1.會議紀要應詳細記錄會議討論的主要觀點、決策結果、責任人和完成時限等關鍵信息。

2.會議紀要應清晰、條理分明，便于閱讀理解。

3.會議紀要應具有可操作性，確保相關人員能夠根據(jù)紀要內容執(zhí)行工作。

三、會議紀要的跟蹤與落實

1.各責任部門應按照會議紀要的要求，制定具體的實施方案，并明確實施進度。

2.各責任部門應定期向會議主持人匯報工作進展，確保會議決策的落實。

3.會議主持人應對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。

四、會議紀要的反饋與評估

1.會議紀要中涉及的各項工作完成后，責任部門應向會議主持人提交工作總結和反饋。

2.會議主持人應組織相關人員對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，為今后類似會議提供參考。

3.對于未按期完成的任務，應分析原因，制定改進措施，并在下一次會議中進行匯報。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.審批通過并發(fā)布執(zhí)行的會議紀要，應按照公司規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議紀要的歸檔管理應由專人負責，確保資料的安全、保密和便捷查閱。

3.對于涉及公司重要決策的會議紀要，應長期保存，以備公司歷史檔案查詢。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂應由會議發(fā)起人或組織者提前進行，以確保會議所需場地的可用性。

2.預訂會議室時，應提供會議主題、參會人數(shù)、會議時間等信息，以便于會議室管理部門進行合理安排。

3.會議室管理部門應建立預訂系統(tǒng)，實時更新會議室使用情況，提高使用效率。

二、會議室布置與設施

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議性質和氛圍。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等，確保會議順利進行。

3.會議室管理部門應定期檢查和維護設施設備，保證其正常使用。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應愛護會議室設施，遵守會議紀律，保持會議室整潔。

2.未經(jīng)允許，不得擅自攜帶外來設備進入會議室，以免影響會議正常進行。

3.會議結束后，參會人員應將會議室恢復原狀，關閉電源、水源，確保消防安全。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應加強會議室的安全管理，確保會議期間的人員安全。

2.對于涉及公司機密或敏感信息的會議，應采取相應的保密措施，如設置保密標識、限制會議記錄外傳等。

3.會議室管理部門應定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

五、會議室服務與支持

1.會議室管理部門應提供專業(yè)的會議服務，包括會議簽到、會場布置、設備操作等。

2.會議期間，會議室管理部門應隨時關注會議進展，及時解決可能出現(xiàn)的問題，確保會議順利進行。

3.對于重要會議，會議室管理部門可提供專門的會務支持，包括資料準備、接待服務等。

六、會議室資源優(yōu)化配置

1.會議室管理部門應根據(jù)公司實際情況，合理配置會議室資源，提高使用效率。

2.對于會議室使用高峰期，會議室管理部門應制定應急預案，確保會議需求得到滿足。

3.定期收集會議室使用反饋，優(yōu)化會議室布局和設施，提升會議室服務質量。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司董事會，如有未盡事宜，董事會可根據(jù)實際