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會(huì)議與備忘錄管理制度第一節(jié):總則第一條為了提高企業(yè)內(nèi)部溝通效率,規(guī)范會(huì)議和備忘錄的管理,確保信息的準(zhǔn)確傳遞和記錄,訂立本制度。第二條本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部會(huì)議和備忘錄的管理。第三條會(huì)議和備忘錄是企業(yè)內(nèi)部溝通溝通的緊要方式,必需遵從本制度的規(guī)定進(jìn)行管理。第二節(jié):會(huì)議管理第四條會(huì)議的召開(kāi)應(yīng)當(dāng)具有明確的目的和議程,并提前通知與會(huì)人員。會(huì)議的召集人應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)議的內(nèi)容和議程進(jìn)行統(tǒng)籌布置。第五條會(huì)議的重要參加人員應(yīng)當(dāng)為確保與會(huì)人員的權(quán)益,保證信息的有效傳遞。第六條會(huì)議的決議由與會(huì)人員進(jìn)行討論、表決或達(dá)成共識(shí)。決議應(yīng)當(dāng)記錄并保管,確保后續(xù)執(zhí)行。第七條會(huì)議紀(jì)要是保存會(huì)議內(nèi)容、決議和行動(dòng)計(jì)劃的緊要文件,會(huì)議的主持人或秘書(shū)應(yīng)當(dāng)及時(shí)起草和分發(fā)會(huì)議紀(jì)要,確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容無(wú)遺漏。第八條會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)包含以下內(nèi)容:1.會(huì)議的名稱、召集人和記錄人;2.與會(huì)人員的名單;3.會(huì)議的時(shí)間、地方和連續(xù)時(shí)間;4.議程的內(nèi)容和次序;5.緊要討論和決策的概要;6.分工和責(zé)任布置;7.下次會(huì)議或行動(dòng)計(jì)劃布置。第九條會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在會(huì)議結(jié)束后的48小時(shí)內(nèi)完成,并及時(shí)分發(fā)給與會(huì)人員。會(huì)議紀(jì)要的查閱記錄應(yīng)當(dāng)保管至少兩年。第三節(jié):備忘錄管理第十條備忘錄是用于記錄、轉(zhuǎn)達(dá)和提示緊要事項(xiàng)的一種工具,對(duì)于節(jié)省時(shí)間、規(guī)范管理特別緊要。第十一條備忘錄的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要,避開(kāi)冗長(zhǎng)和混亂。第十二條備忘錄的重要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含以下要素:1.標(biāo)題:簡(jiǎn)潔明白,能夠準(zhǔn)確概括備忘錄的重要內(nèi)容;2.時(shí)間:備忘錄發(fā)布的日期和時(shí)間;3.發(fā)送對(duì)象:明確將備忘錄發(fā)送給哪些人員或部門(mén);4.內(nèi)容:備忘錄的具體內(nèi)容,包含事項(xiàng)描述、緊要性、處理措施等;5.提示:有需要時(shí)可以設(shè)置提示時(shí)間或截止日期。第十三條備忘錄的發(fā)送和接收應(yīng)當(dāng)盡可能使用企業(yè)內(nèi)部正式的溝通渠道,如企業(yè)管理軟件、電子郵件等。第十四條備忘錄的發(fā)送者應(yīng)當(dāng)依據(jù)需要選擇合適的發(fā)送對(duì)象,并在發(fā)送前進(jìn)行內(nèi)容的審查和確認(rèn)。第十五條備忘錄的接收者應(yīng)當(dāng)及時(shí)閱讀,并依照備忘錄的內(nèi)容執(zhí)行相應(yīng)的行動(dòng)。第十六條備忘錄的查閱記錄應(yīng)當(dāng)保管至少一年。第四節(jié):附則第十七條對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為,將視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的紀(jì)律處分或行政措施。第十八條本制度自頒布之日起生效,由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)解釋。第十九條本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)全部,企業(yè)管理負(fù)責(zé)人有權(quán)對(duì)本制度進(jìn)行解釋和修改,并及時(shí)通知相關(guān)人員。第二十條本制度自公布之日起,廢

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