第13章-采購管理系統(tǒng)

第13章采購管理13.1概述采購業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)應(yīng)用模式13.1.2采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)系13.2采購管理的初始化設(shè)置13.3普通采購業(yè)務(wù)13.3.1采購請購13.3.2采購訂貨13.3.3采購到貨13.3.4采購入庫13.3.5采購發(fā)票13.4供應(yīng)商管理供應(yīng)商存貨價(jià)格設(shè)置采購價(jià)格控制用友ERP-U8通過普通采購、直運(yùn)采購、受托代銷采購等采購流程對不同的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的控制和管理，以便幫助企業(yè)降低采購成本，提升企業(yè)競爭力。采購管理系統(tǒng)的主要功能包括：對供應(yīng)商進(jìn)行有效管理。嚴(yán)格管理采購價(jià)格?？梢赃x擇采購流程。及時(shí)進(jìn)行采購結(jié)算。采購執(zhí)行情況分析。

13.1概述

采購業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)應(yīng)用模式采購業(yè)務(wù)類型企業(yè)在日常的采購活動(dòng)中，由于采購方式的不同，以及采購物品所有權(quán)等問題，導(dǎo)致企業(yè)采購流程呈現(xiàn)多樣化，從而產(chǎn)生了不同的采購業(yè)務(wù)類型及業(yè)務(wù)應(yīng)用模式。結(jié)合企業(yè)的應(yīng)用，采購管理系統(tǒng)分為三種業(yè)務(wù)類型：普通采購業(yè)務(wù)受托代銷業(yè)務(wù)直運(yùn)業(yè)務(wù)2.采購業(yè)務(wù)應(yīng)用模式采購管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式又分為以下內(nèi)容：可選的采購流程可選的采購流程必有訂單業(yè)務(wù)模式13.2采購管理的初始化設(shè)置點(diǎn)擊需要查詢的供應(yīng)商的供應(yīng)商編碼后，右方的存貨供應(yīng)商對照表中會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)該供應(yīng)商所提供的商品信息。1.供應(yīng)商存貨對照表圖13.1供應(yīng)商存貨對照表圖13.2“增加存貨對照”界面

2．采購選項(xiàng)設(shè)置勾選此項(xiàng)表示必有訂單，以訂單為中心的采購業(yè)務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的采購管理模式，建議勾選此項(xiàng)。用戶可選擇在業(yè)務(wù)中作為價(jià)格基準(zhǔn)的單據(jù)，在參照歷史交易價(jià)和取最新價(jià)格時(shí)取該單據(jù)的價(jià)格，選擇內(nèi)容可以是訂單、到貨單和發(fā)票。若勾選此項(xiàng)則按照當(dāng)前單據(jù)的供應(yīng)商代入歷史交易價(jià)。按照供應(yīng)商取價(jià)能夠更加精確地反映交易價(jià)，因?yàn)橥环N存貨，從不同供應(yīng)商取得的進(jìn)價(jià)可能有所差異。(1)業(yè)務(wù)及權(quán)限控制圖13.3采購系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置—業(yè)務(wù)及權(quán)限控制(3)采購預(yù)警和報(bào)警圖13.5采購系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置—采購預(yù)警和報(bào)警

13.3普通采購業(yè)務(wù)普通采購業(yè)務(wù)適用于大多數(shù)企業(yè)的日常采購業(yè)務(wù)，提供對采購請購、采購訂貨、采購入庫、采購發(fā)票、采購成本核算、采購付款全過程的管理。普通采購業(yè)務(wù)流程如圖13.6所示圖13.6普通采購業(yè)務(wù)流程

請購是用來描述采購的需求即請求采購，它是采購業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)。請購可以是企業(yè)內(nèi)部部門向采購部門提出采購申請，或是采購部門匯總企業(yè)內(nèi)部采購需求提出采購申請。請購單是描述請購內(nèi)容的單據(jù)，如采購什么貨物、采購多少、何時(shí)使用、哪個(gè)部門使用等內(nèi)容；同時(shí)也可為采購訂單提供建議內(nèi)容，如建議供應(yīng)商、建議訂貨日期等。請購一般適用于采購業(yè)務(wù)比較復(fù)雜，對采購業(yè)務(wù)管理有嚴(yán)格要求的單位。所以請購單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用。具體的請購業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流程如圖13.7所示。

13.3.1采購請購圖13.7請購業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流程請購業(yè)務(wù)案例例13.1：2009/07/01業(yè)務(wù)員王力向承德科技詢問鍵盤的價(jià)格（65元/只,含稅單價(jià)），覺得價(jià)格合適，隨后向公司上級(jí)主管提出請購要求，請購數(shù)量為400只。趙雪梅據(jù)此填制請購單，需求日期為7月3日。

案例1：1.單擊“采購管理”|“業(yè)務(wù)”|“請購”|“請購單”，打開“請購單”界面，如圖13.8所示：2.在“請購單”界面中，單擊“增加”，進(jìn)入請購單手工錄入界面，如圖13.9所示：3.按照需要輸入表頭欄目和表體欄目。4.單擊“保存”按鈕，保存請購單。5.單擊“審核”，對已經(jīng)保存的請購單進(jìn)行審核確認(rèn)，如圖13.10所示，只有通過審核的請購單才能繼續(xù)執(zhí)行后續(xù)操作。圖13.8采購請購單界面勾選此項(xiàng)表示必有訂單，以訂單為中心的采購業(yè)務(wù)是標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的采購管理模式，建議勾選此項(xiàng)。在這里可以設(shè)置需求日期、訂貨日期、和推薦的供應(yīng)商。圖13.9請購單手工錄入界面

點(diǎn)擊審核，對已有請購單進(jìn)行審核。圖13.10請購單審核13.3.2采購訂貨采購訂單是指企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的采購合同或購銷協(xié)議。

采購訂單描述的信息主要包括：采購什么貨物、采購多少、由誰供貨，什么時(shí)間到貨、到貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、價(jià)格、運(yùn)費(fèi)等。

采購訂單一般適用于采購業(yè)務(wù)復(fù)雜，對采購業(yè)務(wù)管理有嚴(yán)格要求的單位，采購訂單是可選單據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用。在用友ERP-U8中，整個(gè)采購業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行都回寫到采購訂單，通過采購訂單可以跟蹤采購的整個(gè)業(yè)務(wù)流程。采購訂單可以手工錄入，也可以參照MPS/MRP計(jì)劃、采購請購單、銷售訂單、采購合同生成，具體如圖13.11所示。

圖13.11訂貨業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)來源例13.2：2009/07/01上級(jí)主管同意向承德科技訂購鍵盤400只，單價(jià)為65元，要求到貨日期為2009/07/03。

1.單擊“采購管理”|“業(yè)務(wù)”|“訂貨”|“采購訂單”，打開“采購訂單”界面，如圖13.12所示：2.在“采購訂單”界面中，單擊“增加”，進(jìn)入采購訂單手工錄入界面，如圖13.13所示：3.在表體任一欄目位置單擊右鍵，在彈出窗口中選擇“拷貝采購請購單”，系統(tǒng)會(huì)彈出過濾條件窗口。當(dāng)然也可以手工輸入采購訂單。4.在過濾條件窗口中，輸入請購單號(hào)，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示“生單選單列表”界面，如圖13.14：5.雙擊要選擇的采購請購單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”（如圖13.15所示）。6.單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將顯示“采購訂單”錄入界面，“請購單”的資料已自動(dòng)傳遞過來。8.單擊“審核”，對已經(jīng)保存的采購訂單進(jìn)行審核確認(rèn)，如圖13.16所示：7.所有欄目錄入、修改完畢后，單擊“保存”按鈕，保存該張采購訂單。圖13.12采購訂單界面單擊“增加”按鈕，進(jìn)入采購訂單錄入界面在表體任一欄目位置單擊右鍵，在彈出窗口中選擇“拷貝采購請購單”，系統(tǒng)會(huì)彈出過濾條件窗口。圖13.13采購訂單手工錄入界面在過濾條件窗口中，輸入請購單號(hào)，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示“生單選單列表”界面。圖13.14請購單過濾條件窗口雙擊要選擇的采購請購單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”。單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將顯示“采購訂單”錄入界面，“請購單”的資料已自動(dòng)傳遞過來。圖13.15請購單生單選單列表所有欄目錄入、修改完畢后，單擊“保存”按鈕，保存參照請購單建立的采購訂單。圖13.16采購訂單審核13.3.3采購到貨采購到貨是采購訂貨和采購入庫的中間環(huán)節(jié)，一般由采購業(yè)務(wù)員根據(jù)供方通知或送貨單填寫，確認(rèn)對方所送貨物、數(shù)量、價(jià)格等信息，以入庫通知單的形式傳遞到倉庫作為保管員收貨的依據(jù)，根據(jù)到貨單可生成報(bào)檢單報(bào)送給質(zhì)量檢驗(yàn)部門對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。采購到貨單是可選單據(jù)，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要選用。

例13.3：2009/07/07收到所訂購的鍵盤400只。填制到貨單。

1.單擊“采購管理”|“業(yè)務(wù)”|“到貨”|“到貨單”，打開“到貨單”界面，如圖13.17所示：2.在“到貨單”界面中，單擊“增加”，進(jìn)入到貨單手工錄入界面，如圖13.18所示：3.在表體任一欄目位置單擊右鍵，在彈出窗口中選擇“拷貝采購訂單”，系統(tǒng)會(huì)彈出過濾條件窗口，如圖13.19所示。當(dāng)然也可以手工輸入到貨單。4.在過濾條件窗口中，輸入采購訂單號(hào)，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示“生單選單列表”界面，如圖13.20所示：5.雙擊要選擇的采購訂單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”。7.所有欄目錄入、修改完畢后，單擊“保存”按鈕，保存該張采購到貨單，如圖13.21所示：6.單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將顯示“采購到貨單”錄入界面，“采購訂單”的資料已自動(dòng)傳遞過來。圖13.17到貨單界面

單擊“增加”按鈕，進(jìn)入采購到貨錄入界面在表體任一欄目位置單擊右鍵，在彈出窗口中選擇“拷貝采購訂單”，系統(tǒng)會(huì)彈出過濾條件窗口。圖13.18到貨單手工錄入界面在過濾條件窗口中，輸入采購訂單號(hào)，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示“生單選單列表”界面。圖13.19到貨單過濾條件圖13.20采購訂單生單選單列表

圖13.21采購到貨單保存

13.3.4采購入庫當(dāng)采購管理模塊與庫存管理模塊集成應(yīng)用時(shí)，入庫業(yè)務(wù)在庫存管理模塊中進(jìn)行處理，而采購入庫單是在庫存管理系統(tǒng)中生成。當(dāng)采購管理模塊不與庫存管理模塊集成應(yīng)用時(shí)，入庫業(yè)務(wù)在采購管理模塊進(jìn)行處理，則采購入庫單是在采購管理系統(tǒng)中生成。采購入庫單的來源可參見圖13.22。圖13.22采購入庫單的來源

1．選擇“業(yè)務(wù)”頁簽，單擊“供應(yīng)鏈”|“庫存管理”|“日常業(yè)務(wù)”|“入庫”|“采購入庫單”，打開“采購入庫單”界面，如圖13.23所示：2.在“采購入庫單”界面中，單擊“生單”按鈕，進(jìn)入”選擇采購訂單或采購到貨單“界面，如圖13.24所示：3.在圖13.24的過濾條件窗口中，輸入過濾條件，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示符合過濾條件的單據(jù)，單據(jù)類型可選擇采購到貨單或采購訂單。例13.4：2009/07/07將400只鍵盤驗(yàn)收入原材料倉庫。填制采購入庫單。4.雙擊要選擇的采購到貨單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”，如圖13.25所示：5.單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將顯示“采購入庫單”錄入界面，“采購到貨單”的資料已自動(dòng)傳遞過來。將所有欄目錄入、修改完畢后，單擊“保存”按鈕，保存參照采購訂單建立的采購入庫單，如圖13.26所示：6.最后點(diǎn)擊”審核”按鈕，完成對該張”采購入庫單”的審核，如圖13.27所示：在庫存管理系統(tǒng)中，單擊“日常業(yè)務(wù)”|“入庫”|“采購入庫單”。單擊“生單”按鈕，進(jìn)入?yún)⒄珍浫搿辈少徣霂靻巍敖缑鎴D13.23采購入庫單界面選擇采購到貨單，參照采購到貨單生成采購入庫單圖13.24選擇采購訂單或采購到貨單界面在過濾條件窗口中，輸入過濾條件，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示符合過濾條件的單據(jù)，雙擊要選擇的采購到貨單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”。圖13.25采購訂單或者采購到貨單選擇頁面圖13.26保存后的采購入庫單圖13.27采購入庫單審核13.3.5采購發(fā)票采購發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物的憑證，系統(tǒng)將根據(jù)采購發(fā)票確認(rèn)采購成本，并據(jù)以登記應(yīng)付賬款。采購發(fā)票按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為藍(lán)字發(fā)票和紅字發(fā)票。按發(fā)票類型分為增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。在收到供貨單位的發(fā)票后，存在兩種處理方法：如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達(dá)后，再輸入系統(tǒng)做報(bào)賬結(jié)算處理。先將發(fā)票輸入系統(tǒng)，便于實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)在途貨物。1.單擊“采購管理”|“業(yè)務(wù)”|“發(fā)票”|“專用發(fā)票”，打開“采購專用發(fā)票”界面，如圖13.28所示：2.在“采購專用發(fā)票”界面中，單擊“增加”，進(jìn)入采購專用發(fā)票手工錄入界面，如圖13.29所示：3.在表體任一欄目位置單擊右鍵，在彈出窗口中選擇“拷貝采購訂單”，系統(tǒng)會(huì)彈出過濾條件窗口，如圖13.30所示。當(dāng)然也可以手工輸入采購專用發(fā)票。例13.5：2009/07/07收到承德科技開具的鍵盤采購專用發(fā)票一張4.在過濾條件窗口中，輸入采購訂單號(hào)，并單擊“過濾”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示“生單選單列表”界面，如圖13.31所示：5.雙擊要選擇的采購訂單所對應(yīng)的“選擇”欄目，這時(shí)“選擇”欄目顯示“Y”。6.單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將顯示“采購專用發(fā)票”錄入界面，“采購訂單”的資料已自動(dòng)傳遞過來。7.所有欄目錄入、修改完畢后，單擊“保存”按鈕，保存參照采購訂單建立的采購專用發(fā)票，如圖13.32所示：圖13.28采購專用發(fā)票界面點(diǎn)擊”增加“，即可手工輸入采購專用發(fā)票信息。圖13.29采購專用發(fā)票手工錄入界面圖13.30采購專用發(fā)票過濾條件窗口圖13.31采購專用發(fā)票生單選單列表圖13.32采購專用發(fā)票保存13.4供應(yīng)商管理供應(yīng)商存貨價(jià)格設(shè)置采購價(jià)格控制1.單擊“采購管理”|“供應(yīng)商管理”|“供應(yīng)商存貨價(jià)格表”|“專用發(fā)票”，進(jìn)入“存貨供應(yīng)商價(jià)格設(shè)置列表”界面，如圖13.33所示：例13.6：2009/07/05業(yè)務(wù)員王力想購買200只鼠標(biāo)，提出請購要求，經(jīng)同意填制并審核請購單。根據(jù)以往的資料得知提供鼠標(biāo)的供應(yīng)商有兩家，分別為豐華公司和承德科技，他們的報(bào)價(jià)分別為30元/只，35元/只。2.在“存貨供應(yīng)商價(jià)格設(shè)置列表”中，單擊“增加”，彈出“供應(yīng)商存貨價(jià)格設(shè)置”，根據(jù)錄入“供應(yīng)商編碼”、“存貨編碼”、“數(shù)量下限”、“數(shù)量上限”、“無稅單價(jià)”、“稅率”等信息，如圖13.34所示：3.再增加其他供應(yīng)商的存貨價(jià)格設(shè)置，如圖13.35所示：

圖13.33“存貨供應(yīng)商價(jià)格設(shè)置列表”界面圖13.34供應(yīng)商存貨價(jià)格設(shè)置圖13.35供應(yīng)商存貨價(jià)格列表采購價(jià)格控制1.最高進(jìn)價(jià)控制：實(shí)時(shí)控制采購最高進(jìn)價(jià)，如高于最高進(jìn)價(jià)，系統(tǒng)予以提示，需要輸入審批密碼才能通過。具體操作步驟如下：(1)選擇“設(shè)置”頁簽，單擊“基本檔案”|“存貨”|“存貨檔案”，打開“存貨檔案”界面，如圖13.36所示：(2)雙擊需要控制價(jià)格的存貨，彈出“修改存貨檔案”界面，單擊“成本”選項(xiàng)卡，根據(jù)需要對“費(fèi)用率”、“最高進(jìn)價(jià)”、“最新成本”、“參考售價(jià)”進(jìn)行設(shè)置，如圖13.37所示：(3)單擊“保存”，退出了存貨檔案的修改。

圖13.36存貨檔案界面圖13.37修改存貨檔案2.單據(jù)自動(dòng)取價(jià)：根據(jù)系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置的單據(jù)取價(jià)方式，填寫相關(guān)單據(jù)時(shí)，單價(jià)自動(dòng)帶出。操作步驟：(1)單擊“采購管理”|“設(shè)置”|“采購選項(xiàng)”，打開“采購系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置”界面，如圖13.38所示：(2)在“采購系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置”中，選擇“訂單\到貨單\發(fā)票單價(jià)錄入方式”中的“手工錄入”，如圖13.39所示：(3)單擊“確定”退出了“采購系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置”界面。圖13.38“采購系統(tǒng)選項(xiàng)