第三章-秘書“辦文”工作

秘書實(shí)務(wù)與案例單擊此處添加標(biāo)題文字第三章秘書“辦文”工作

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文一、簽收二、拆封三、登記四、擬辦五、請辦六、傳閱七、催辦八、承辦九、辦復(fù)十、來文收集

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文一、簽收簽收是指收件人將收文清點(diǎn)后，在對方傳遞文書單或送文登記簿上簽字，表示已收到文件。簽收的目的是明確公文交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)行的安全。簽收的任務(wù)主要包括清點(diǎn)、檢查和簽字。

1.清點(diǎn)2.檢查3.簽字

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文三、登記

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文四、擬辦

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文四、擬辦

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文六、傳閱

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文六、傳閱

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文六、傳閱

小蘇是某地產(chǎn)公司辦公室秘書。某天上午,地正在做簡報(bào)，這時(shí)總經(jīng)理來催問辦公會下發(fā)的關(guān)于綜合樓項(xiàng)目的文件是否都收回來了。小蘇因?yàn)樽罱€沒顧上，所以她做完簡報(bào)后馬上找各位經(jīng)理想把文件收回，可是有位經(jīng)理不知道把文件放在哪幾了，暫時(shí)沒有找到?？偨?jīng)理知道此事后非常生氣。思考:1.你認(rèn)為小蘇哪個(gè)工作環(huán)節(jié)出了問題?2.小蘇沒有及時(shí)收回會議文件，可能會有什么嚴(yán)重后果?

案例思考

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文

七、催辦

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文

八、承辦

承辦的文件范圍包括:1.上級組織機(jī)構(gòu)針對本單位的指示。2.上級領(lǐng)導(dǎo)交代的事項(xiàng)或需要辦復(fù)的公文。3.來自下級組織機(jī)構(gòu)的請示及重要的報(bào)告。4.平行單位或非隸屬單位要求協(xié)作的函電、合同等。

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文

九、辦復(fù)

第三章秘書“辦文”工作第一節(jié)收文

十、來文收集來文收集是指對處理完但需要立卷歸檔或保存一定時(shí)間的來文進(jìn)行匯集，也叫文件歸檔。來文收集是文書立卷歸檔的準(zhǔn)備工作。秘書人員要認(rèn)真細(xì)致，經(jīng)常、及時(shí)地對來文進(jìn)行收集，保證歸檔文件的齊全完整。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成二、發(fā)文制作三、分發(fā)四、辦畢文件的處理

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

1.擬稿2.會商3.核稿4.簽發(fā)

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

1.擬稿

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

2.會商

會商時(shí)應(yīng)注意如下諸點(diǎn)：（1）協(xié)商的對象應(yīng)齊全沒有遺漏。（2）協(xié)商過程中，如未就有關(guān)問題取得一致，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)上級機(jī)關(guān)反映情況，請求指示，如未獲準(zhǔn)，不得按自己的意見向下行文。（3）協(xié)商時(shí)可采取多種具體方式，可以“跑會”，即主動到對方駐地去面商；也可以“函會”，即向?qū)Ψ郊陌l(fā)草稿和有關(guān)函件，請其簽注意見后再寄回；也可以用會議方式同時(shí)召集有關(guān)機(jī)關(guān)或部門的責(zé)任者一起協(xié)商討論，取得一致意見。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

3.核稿核稿的重點(diǎn)在于以下幾個(gè)方面：是否需要行文，是否具備行文條件，發(fā)文名義是否合適，有無錯(cuò)用。文種是否正確、規(guī)范，行文方向是否正確、準(zhǔn)確，有無多頭主送、濫抄濫報(bào)、違制越級行文等現(xiàn)象，公文能否對受文者產(chǎn)生預(yù)計(jì)的影響。公文內(nèi)容是否合法，是否真實(shí)準(zhǔn)確、明確具體、界線清楚、前后一致、切實(shí)可行、詳略得當(dāng)。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

3.核稿核稿的重點(diǎn)在于以下幾個(gè)方面：公文格式是否規(guī)范、正確，文體是否正確，結(jié)構(gòu)是否齊全完整。語言表達(dá)是否簡明、得體、有條理，是否合乎語法、邏輯，是否準(zhǔn)確，易于理解，沒有歧義。主題是否明確顯露，人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確。標(biāo)點(diǎn)是否正確，字跡是否工整清晰規(guī)范。公文是否經(jīng)過一定會議討論通過，是否經(jīng)過會商，是否需要上報(bào)。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

4.簽發(fā)

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文文稿的形成

4.簽發(fā)

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作

1.編號2.復(fù)核3.繕印4.校對5.用印

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作

1.編號編號即指編寫發(fā)文字號，同時(shí)也包括編文件的份數(shù)序號。發(fā)文字號即文件發(fā)文順序的編號，按照發(fā)文的數(shù)量來編號，同一份文件只有一個(gè)發(fā)文字號，它是今后引用、檢索文件的重要依據(jù)，必須按統(tǒng)一的規(guī)則確定。發(fā)文字號要能反映出該文件的制發(fā)機(jī)關(guān)，制發(fā)文件的年代和該文件在制發(fā)當(dāng)年所發(fā)文件中的順序，結(jié)構(gòu)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全數(shù)，用六角括號“〔〕”括入。序號不編虛位(即1不編為001)也不加“第”字。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作2.復(fù)核

復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作

3.繕印

繕印公文的具體要求是：第一要準(zhǔn)確，應(yīng)以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，從文字到格式，嚴(yán)格依據(jù)簽發(fā)定稿不得擅自改動，如發(fā)現(xiàn)定稿中確有錯(cuò)漏之處需要改正，也應(yīng)向上匯報(bào)，由擬稿人或?qū)徍巳诉M(jìn)行重新審核和修改；第二要規(guī)范，嚴(yán)格按規(guī)定的公文格式制版；第三要及時(shí)，指將公文在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)印制完成，急件應(yīng)優(yōu)先印制；第四要整潔清晰，確保印制出的公文不被污染，干凈整潔，字跡清晰，易于閱讀。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作

4.校對

在繕印過程中應(yīng)將印制出來的文本清樣與定稿再次進(jìn)行逐字逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)的校對。對數(shù)字、地名、人名等關(guān)鍵詞語，更要反復(fù)校核，對公文的發(fā)文字號、密級、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、日期、印刷份數(shù)、頁碼等尤須逐一校核。注意消除和糾正排版錯(cuò)誤，做到字體、字號、格式的統(tǒng)一。通常文稿不長，一校、二校即可；文稿較長或很重要，校對的次數(shù)相對要多一些。應(yīng)使用統(tǒng)一的校對符號進(jìn)行校對，防止因校對符號不一致而發(fā)生誤解。重要公文還應(yīng)將校對后的清樣送領(lǐng)導(dǎo)人審閱、修改。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

二、發(fā)文制作

5.用印

用印是指在印好的文件正本的落款處，正確加蓋單位公章，以示文件生效的過程。加蓋單位公章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的憑證，是公文是否有效的標(biāo)志，也是公文格式的一個(gè)組成部分。

用印的文件必須是已簽發(fā)的文件。要按規(guī)定用印，用印的位置應(yīng)在發(fā)文日期上，做到上不壓正文，下要騎年蓋月，印章端正，印色朱紅,濃淡適宜，印跡清晰。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

三、分發(fā)

是指對印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),包括書寫封面、裝入文件、封套封口、登記、發(fā)送文件等一系列工作。

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

三、分發(fā)

第三章秘書“辦文”工作第二節(jié)發(fā)文

四、辦畢文件的處理

具體內(nèi)容包括：立卷歸檔、清退、銷毀及暫存處理等。對辦畢文件進(jìn)行妥善處置，是文書工作中不可忽視的程序，通過安排辦畢文書的歸宿，使文書工作善始善終，有助于充分發(fā)揮公務(wù)文書的全部功能和效用，避免失密泄密，防止無用信息對各項(xiàng)工作活動的干擾。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔一、文書立卷范圍二、立卷方法三、立卷的基本流程四、文件歸檔

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔一、文書立卷范圍

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔二、立卷方法

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔二、立卷方法

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

1.預(yù)立卷2.立卷分類3.立卷組合4.卷內(nèi)文件排列5.卷內(nèi)文件的編號6.填寫卷內(nèi)備考表7.案卷裝訂8.擬寫案卷題名和填寫案卷封皮9.案卷排列10.案卷編目

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

1.預(yù)立卷各立卷單位的專職文書處理人員或?qū)?兼)職檔案人員，應(yīng)根據(jù)歷年文件材料形成的情況準(zhǔn)備若干卷夾，及時(shí)收集屬立卷歸檔的文件材料，依照本單位文件材料歸檔范圍歸入相應(yīng)的卷夾內(nèi)，便于保管利用和立卷。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

2.立卷分類這是進(jìn)行立卷的前提工作，即確定立卷類別和條目。（1）立卷類別。類別是指公文材料的類屬，一般是按組織機(jī)構(gòu)分類，直接以機(jī)構(gòu)名稱作為分類類別，有多少機(jī)構(gòu)就設(shè)多少類目。也可按內(nèi)容與載體分類。設(shè)置立卷類別要與檔案室檔案分類保持一致，方便以后歸檔。（2）條目。條目是指類別之下具體概括一組公文材料的題目。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

3.立卷組合（1）本公司工作、生產(chǎn)、管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按單一問題組合。（2）會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)，及其他有重要查考價(jià)值的文件，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會一卷，一會數(shù)卷，或數(shù)會一卷。（3）各部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)材料、表冊和報(bào)告等文件，根據(jù)文件數(shù)量，可組一卷或數(shù)卷。（4）重要的來信、來訪材料，可按信件作者、信件的處理形式或反映的問題組合。（5）簡報(bào)、刊物，及其它特殊性文書材料，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一期一卷或數(shù)期一卷。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

4.卷內(nèi)文件排列（1）內(nèi)文件材料，一般按重要程度或時(shí)間順序排列。（2）批復(fù)、批示在前，請示、報(bào)告在后。（3）正件在前，附件在后。（4）正本在前，定稿在后（重要法規(guī)性文件的歷次稿，依次排列在定稿之后）。（5）發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。（6）非訴訟案件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程5.卷內(nèi)文件的編號 首先，對卷內(nèi)文件進(jìn)行編號，應(yīng)按照排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字在有字跡或圖表的一面逐頁編寫頁號，空白頁不編號，頁號位置在每頁材料正面的右下角，背面在左下角，一律用鉛筆書寫。 然后，還要進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄的編寫。填寫卷內(nèi)目錄，必須按規(guī)定格式逐件、逐項(xiàng)填寫，要用計(jì)算機(jī)打印。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔

卷內(nèi)文件目錄的編寫要求

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程

6.填寫卷內(nèi)備考表（1）本卷情況說明。填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，由有關(guān)的檔案管理人員填寫，并簽名，標(biāo)注時(shí)間。（2）立卷人。由責(zé)任立卷者簽名。（3）檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名（要求是立卷單位主要負(fù)責(zé)人或分管檔案工作的負(fù)責(zé)人簽名）。（4）立卷時(shí)間。填寫完成立卷的日期。卷內(nèi)備考表必須用碳素墨水填寫。若卷內(nèi)無情況說明，也必須將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上，以示負(fù)責(zé)。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程7.案卷裝訂（1）打印卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件目錄置于卷內(nèi)文件之前。（2）案卷裝訂前要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，訂口和地腳與卷皮平齊，采用三孔一線法裝訂（8字形裝訂法）。（3）案卷裝訂前，要檢查案卷各部分排列順序。應(yīng)為案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——卷內(nèi)文件——備考表——封底。（4）不能和文件放在一起的同一問題或同一事件的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，要統(tǒng)一整理，分別存放，并在編目時(shí)注明互見號和存放地點(diǎn)。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程8.擬寫案卷題名和填寫案卷封皮案卷題名即案卷標(biāo)題，一般應(yīng)由立卷人自擬、案卷題名要求結(jié)構(gòu)完整，應(yīng)由卷內(nèi)文件的主要聘任責(zé)任者、問題、名稱（名稱不超過三個(gè)）組成，擬寫時(shí)要求做到簡明扼要，概括確切，文字通順，正確地把卷內(nèi)文件內(nèi)容揭示出來。一般采用段落式標(biāo)法，末尾不加句號。填寫案卷封面時(shí)，要求使用碳素墨水，用粗鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫類目名稱（類目名稱必須蓋章）、案卷題名、起止時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號（歸檔號必須用鉛筆填寫）。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程9.案卷排列案卷裝訂和填寫封皮后，就需對案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列，確定每一類目中案卷的前后順序和安放位置，使案卷之間保持一定的聯(lián)系。案卷排列要做到先將絕密檔案單獨(dú)排列，按案卷保管期限將案卷分開，將每一類目的案卷按一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔三、立卷的基本流程10.案卷編目案卷目錄表是直接用于登記案卷封皮上各項(xiàng)目的表格。其內(nèi)容通常包括：案卷號、文書處理號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、表格期限和備注等。

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔四、文件歸檔

1.打印目錄2.編寫立卷說明3.案卷裝盒4.歸檔驗(yàn)收5.辦理移交手續(xù)

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔四、文件歸檔

某單位秘書王某在臨時(shí)負(fù)責(zé)該單位辦公室工作期間，為了給新購進(jìn)的復(fù)印紙騰出存放地點(diǎn)，在既未請示領(lǐng)導(dǎo)又未親自查看的情況下，擅自批準(zhǔn)工作人員將1957年至1969年形成的檔案從柜中搬出，裝入麻袋堆放在機(jī)要室，后因辦公室調(diào)整又轉(zhuǎn)放到油印室。此后，在長達(dá)半年多的時(shí)間里，王某既沒有安排檔案管理人員整理、保管這批檔案，又沒過問這批檔案的下落，使得這批檔案最終被人誤認(rèn)為是油印室無用的廢紙而予以銷毀。

案例思考

第三章秘書“辦文”工作第三節(jié)文書立卷歸檔四、文件歸檔

事發(fā)后，單位責(zé)成王某作出深刻檢查，并給予其行政警告處分。思考:王某為什么受到了行政警告處分?王某的案例對你有什么警示作用?

案例思考

第三章秘書“辦文”工作第四節(jié)電子文件管理隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日漸普及，信息存儲的數(shù)字化變得越來越重要。如今，人們再也不需要面對堆積如山的文件，取而代之的是更加便利的電子文件。因此，秘書有必要熟練掌握電子文件管理的方法和技巧。一、電子文件的特性二、電子文件的處理

第三章秘書“辦文”工作第四節(jié)電子文件管理一、電子文件的特性

1.數(shù)字化形態(tài)

2.非識讀性

3.對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性

4.信息的可變性

5.信息與載體的可分離性

6.電子文件的可共享性7.多種信息載體的集成性

第三章秘書“辦文”工作第四節(jié)電子文件管理二、電子文件的處理

1.電子文件的形成與積累2.電子文件的傳輸

3.電子文件的整理

4.電子文件的歸檔

第三章秘書“辦文”工作

1.某公司收到集團(tuán)總公司發(fā)來的《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》文件，秘書姜珊將按照收文處理程序進(jìn)行收文。請三位同學(xué)為一組，一位扮演收發(fā)室人員，一位扮演秘書姜珊，一位扮演分公司領(lǐng)導(dǎo)，模擬收文過程。

課后實(shí)訓(xùn)

第三章秘書“辦文”工作

課后實(shí)訓(xùn)

第三章秘書“辦文”工作

2.大方公司是一家大型企業(yè)，每天都有大量的文件、郵件需要處理。但該公司存在文件傳閱方式單一及管理不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，一定程度上影響了工作的正常進(jìn)行。公司擬在近期對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)是文件的傳閱方式和要求。行政經(jīng)理要求秘書吳月提供相關(guān)資料，并將文件傳閱的方式和要求制