金融學會會議管理制度

金融學會會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據：為確保金融學會（以下簡稱“學會”）會議的有序、高效進行，提高決策質量，根據國家相關法律法規(guī)及學會章程，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍：本制度適用于學會內所有層級會議，包括但不限于常務理事會議、理事會、專業(yè)委員會會議及臨時性會議。

第三條會議性質：學會會議分為決策性會議、討論性會議和工作性會議。決策性會議主要對重大事項進行研究決策；討論性會議對專項議題進行深入探討；工作性會議則側重于日常工作的部署和落實。

第四條會議原則：

-民主集中制原則：會議應充分發(fā)揚民主，保證與會人員充分表達意見，同時實行集中統(tǒng)一的決策。

-效率原則：會議應注重效率，嚴格按照預定議程進行，確保議題明確，討論深入，決策及時。

-保密原則：對于涉及敏感信息或商業(yè)秘密的會議內容，與會人員應嚴格保密。

第五條會議組織：學會秘書處為會議的常設組織機構，負責會議的籌備、通知、記錄和跟蹤落實等工作。

第六條與會人員職責：

-與會人員應準時參加會議，因故不能參加的，需提前向會議主持人請假。

-與會人員應認真準備會議材料，積極發(fā)言，并對會議議題提出建設性意見。

-與會人員應尊重他人發(fā)言，保持會議秩序，遵守會議紀律。

第七條制度修訂：本制度的修訂需經學會常務理事會議討論通過，并按相關程序報批后實施。

第二章會議流程

第一條會議籌備：

-會議計劃：每年年底前，學會秘書處應制定下一年度的會議計劃，包括會議主題、時間、地點、預期目標等，并提交常務理事會議審議。

-議題征集：學會各部門、專業(yè)委員會及會員單位可向秘書處提交會議議題建議，秘書處負責收集整理，并結合學會工作計劃篩選確定會議議題。

-議程制定：秘書處根據確定的議題，制定會議議程，明確會議討論重點、時間分配及發(fā)言順序，并于會議召開前5個工作日將議程通知與會人員。

第二條會議通知：

-通知內容：會議通知應包括會議名稱、時間、地點、議程、參會人員、會議準備工作等。

-通知時間：會議通知應在會議召開前至少5個工作日發(fā)送給與會人員，緊急會議需在合理時間內通知。

第三條會議召開：

-會議簽到：與會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會情況。

-會議主持：會議主持人負責組織會議，按照議程安排進行議題討論，確保會議有序進行。

-議題討論：會議議題討論應充分、深入，與會人員應圍繞議題發(fā)表意見，主持人應確保各方意見得到充分表達。

-決策表決：對于需要表決的議題，應根據學會章程及相關規(guī)定進行表決，表決結果由秘書處記錄。

第四條會議記錄：

-記錄內容：會議記錄應包括會議時間、地點、主持人、與會人員、議題討論情況、表決結果等。

-記錄形式：會議記錄可以采用書面、錄音或錄像等形式，確保記錄準確、完整。

-記錄審核：會議記錄應在會議結束后及時整理，由秘書處提交給主持人審核，確認無誤后分發(fā)與會人員。

第五條會議總結：

-會議紀要：秘書處應根據會議記錄整理會議紀要，明確會議成果、決策事項、責任人和完成時限等。

-紀要反饋：會議紀要應在會議結束后3個工作日內發(fā)送給與會人員，征求反饋意見。

-紀要歸檔：經審核無誤的會議紀要，由秘書處負責歸檔保存，以備查閱。

第六條會議后續(xù)工作：

-任務分解：根據會議決策，學會各部門、專業(yè)委員會及會員單位應將任務分解，明確責任人，確保決策事項的落實。

-跟蹤落實：秘書處負責對會議決策事項的落實情況進行跟蹤，定期向常務理事會議報告進展情況。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條紀要的發(fā)布與傳達：

-會議紀要由秘書處負責整理完成后，需經會議主持人審核批準后發(fā)布。

-發(fā)布后的會議紀要應及時通過學會內部通訊渠道傳達給所有與會人員及相關部門，確保相關人員及時了解會議內容和決策事項。

第二條責任分配與任務明確：

-會議紀要中應明確每項決策的具體責任人，確保每項工作都有人負責。

-對于需要多個部門協同完成的任務，應明確各部門的職責和配合要求，確保工作銜接順暢。

第三條落實計劃的制定：

-責任人應根據會議紀要的要求，制定詳細的落實計劃，包括工作步驟、時間節(jié)點、所需資源等。

-落實計劃應報秘書處備案，并按照計劃執(zhí)行。

第四條跟蹤與監(jiān)督：

-秘書處應對會議紀要中確定的各項任務進行定期跟蹤，了解工作進展情況。

-對于未能按計劃推進的任務，應及時了解原因，協助解決問題，并報告給常務理事會議。

第五條進度報告與反饋：

-責任人應定期向秘書處報告任務進展情況，包括已完成的工作、遇到的問題和下一步工作計劃。

-秘書處匯總進度報告后，應及時向常務理事會議提供反饋，確保決策層了解工作動態(tài)。

第六條評估與總結：

-對于完成的任務，學會應組織評估，總結經驗教訓，對效果不佳的環(huán)節(jié)進行分析并提出改進措施。

-評估結果和總結報告應作為學會工作改進的依據，并作為今后決策的參考。

第七條信息反饋機制的建立：

-學會應建立有效的信息反饋機制，確保會議紀要的執(zhí)行情況能夠及時、準確地上報和反饋。

-對于重大決策事項的落實情況，應設立專項反饋通道，以便及時處理執(zhí)行過程中出現的問題。

第八條變更與調整：

-如在任務執(zhí)行過程中出現不可預見的情況需要調整決策，責任人應及時向秘書處報告，并按程序進行決策變更。

-變更后的決策應及時更新到會議紀要中，并重新傳達給相關人員。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂：

-會議室使用需提前預訂，預訂時應向秘書處提供會議名稱、時間、參會人數等信息。

-秘書處負責統(tǒng)一安排會議室，確保會議時間不沖突，并根據會議性質和規(guī)模選擇合適的會議室。

第二條會議室配置：

-會議室應配備必要的設施設備，如會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等。

-秘書處應定期檢查會議室設施設備，確保其正常運行，并及時更新或維修損壞設備。

第三條會議室環(huán)境：

-會議室應保持整潔、安靜、光線充足，室內溫度適宜。

-會議室應設置明顯的會議標識，保護會議隱私，防止未經授權的人員進入。

第四條會議室使用規(guī)范：

-與會人員應愛護會議室設施，遵守使用規(guī)范，不得擅自改變會議室布局或損壞設備。

-會議期間，與會人員應關閉或靜音手機等通訊設備，保持會議專注和高效。

第五條會議服務：

-秘書處應提供會議服務，包括會議資料準備、茶水服務、簽到等工作。

-對于重要會議，應安排專人負責會議記錄和現場協調，確保會議順利進行。

第六條會議室安全：

-會議室應遵守消防安全規(guī)定，配置必要的消防設施，并定期進行安全檢查。

-會議期間，與會人員應了解緊急疏散路線，確保在緊急情況下迅速、安全地疏散。

第七條會后整理：

-會議結束后，與會人員應將個人物品帶走，不得遺留會議室。

-秘書處負責檢查會議室，確保設施設備完好，關閉電源、水源，鎖好門窗。

第八條違規(guī)處理：

-對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，秘書處應予以提醒，并視情節(jié)嚴重程度進行相應處理。

-嚴重違反規(guī)定，造成設施損壞或影響學會正常工作的，應追究相關責任人的責任。

第九條管理與改進：

-秘書處應定期收集與會人員的意見和建議，不斷改進會議室的管理和服務。

-對于會議室管理中出現的問題，應及時分析原因，制定整改措施，提高會議室使用效率和滿意度。

第五章附則

第一條制度生效：本制度自發(fā)布之日起生效，原有會議管理制度同時廢止。

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