城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的問題與策略探討

摘要：在新時代背景下，數(shù)字賦能為各行各業(yè)帶來深刻變化。城建檔案管理部門也面臨著數(shù)字化建設(shè)的挑戰(zhàn)，如何加快推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，最大化地發(fā)揮城建檔案的作用是現(xiàn)階段亟待解決的問題?；诖?，文章從城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的背景入手，分析城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性及存在的典型問題，提出要著重從頂層設(shè)計、資金投入利用、信息防護(hù)安全以及檔案功能利用等方面加大工作力度，以加快推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，提高城建檔案數(shù)字化管理水平。關(guān)鍵詞：城建檔案；檔案管理；數(shù)字化中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A城市建設(shè)檔案資料是對城市發(fā)展進(jìn)程的客觀記錄，是從城市建設(shè)初始到建設(shè)過程，再到建設(shè)現(xiàn)狀，對全過程、全方位的客觀、詳細(xì)、全面的記載。隨著我國城市化進(jìn)程的快速推進(jìn)，城市建設(shè)的項(xiàng)目和類型越來越多，相關(guān)資料信息越來越復(fù)雜，使得城建檔案規(guī)模呈現(xiàn)迅速增長，對城建檔案的高效管理與深度利用成為亟待解決的重要問題。數(shù)字賦能為城建檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了可行路徑，在外部客觀需求和內(nèi)部高質(zhì)量發(fā)展的需求下，城建檔案管理部門需要加強(qiáng)城建資料保護(hù)、探索創(chuàng)新工作，構(gòu)建城建檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的新格局。一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)背景概述城建檔案信息資源量大，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)管理等部門，內(nèi)容豐富、形式多樣，包括各類圖文聲像等資料。一直以來，城建檔案管理的接收、整理、登記、保管、利用等主要以人工管理和紙質(zhì)檔案為主，不僅存儲空間大，耗費(fèi)巨大人力、物力，還會受外界多種環(huán)境因素的干擾，檔案利用率低下。隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，將城建檔案轉(zhuǎn)化成智慧城市建設(shè)中的數(shù)字化載體成為現(xiàn)實(shí)可能?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對此也提出了明確要求，指出檔案信息化建設(shè)要進(jìn)一步融入數(shù)字中國建設(shè)，提高檔案管理的數(shù)字化、智能化水平，基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型，具體要求包括中央和國家機(jī)關(guān)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，中央企業(yè)總部傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率達(dá)到90%，全國縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率達(dá)到80%，對重要檔案數(shù)字化成果要加快文字識別和語音識別。然而，現(xiàn)階段部分市（縣、區(qū)）城建檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)開展，但進(jìn)展緩慢，難以在規(guī)定的期限內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。總之，城建檔案數(shù)字化建設(shè)目前還是一個具有挑戰(zhàn)性的階段，與示范城市城建檔案數(shù)字化建設(shè)成果相比仍有較大差距。因此，城建檔案管理要多措并舉，加快數(shù)字化建設(shè)工作力度，實(shí)施新時代成就國家記憶工程。二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要作用1.有利于提高檔案管理工作效率傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是人工手動操作，對人力依賴性強(qiáng)，檔案的獲取、組織、存儲和使用過程需要遵循很多步驟，管理過程相對復(fù)雜。基于此，通過對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，可以充分利用計算機(jī)技術(shù)和數(shù)字工具，實(shí)現(xiàn)對檔案的高效查閱、鑒別、接收、檢索和應(yīng)用，從而提高工作效率。城建檔案中有很大一部分是工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料，通過數(shù)字化管理，還能針對工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量實(shí)現(xiàn)在線監(jiān)督和及時反饋，實(shí)現(xiàn)對工程項(xiàng)目全生命周期的有效管控，可以減少人力成本，提高工作效率。2.有利于實(shí)現(xiàn)信息共享和高效檢索目前，檔案室的管理方式主要是讓工作人員手動查找檔案。查檔者必須攜帶身份證、證明文件等材料到檔案室查閱檔案，在工作時間、工作區(qū)域的約束下，檔案應(yīng)用的便捷性很低。城建檔案實(shí)施數(shù)字化管理，通過云服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫來存儲檔案資料信息，并與多個子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通。檔案使用者可以根據(jù)權(quán)限，不受時間和地點(diǎn)限制，方便快捷地查閱所需檔案，為檔案信息的深度利用奠定良好基礎(chǔ)。3.有利于加強(qiáng)對城建檔案原件的保護(hù)在紙質(zhì)檔案管理模式下，很多檔案原件經(jīng)過人工審查、多方利用后會遭受不同程度的損壞，加大了紙質(zhì)檔案管理的風(fēng)險。數(shù)字化處理后，檔案多方用戶可以查詢和訪問檔案管理信息系統(tǒng)，獲得所需的檔案資料和內(nèi)容，大幅減少對紙質(zhì)檔案手動操作的頻率，降低對紙質(zhì)檔案損壞的概率，有利于對城建檔案原件的保護(hù)。4.有利于節(jié)約經(jīng)費(fèi)支出隨著城市建設(shè)檔案的數(shù)量與規(guī)模不斷增大，紙質(zhì)檔案的存儲需要越來越多的物理空間，給相關(guān)部門帶來巨大的經(jīng)濟(jì)壓力。城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，就是將紙質(zhì)檔案內(nèi)容存儲在硬盤、云盤上，對物理空間要求不高，重復(fù)性勞動減少，對人力的依賴度也有所降低。再加上不需復(fù)制原件、加蓋公章、打印內(nèi)容等，對印刷設(shè)備設(shè)施和耗材的要求也會降低，、。因此，能夠減少經(jīng)費(fèi)支出。三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題分析1.數(shù)字化建設(shè)的頂層設(shè)計不夠完善頂層設(shè)計是順利推進(jìn)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要保障。數(shù)字化建設(shè)相對于傳統(tǒng)管理模式，在管理理念、管理工具和管理方法上都有創(chuàng)新。因此，需要做好頂層設(shè)計，為工作制度和工作方法提供依據(jù)。然而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐中，相關(guān)的數(shù)字化建設(shè)系統(tǒng)并不完善，缺乏系統(tǒng)、清晰的工作步驟和方法，阻礙了城建檔案的數(shù)字化建設(shè)。一些城建檔案管理部門高度重視數(shù)字化的處理和輸出，忽視了對數(shù)字化建設(shè)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則的建設(shè)和推廣，導(dǎo)致目標(biāo)不明確，有關(guān)人員執(zhí)行不力，影響了數(shù)字化管理的進(jìn)程。2.數(shù)字化建設(shè)的資金投入壓力較大城建檔案館作為一個公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，主要是依靠財政撥款來開展數(shù)字化建設(shè)工作。由于不同地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不相同，有些地區(qū)的城建檔案部門獲得的數(shù)字化建設(shè)資金不足。特別是在一些縣級地區(qū)，檔案數(shù)字化的設(shè)備設(shè)施不全、軟件配置落后、更新不及時、響應(yīng)速度慢以及數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)展緩慢。3.數(shù)字化建設(shè)安全風(fēng)險隱患較多城建檔案數(shù)字化相對于傳統(tǒng)檔案管理模式，處于更加開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，這在一定程度上也增加了各方面的安全風(fēng)險。一是存儲穩(wěn)定性風(fēng)險。數(shù)字化檔案存儲在硬盤、光盤、虛擬空間等載體中，信息安全風(fēng)險也隨之驟增，對存儲載體性能有較高要求，如果存儲載體性能不高，則可能造成數(shù)字化檔案遭受損害或丟失的風(fēng)險；二是網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。檔案管理主要為了利用，城建檔案不能隨意公開，在開放城建檔案目錄、公開相關(guān)資料數(shù)據(jù)的時候，要保證不能隨意傳閱、篡改和銷毀。另外，很多城建檔案有保密要求，而網(wǎng)絡(luò)開放性的特點(diǎn)加大了信息被泄露的風(fēng)險，影響城建檔案安全；三是第三方外包風(fēng)險。城建檔案館館藏量巨大，工作人員數(shù)量有限，數(shù)字化建設(shè)需要第三方技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的支持，外包方式能夠保證進(jìn)度和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但也存在由于外包人員責(zé)任心不強(qiáng)造成的各類操作風(fēng)險。4.數(shù)字化建設(shè)的功能拓展與利用不足隨著城市發(fā)展建設(shè)，城建檔案數(shù)量不斷增多，雖然數(shù)字化建設(shè)取得了初步成果，電子檔案占比越來越高，但由于忽視功能拓展與利用，數(shù)據(jù)庫建設(shè)及檢索不成熟，導(dǎo)致城建檔案“重保存輕利用”的現(xiàn)象依然比較突出。社會公眾和其他主體很難在眾多的城建檔案中選擇所需要的內(nèi)容，跨區(qū)域查閱權(quán)限設(shè)置不夠標(biāo)準(zhǔn)，用戶利用城建檔案的流程不規(guī)范，需要花費(fèi)大量的時間去查閱，數(shù)字化城建檔案的利用效率依然偏低。四、加快城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略1.做好頂層設(shè)計，為數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)城建檔案包含了大量科技類的知識，隨著城市建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，目前一些大型城市的城建檔案館藏量較大，各種類型的文字、數(shù)據(jù)、圖紙和圖表，數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作量十分龐大，對管理人員的專業(yè)水平要求很高，數(shù)字化加工的難度也很大。首先，前期需要工作人員展開系統(tǒng)的整理分析。檔案管理部門要以國家檔案館管理體制和“十四五”規(guī)劃為基礎(chǔ)，結(jié)合單位實(shí)際資源條件和數(shù)字化工作需求，圍繞檔案“采集、處理、存儲、使用”四個部門，明確自身數(shù)字化建設(shè)定位，完善城建檔案數(shù)字化管理的配套制度與實(shí)施方案，有條不紊地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)；其次，在做頂層設(shè)計時，要關(guān)注崗位職責(zé)、人事標(biāo)準(zhǔn)、處理流程、現(xiàn)場管理、實(shí)物管理、處理設(shè)備、管理系統(tǒng)以及安全管理等環(huán)節(jié)，圍繞這些關(guān)鍵環(huán)節(jié)建立健全工作制度與操作守則。將制度和守則通過會議、發(fā)文、手冊等形式在單位內(nèi)部開展系統(tǒng)的宣傳教育，增強(qiáng)所有人員的責(zé)任感，為城建檔案數(shù)字化建設(shè)提供依據(jù)，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理的科學(xué)化、合理化。2.加大資金投入，循序漸進(jìn)地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)數(shù)字化建設(shè)需要加大資金投入，并循序漸進(jìn)地推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，提高資金資產(chǎn)的利用效率。首先，城建檔案管理部門應(yīng)積極與市政府和財政局溝通，以獲得更大資金支持。通過科學(xué)預(yù)算、合理配置高性能的服務(wù)器、計算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，建立完善的城建檔案數(shù)字化管理平臺，提高資金資產(chǎn)的使用效率。為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)提供保障；其次，加大檔案鑒定力度，按照實(shí)際情況推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化。城建檔案門類豐富多樣，在資金有限的情況下，應(yīng)做好資金使用規(guī)劃，加強(qiáng)檔案評估工作，根據(jù)單位實(shí)際情況和外部使用需求選擇管理模式，加強(qiáng)資金利用效率。在數(shù)字化轉(zhuǎn)化之前，做好檔案數(shù)量、類別和使用情況的調(diào)研。在資金約束的情況下，優(yōu)先對利用率高的檔案實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)化。比如，珍貴瀕危檔案、民生工程檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案等，然后將數(shù)字化轉(zhuǎn)化延伸到其他城建檔案，分階段、分步驟地展開數(shù)字化管理，使檔案利用能夠滿足需要的同時，還能夠節(jié)約資金；最后，加強(qiáng)智能檔案建設(shè)的研究與探索，將BIM、CIM等前沿技術(shù)與城建檔案管理工作相結(jié)合，通過圖像生成技術(shù)，將檔案圖紙轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)模型，以便于對檔案資料的查詢與利用。將城市建筑通過分類處理和BIM建模，對建筑項(xiàng)目全生命周期實(shí)施無損歸檔和高效管控，在檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，為城市建設(shè)智能化、智慧化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。3.加強(qiáng)信息安全防護(hù)，降低數(shù)字化建設(shè)風(fēng)險城市建設(shè)檔案的專業(yè)性和高使用率決定了數(shù)字化建設(shè)過程中可能存在各種風(fēng)險，需要管理部門開展數(shù)字化建設(shè)時做好信息安全防護(hù)措施，降低各類風(fēng)險影響。第一，逐步推廣電子簽名、電子簽章。2019年，國務(wù)院頒布的《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第八條規(guī)定：“政務(wù)服務(wù)中使用的符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定條件的可靠的電子簽名，與手寫簽名或者蓋章具有同等法律效力?！背墙n案管理部依托智能城市建設(shè)系統(tǒng)，應(yīng)積極規(guī)劃完成建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程的在線接收系統(tǒng)，大力推動電子簽名和電子蓋章的批量應(yīng)用，提高城市建設(shè)檔案創(chuàng)新服務(wù)水平。第二，使用高性能的存儲運(yùn)營商做好數(shù)據(jù)備份工作。配置穩(wěn)定的硬盤存儲電子文件，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)房盜竊、高溫保護(hù)、火災(zāi)、防潮等安全措施，做好硬件備份保存、異地備份等信息備份。第三，建立訪問權(quán)限，做好安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，記錄檔案管理人員的操作日志，嚴(yán)格管理檔案用戶的訪問權(quán)限、加強(qiáng)建設(shè)防火墻、做好跟蹤管理，從而減少非法入侵造成的損失與干擾。第四，加強(qiáng)外包機(jī)構(gòu)管理。數(shù)字化建設(shè)過程中的第三方技術(shù)支持機(jī)構(gòu)要做好招投標(biāo)管理，選擇合格、有信譽(yù)、經(jīng)驗(yàn)豐富的合作伙伴，在項(xiàng)目實(shí)施的早期階段推廣數(shù)字化處理系統(tǒng)和過程標(biāo)準(zhǔn)，采取有效的評價和激勵機(jī)制，增強(qiáng)外包人員的責(zé)任和風(fēng)險意識，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化及時、高質(zhì)量地開展。4.拓展優(yōu)化利用，提升檔案的功能性實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用是檔案管理的最終目標(biāo)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)必須以提高檔案服務(wù)水平為出發(fā)點(diǎn)，除了做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，還要不斷擴(kuò)大管理系統(tǒng)的服務(wù)功能，推進(jìn)數(shù)字成果在檔案應(yīng)用中的呈現(xiàn)，增加用戶對城建檔案應(yīng)用的高效性和便捷性。第一，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的互聯(lián)互通?？梢詫⒊鞘薪ㄔO(shè)檔案管理系統(tǒng)與政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)、“一網(wǎng)通”等App等實(shí)現(xiàn)連接，用戶可以通過移動終端設(shè)備自主查詢、一鍵預(yù)訂和訪問，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)＋檔案利用”。第二，為了豐富城建檔案的應(yīng)用場景，可以連接檔案數(shù)據(jù)庫與GIS數(shù)據(jù)系統(tǒng)，用戶能夠可視化檢索地圖檔案，實(shí)現(xiàn)“用圖檢索”功能。在條件許可的情況下，可以開展基于GIS的數(shù)據(jù)挖掘，開發(fā)城建檔案各類型的數(shù)據(jù)信息和知識信息，增強(qiáng)城建檔案的文化建設(shè)功能，進(jìn)一步拓展城建檔案多元化領(lǐng)域的可用性。第三，加強(qiáng)城市建設(shè)檔案數(shù)字資源開發(fā)，積極開展城市重大項(xiàng)目和音像檔案專題活動，對城市建設(shè)歷程、發(fā)展現(xiàn)狀和變化變革等展開詳細(xì)、真實(shí)的記錄，為社會提供多領(lǐng)域的文化信息服務(wù)。第四，完善配套工作制度，加快推進(jìn)開放檔案，建設(shè)完整檔案開放單位、國家檔案館藏開放的相關(guān)制度，實(shí)現(xiàn)檔案開放工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和常態(tài)化，推動檔案館定期公布開放檔案目錄，穩(wěn)步推進(jìn)開放檔案全文在線查閱，并健全重大科技突破、重大產(chǎn)品開發(fā)、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案利用服務(wù)機(jī)制，鼓勵檔案館結(jié)合實(shí)際開放經(jīng)濟(jì)、教育、科技和文化等類檔案，向社會公眾提供更多檔案服務(wù)。五、結(jié)論城建檔案是一個城市建設(shè)發(fā)展的智慧結(jié)晶