局電視電話會議管理制度

局電視電話會議管理制度第一章總則

為確保局電視電話會議的高效、有序進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議紀(jì)律，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

一、會議目的

1.局電視電話會議旨在傳達(dá)上級指示精神，研究解決工作中的重大問題，部署重要工作任務(wù)，促進(jìn)溝通交流，提高工作效率。

2.會議應(yīng)注重實(shí)際效果，減少形式主義，力求簡潔、務(wù)實(shí)、高效。

二、會議原則

1.集中精力，突出重點(diǎn)。會議應(yīng)圍繞主題進(jìn)行討論，嚴(yán)格控制議題數(shù)量，確保會議效果。

2.嚴(yán)肅認(rèn)真，守時守紀(jì)。與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，遵守會議紀(jì)律，不得無故缺席、遲到、早退。

3.民主集中，充分討論。會議充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見，鼓勵發(fā)表見解，但在決策時實(shí)行集中統(tǒng)一。

4.堅(jiān)持保密原則。會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

三、適用范圍

本管理制度適用于局機(jī)關(guān)及所屬各單位召開的電視電話會議。

四、會議組織

1.會議的組織工作由會議召集人負(fù)責(zé)，會議召集人應(yīng)明確會議主題、議程、參會人員、時間等。

2.會議召集人應(yīng)提前通知與會人員，并提供會議相關(guān)資料。

3.會議組織部門應(yīng)做好會議場地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作，確保會議順利進(jìn)行。

五、會議紀(jì)律

1.與會人員應(yīng)保持會議秩序，關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。

2.會議期間，與會人員不得隨意離開會場，如確需離開，應(yīng)向會議召集人請假。

3.嚴(yán)格遵守會議時間，按時參加會議，不得遲到、早退。

4.會議內(nèi)容涉及敏感問題，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議保密規(guī)定。

5.會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)按要求及時反饋會議精神的貫徹落實(shí)情況。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由局辦公室負(fù)責(zé)解釋。以往規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和議程：會議召集人根據(jù)工作需要，明確會議主題，制定會議議程，并報(bào)請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

2.確定參會人員：會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)出會議通知。

3.準(zhǔn)備會議資料：會議組織部門應(yīng)提前準(zhǔn)備會議所需資料，包括會議議題、背景資料、相關(guān)政策法規(guī)等，并于會議前分發(fā)至與會人員。

4.安排會議場地和設(shè)備：會議組織部門應(yīng)提前預(yù)訂會議場地，檢查并確保會議設(shè)備正常運(yùn)行，包括電話線路、音響、投影儀等。

二、會議通知

1.會議組織部門應(yīng)在會議召開前至少3個工作日向與會人員發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程等。

2.會議通知應(yīng)明確要求與會人員做好會前準(zhǔn)備，包括研究會議議題、準(zhǔn)備發(fā)言材料等。

三、會議召開

1.會議開始前，會議組織部門應(yīng)引導(dǎo)與會人員入場，并做好簽到工作。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員，說明會議主題和議程。

3.會議按議程逐項(xiàng)進(jìn)行，各議題發(fā)言人依次發(fā)言，與會人員圍繞議題進(jìn)行討論。

4.會議主持人應(yīng)控制會議時間，確保會議議題充分討論，并做好會議記錄。

四、會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策方案。

2.決策方案提交與會人員表決，根據(jù)表決結(jié)果形成會議決議。

3.會議決議應(yīng)明確責(zé)任部門、完成時限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

五、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)對會議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議和下一步工作要求。

2.會議組織部門應(yīng)整理會議紀(jì)要，將會議決議和重要事項(xiàng)記錄在案。

六、會議資料的歸檔和分發(fā)

1.會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理會議資料，包括會議紀(jì)要、表決結(jié)果、發(fā)言材料等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員，并按照規(guī)定存檔備查。

七、會議反饋

1.與會人員應(yīng)按照會議要求，及時向會議組織部門反饋會議決議的貫徹落實(shí)情況。

2.會議組織部門應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促，確保工作落實(shí)。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議記錄和討論內(nèi)容，及時編制會議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

二、會議紀(jì)要的分發(fā)與傳達(dá)

1.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)給所有與會人員，以及與會議決策相關(guān)的其他部門和人員。

2.會議組織部門應(yīng)確保會議紀(jì)要的傳達(dá)到位，對于重要會議紀(jì)要，可通過郵件、公告、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等多種方式進(jìn)行廣泛傳達(dá)。

三、會議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中明確的決議和任務(wù)分工，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和措施。

2.會議組織部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)制，對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保決議得到有效落實(shí)。

四、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.責(zé)任部門在執(zhí)行會議決議過程中，應(yīng)定期向會議組織部門反饋執(zhí)行進(jìn)度和遇到的問題。

2.會議組織部門應(yīng)收集反饋信息，對執(zhí)行情況進(jìn)行評估，及時調(diào)整執(zhí)行策略，確保決議目標(biāo)達(dá)成。

五、問題協(xié)調(diào)與決策調(diào)整

1.如在執(zhí)行過程中遇到重大問題或困難，會議組織部門應(yīng)及時上報(bào)，并組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。

2.根據(jù)執(zhí)行情況和問題反饋，必要時，會議組織部門應(yīng)提出會議決議的調(diào)整建議，并按照規(guī)定程序進(jìn)行決策調(diào)整。

六、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會議組織部門應(yīng)建立會議紀(jì)要查閱制度，方便相關(guān)部門和人員查閱、引用會議決議和討論內(nèi)容。

七、跟蹤落實(shí)的持續(xù)改進(jìn)

1.會議組織部門應(yīng)定期對會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找存在的問題和不足。

2.根據(jù)總結(jié)分析結(jié)果，不斷完善會議管理制度，提高會議效率和決策執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或單位需提前向會議組織部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.會議組織部門根據(jù)申請的會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等因素，統(tǒng)籌安排會議室，并告知預(yù)訂單位。

3.預(yù)訂單位應(yīng)遵守預(yù)訂時間，如有變更，需提前通知會議組織部門。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進(jìn)行，不得隨意占用或更改。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持會議室整潔，愛護(hù)會議設(shè)備，遵守會議室管理規(guī)定。

3.會議室內(nèi)的設(shè)備使用，應(yīng)遵循操作規(guī)范，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議組織部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時報(bào)修，并采取措施盡快恢復(fù)。

3.會議組織部門應(yīng)建立會議室設(shè)備使用和維護(hù)記錄，為設(shè)備管理和維修提供依據(jù)。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持良好的安全環(huán)境，消防設(shè)施、疏散通道等應(yīng)符合相關(guān)要求。

2.會議期間，應(yīng)加強(qiáng)會議室的進(jìn)出管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入。

3.保密會議應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼、使用加密設(shè)備等，確保會議內(nèi)容的安全。

五、會議室服務(wù)保障

1.會議組織部門應(yīng)提供必要的會議服務(wù)，如茶水、文具等。

2.會議期間，會議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議室的現(xiàn)場服務(wù)，確保會議順利進(jìn)行。

六、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生打掃和消毒。

2.會議組織部門應(yīng)制定會議室環(huán)境衛(wèi)生管理制度，對會議室衛(wèi)生情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查。

七、會議室使用反饋

1.會議結(jié)束后，預(yù)訂單位應(yīng)對會議室使用情況進(jìn)行反饋，包括設(shè)備運(yùn)行、服務(wù)保障等方面。

2.會議組織部門根據(jù)反饋意見，及時改進(jìn)會議