DB3401T 280-2022 公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

3401SpecificationonelectronicrecordsmanagementofpublicresourcestradingI本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定本文件起草單位：安徽合肥公共資源交易中心、安徽省質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化本文件主要起草人：申德龍、胡浠冰、侯曉麗1公共資源交易電子檔案管理規(guī)范1范圍3術(shù)語和定義元數(shù)據(jù)metadata在公共資源交易活動中產(chǎn)生的以項(xiàng)目標(biāo)段(包)為單位，按照一定的順序編排，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、能反映公共資源交易真實(shí)情況，具有憑證、查考和保存價值并歸檔保用于電子文件的收集、整理與電子檔案的接收、存儲、備份、利用、鑒定和安全管4基本要求4.1應(yīng)遵循統(tǒng)一要求、全程管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、便于利用和安全保密的基本原則。24.2應(yīng)對電子檔案實(shí)施集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，不應(yīng)偽造、變造、隱匿或者銷毀。4.3應(yīng)建立健全管理制度，明確電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)部門及人員的職責(zé)與分工。4.4應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲介質(zhì)實(shí)施電子文件的歸檔和電子檔案管理。5電子文件的收集與整理5.1應(yīng)收集電子文件與元數(shù)據(jù)，保持電子文件內(nèi)容信息與其形成時一致。5.2應(yīng)完整、齊全地收集同一項(xiàng)目形成的全部電子文件，保持同一項(xiàng)目電子文件的成套性。5.3應(yīng)遵循公共資源交易項(xiàng)目電子文件的形成規(guī)律，保持項(xiàng)目之間電子文件的有機(jī)聯(lián)系。5.4交易項(xiàng)目電子檔案實(shí)行目錄管理，應(yīng)根據(jù)“一標(biāo)一檔”原則，以“項(xiàng)目標(biāo)段(包)”為單位，按照電子文件歸檔材料目錄對電子文件進(jìn)行收集、整理。電子文件歸檔材料目錄見附錄A。6電子文件的歸檔6.1進(jìn)入交易平臺交易的工程建設(shè)、政府采購、產(chǎn)權(quán)交易等納入公共資源交易目錄交易項(xiàng)目的相關(guān)電子文件、元數(shù)據(jù)均應(yīng)歸檔。6.2應(yīng)歸檔電子文件包括但不限于：工程建設(shè)、政府采購、產(chǎn)權(quán)交易、土地礦業(yè)權(quán)等公共資源交易項(xiàng)目實(shí)施主體或其代理機(jī)構(gòu)在辦理項(xiàng)目登記時應(yīng)提交的材料，交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的交易公告、要約邀請文件及其技術(shù)資料、評標(biāo)(評審)報告、成交公示(公告)、競得通知書、成交合同以及有關(guān)變更信息等反映公共資源交易活動全過程的資料。6.3應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于：立檔單位名稱、檔案門類代碼、類別代碼、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、年度、保管期限、頁數(shù)、文件題名、文件編號、日期、計算機(jī)文件名等。6.4應(yīng)歸檔但未在電子交易系統(tǒng)中留存的文件，應(yīng)及時掃描，并上傳歸檔。6.5應(yīng)明文歸檔電子文件，專用軟件產(chǎn)生的電子文件及其他通用型電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為PDF電子文件。6.6應(yīng)對提交的歸檔申請電子文件的規(guī)范性、完整性進(jìn)行檢查，符合要求的，予以接受歸檔，不符合要求的，應(yīng)退回歸檔申請。6.7應(yīng)采取在線歸檔或離線歸檔方式，在合同備案后30天內(nèi)通過電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件的歸7電子檔案的存儲7.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲配備符合規(guī)定的計算機(jī)機(jī)房、硬件設(shè)備、電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.2應(yīng)建立獨(dú)立的長期保存電子檔案的離線存儲庫，離線存儲的電子檔案應(yīng)與在線利用的電子檔案物理分開。7.3應(yīng)對接收的項(xiàng)目電子檔案進(jìn)行編號、設(shè)置保存期限、推送入庫。7.4電子檔案的保存期限分為永久、定期兩種，工程類項(xiàng)目應(yīng)永久保存，采購類及其他交易項(xiàng)目保存期限30年。同一項(xiàng)目電子檔案的保管期限應(yīng)相同。7.5保存電子檔案存儲載體，應(yīng)符合下列規(guī)定：a)電子檔案磁性存儲媒體宜放入防磁柜中保存；b)單片、單個存儲媒體應(yīng)裝在盤、盒等包裝中，包裝應(yīng)清潔無塵，并豎立存放，且避免擠壓；3c)環(huán)境溫度應(yīng)保持在14℃~24℃之間，晝夜溫差不超過±2℃,相對濕度應(yīng)保持在35%～45%之間，相對濕度晝夜溫差不超過±5%;d)存儲媒體應(yīng)與有害氣體隔離；e)存放地點(diǎn)應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光和防震動。8電子檔案的備份8.1每一個月對電子檔案進(jìn)行備份。8.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立異地容災(zāi)備份體系。8.3對離線存儲的電子檔案，宜根據(jù)存儲載體的壽命，定期轉(zhuǎn)存電子檔案，轉(zhuǎn)存時應(yīng)進(jìn)行登記。8.4應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)庫每年進(jìn)行一次抽樣檢驗(yàn)，抽樣率應(yīng)不低于20%,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。8.5應(yīng)每年安排備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練不少于一次。9電子檔案的使用9.1應(yīng)明確電子檔案工作人員，配備專用設(shè)備，公開使用須知和流程，審核使用者相關(guān)信息，并按要求提供相應(yīng)服務(wù)。9.2查閱電子檔案的應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱，閱讀檔案應(yīng)在規(guī)定地點(diǎn)和電子檔案管理人員在場的情況下進(jìn)行。9.3公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院、紀(jì)檢監(jiān)察、審計部門或行業(yè)監(jiān)管部門等需要復(fù)制電子檔案的應(yīng)辦理手續(xù)，電子檔案管理部門進(jìn)行登記。9.4出具電子檔案證明時應(yīng)加蓋檔案證明電子專用章。10電子檔案的銷毀10.1達(dá)到或超過存檔期限的檔案應(yīng)登記造冊，報同級公共資源交易監(jiān)管部門批準(zhǔn)后登記銷毀。10.2應(yīng)從存儲設(shè)備及異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀的電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，并將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。10.3銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)時應(yīng)對其實(shí)施破壞性銷毀，實(shí)施銷毀前，應(yīng)對存儲介質(zhì)中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲介質(zhì)的遷移。4(資料性)電子文件歸檔材料目錄電子文件歸檔材料目錄見表A.1～表A.3。資料名稱歸檔情況審核情況1234申報項(xiàng)目的資金落實(shí)證明或相關(guān)證明56資格預(yù)審文件及預(yù)審報告7資格后審文件、招標(biāo)文件8招標(biāo)公告9投標(biāo)文件(所有投標(biāo)單位)中標(biāo)資料中標(biāo)公告(中標(biāo)候選人公示及中標(biāo)結(jié)果公示)中標(biāo)通知書合同及履約項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：歸檔人：歸檔日期：5資料名稱歸檔情況審核情況123456789投標(biāo)文件(所有投標(biāo)單位)中標(biāo)資料中標(biāo)結(jié)果中標(biāo)通知書合同及履約項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：歸檔人：