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通過對采購過程的有效控制,選擇合適的供應(yīng)商,并持續(xù)評價(jià),使本公司供應(yīng)商開辟、采購和外包作業(yè)有
章可循,以保證采購材料和外包產(chǎn)品、服務(wù)符合規(guī)定的質(zhì)量要求。
本程序合用于公司原輔材料外購件、外協(xié)件的供應(yīng)商開辟、采購和外包過程的質(zhì)量控制。
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2術(shù)語和定義
無
3職責(zé)
3.1采購部:采購部負(fù)責(zé)原輔材料采購,負(fù)責(zé)采購控制的歸口管理,負(fù)責(zé)編制《合格供應(yīng)商名單》,負(fù)責(zé)
組織對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià),建立供應(yīng)商檔案,并對供應(yīng)商的供貨業(yè)績定期進(jìn)行評價(jià);負(fù)責(zé)將采購申請單制
訂過程中的輸入資料和輸出資料進(jìn)行存檔及分類管理,確保可追溯性;
3.2采購部:負(fù)責(zé)組織產(chǎn)品研發(fā)部、展量小組以及相關(guān)需求部門相關(guān)人員對新供應(yīng)商進(jìn)行開辟和評估,
并對相關(guān)產(chǎn)品的用途、型號、價(jià)格、交期、質(zhì)量等信息進(jìn)行評估比對,確保采購順利進(jìn)行;
3.3研發(fā)部負(fù)責(zé)編制采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)〃BOM表”,以及提供物料采購的技術(shù)用關(guān)要求及標(biāo)準(zhǔn);
3.4質(zhì)量小組:負(fù)責(zé)采購物資的進(jìn)貨驗(yàn)證,并保存產(chǎn)品的驗(yàn)證記錄;
3.5最高領(lǐng)導(dǎo):審核對合格供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果,批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單。
4工作程序
4.1供應(yīng)商的開辟
4.1.1研發(fā)部提供采購要求“BOM表”,含采購產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、規(guī)格型號、采購規(guī)格書以及“環(huán)境物質(zhì)控
制”管理的相關(guān)要求。環(huán)境控制具體按《環(huán)境管理物質(zhì)控制程序》執(zhí)行。
4.1.2采購部根據(jù)采購要求,尋覓合格的供應(yīng)商資源,并對供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證,完成供應(yīng)商基本
信息調(diào)查,建立"供應(yīng)商能力調(diào)查表”。
4.1.3由采購部組織產(chǎn)品研發(fā)部、質(zhì)量小組以及相關(guān)需求部門相關(guān)人員對新供應(yīng)商進(jìn)行開辟和評估,采
購部根據(jù)評估后的質(zhì)量要求和申請部門提出的要求進(jìn)行物資采購,并通過對物資的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期、
服務(wù)等進(jìn)行比較,選擇合格的供應(yīng)商,并建立采購臺帳保存相關(guān)記錄。
4.1.4在采購過程中,如果有關(guān)技術(shù)上需要與供應(yīng)商溝通,由負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的產(chǎn)品研發(fā)工程師及產(chǎn)品質(zhì)量
工程師與供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)、品質(zhì)上的交流,使供應(yīng)商對采購要求及質(zhì)量管制部門能充分了解,并達(dá)成樣
品的檢驗(yàn)或者評判標(biāo)準(zhǔn);同時(shí)要對供應(yīng)商的技術(shù)、品質(zhì)能力及管理體系進(jìn)行充分了解,避免技術(shù)盲區(qū)。
如
果涉及保密,需提前與供應(yīng)商簽訂《保密協(xié)議》,否則不可提供技術(shù)資料。
4.1.5采購部負(fù)責(zé)具體采購過程的活動,可能涉及保密協(xié)議、合同(樣品、批量、質(zhì)量保證協(xié)議、議價(jià)、
定單、交期、付款方式、交貨方式、進(jìn)口報(bào)關(guān)、采購計(jì)劃以及互相訪問等各類事宜。與供應(yīng)商所有的
往來資料必須保存妥當(dāng),不可遺失。
4.2供應(yīng)商的初選和評定
4.2.1供應(yīng)商的初選和評定應(yīng)遵循以下原則:
a確定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn);
b>識別潛在供應(yīng)附;
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c>篩選潛在供應(yīng)商:
d>對篩選出的供應(yīng)商的更多信息進(jìn)行調(diào)查研究;
e>設(shè)定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的權(quán)重并評定供應(yīng)商等級;
f>對選定的供應(yīng)商進(jìn)行SWOT分析;
g>將結(jié)果錄入公司供應(yīng)商管理表中:
h>同供應(yīng)商一起評價(jià)評估結(jié)果;
i>確定供應(yīng)商發(fā)展戰(zhàn)略;
4.2.2采購部根據(jù)產(chǎn)品特性尋覓有能力的供應(yīng)商,利用網(wǎng)絡(luò)或者電話咨詢供應(yīng)商進(jìn)行初步的信息調(diào)查,
必
要時(shí)提供供應(yīng)商相關(guān)能力信息委托研發(fā)技術(shù)人員進(jìn)行信息評估。
4.2.3采購部填寫《供應(yīng)商基本情況記錄表》,并附上相關(guān)書面證明材料(如體系認(rèn)證證書或者網(wǎng)站說
明
能夠證實(shí)體系情況的網(wǎng)頁打印頁,然后組織研發(fā)部、質(zhì)量小組以及相關(guān)部門人員進(jìn)行供應(yīng)商初選評定,
確定供應(yīng)商后,由部門經(jīng)理審核,最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,采購部通知初選供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行試驗(yàn)或者驗(yàn)證。
4.3樣品確認(rèn)
4.3.1新供應(yīng)商根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品,采購部填寫《物料試用聯(lián)絡(luò)單》及供應(yīng)商相關(guān)信息、
物質(zhì)型號等欄目,轉(zhuǎn)給質(zhì)量小組,由質(zhì)量小組根據(jù)《進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)范》對樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和測試,將檢驗(yàn)和測
試的結(jié)果填寫在《物料試用聯(lián)絡(luò)單》及《進(jìn)料檢驗(yàn)報(bào)告》中,交付給研發(fā)票進(jìn)行試用,研發(fā)部將試用結(jié)
果填寫在《物料試用聯(lián)絡(luò)單》中,試用合格后,經(jīng)質(zhì)量小組部門負(fù)責(zé)人審核,最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可使用。如
樣品不合格可再送樣,但最多不能超過兩次。
4.3.2樣品確認(rèn)過程中經(jīng)過質(zhì)量小組全程進(jìn)行試用結(jié)果跟進(jìn),確認(rèn)樣品最終檢驗(yàn)和測試數(shù)據(jù)是否符合
質(zhì)量要求,并登記樣品的使用途徑,如用于產(chǎn)品的編號、規(guī)格等,便于追溯。
4.3.3樣品確認(rèn)過程中產(chǎn)生的不合格品按《不合格品控制程序》進(jìn)行控制。
4.3.4如確認(rèn)樣品屬外觀件或者不易檢測,如有必要應(yīng)保留少量樣品作為封樣,或者拍照留存,作為以
后進(jìn)
料檢驗(yàn)的依據(jù)。
4.4列入《合格供應(yīng)商名單》
4.4.1首批樣品經(jīng)產(chǎn)品研發(fā)部及質(zhì)量小組確認(rèn)合格的供應(yīng)商,報(bào)部門經(jīng)理審核、最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后采購部
方可加入《合格供應(yīng)商名單》?!逗细窆?yīng)商名單》應(yīng)處于受控狀態(tài),保持動態(tài)更新。
4.4.2對同類的重要物資(A類和普通物資(B類,應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供應(yīng)商,采購部負(fù)責(zé)建立并保
存合格供應(yīng)商的質(zhì)量記錄。
4.5供貨控制
4.5.1采購部在批量采購時(shí)應(yīng)選擇《合格供應(yīng)商名單》的供應(yīng)商,當(dāng)供應(yīng)商產(chǎn)品浮現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,質(zhì)
量小組應(yīng)向采購及供應(yīng)商發(fā)出《糾正和預(yù)防措施處理單》,并在采購部進(jìn)行備案,采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商
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整改進(jìn)度進(jìn)行催促,整改是否及時(shí)到位作為供應(yīng)商評價(jià)的重要依據(jù)。
4.5.2當(dāng)同一家供應(yīng)商兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的,質(zhì)量小組有權(quán)取銷其供貨資格,通知采
購部在《合格供應(yīng)商名單》中刪除該供應(yīng)商名單。被取銷資格的供應(yīng)商,可在半年內(nèi)提供整改文件,由
采購部按4.3的步驟重新進(jìn)行認(rèn)可。
4.6供應(yīng)商的評價(jià)、管理
4.6.1為保證采購物資的質(zhì)量穩(wěn)定提高,必須對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)及管理。其管理方式和程度取決于采購
物資對隨后的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)及最終產(chǎn)品的影響。
4.6.2采購部根據(jù)采購物資的類別,對供應(yīng)商進(jìn)行分類,對提供關(guān)鍵物資、食要物資的供應(yīng)商,應(yīng)提供充
分的書面證明材料,以證實(shí)其質(zhì)量保證能力,可以從以下方面對供應(yīng)商進(jìn)行管理及評價(jià):
a增大進(jìn)貨檢驗(yàn)數(shù)量或者實(shí)行全數(shù)檢驗(yàn):
b對于所有外購成品供應(yīng)商、配件供應(yīng)商、外協(xié)供應(yīng)商、原材料供應(yīng)商,需要簽訂質(zhì)量協(xié)議;對于特殊
情況無法簽訂質(zhì)量協(xié)議,需要需求部門以及最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)允許:
c供應(yīng)商的營業(yè)證書及經(jīng)營范圍(營業(yè)執(zhí)照;
d對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量管理體系審核或者由供應(yīng)商提供客觀憑證(如體系認(rèn)證證書等;
e對環(huán)境管制的產(chǎn)品需供應(yīng)商提供(綠色火伴承若書或者SGS報(bào)告;
f對供應(yīng)商質(zhì)量保證能力實(shí)施定期、不定期的調(diào)查或者評價(jià)(新供應(yīng)商提供當(dāng)前調(diào)查表;
g了解同行業(yè)使用該供應(yīng)商同類物資的情況,酌情處理檢驗(yàn)事宜。
4.6.3供應(yīng)商產(chǎn)品如浮現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題,采購部應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商,采取退貨或者調(diào)換等措施,發(fā)出《糾
正
和預(yù)防措施處理單》要求供應(yīng)商進(jìn)行改進(jìn),并對供應(yīng)商進(jìn)行重新評價(jià),如在重新評論過程中發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商
無明顯改進(jìn),則取銷其合格供應(yīng)商資格。
4.6.4對供應(yīng)商實(shí)施每年一次評價(jià)、選擇;平時(shí)實(shí)施動態(tài)管理,但新增加的供應(yīng)商需組織產(chǎn)品研發(fā)部、
質(zhì)量小組以及相關(guān)人員進(jìn)行評價(jià),經(jīng)過最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施;不能滿足要求的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)對其提
出改進(jìn)要求,仍不能滿足要求時(shí),應(yīng)取銷其合格供應(yīng)商資格。
4.6.5對顧客要求控制的采購產(chǎn)品,公司邀請顧客參加對供應(yīng)商的評價(jià)和選擇。
4.6.6采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的評價(jià)結(jié)果和跟蹤措施進(jìn)行記錄,并予以保存。
4.7采購物資的分類及供應(yīng)商的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
4.7.1在研發(fā)實(shí)現(xiàn)過程中,采購物資分為:A、B、C類;供應(yīng)商評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)分為:I級、II級、IH級進(jìn)行
管理,具體管理方法如下:
a重要物資(A類:構(gòu)成最終產(chǎn)品的主要部份或者關(guān)鍵部份,直接影響最終產(chǎn)品使用或者安全性能,可能
導(dǎo)致
顧客嚴(yán)重投訴的物資。
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b普通物資(B類:構(gòu)成最終產(chǎn)品非關(guān)鍵部位的物資,它普通不影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量或者即使略有影響,
但
可采取措施予以糾正的物資。
c犍助物資(C類:非直接用于產(chǎn)品本身的起輔助作用的物資,如普通包裝材料等。
4.7.2采購部每年年底對A、B、C類物資合格供應(yīng)商本年內(nèi)實(shí)際供貨情況遂行評價(jià),填寫《供應(yīng)商業(yè)績
評價(jià)表》,評價(jià)時(shí)按百分制:質(zhì)量評分占60分(由質(zhì)量小組提交給采購部,交貨期評分占20分,其他(如
價(jià)格、售后服務(wù)等占20分。并按以下級別進(jìn)行評定:
采購物資合格的次數(shù)按期交貨次數(shù)—價(jià)格'服務(wù)犒意次數(shù)—
2總【皺=供60應(yīng)X商:”供應(yīng)商業(yè)績評定表〃總分2分寫o分,且質(zhì)量評分必須2+4280分X。
采購物資的總次數(shù)采購物資的總次數(shù)采購物資的總次數(shù)
bH級供應(yīng)商:“供應(yīng)商業(yè)績評定表”在75分》總分V90分,且質(zhì)量評分必須248分,
cIII級供應(yīng)商:〃供應(yīng)商業(yè)績評定表”總分V75分。
4.7.3A類物資的評定結(jié)果為I級供應(yīng)商,直接列入“合格供應(yīng)商名單〃,優(yōu)先采購;評價(jià)結(jié)果為A類H
級供應(yīng)商,定為備選供應(yīng)商,供貨量應(yīng)為I級供應(yīng)商的30%的采購量;若A類物資評價(jià)結(jié)果為III級供應(yīng)
商,經(jīng)質(zhì)量小組及最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后取銷其合格供應(yīng)商資格。
4.7.4B、C類物質(zhì)的評定結(jié)果為I或者II級供應(yīng)商,列入下年度〃合格供應(yīng)商名單〃,并要求其改善,采
購
部對改善結(jié)果進(jìn)行跟進(jìn)確認(rèn),若評定結(jié)果為HI級供應(yīng)商,經(jīng)質(zhì)量小組及最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后取銷其合格供應(yīng)
商資格。
注:己評定為的《合格供應(yīng)商名單》需報(bào)最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。
4.8對合格供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)管理
4.8.1風(fēng)險(xiǎn)管理是公司通過對風(fēng)險(xiǎn)的識別和衡量,采用合理的經(jīng)濟(jì)和技術(shù)手段對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行處理,以最小
的成本獲得最大安全保障的一種管理行為。
4.8.2對供應(yīng)商潛在風(fēng)險(xiǎn)的識別主要有合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)、交貨能力風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)保供應(yīng)商"R0HS"風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)輸
風(fēng)降、來料質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、售后服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行采集管理。
4.8.3合同風(fēng)險(xiǎn):采購人員在簽訂合同時(shí),應(yīng)對供應(yīng)商主體資格進(jìn)行審查,要明確供應(yīng)商商標(biāo)、組織形
式、所有制性質(zhì)、責(zé)任種類等基本情況。
4.8.4交貨能力風(fēng)險(xiǎn):為了預(yù)防供應(yīng)商意外情況遲延交貨期,采購人員應(yīng)做好事前規(guī)劃、事中執(zhí)行、事
后考核:
a事前應(yīng)充分了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力,設(shè)備狀況,賦予供應(yīng)商合理的交貨時(shí)間,要求其提供生產(chǎn)計(jì)劃表或
者
交貨日程表,同時(shí)要準(zhǔn)備好替代貨源。
b事中要落實(shí)生產(chǎn)進(jìn)度,加強(qiáng)交貨前的催貨工作,如有數(shù)量變更應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商。
c事后要對交貨期延遲的原因進(jìn)行分析,對供應(yīng)商所造成影響要予以追究,做好對其考評記錄,視情況取
舍其合格供應(yīng)商資格。
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4.8.5"ROHS”風(fēng)險(xiǎn):采購部應(yīng)按公司規(guī)定要求供應(yīng)商提供相關(guān)的ROHS報(bào)告,質(zhì)量小組應(yīng)確認(rèn)報(bào)告的有效
性。
4.9物質(zhì)采購控制
4.9.1采購部根據(jù)"BOM表”及研發(fā)技術(shù)要求生成《采購合同》,由經(jīng)部門經(jīng)理及最高領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施采
購。
4.9.2采購部根據(jù)"BOM表"、技術(shù)要求及環(huán)境管理要求,負(fù)責(zé)傳遞環(huán)境管理物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)信息(包括:國際
標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、公司標(biāo)準(zhǔn)等給供應(yīng)直,確保采購產(chǎn)品符合環(huán)境物質(zhì)管制標(biāo)準(zhǔn)。
4.9.3采購部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商獲取最新版本的歐盟ROHS指令、采集有效的環(huán)境管理物質(zhì)的檢測報(bào)告(如
SGS或者CTI等第二方檢測的報(bào)告及產(chǎn)品安全數(shù)據(jù)表(MSDS,如不符合要求,則由采購部負(fù)責(zé)退回給供應(yīng)商
產(chǎn)品環(huán)境品質(zhì)合格率100%。
4.9.4供應(yīng)商提供的有害物質(zhì)檢測報(bào)告有效期?一年,到期前一個(gè)月由采購剖發(fā)通知給供應(yīng)商,要求其在
到期前一個(gè)星期提供新的檢測報(bào)。
4.9.5采購部根據(jù)采購申請表,按照采購物資的種類和數(shù)量要求,在《合格供應(yīng)商名單》中選擇合格供
應(yīng)商進(jìn)行采購,或者按照研發(fā)部需求指定品牌型號尋求正規(guī)代理渠道或者原廠進(jìn)行購買;
4.9.6若在合格供方范圍內(nèi)不能及時(shí)采購到相關(guān)物資時(shí),可由采購員提出暫時(shí)采購申請,經(jīng)研發(fā)部及質(zhì)
量小組與相關(guān)部門評審,由部門經(jīng)理及最高領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可實(shí)施試行采購,對暫時(shí)采購的物資應(yīng)確保
不采購"三無”產(chǎn)品(即無合格證、無生產(chǎn)公司名、無生產(chǎn)日期。
4.9.7產(chǎn)品中化學(xué)物質(zhì)管理的相關(guān)文件按照法律法規(guī)的規(guī)定期限規(guī)定進(jìn)行保管。
4.10物資驗(yàn)證及送檢
4.10.1倉庫保管員在每批貨物到廠時(shí)先檢查是否隨有采購單,核對供應(yīng)商名稱與采購單一致,方可進(jìn)
行點(diǎn)收,點(diǎn)收時(shí)應(yīng)檢查外包裝、品名、規(guī)格、型號、數(shù)量是否正確,核對《采購單》與供應(yīng)商的發(fā)貨單
一致,手續(xù)無誤方可進(jìn)入待檢區(qū)。
4.10.2如有差錯(cuò)倉庫保管員應(yīng)及時(shí)通知采購部,采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商商議解決辦法,在采購單上注明
處理辦法,井報(bào)采購部負(fù)貢人批準(zhǔn),倉庫保管員重新按照采購單進(jìn)行點(diǎn)檢,全部吻合后移入倉庫待檢區(qū)
并通知質(zhì)量小組安排檢驗(yàn)。
4.10.3對顧客要求特殊檢驗(yàn)的采購產(chǎn)品,采購部門應(yīng)邀請顧客參加對供應(yīng)商的評價(jià)和選擇,對驗(yàn)證方
法,在采購合同中應(yīng)明確規(guī)定。
4.10.4倉庫保管員在貨物進(jìn)入待檢區(qū)后即將填寫《進(jìn)貨檢驗(yàn)報(bào)告》相關(guān)信息后交質(zhì)量小組進(jìn)行檢驗(yàn)。
4.10.5質(zhì)量小組收到送檢通知后,及時(shí)安排檢驗(yàn)人員進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證,具體按《進(jìn)料檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書》
的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。
6/8
4.10.6進(jìn)料檢驗(yàn)和驗(yàn)證發(fā)現(xiàn)不合格時(shí),按《不合格品控制程序》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理,檢驗(yàn)和驗(yàn)證合格
后,倉庫保管員辦理入庫手續(xù)。
4.11采購?fù)獍芾?/p>
4.11.1采購部組織研發(fā)部、質(zhì)量小組以及相關(guān)人員應(yīng)對供應(yīng)商在設(shè)備、人員、環(huán)保、運(yùn)輸方面充分論
證,預(yù)防浮現(xiàn)非預(yù)期的異?,F(xiàn)像。
4.11.2外包方管理及合分外包方管理夜《供應(yīng)商業(yè)績評定表》執(zhí)行,考評時(shí)應(yīng)對外包風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制,
簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》,每年至少對供應(yīng)商考評一次,必要時(shí)可增加考評次數(shù)。
4.11.3外包計(jì)劃管理由產(chǎn)品研發(fā)部提供技術(shù)要求及相關(guān)技術(shù)支持,質(zhì)量小組提供質(zhì)量管理要求,采購
部根據(jù)研發(fā)部及質(zhì)量小組的技術(shù)要求及質(zhì)量要求下達(dá)外包計(jì)劃,并依據(jù)《合恪供應(yīng)商名單》,挑選最佳
外包供應(yīng)商,采購部負(fù)責(zé)對外包過程的進(jìn)度狀態(tài)及相關(guān)信息進(jìn)行跟蹤。
注:外包實(shí)施需采購部組織相關(guān)評審后經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)方可執(zhí)行。
4.12外包驗(yàn)證
4.12.1驗(yàn)證采取兩種方式:
a由質(zhì)量小組安排檢驗(yàn)員在供應(yīng)商現(xiàn)場驗(yàn)證;
b委托第三方驗(yàn)證;
4.12.2驗(yàn)證活動的方法應(yīng)在合同或者協(xié)議中
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