桂平市會議費管理制度

桂平市會議費管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保桂平市會議的有序、高效召開，規(guī)范會議費用的使用與管理，根據(jù)《中華人民共和國財政違法行為處罰條例》和《桂平市財政預算管理辦法》等相關法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于桂平市全市各級黨政機關、人民團體和事業(yè)單位召開的各類工作性會議。包括但不限于以下類型：

1.市委、市政府全體會議；

2.各部門、各單位的工作會議；

3.專題研討會、座談會；

4.其他需要使用財政資金支持的業(yè)務會議。

第三條會議分類

根據(jù)會議的性質、規(guī)模和重要程度，將會議分為以下三類：

1.高層會議：主要包括市委全會、市政府全會等；

2.中層會議：主要包括各部門、各單位組織的重要工作會議；

3.常規(guī)會議：包括日常業(yè)務會議、例會等。

第四條會議原則

會議應遵循以下原則：

1.精簡高效：嚴格控制會議數(shù)量和規(guī)模，減少不必要會議，提高會議效率；

2.節(jié)約務實：合理預算會議費用，避免鋪張浪費，注重會議實際效果；

3.公開透明：會議費用支出應公開透明，接受社會監(jiān)督。

第五條責任主體

1.會議的申請、審批、組織和管理由各相關部門負責；

2.財政部門負責會議費用的預算、審批、報銷和監(jiān)管；

3.監(jiān)察部門負責對會議費用的使用情況進行監(jiān)督檢查。

第六條會議費用的構成

會議費用主要包括以下幾部分：

1.場地租賃費：會議室租賃、布置等費用；

2.交通費：參會人員的往返交通費用；

3.住宿費：參會人員在外住宿的費用；

4.餐飲費：會議期間餐飲的費用；

5.材料費：會議所需材料的制作、印刷等費用；

6.其他費用：與會議相關的其他合理支出。

第七條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定的，將按照《桂平市財政違法行為處罰條例》等相關規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重的，將追究相關責任人的法律責任。

第二章會議流程

第一條會議籌備

會議籌備階段主要包括以下工作：

1.確定會議主題和目標：明確會議的主要議題、預期成果和參會人員范圍；

2.擬定會議方案：制定會議議程、時間表、參會人員名單等；

3.報批程序：會議方案需報請相關領導審批，按照審批結果進行籌備；

4.通知參會人員：通過電話、短信、電子郵件等方式，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等信息；

5.準備會議材料：根據(jù)會議主題和議程，提前準備相關文件、報告、圖表等材料。

第二條會議召開

會議召開階段應遵循以下流程：

1.會前簽到：參會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會人員到齊；

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

3.按照議程安排，逐項進行會議議題討論；

4.與會人員充分發(fā)表意見，展開討論；

5.會議主持人總結發(fā)言，形成會議決議或結論；

6.如有必要，可邀請專家、領導進行講話或指導。

第三條會議記錄

會議記錄是會議過程中的重要環(huán)節(jié)，應做好以下工作：

1.指定專人負責會議記錄，確保記錄準確、完整；

2.記錄會議時間、地點、主持人、參會人員等信息；

3.記錄會議討論的主要議題、發(fā)言要點、結論和決議；

4.會議記錄應在會議結束后及時整理，以便于后續(xù)跟蹤落實。

第四條會議總結與反饋

會議結束后，應進行以下工作：

1.對會議成果進行總結，明確責任人和完成時限；

2.將會議紀要、決議等材料及時分發(fā)給相關人員；

3.對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議組織和管理。

第五條緊急情況處理

如會議過程中出現(xiàn)緊急情況，應采取以下措施：

1.立即報告相關領導，根據(jù)領導指示進行應對；

2.臨時調整會議議程，確保會議順利進行；

3.如有必要，啟動應急預案，確保會議安全。

第六條會后工作

會后工作主要包括以下方面：

1.會后整理：對會議室進行清理，確保設施設備完好；

2.資料歸檔：將會議相關資料進行歸檔，以便于日后查閱；

3.跟蹤落實：對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保會議成果得到有效落實。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第一條會議紀要的編制與審批

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，其編制與審批應遵循以下流程：

1.會議記錄員應在會議結束后24小時內完成會議紀要的初稿，確保內容準確無誤；

2.會議紀要初稿提交給會議主持人或指定負責人進行審核；

3.審核通過的會議紀要應盡快分發(fā)給所有參會人員，征求反饋意見；

4.根據(jù)反饋意見進行修改完善，形成最終版會議紀要；

5.最終版會議紀要需經會議主持人或相關領導審批簽字，確認生效。

第二條會議決議的分解與責任分配

為了確保會議紀要中提出的決議得到有效執(zhí)行，應進行以下工作：

1.將會議決議分解為具體的行動計劃，明確每項行動的責任人、完成時限和預期成果；

2.將行動計劃以書面形式通知相關責任部門和責任人，確保責任人明確任務要求；

3.建立跟蹤機制，對每項行動計劃的執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控。

第三條執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

會議紀要的執(zhí)行情況反饋與監(jiān)督是保證會議成果落實的關鍵環(huán)節(jié)：

1.責任人應定期向會議主持人或指定負責人匯報行動計劃執(zhí)行情況；

2.建立會議紀要執(zhí)行情況報告制度，要求責任人在規(guī)定時間內提交執(zhí)行報告；

3.對執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，應及時協(xié)調解決，確保行動計劃順利推進；

4.定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，對未按期完成的任務進行分析，提出整改措施。

第四條跟蹤落實結果的運用

會議紀要的跟蹤落實結果應作為以下方面的參考：

1.作為考核評價相關責任部門和責任人工作績效的依據(jù)；

2.作為改進會議組織和管理的重要依據(jù)，不斷提升會議質量和效果；

3.作為決策參考，為領導提供決策依據(jù)和改進方向。

第五條持續(xù)改進

為不斷提高會議紀要的跟蹤落實效果，應持續(xù)進行以下工作：

1.定期收集會議紀要執(zhí)行過程中的問題和建議，不斷完善跟蹤落實機制；

2.對會議紀要的編制、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，提高工作效率；

3.加強對責任部門和責任人的培訓和指導，提升其執(zhí)行能力和責任心。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預訂

為確保會議室的高效利用，預訂會議室應遵循以下規(guī)定：

1.提前預訂：各部門或單位需提前向會議室管理部門提交書面申請，明確會議時間、地點、參會人數(shù)等信息；

2.審批流程：會議室管理部門根據(jù)預訂申請進行審批，合理安排會議室使用；

3.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，應根據(jù)會議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先使用權；

4.及時反饋：會議室管理部門應及時反饋預訂結果，以便申請部門做好會議準備工作。

第二條會議室布置與設施

會議室的布置與設施應滿足以下要求：

1.根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理布置會議室座位，確保舒適度；

2.會議室應配備必要的設施設備，如投影儀、音響、話筒、白板等；

3.定期檢查設施設備，確保其正常運行，避免會議過程中出現(xiàn)故障；

4.保持會議室整潔，提供良好的會議環(huán)境。

第三條會議室使用規(guī)范

會議室使用過程中，應遵守以下規(guī)范：

1.嚴格按照預訂時間使用會議室，不得提前占用或延遲退場；

2.會議期間，保持安靜，遵守會議紀律，禁止吸煙、進食等不文明行為；

3.愛護會議室設施設備，使用完畢后應恢復原狀，如有損壞，需照價賠償；

4.未經允許，不得私自攜帶外來設備進入會議室。

第四條會議室安全管理

會議室安全管理至關重要，應做好以下工作：

1.定期進行消防安全檢查，確保消防設施設備完好；

2.會議期間，保持緊急出口暢通，明確逃生路線；

3.加強會議保密工作，對涉密會議采取相應的保密措施；

4.如遇突發(fā)事件，立即啟動應急預案，確保參會人員安全。

第五條會議室維護與保養(yǎng)

為延長會議室使用壽命，應進行以下維護與保養(yǎng)工作：

1.定期對會議室進行清潔、消毒，保持環(huán)境整潔；

2.對會議室設施設備進行定期檢查、保養(yǎng)，確保其正常運行；

3.及時修復損壞的設施設備，以免影響會議的正常召開；

4.會議室管理部門應建立維護保養(yǎng)檔案，記錄相關情況。

第六條違規(guī)處理

違反會議室管理規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予以下處理：

1.通報批評，要求限期整改；

2.取消違規(guī)部門或單位的會議室預訂資格；

3.追究相關責任人的責任，情節(jié)嚴重的，依法給予處分。

第五章附則

第一條解釋權