自學(xué)考試公文寫作與處理第十一章

《公文寫作與處理》課程代碼：00341

授課教師：張群麗

第十一章公文辦理程序第一節(jié)公文辦理程序概述第二節(jié)收文辦理程序第三節(jié)發(fā)文辦理程序第1節(jié)公文辦理程序概述一、什么是公文辦理程序P290

公文辦理程序是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。二、公文辦理程序示意圖P291第2節(jié)收文辦理程序P291收文是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理程序主要有：

一、簽收、拆封與登記；

二、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；

三、催辦、查辦與注辦。一、簽收、拆封和登記

1.公文簽收的含義及作用：

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。簽收是收文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。一般說來，機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來源，一是機(jī)要交通送來的機(jī)要件；二是郵局送來的掛號(hào)函件和電報(bào)；三是外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料。

不論是從何種渠道送來的文件材料都要做到“四查清”：（1）查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱；（2）查清信封號(hào)碼與遞送人在簽收登記簿上所登的號(hào)碼是否一致；（3）查清文件封口是否破損；（4）查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

2.拆封，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。但文書人員只是對(duì)寫明由本機(jī)關(guān)或本部門收啟的封件進(jìn)行拆封，而對(duì)于寫明某某領(lǐng)導(dǎo)人“親收”、“親啟”的封件，則應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。3.登記，公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。公文的登記是收文辦理的重要程序，也是公文處理工作的基礎(chǔ)。公文登記的主要作用是：P292（1）便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；（2）便于檢查和檢索文件；（3）便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作；（4）作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)。公文登記的原則是方便文件的運(yùn)轉(zhuǎn)和管理。公文登記的具體范圍：P293（1）上級(jí)相關(guān)文件；（2）下級(jí)相關(guān)文件；（3）重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；（4）其它機(jī)關(guān)商洽問題需要答復(fù)的文件；（5）上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件。對(duì)于沒有保存價(jià)值的文字材料或沒有必要進(jìn)行登記的信件、出版物等，可不必登記，如：（1）各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；（2）一般性的公開信和不應(yīng)拆的私人信件；（3）已被綜合性文件包括的文件材料；（4）行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請(qǐng)柬等；（5）領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門處理。收文登記的形式和登記的項(xiàng)目要求，一般說來應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)的大小和收來文件的多少等情況來確定。內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項(xiàng)目應(yīng)包括：收文順序號(hào)、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文字號(hào)、標(biāo)題或摘由、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號(hào)、歸入卷號(hào)、備注等。其中來文字號(hào)、來文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、密級(jí)等項(xiàng)是記載文件的自然屬性，其余各項(xiàng)是收進(jìn)、運(yùn)轉(zhuǎn)和終結(jié)處理的記錄。收文登記形式，一般可分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式三種。（1）簿冊(cè)式登記是采用預(yù)先裝訂成冊(cè)的登記本，優(yōu)點(diǎn)是容易保存，適宜按時(shí)間順序進(jìn)行登記?？煞謨煞N：一種是適用于文件較少的機(jī)關(guān)，收文按流水順序登記，如（P295表11－3）。另一種是適用于文件較多的中型機(jī)關(guān)和較大的企事業(yè)單位，如（P295表11－4）凡采用簿冊(cè)式登記的，對(duì)需要承辦答復(fù)的文件須填寫文件處理單（P296表11－5）。（2）聯(lián)單式登記。聯(lián)單式登記是使用比較軟而薄的紙張印制的聯(lián)單，一次復(fù)寫兩聯(lián)、三聯(lián)或四聯(lián)來進(jìn)行收文登記。優(yōu)點(diǎn)是可以減少重復(fù)登記的某些項(xiàng)目，簡化登記手續(xù)。（3）卡片式登記?？ㄆ降怯浭鞘褂脝螐埧ㄆM(jìn)行收文登記的方法。好處是能適應(yīng)使用和管理文件的需要，在卡片盒里靈活地進(jìn)行分類排列。二、審核分發(fā)和傳閱P299審核機(jī)關(guān)文書部門收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或者地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)商、會(huì)簽；使用公文文種、公文格式是否規(guī)范等。經(jīng)審核對(duì)符合規(guī)定的公文，文書部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理、閱知。分發(fā)

公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

分發(fā)的原則和具體要求是：（1）關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件，或重大問題的請(qǐng)求、報(bào)告及文書人員不能判定應(yīng)由哪個(gè)部門承辦的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；（2）對(duì)機(jī)關(guān)已有明確分工的文件，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍直接分送給有關(guān)部門或承辦人；（3）對(duì)答復(fù)本機(jī)關(guān)詢問的文件，如收到的批復(fù)、復(fù)函或情況報(bào)告、報(bào)表等，是哪個(gè)部門請(qǐng)示、詢問的，復(fù)文就分送哪個(gè)部門閱辦。

（4）在文件份數(shù)少，閱辦閱知部門多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分送；（5）公文的分發(fā)要建立登記交接制度，對(duì)那些要求退回歸檔的文件，要在文件上標(biāo)明“閱后請(qǐng)退回歸檔”字樣。傳閱

公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時(shí)，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。傳閱件包括（1）上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件；（2）需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件；（3）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要指示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意：（1）傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)閱知的對(duì)象；（2）傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”。（3）在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理；（4）每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱看人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。三、擬辦、批辦與承辦P302

1.擬辦公文的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

公文辦理過程中做好擬辦工作的重要性：擬辦是收文處理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，每天要閱批大量文件，要對(duì)文件中涉及的許多問題表明態(tài)度。如果辦公部門不管什么來文，一律送領(lǐng)導(dǎo)批辦，就必然增加領(lǐng)導(dǎo)負(fù)擔(dān)，甚至造成領(lǐng)導(dǎo)包攬一切，發(fā)揮不了辦公部門的作用；如果向領(lǐng)導(dǎo)呈送文件之前，先提出擬辦意見，即提出解決問題的妥善方案，就等于起到“外腦”作用，助了領(lǐng)導(dǎo)同志“一臂之力”，使他們能夠節(jié)省耗費(fèi)在閱批公文、應(yīng)付事務(wù)上的時(shí)間，集中精力考慮大事。因此，加強(qiáng)擬辦工作，是提高工作效率和工作質(zhì)量的有效措施。

2.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。

公文批辦的作用：在于使機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人及時(shí)閱讀重要的收文，掌握上級(jí)指示精神、工作發(fā)展情況和其他有關(guān)信息；并便于加強(qiáng)對(duì)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，向承辦人及時(shí)交代意圖與要求，合理組織人力，避免承辦人在文書處理上走彎路，或由于分工不明，責(zé)任不清，形成觀望等待而拖延時(shí)間等。公文批辦的主要內(nèi)容包括：①提出處理該份文件所述問題的原則和方法。②提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。③凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。④各項(xiàng)批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

3.承辦是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

承辦這一環(huán)節(jié)，是收文的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始，是公文處理中的一個(gè)關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機(jī)關(guān)公文處理工作的效率。

承辦人員在辦理來文過程中要注意以下幾點(diǎn)：（１）對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖及時(shí)辦理，不得延誤推諉。（２）對(duì)沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦意見的公文，即一般性公文，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、有關(guān)規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理；

（３）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文草稿請(qǐng)有關(guān)部門或單位會(huì)商，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；（４）來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人員要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。復(fù)文需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審定的，要將有關(guān)文件材料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)能全面地掌握情況，作出正確的判斷和決策。四、催辦、查辦與注辦P305

1.催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。

催辦工作一般有兩種情況：

（1）對(duì)內(nèi)催辦，主要內(nèi)容是：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時(shí)回復(fù)的文件的催辦；平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。

（2）對(duì)外催辦，主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對(duì)方回復(fù)的文件催辦。催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：（1）要明確催辦范圍。（2）要明確催辦落實(shí)。（3）要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦工作的主要方法根據(jù)不同的情況，采用口頭催辦、電話催辦和書面催辦等形式：（1）在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，了解有關(guān)公文的承辦情況。（2）對(duì)外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。（3）如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時(shí)，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時(shí)間，在辦理答復(fù)以后，立即填上復(fù)文號(hào)，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進(jìn)展情況。公文催辦存在的問題：（1）一些單位對(duì)公文催辦工作還不夠重視，缺乏健全的制度和相應(yīng)的措施。（2）對(duì)需要盡快辦理的公文，拖長辦文時(shí)間，給工作造成不必要的損失和影響。（3）有些辦理完畢的文件，承辦單位領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦人沒有將辦理的主要情況或結(jié)果記在《文件處理單》上，給以后查考文件帶來很大的困難。

2.查辦：是指文書工作人員協(xié)組機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對(duì)某些問題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：P308（一）閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。（二）查辦立項(xiàng)。立項(xiàng)既是查辦工作的開始，也是必須經(jīng)過的法定程序。立項(xiàng)包括五要素：(1)確定查辦的事由；(2)明確辦理要求；(3)指明承辦單位或承辦人；(4)規(guī)定完成時(shí)限；(5)提出辦結(jié)后的反饋要求。（三）查辦分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。（四）查辦的結(jié)果與反饋。（五）立卷歸檔。

3.注辦：是指對(duì)公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦便于公文的整理和日后查考。注辦一般包括以下內(nèi)容：（1）一般傳閱文件，有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。（2）需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號(hào)。（3）用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。（4）不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。第3節(jié)發(fā)文辦理程序

發(fā)文是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。

發(fā)文辦理程序：1)擬稿、審核與簽發(fā)；2)核發(fā)、繕印與校對(duì)；3)用印、登記與分發(fā)。發(fā)文辦理的作用：是機(jī)關(guān)秘書工作的重要組成部門，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體貫徹執(zhí)行黨和國家的方針政策的重要方式。它對(duì)及時(shí)有效地實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)工作，處理問題起到重要的作用。一、擬稿、審核與簽發(fā)P311

1.擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。是發(fā)文辦理的第一個(gè)環(huán)節(jié)。

擬稿的注意事項(xiàng)：（1）要符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定；（2）情況要確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精練，字詞規(guī)范，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡短；（3）文稿人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確，日期應(yīng)具體；（4）如要引用某份公文，就先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；（5）涉及計(jì)量單位時(shí)，必須用國家法定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位；（6）在使用簡稱時(shí)，應(yīng)先用全稱，并加以注明；（7）公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部門結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使?jié)h字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

2.審核是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。

審核的重點(diǎn)看：是否需要行文、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。公文審核“六查”內(nèi)容：（1）查是否需要行文，以什么名義行文；（2）查文稿內(nèi)容與法律法規(guī)和政策及上級(jí)的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾；（3）查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行；（4）查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽；（5）查文字表述是否準(zhǔn)確簡練條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；（6）查公文格式是否符合規(guī)定。目前沒有切實(shí)把好關(guān)的主要有幾個(gè)問題：(1)涉及幾個(gè)部門的問題，主辦單位事先未征詢有關(guān)部門意見，就直接向上行文，甚至徑直多頭分送機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人。(2)本來由幾個(gè)部門經(jīng)過協(xié)商就可解決的問題，有的部門卻不主動(dòng)與有關(guān)單位聯(lián)系，商量如何解決，而是各自從本部門的角度考慮，分別向上級(jí)機(jī)關(guān)行文要求給予批準(zhǔn)；有些理應(yīng)由主管部門處理的問題，有關(guān)單位配合不夠，意見不一，經(jīng)常造成互相扯皮，最后將矛盾上交。(3)有些下行文件，涉及其他部門或地區(qū)的問題未協(xié)商一致就向下發(fā)出了，結(jié)果使下級(jí)單位在工作中實(shí)際上難以執(zhí)行，也給發(fā)文機(jī)關(guān)造成了工作上的被動(dòng)。公文格式的審核主要包括：(1)查文種的使用是否恰當(dāng)；(2)查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；(3)查公文格式安排是否得當(dāng)。

3.簽發(fā)是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。公文簽發(fā)是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)必須注意以下幾個(gè)問題：（1）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)公文。（2）以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（3）簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改，對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表述的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。（4）文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)人應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫“發(fā)”“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日，如尚需送機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人審閱的，要寫明“請(qǐng)某某同志審閱后發(fā)”。（5）幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。二、核發(fā)、繕印與校對(duì)P315

1.核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。公文的核發(fā)應(yīng)由辦公室分管公文工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行。

核發(fā)的內(nèi)容和要求：（1）文稿是否報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，手續(xù)是否完備，意見是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等；

（2）文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)(傳達(dá))范圍、主題詞是否準(zhǔn)確，標(biāo)點(diǎn)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種格式是否符合規(guī)定；（3）編排發(fā)文字號(hào)；（4）對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程序的公文進(jìn)行標(biāo)注；（5）確定分送單位和印制份數(shù)。2.繕印是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制?？樣〉淖⒁馐马?xiàng)：（1）要忠于原稿，不允許隨意改動(dòng)原稿的文字、標(biāo)點(diǎn)、符號(hào)、文面格式以及掉換層次、段落，如須改動(dòng)須經(jīng)秘書或辦公部門同意才行。（2）要做到文字準(zhǔn)確，設(shè)計(jì)美觀，頁面整潔，字體大小得當(dāng)，標(biāo)題居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于閱讀辦理。（3）不要出現(xiàn)末頁無正文現(xiàn)象。正式的公文，還須在最后一頁的底部標(biāo)明印制單位和印發(fā)日期、份數(shù)，以此為封底。（4）要注意保密，不能讓外人隨便翻閱文稿和印制的公文。保密公文要有專人負(fù)責(zé)或送指定的印制廠印制。（5）要建立登記制度。3.校對(duì)指將公文的謄寫（

ténɡ

xiě）稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對(duì)校正，以修改和消除書寫、排字上的錯(cuò)誤。要確保文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范、杜絕差錯(cuò)。校對(duì)是對(duì)文件質(zhì)量的最后一次檢查。P316公文校對(duì)的兩種方法：P317（1）由印制單位先校對(duì)一次或者兩次，然后再次由承辦人校對(duì)一次；（2）另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對(duì)。校對(duì)的注意事項(xiàng)：（1）必須以原稿為準(zhǔn)。（2）校對(duì)的方法原則上應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙人對(duì)制。一般公文應(yīng)做到“一校一讀”，重要公文應(yīng)堅(jiān)持“兩校一讀”。（3）校對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)、漏字須以醒目色筆和統(tǒng)一符號(hào)標(biāo)明。在付印校樣上改的字或符號(hào)必須牽出版芯，不要在原錯(cuò)字上加字或減字。（4）校對(duì)完畢后應(yīng)對(duì)文件格式、文頭文尾等處的附加標(biāo)記、簽發(fā)手續(xù)等作全面復(fù)查，查對(duì)無誤后，在校樣上簽字，然后付印。三、用印、登記與封發(fā)P317

1.用印是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。用印的注意事項(xiàng)：（1）須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的公文原稿為依據(jù)，經(jīng)核對(duì)無誤后始得用印。（2）用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。（3）聯(lián)合下發(fā)的公文，各機(jī)關(guān)部門都要加蓋印章。（4）用印一定要與制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門或單位相一致。（5）要核實(shí)份數(shù)，超過份數(shù)不能蓋印。2.發(fā)文登記，一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記的作用，便于對(duì)文件進(jìn)行管理和查找。發(fā)文登記采用的形式為簿冊(cè)式登記，分為：（1）內(nèi)收發(fā)的發(fā)文登記簿；（2）內(nèi)收發(fā)對(duì)外收發(fā)的送文登記簿；（3）外收發(fā)的發(fā)文登記簿。3.封發(fā)是指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。P319

封發(fā)文件應(yīng)注意幾點(diǎn)：（1）文件分裝之前，先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無附件等，然后按發(fā)送份數(shù)進(jìn)行分裝。（2）收文機(jī)關(guān)的郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。字跡要清楚、工整。機(jī)關(guān)的名稱要寫全稱或者通用的簡稱。（3）發(fā)文如系密件、急件、親啟件，凡文稿上沒有注明的，須分別注明，并在封套加蓋密件戳、急件戳、寫明親啟。

（4）文件裝封后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送，發(fā)送的方式可按文件的性質(zhì)分別采用郵遞、機(jī)要交通傳遞和專人傳遞?！叭堋蔽募?yīng)由機(jī)要通信部門或指定專人傳遞。郵寄重要文件應(yīng)有回執(zhí)單，通訊員送遞的，應(yīng)有收件人簽收。（5）會(huì)議發(fā)放的文件，凡允許與會(huì)人員帶回的，也要履行簽字手續(xù)，并應(yīng)向與會(huì)人員所在單位發(fā)出“會(huì)議文件目錄”或者“會(huì)議文件通知單”，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)議文件的管理。本章重點(diǎn)小結(jié)1、簡述公文簽收的含義及作用。

（1101簡P291）答：公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。2、簡述公文登記的具體范圍。（1110簡P293）

答：（1）上級(jí)相關(guān)文件；（2）下級(jí)相關(guān)文件；（3）重要的帶有密級(jí)的刊物、資料（4）其它機(jī)關(guān)商洽問題需要答復(fù)的文件；（5）上級(jí)機(jī)關(guān)召開會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件。3、簡述建立公文催辦制度的必要性。（1510、0810簡P305）答：公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。要求做到緊急公文跟蹤催辦；重要公文重點(diǎn)催辦；一般公文定期催辦。防止積壓、延誤。建立催辦制度，是避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。4、查辦立項(xiàng)的內(nèi)容應(yīng)包括哪些要素？（1010簡P308）答：立項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)包括以下五個(gè)要素：（1）確定查辦的事由：（2）明確辦理要求；（3）指明承辦單位或承辦人；（4）規(guī)定完成時(shí)限；（5）提出辦結(jié)后的反饋要求。5、試述