單元一文檔處理

第2篇辦公軟件的應用單元一文檔處理

任務1制作校園歌唱比賽通知任務2編輯歌曲大賽匯報表任務3制作歌曲大賽邀請函任務4批量制作大賽邀請函任務5排版員工手冊任務6多人協(xié)同制作公司宣傳冊任務7使用WPS編輯“編程案例”文檔

任務4批量制作大賽邀請函單元一文檔處理邀請函是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項活動時所發(fā)的請約性書信。它是現(xiàn)實生活中常用的一種應用寫作文種。在國際交往以及日常的各種社交活動中，這類書信使用廣泛。邀請函的主體內(nèi)容一般由標題、稱謂、正文、落款等組成。某校舉辦的“冬奧”主題歌曲大賽得到了一些企業(yè)的熱情贊助，為表示感謝，相關部門將向這些贊助企業(yè)的負責人發(fā)送邀請函。這些邀請函將通過已經(jīng)制作好的邀請函模板來批量生成。本任務即是要完成這樣一批邀請函的批量生成。要使用Word2016完成“批量制作大賽邀請函”的工作，首先需要準備好數(shù)據(jù)源，然后使用邀請函文檔編輯得到郵件合并主文檔，再連接數(shù)據(jù)源，插入合并域、規(guī)則，最后預覽結(jié)果、合并文檔。本任務包含的主要技術(shù)分析：（1）確定郵件合并數(shù)據(jù)源并連接；（2）編輯郵件合并主文檔，包括插入合并域、插入規(guī)則；（3）生成合并結(jié)果文檔。1、郵件合并“郵件合并”需要一個主文檔，該文檔包含的是不變的內(nèi)容，起到模板的作用。通過讀取數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)與主文檔合并，產(chǎn)生和數(shù)據(jù)相關的新文檔。數(shù)據(jù)的來源可以是Excel、Word以及Access等類型文件。2、數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源（DataSource）是提供某種其他對象所需要數(shù)據(jù)的器件或原始媒體，即數(shù)據(jù)的來源。郵件合并可以直接使用Excel、Word及Access文件作為數(shù)據(jù)源。當使用Word作為數(shù)據(jù)源時，最好只包含一個表格元素，否則會導致數(shù)據(jù)加載錯誤。使用Excel作為數(shù)據(jù)源時，連接時需要指定連接哪一個工作表（Sheet）。在素材文件夾中，找到“企業(yè)貴賓名單.docx”文件。打開該文檔，可以看到該文檔中已經(jīng)包含了圖2-1-121所示的數(shù)據(jù)。關閉該文檔，將該素材文件復制到自己的文件夾下（張三的文檔）。步驟01：查看數(shù)據(jù)源啟動Word，打開前一個任務制作的“邀請函”文檔，另存為“邀請函郵件合并主文檔”。步驟02：創(chuàng)建郵件合并主文檔（1）點擊功能區(qū)“郵件”選項卡→“開始郵件合并”組→點擊“選擇收件人”，在展開的列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”命令。（2）此時會出現(xiàn)“選取數(shù)據(jù)源”的對話框。將目錄定位到自己的文件夾中，找到之前復制過來的“企業(yè)貴賓名單.docx”，選擇該文件，點擊“打開”按鈕。步驟03：連接數(shù)據(jù)源將光標定位到邀請函文本框的“某某某”位置處，點擊功能區(qū)“郵件”選項卡→“編寫和插入域”組→“插入合并域”→“姓名”域。此時在光標位置會出現(xiàn)“《姓名》”樣式的文本，刪除多余的“某某某”文字。步驟04：插入姓名域（1）將光標定位于邀請函文本框《姓名》后面，刪除原來的“先生”文字。（2）點擊功能區(qū)“郵件”選項卡→“編寫和插入域”組→“規(guī)則”→“如果……那么……否則”命令。（3）此時彈出“插入Word域：如果”對話框，參考圖示效果設置各個選項。步驟05：按照性別，在姓名后插入“先生”或“女士”（1）點擊“郵件”選項卡中的“預覽結(jié)果”按鈕，使其變?yōu)檫x中狀態(tài)。（2）此時，文檔中原來放置的域名都會被數(shù)據(jù)源中的實際數(shù)據(jù)代替。通過數(shù)據(jù)導航按鈕“

”，可以瀏覽數(shù)據(jù)。步驟06：預覽結(jié)果（1）點擊“郵件”選項卡最右側(cè)的“完成并合并”按鈕，選擇“編輯單個文檔”。此時會彈出“合并到新文檔”對話框。在這里可以設置最終導出的記錄，選擇“全部”，點擊“確定”。（2）這時會生成一個新的Word文檔，默認名稱是“信函1”，每一頁都包含一份邀請函。步驟07：生成結(jié)果文檔（3