大型集團會議管理制度

大型集團會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

本制度旨在規(guī)范大型集團會議的管理工作，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和權(quán)威性。制定本制度時，遵循以下原則：

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負責(zé)；

2.高效有序、注重實效；

3.公開透明、民主參與；

4.嚴謹保密、確保安全。

二、適用范圍

本制度適用于集團內(nèi)部各類大型會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、專題研討會等。小型會議及部門內(nèi)部會議可根據(jù)實際情況參照執(zhí)行。

三、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如董事會、總經(jīng)理辦公會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議；

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

四、會議組織

1.會議召集人：負責(zé)組織、召開會議，指定會議主持人；

2.會議主持人：負責(zé)主持會議，確保會議按照既定議程進行；

3.會議記錄人：負責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要；

4.與會人員：根據(jù)會議主題和議程，參加相關(guān)會議。

五、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退；

2.與會人員應(yīng)保持會議秩序，遵守會議紀律，尊重他人發(fā)言；

3.與會人員應(yīng)做好會議保密工作，不得泄露會議內(nèi)容；

4.與會人員應(yīng)積極參與會議討論，提出建設(shè)性意見和建議。

六、會議決策

1.會議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取與會人員意見；

2.會議決策應(yīng)遵循法律法規(guī)、公司章程及內(nèi)部管理制度；

3.會議決策結(jié)果應(yīng)形成書面文件，由相關(guān)人員負責(zé)落實；

4.會議決策如有變更，應(yīng)按照規(guī)定程序進行。

七、本制度的解釋權(quán)歸集團董事會所有，自頒布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。集團各部門應(yīng)根據(jù)本制度制定實施細則，報董事會審批后執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)集團工作需要，明確會議主題，確保會議目標明確；

2.制定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論順序和時間安排；

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)人員參加會議，并提前通知；

4.會議資料準備：收集、整理與會議主題相關(guān)的資料，編制會議參考資料；

5.會議場地及設(shè)備準備：預(yù)訂會議室，檢查會議設(shè)備，確保會議順利進行。

二、會議通知

1.發(fā)布會議通知：將會議時間、地點、議程等相關(guān)信息通知與會人員；

2.提醒與會人員：在會議召開前，通過電話、短信或郵件等方式提醒與會人員參加會議；

3.更新與會人員名單：如有人員變動，及時更新名單，并通知相關(guān)人員。

三、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前簽到，確認參會；

2.會議主持人開場：會議主持人介紹會議主題、議程和與會人員，明確會議紀律；

3.會議議題討論：按照議程逐項討論議題，與會人員充分發(fā)表意見，形成決策；

4.會議決策：對討論充分的議題進行表決，形成會議決策；

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議成果進行總結(jié)，明確下一步工作要求。

四、會議記錄

1.會議記錄人詳細記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、決策結(jié)果等；

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、完整，不得遺漏重要信息；

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要。

五、會議紀要的發(fā)放與反饋

1.會議紀要經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給與會人員；

2.與會人員對會議紀要內(nèi)容進行確認，如有異議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提出；

3.會議紀要確認無誤后，由會議記錄人歸檔保存。

六、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實會議決策：相關(guān)人員按照會議決策要求，開展后續(xù)工作；

2.反饋會議決策執(zhí)行情況：定期向會議主持人匯報會議決策的執(zhí)行情況；

3.會議效果評估：對會議效果進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一次會議提供參考。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要完成后，由會議主持人進行審核，確保記錄準確無誤；

2.審核通過的會議紀要應(yīng)盡快發(fā)布，確保與會人員及時了解會議內(nèi)容和決策；

3.會議紀要的發(fā)布應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑珉娮余]件、內(nèi)部通訊平臺等。

二、會議決策任務(wù)的分配

1.根據(jù)會議紀要中的決策內(nèi)容，明確各項任務(wù)的執(zhí)行責(zé)任人；

2.任務(wù)分配應(yīng)考慮責(zé)任人的工作能力和資源，確保決策能夠有效執(zhí)行；

3.對復(fù)雜或重大的決策任務(wù)，應(yīng)制定詳細的執(zhí)行計劃和進度表。

三、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控

1.設(shè)立專門的監(jiān)督機制，對會議決策任務(wù)的執(zhí)行過程進行監(jiān)控；

2.定期檢查任務(wù)執(zhí)行進度，確保各項決策按計劃推進；

3.對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施予以解決。

四、執(zhí)行情況反饋

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會議主持人或相關(guān)部門反饋決策執(zhí)行情況；

2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括任務(wù)進度、遇到的問題和解決方案、需要協(xié)調(diào)的事項等；

3.對于重大決策的執(zhí)行情況，應(yīng)形成書面報告，以便于跟蹤和評估。

五、會議決策的調(diào)整與優(yōu)化

1.根據(jù)執(zhí)行情況反饋，對會議決策進行必要的調(diào)整和優(yōu)化；

2.調(diào)整決策時，應(yīng)充分考慮相關(guān)因素，確保決策的科學(xué)性和可行性；

3.任何決策的調(diào)整都應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審批程序，并及時通知相關(guān)人員。

六、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要經(jīng)審批發(fā)布后，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，便于后續(xù)查閱；

2.集團內(nèi)部應(yīng)建立便捷的會議紀要查閱系統(tǒng)，確保信息安全的同時，提高工作效率；

3.對于涉及重大決策的會議紀要，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保信息的安全性和保密性。

七、跟蹤落實的評價與改進

1.定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；

2.根據(jù)評價結(jié)果，對會議管理制度和流程進行持續(xù)改進，提高會議決策的執(zhí)行效率；

3.鼓勵員工提出關(guān)于會議管理和決策落實的改進建議，不斷優(yōu)化管理體系。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門提交申請；

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便行政部門合理安排；

3.行政部門應(yīng)及時回復(fù)預(yù)訂申請，確認會議室安排，并提供必要的服務(wù)支持。

二、會議室配置

1.根據(jù)會議類型和規(guī)模，配置合適的會議室，確保會議環(huán)境舒適、設(shè)備齊全；

2.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等；

3.定期檢查和維護會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行，避免會議期間出現(xiàn)故障。

三、會議室使用規(guī)范

1.與會人員應(yīng)保持會議室整潔，不得在會議室內(nèi)吸煙、進食；

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，避免影響會議進行；

3.未經(jīng)允許，不得擅自攜帶會議室內(nèi)設(shè)備離開。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，確保會議安全；

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，定期進行安全檢查；

3.對于涉及敏感信息的會議，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。

五、會議室服務(wù)與支持

1.行政部門應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、設(shè)備調(diào)試等；

2.會議期間，行政部門應(yīng)安排專人負責(zé)會議室的管理和維護；

3.會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時整理會議室，回收會議資料，確保會議室恢復(fù)正常使用狀態(tài)。

六、會議室使用費用管理

1.會議室使用費用根據(jù)實際使用情況進行核算，由行政部門負責(zé)管理；

2.各部門在使用會議室時，應(yīng)遵守費用管理規(guī)定，合理使用資源；

3.定期對會議室使用費用進行審計，確保資源合理分配，提高使用效率。

七、會議室管理制度的宣傳與培訓(xùn)

1.行政部門應(yīng)定期對會議室管理制度進行宣傳，提高員工的認識和遵守意識；

2.對于新入職員工，應(yīng)進行會議室管理制度的培訓(xùn)，確保其了解相關(guān)規(guī)定；

3.通過內(nèi)部通訊、公告等形式，及時更新會議室管理