2024年人事檔案管理制度（二篇）VIP

第11頁(yè)共11頁(yè)2024年人事檔案管理制度檔案保管必須嚴(yán)格遵守保密原則。第十七條人事檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，實(shí)施定期檢查核對(duì)機(jī)制，以確保檔案的完整性與準(zhǔn)確性。第十八條人事檔案的存放需配置專用設(shè)備，嚴(yán)禁與其他檔案混合存放，以保障其獨(dú)立性。第十九條人事檔案的存放環(huán)境應(yīng)滿足安全、保密、防火、防潮、防盜等多重要求，確保檔案的安全無(wú)虞。第二十條嚴(yán)禁任何個(gè)人擅自將人事檔案材料攜帶至公共場(chǎng)合，以維護(hù)檔案信息的私密性。六、考核辦法第二十一條針對(duì)以下情形，將依據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)所在公司、部門的人事負(fù)責(zé)人進(jìn)行績(jī)效獎(jiǎng)金的扣減，具體金額為_(kāi)___元/次：（一）人事檔案不完整；（二）檔案交接不清晰導(dǎo)致員工檔案遺失；（三）違反人事檔案保密制度；（四）未經(jīng)正當(dāng)手續(xù)擅自將人事檔案帶出保管場(chǎng)所；（五）不按規(guī)定程序銷毀人事檔案。公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為實(shí)現(xiàn)對(duì)員工人事檔案的有效管理，保守機(jī)密，維護(hù)檔案完整性，防止材料損壞，并確保檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：涵蓋培訓(xùn)通知、總結(jié)報(bào)告或考評(píng)結(jié)果、審批表、外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表等。3.績(jī)效管理檔案：按月整理員工績(jī)效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)資料。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類明確、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實(shí)性核查：?jiǎn)T工入職前，人力資源部需對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號(hào)：按入職時(shí)間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時(shí)登記于《入職/離職員工人事檔案登記》，并編號(hào)保存，原則上永久保存。資料更新：?jiǎn)T工基本信息變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)復(fù)印件歸檔，原件需現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。檔案調(diào)閱：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)或錄用前需調(diào)閱檔案，并在報(bào)到前完成檔案登記。材料收集與整理：及時(shí)收集、整理員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，確保檔案完整。歸檔材料需真實(shí)、文字清晰、手續(xù)完備，并經(jīng)審批蓋章及本人簽字后歸檔。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期限原則上為三年（高管及核心人員延長(zhǎng)至____年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號(hào)與電子目錄：檔案應(yīng)分類編號(hào)存放，防止重名重姓交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要可申請(qǐng)查、借閱，需填寫《查、借閱人事檔案單》并經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)?？绮块T與級(jí)別限制：一般不得垮部門查、借閱，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工檔案。公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)），逾期、損壞、私自復(fù)印、遺失者將依規(guī)處理。人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項(xiàng)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，工作需要取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違規(guī)者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)同意，任何個(gè)人和部門不得銷毀員工檔案資料。到期檔案由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀，并做好登記歸檔工作，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施，其修訂與廢止亦遵循相同程序。2024年人事檔案管理制度（二）保管與利用密不可分，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的重要前提和堅(jiān)實(shí)保障。第二條人事檔案管理制度的核心要素該制度旨在全面構(gòu)建人事檔案管理的規(guī)范體系，其核心內(nèi)容包括五個(gè)關(guān)鍵部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞流程、保衛(wèi)保密措施及統(tǒng)計(jì)管理。第三條材料歸檔流程新生成的檔案材料需即時(shí)歸檔，具體流程如下：對(duì)材料進(jìn)行嚴(yán)格鑒別，確保其符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)；依據(jù)材料的性質(zhì)與內(nèi)容，明確其歸檔的具體位置；隨后，在檔案目錄中補(bǔ)充登記材料名稱及相關(guān)信息；最后，將新材料妥善置入檔案之中。第四條檢查核對(duì)機(jī)制檢查與核對(duì)是維護(hù)人事檔案完整性與安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。此過(guò)程不僅涉及對(duì)檔案材料本身的細(xì)致檢查，如霉變、蟲蛀等情況，還涵蓋對(duì)檔案保管環(huán)境的全面審視，如庫(kù)房門窗的完好程度及存放秩序等。此類檢查應(yīng)定期執(zhí)行，并在突發(fā)事件、檔案疑問(wèn)或發(fā)現(xiàn)損害等特定情況下進(jìn)行即時(shí)核查。第五條轉(zhuǎn)遞制度規(guī)范轉(zhuǎn)遞制度專注于檔案轉(zhuǎn)移投遞的規(guī)范化管理。通常，檔案轉(zhuǎn)遞源于工作調(diào)動(dòng)等原因，其程序包括：取出待轉(zhuǎn)檔案、在目錄上注明注銷原因、按發(fā)文要求完成包裝與密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守保密原則，通過(guò)機(jī)要渠道進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。收檔單位在核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)簽署回執(zhí)并及時(shí)退回。第六條保衛(wèi)保密措施為確保人事檔案的安全與保密，特制定以下措施：一、設(shè)立專人負(fù)責(zé)檔案保管，并配備必要的存檔設(shè)備；二、庫(kù)房?jī)?nèi)配備防火、防潮器材，確保環(huán)境安全；三、保持庫(kù)房與檔案柜的整潔，嚴(yán)禁存放無(wú)關(guān)物品；四、禁止擅自將檔案材料帶至公共場(chǎng)合；五、限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，并嚴(yán)禁吸煙；六、離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，確保關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。第七條統(tǒng)計(jì)制度概覽統(tǒng)計(jì)制度旨在全面掌握人事檔案的各項(xiàng)情況，其統(tǒng)計(jì)內(nèi)容涵蓋檔案數(shù)量、材料收集補(bǔ)充情況、整理狀況、保管情況、利用情況、庫(kù)房設(shè)備狀況以及檔案工作人員信息等多個(gè)方面。注：本制度所提及的“檔案”特指員工入職后建立的個(gè)人檔案。公司僅對(duì)此類檔案負(fù)責(zé)，員工的其他人事檔案需由個(gè)人自行管理。對(duì)于需公司代管檔案的員工，其檔案資料將統(tǒng)一報(bào)送至大慶市人才中心進(jìn)行保管，相關(guān)費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。第八條人事檔案管理的基本分類與內(nèi)容一、一級(jí)檔案（原始材料）：包括求職登記表、面試評(píng)價(jià)表、員工錄用審批單、錄用通知書、薪酬說(shuō)明書、個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證明文件及照片、無(wú)違紀(jì)證明等，以及學(xué)歷、學(xué)位、技術(shù)職稱、榮譽(yù)證書等復(fù)印件。二、二級(jí)檔案（在職材料）：涵蓋員工基本檔案、勞動(dòng)合同、保險(xiǎn)材料、崗位異動(dòng)申請(qǐng)書、薪酬調(diào)整審批表及獎(jiǎng)罰記錄等。三、三級(jí)檔案（離職資料）：主要包括辭職申請(qǐng)表/辭退通知書及工作交接結(jié)算單等。第九條人事檔案管理辦法一、設(shè)立檔案柜：以便于檔案的調(diào)取、管理、查閱指導(dǎo)及監(jiān)督，同時(shí)防范泄密與丟失風(fēng)險(xiǎn)。二、借出使用：借出庫(kù)房需滿足特定條件，如公司領(lǐng)導(dǎo)查閱需求或公安、其他部門的特殊借用需求。外借期限有明確限制，逾期未還者將依據(jù)《保密制度》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。三、出具證明材料：根據(jù)實(shí)際需求，可提供由人事檔案部門出具的證明材料或復(fù)制件，通常用于入