知名企業(yè)成本檔案管理工作指引

第二本檔案管資料類其中工程成本類又分為工程合同類預(yù)結(jié)算工程變更及工程洽商類、成本檔案必須具備安全性及對外保密性。成本檔案實行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將各業(yè)務(wù)集團、事業(yè)部、區(qū)域事業(yè)部、區(qū)域、分公司、片區(qū)、項目公司的成本檔

完善成本數(shù)據(jù)庫以及持續(xù)應(yīng)用和改進成本管理軟件是成本合約部日常的重要工作。以項目為單位，建立電子文檔共享中心，項過程中電子文檔應(yīng)集中備案保存，不得以個人名義保存在個人手中，以免由于人員的換崗或離職導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

已竣工項目的完整的結(jié)預(yù)算結(jié)算審結(jié)算協(xié)議清（或務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；的電子文檔“打包”并上傳至服務(wù)器以方便保存與使用。以合同為主線進行每項工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔每項工程須把相關(guān)的變更、洽商、認(rèn)價資料依合同編號順序存檔，以便快速復(fù)查；進度審批單、進度產(chǎn)值審核報告月清月結(jié)承諾書以合同為主線進行每項工程付款資料的歸類存每項工程須把相關(guān)的依據(jù)、索賠意向與金額及相關(guān)證明文件、往來函件、相關(guān)現(xiàn)場照片和影像資料、談

，，項目立項后，資料管理員應(yīng)按照邊作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求在項目開發(fā)的過程中形成的與成本關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷如因工作需要，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時，須填寫《成本檔案借閱登記表（見支持文件一門或公司（一般由成本合約部經(jīng)理批準(zhǔn)，重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本合約部總監(jiān)的批準(zhǔn)）批準(zhǔn)后方可借閱；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時，還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時收回并檢查完整情況，在與華夏公司之外的公司進行學(xué)習(xí)交流時維護成本檔案的機密性的案管理人員的變動情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入計算機，充分利用計算機進行工程成本檔案的輔助管理；總部成本合約中心核實，經(jīng)總部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實施。第五本指引由股份公司總部成本合約中