學(xué)院會(huì)議制度管理制度

學(xué)院會(huì)議制度管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)學(xué)院會(huì)議的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)化、民主化和規(guī)范化，特制定本制度。

一、會(huì)議宗旨

1.會(huì)議是學(xué)院決策、協(xié)調(diào)、溝通的重要形式，是推進(jìn)學(xué)院工作的重要手段。

2.會(huì)議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，保證參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性和正確性。

二、會(huì)議類別

1.學(xué)院會(huì)議分為：院務(wù)會(huì)議、院長(zhǎng)辦公會(huì)議、專題會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議等。

2.各類會(huì)議應(yīng)根據(jù)需要定期或不定期召開(kāi)，院務(wù)會(huì)議原則上每學(xué)期至少召開(kāi)一次。

三、參會(huì)人員

1.院務(wù)會(huì)議由全院教職工參加，院長(zhǎng)辦公會(huì)議由院領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人參加，專題會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議由相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、有關(guān)部門人員參加。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，因故不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)安靜。

2.會(huì)議期間，不得無(wú)故離場(chǎng)，確需離場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性、民主性和合法性。

2.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)形成書(shū)面記錄，并由會(huì)議主持人簽署。

六、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)院所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)學(xué)院工作需要，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰。

2.制定會(huì)議方案：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容。

3.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：收集與會(huì)議主題相關(guān)的資料，整理會(huì)議議程，確保會(huì)議材料齊全。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會(huì)人員到齊。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.各部門負(fù)責(zé)人或?qū)＜覍W(xué)者按照議程發(fā)言，匯報(bào)工作、研究問(wèn)題、提出建議。

4.參會(huì)人員就會(huì)議議題展開(kāi)討論，充分發(fā)表意見(jiàn)。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人對(duì)討論情況進(jìn)行總結(jié)，梳理各方意見(jiàn)。

2.針對(duì)會(huì)議議題，形成決策方案。

3.會(huì)議主持人組織參會(huì)人員對(duì)決策方案進(jìn)行表決，表決通過(guò)后形成會(huì)議決策。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程、討論意見(jiàn)和決策結(jié)果。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保重要信息不遺漏。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄需由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

2.分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤督促。

六、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)參會(huì)人員表示感謝。

2.會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)整理會(huì)場(chǎng)，收集會(huì)議材料，確保會(huì)場(chǎng)整潔。

本章內(nèi)容旨在規(guī)范學(xué)院會(huì)議流程，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行。參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議流程，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)編制，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核批準(zhǔn)后，及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，確保文字表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議決策分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任部門和個(gè)人。

2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或跨領(lǐng)域的決策，應(yīng)明確牽頭部門和協(xié)作部門，確保各部門之間的溝通與協(xié)作。

三、會(huì)議決策的執(zhí)行跟蹤

1.各責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，制定執(zhí)行時(shí)間表，并按計(jì)劃推進(jìn)。

2.院領(lǐng)導(dǎo)或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保決策落到實(shí)處。

3.對(duì)執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門反饋，尋求解決方案。

四、會(huì)議決策結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.對(duì)于已完成的會(huì)議決策，責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)行效果評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人和相關(guān)部門，為后續(xù)決策提供參考。

3.對(duì)于未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，以便于今后的查閱和追溯。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)適當(dāng)開(kāi)放，確保學(xué)院教職工在需要時(shí)能夠查閱相關(guān)內(nèi)容。

本章旨在確保會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)，強(qiáng)化會(huì)議決策的執(zhí)行力，提高學(xué)院工作的執(zhí)行效率和管理水平。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由學(xué)院辦公室統(tǒng)一管理。

2.需使用會(huì)議室的部門或個(gè)人應(yīng)提前向?qū)W院辦公室提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.學(xué)院辦公室根據(jù)會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室的使用。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得亂丟雜物。

4.會(huì)議室內(nèi)音量應(yīng)適中，避免影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、更改設(shè)備設(shè)置。

3.若設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向?qū)W院辦公室報(bào)告，以便及時(shí)維修。

四、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由學(xué)院辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管。

2.需要使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在使用前到學(xué)院辦公室領(lǐng)取鑰匙，并在使用完畢后及時(shí)歸還。

3.鑰匙保管人應(yīng)做好鑰匙的領(lǐng)取和歸還記錄，確保鑰匙的安全和有序管理。

五、會(huì)議室安全與消防

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保其正常使用。

3.參會(huì)人員應(yīng)了解會(huì)議室的安全通道和消防設(shè)施位置，確保在緊急情況下能迅速疏散。

本章旨在規(guī)范會(huì)議室的管理，保障會(huì)議室的高效使用，為學(xué)院各類會(huì)議提供良好的會(huì)議環(huán)境。各部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)院所有，如