2024年公司檔案管理制度例文（二篇）

第5頁(yè)共5頁(yè)2024年公司檔案管理制度例文一、檔案修復(fù)與管理1.對(duì)于珠筆、熱敏紙等易損材料制成的檔案文件，一旦發(fā)現(xiàn)破損，需立即進(jìn)行專(zhuān)業(yè)修復(fù)處理，以確保檔案信息的完整性和可讀性。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料形成的自然規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)根據(jù)檔案的價(jià)值差異進(jìn)行區(qū)分，以便于后續(xù)的保管和有效利用。3.檔案盒表面應(yīng)明確標(biāo)注《檔案目錄》，對(duì)于盒內(nèi)無(wú)明確標(biāo)題的文件，檔案人員需根據(jù)文件內(nèi)容擬定準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔的標(biāo)題。4.檔案盒封面必須注明立卷人、審核人及立卷時(shí)間，以確保檔案來(lái)源的清晰可追溯。二、立檔規(guī)則1.檔案文件材料的排列應(yīng)遵循批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后的原則，對(duì)于重要法規(guī)性文件的歷次稿件，應(yīng)排列在定稿之后。2.跨年度文件的處理應(yīng)視情況而定：有批復(fù)的請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)放在批復(fù)年立卷；無(wú)批復(fù)的請(qǐng)示則放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件應(yīng)放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度規(guī)劃應(yīng)放在第一年立卷；跨年度總結(jié)則放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙、發(fā)文底稿。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)1.檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予統(tǒng)一、簡(jiǎn)明扼要的名稱(chēng)，以充分反映檔案內(nèi)容的性質(zhì)，避免籠統(tǒng)含糊。分類(lèi)名稱(chēng)一經(jīng)確定，非經(jīng)必要程序不得隨意修改。2.公司檔案大致分為證照類(lèi)、文件類(lèi)、制度類(lèi)、合同類(lèi)、計(jì)劃總結(jié)類(lèi)、會(huì)議紀(jì)要類(lèi)等幾大類(lèi)，每類(lèi)下再細(xì)分具體子類(lèi)。3.檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)應(yīng)編制成《檔案登記目錄表》，并按一定順序排列，以便查閱。四、檔案歸檔及保存1.歸檔的文件資料應(yīng)遵循其自然形成規(guī)律，保持歷史聯(lián)系，根據(jù)歸檔要求及文件內(nèi)容特征進(jìn)行歸檔。2.同類(lèi)文件資料在卷內(nèi)應(yīng)分別裝訂，確保每一類(lèi)文件的完整性和有序性。3.公司可根據(jù)實(shí)際情況制定文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定，以確保檔案信息的時(shí)效性和價(jià)值性。4.歸檔文件資料的種類(lèi)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均需齊全完整，正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等不得分開(kāi)。5.歸檔文件需按要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表，并對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一排列和編號(hào)。五、檔案日常管理1.借閱管理：借閱檔案需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批并填寫(xiě)借閱審批單，借閱人需在借閱登記表上簽字。借閱期間，借閱人需妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改。借閱期滿(mǎn)應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需續(xù)借需重新辦理借閱手續(xù)。2.移交管理：檔案移交需經(jīng)審核批準(zhǔn)并指定監(jiān)交人后進(jìn)行，移交雙方需核對(duì)清冊(cè)并簽字確認(rèn)?！稒n案移交登記表》需詳細(xì)記錄移交內(nèi)容、時(shí)間、原因等信息，并由移交方、接收方及監(jiān)交人簽章確認(rèn)。3.保密管理：檔案室應(yīng)集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，確保檔案的完整和安全。檔案管理員需遵守保密紀(jì)律，未經(jīng)許可任何無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。同時(shí)，檔案管理員應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供檔案資料服務(wù)。2024年公司檔案管理制度例文（二）(三)庫(kù)內(nèi)應(yīng)配置溫濕度計(jì)，并堅(jiān)持對(duì)庫(kù)內(nèi)溫濕度進(jìn)行定期測(cè)量與記錄。同時(shí)，庫(kù)內(nèi)應(yīng)設(shè)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等必要設(shè)施，以確保檔案的安全與完好。(四)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁辦公活動(dòng)，且無(wú)雜物堆放，需保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，以維護(hù)檔案的保存環(huán)境。(五)定期對(duì)檔案的保管狀況及“八防”措施進(jìn)行檢查，每年至少核對(duì)案卷數(shù)一次，確保數(shù)字準(zhǔn)確、案卷與目錄相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的破損和變質(zhì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，并詳細(xì)記錄處理過(guò)程。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。(六)建立全宗卷，用于存貯本單位檔案的立卷情況說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報(bào)告、銷(xiāo)毀清冊(cè)、交接憑證、檢查記錄、全宗介紹等相關(guān)材料，以便于檔案的長(zhǎng)期管理和利用。(七)庫(kù)房鑰匙由綜合檔案室的檔案員專(zhuān)門(mén)保管，非檔案人員未經(jīng)許可不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。進(jìn)出庫(kù)房時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)門(mén)，確保庫(kù)房安全。(八)當(dāng)檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須對(duì)所管理的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的移交手續(xù)。交接雙方及監(jiān)交人均需在移交清單上簽名確認(rèn)，以確保檔案的連續(xù)性和完整性。檔案保密制度(一)檔案管理人員及檔案利用者，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意談?wù)摫Ｃ軝n案材料的情況及內(nèi)容。非檔案人員未經(jīng)許可不得私自開(kāi)箱或翻閱檔案材料。(二)檔案利用者只能查閱與本單位或本人工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，其他檔案內(nèi)容不得隨意翻閱摘抄。(三)查閱或復(fù)制機(jī)密檔案材料時(shí)，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定。(四)借閱檔案資料需進(jìn)行登記，并在收回時(shí)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)入庫(kù)。借閱者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶至家中、公共場(chǎng)所等非工作場(chǎng)所。(五)檔案室箱柜應(yīng)加鎖，進(jìn)出檔案室時(shí)隨手關(guān)門(mén)、關(guān)燈，確保檔案安全。(六)銷(xiāo)毀期滿(mǎn)檔案需經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程需登記造冊(cè)并報(bào)有關(guān)部門(mén)備案，同時(shí)嚴(yán)把廢紙出售關(guān)，防止泄密。檔案利用制度(一)本單位工作人員因工作需要可查閱本單位形成的檔案資料。如需借閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在一周內(nèi)歸還。(二)外單位需查閱本單位檔案資料時(shí)，需出示介紹信并說(shuō)明查閱目的，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。一般情況下，檔案資料不予外借。(三)查閱檔案者需愛(ài)護(hù)檔案材料，嚴(yán)禁在檔案上畫(huà)圖、劃線(xiàn)、折疊、涂改、撕頁(yè)或拆卷等行為。借閱的檔案需妥善保管并按時(shí)歸還，如有損壞或遺失將依法追究責(zé)任。(四)查閱檔案需履行登記手續(xù)，并將利用目的及取得的效益及時(shí)反饋給綜合檔案室。檔案人員崗位責(zé)任制(一)貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，負(fù)責(zé)制定本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。(二)熱愛(ài)檔案工作并熟悉業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)編號(hào)、上架排列及編制各種檔案目錄和臺(tái)帳等工作。同時(shí)做好檔案的登記、統(tǒng)計(jì)工作。(三)集中統(tǒng)一管理本單位各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案材料，并開(kāi)展檔案史料的編研工作。積極為各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。(四)負(fù)責(zé)收集本單位各部門(mén)的文件材料并進(jìn)行歸檔工作，同時(shí)對(duì)各部門(mén)的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(五)根據(jù)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。(六)嚴(yán)格遵守檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度并積極宣傳檔案工作的重要性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案支持。(七)負(fù)責(zé)對(duì)本單位到期檔案的鑒定工作并按規(guī)定銷(xiāo)毀無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。(八)按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案材料。檔案統(tǒng)計(jì)制度(一)檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作的要求采用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。(二)建立各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳并及時(shí)做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管和利用等方面的登記工