企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)

規(guī)范檔案管理

服務(wù)企業(yè)發(fā)展萊蕪市檔案局李勇整理課件內(nèi)容1檔案及企業(yè)檔案定義243檔案管理的目的檔案管理原則檔案管理流程1整理課件檔案定義檔案：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有使用價(jià)值的歷史記錄材料。反映社會(huì)的科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)和各項(xiàng)工作活動(dòng)、民俗活動(dòng)的歷史真實(shí)面貌。中國古代有甲骨、金文、石刻、竹簡(jiǎn)、木牘、縑帛等的檔案?，F(xiàn)代檔案，按內(nèi)容和性質(zhì)，有文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術(shù)檔案和其他各類專門性檔；按形式，有文件、電報(bào)、書信、手稿、報(bào)表、圖紙、照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。2整理課件檔案定義分類內(nèi)容主體國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有使用價(jià)值的歷史記錄材料內(nèi)容和性質(zhì)：文書檔案、科技檔案、人事檔案、藝術(shù)檔案和其他各類專門性檔案形式：文件、電報(bào)、書信、手稿、報(bào)表、圖紙、照片、錄音帶、錄像帶等3整理課件檔案定義

企業(yè)檔案：指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。主要包括文字、圖表、音像等。4整理課件檔案定義檔案由文件轉(zhuǎn)化而來,文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案。檔案與文件區(qū)別文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。5整理課件檔案管理目的有何作用？管理和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的積累

歷史記錄和依據(jù)安全保密方便查閱，有效利用6整理課件檔案管理原則

收集齊全分類合理立卷科學(xué)歸檔及時(shí)保管安全使用方便7整理課件檔案管理流程收集鑒定分類歸檔保管利用主要環(huán)節(jié)8整理課件檔案管理流程（一）收集收集哪一類？1.要有很強(qiáng)的時(shí)間限制2.能夠預(yù)見到成果3.責(zé)任到人4.強(qiáng)硬的控制措施必須是辦理完畢的或工程竣工的材料有參考利用價(jià)值的材料

9整理課件檔案管理流程本企業(yè)業(yè)務(wù)職能部門移交文件歸檔企業(yè)人員非職務(wù)活動(dòng)中形成檔案的寄存、捐贈(zèng)或轉(zhuǎn)讓外單位轉(zhuǎn)讓或移交面向社會(huì)收集的相關(guān)材料（一）收集—渠道內(nèi)部收集外部收集10整理課件檔案管理流程1、企業(yè)管理文件材料2、企業(yè)科技文件材料3、企業(yè)其他文件材料（二）收集—范圍11整理課件1、黨群工作文件方面

黨務(wù)、組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀(jì)檢與監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作及協(xié)會(huì)工作等。2、行政管理方面（1）行政事務(wù)：企業(yè)綜合性行政事務(wù)，廠務(wù)會(huì)議，廠長（經(jīng)理）辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作等。（2）治安保衛(wèi)：廠區(qū)安全保衛(wèi)工作，消防工作記錄，刑事案件審理，人防工作等。（3）審計(jì)工作：年度審計(jì)報(bào)告，各專項(xiàng)審計(jì)工作等。（二）收集—企業(yè)管理性文件材料的形成12整理課件（4）人事管理：干部管理、工人招聘、錄用、調(diào)配工作，企業(yè)勞務(wù)出口工作等。（5）文化教育與醫(yī)療衛(wèi)生：職工教育、培訓(xùn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)；衛(wèi)生監(jiān)督與管理，職工防病治病，計(jì)劃生育工作等。（6）后勤福利：職工生活福利，食堂，商店，幼兒園，職工住房、第三產(chǎn)業(yè)等。（7）外事活動(dòng)：企業(yè)涉外活動(dòng)，包括出國審批材料、外事接待計(jì)劃等。13整理課件

3、經(jīng)營管理方面（1）資產(chǎn)投資經(jīng)營（2）經(jīng)營決策（3）計(jì)劃統(tǒng)計(jì)（4）物資管理（5）財(cái)務(wù)管理（6）產(chǎn)品銷售（7）企業(yè)管理（8）經(jīng)濟(jì)糾紛4、生產(chǎn)技術(shù)管理方面（1）生產(chǎn)調(diào)度（2）質(zhì)量管理（3）科技管理（4）勞動(dòng)管理（5）能源管理（6）安全管理（7）環(huán)境保護(hù)（8）計(jì)量工作（9）檔案和信息管理14整理課件檔案管理流程科技文件材料的含義：科技文件材料是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等科技活動(dòng)過程中形成的真實(shí)記錄，是文字、數(shù)字、線條、信號(hào)、聲像、電磁信號(hào)、光盤等表現(xiàn)的一種工具。是技術(shù)圖樣、文字材料、計(jì)算材料、目錄、技術(shù)照片、縮微膠片、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)、錄音、錄像帶等文件材料的綜合性統(tǒng)稱。（二）收集—科技文件材料的形成及特點(diǎn)15整理課件檔案管理流程科技文件材料的特點(diǎn)科技文件材料具有專業(yè)技術(shù)性、通用性、成套性、多樣性和標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)?？萍嘉募牧系男纬煽萍蓟顒?dòng)非常復(fù)雜，所以科技文件材料的類型是多樣的。從科技文件材料的形式和載體分，大致可以分為5種類型，即：圖樣科技文件、文字型科技文件、目錄式科技文件、聲像文件和機(jī)讀文件。16整理課件檔案管理流程幾種主要科技文件的形成過程：1、基建工程科技文件的形成

一是建設(shè)準(zhǔn)備階段（依據(jù)性基礎(chǔ)性材料）二是設(shè)計(jì)階段三是施工階段四是工程監(jiān)理五是竣工驗(yàn)收階段六是工程維護(hù)、改建、擴(kuò)建階段2、產(chǎn)品工藝科技文件的形成一是計(jì)劃調(diào)查階段（規(guī)劃階段）二是先行開發(fā)階段三是設(shè)計(jì)試制階段四是生產(chǎn)準(zhǔn)備階段五是正式生產(chǎn)階段

17整理課件3、設(shè)備類科技文件材料一是標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備二是非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備4、科研類科技文件材料一是選題及下達(dá)計(jì)劃階段（準(zhǔn)備立項(xiàng)階段）二是研究試驗(yàn)階段三是總結(jié)階段四是成果申報(bào)階段五是應(yīng)用和推廣階段18整理課件1、會(huì)計(jì)文件材料

企業(yè)會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生的文件材料主要有：憑證；賬簿；財(cái)務(wù)報(bào)表及其他財(cái)務(wù)核算材料。2、企業(yè)干部職工檔案材料這部分文件材料，多由人事部門進(jìn)行管理，可分為：干部檔案，工人檔案，離退休職工檔案，死亡干部檔案等四大部分。3、企業(yè)聲像材料企業(yè)在日?；顒?dòng)中，還產(chǎn)生許多聲像材料，如：照片、影片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、磁盤、光盤等。（二）收集—企業(yè)其他文件材料的形成19整理課件檔案管理流程檔案員要重新審查其價(jià)值性確定哪些材料有保存價(jià)值，應(yīng)該歸檔對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除（二）鑒定20整理課件檔案管理流程文書檔案：公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)外部文件。如會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、通知、管理制度文件、通報(bào)、項(xiàng)目策劃與年度計(jì)劃文件。財(cái)務(wù)檔案：公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。人事檔案：公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料?；n案：以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)文件材料。（二）鑒定——應(yīng)當(dāng)歸檔的21整理課件檔案管理流程銷售檔案：即公司經(jīng)營銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料、宣傳資料等。技術(shù)研發(fā)檔案：設(shè)備資料、改進(jìn)方案等生產(chǎn)類：原料資料、檢測(cè)報(bào)告等客服檔案：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。對(duì)外業(yè)務(wù)合同聲像檔案22整理課件檔案管理流程1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。2、政府發(fā)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供參考的抄件等。（二）鑒定——不應(yīng)歸檔的23整理課件檔案管理流程年度保管期限機(jī)構(gòu)內(nèi)容保密程度（三）分類—方法機(jī)構(gòu)（內(nèi)容）－保管期限－年度年度-機(jī)構(gòu)（內(nèi)容）－保管期限保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（內(nèi)容）

年度－保管期限保管期限－年度單式分類復(fù)式分類24整理課件檔案管理流程（三）分類—年度分類25整理課件檔案管理流程（三）分類—保管期限分類永久無限期定期

30年（長期—16－50年）10年（短期—15年以下）26整理課件企業(yè)分類一級(jí)類目0129637458黨群行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)財(cái)務(wù)審計(jì)人事勞資產(chǎn)品科學(xué)技術(shù)基本建設(shè)設(shè)備管理27整理課件保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系0黨群工作5人事勞資3生產(chǎn)技術(shù)管理1行政管理2經(jīng)營管理0-5文書檔案分類（6大類）按年度-問題-保管期限

4財(cái)務(wù)審計(jì)28（四）歸檔整理課件0-5文書檔案整理、編目全宗號(hào)年度2007件號(hào)

1類別生產(chǎn)管理保管期限永久頁數(shù)6全宗號(hào)年度2006件號(hào)1類別黨群保管期限永久頁數(shù)6在文件右下角編頁碼在歸檔文件首頁上端居中的空白位置蓋上歸檔章29整理課件文書檔案的編目歸檔文件目錄序號(hào)文號(hào)責(zé)任者文件材料題名日期頁數(shù)備注1萊擋發(fā)【2013

】1號(hào)萊蕪市檔案局關(guān)于做好2013年度文件材料歸檔的通知2013010132330整理課件0-5文書檔案組卷、排列

歸檔文件應(yīng)以“件”為單位，按照其排列順序編寫件號(hào)（室編件號(hào)），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號(hào)應(yīng)在分類的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。同一年度的歸檔文件，永久、30年、10年各排一個(gè)流水號(hào)。不同保管期的不能放一個(gè)盒內(nèi)。

檔案盒脊背設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)、盒號(hào)。31整理課件

什么是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)32整理課件4財(cái)務(wù)審計(jì)類會(huì)計(jì)報(bào)表：年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)、各財(cái)務(wù)分析報(bào)表；會(huì)計(jì)帳本：日記帳、明細(xì)帳、輔助帳、總帳會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總報(bào)；其他：固定資產(chǎn)卡、財(cái)務(wù)移交清冊(cè)等43會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)430會(huì)計(jì)報(bào)表431會(huì)計(jì)帳簿432會(huì)計(jì)憑證433其他：33整理課件會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)例：某企業(yè)2007年度的會(huì)計(jì)年報(bào)（2007－430－001）2007─430─001案卷號(hào)（001-999）會(huì)計(jì)年報(bào)（三類）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類）財(cái)務(wù)審行（一類）年度（目錄號(hào)）34整理課件會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)例：某企業(yè)2007年度的會(huì)計(jì)帳簿（2007－431－001、

4財(cái)務(wù)審計(jì)類、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、1帳簿、001案卷號(hào)）2007─431─001案卷號(hào)（001-999）會(huì)計(jì)帳簿（三類）會(huì)計(jì)帳務(wù)（二類）財(cái)務(wù)審計(jì)（一類）年度(目錄號(hào))35整理課件

會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)例：某企業(yè)2007年1月會(huì)計(jì)現(xiàn)金收款憑證編號(hào)（2007年度、4財(cái)務(wù)審計(jì)類、3會(huì)計(jì)帳務(wù)、2憑證、001案卷號(hào)）

2007─432─001案卷號(hào)（001-999）三級(jí)類目（0-9）二級(jí)類目（0-9）一級(jí)類目（0-9）目錄號(hào)（年代）36整理課件會(huì)計(jì)檔案材料保管期限的劃分報(bào)表賬簿憑證其他年報(bào)月、季報(bào)現(xiàn)金、銀行日記帳總帳、分類帳原始憑證記帳憑證匯總憑證銀行對(duì)帳單銀行調(diào)節(jié)表固定資產(chǎn)卡會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)永久3年25年15年15年15年15年5年5年5年永久37整理課件企業(yè)會(huì)計(jì)檔案組卷

會(huì)計(jì)報(bào)表按年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷，因保管期限不同；裝具大不一致。會(huì)計(jì)帳本是一本一卷；會(huì)計(jì)憑證一般由經(jīng)辦會(huì)計(jì)當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂若干成冊(cè)，一般厚度不得超過3厘米，加封面裝于憑證合內(nèi)，并編號(hào)。38整理課件人事檔案人事檔案是人事部門按黨的人事政策，在培養(yǎng)、選撥和任用人員等工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用人員的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。39整理課件人事檔案收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真鑒別。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)人事部門審查蓋章或本人簽字、蓋章后方能歸入人事檔案。人事檔案的收集工作40整理課件

503人事檔案分類21在職人員檔案退休人員第一層41整理課件人事檔案材料的分類及編號(hào)一、履歷表（履歷表、個(gè)人簡(jiǎn)歷）二、自傳三、鑒定、考察、考核四、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)材料五、政審材料六、參加黨、團(tuán)材料七、獎(jiǎng)勵(lì)材料八、處分材料九、錄用、任免、聘用、專業(yè)、工資、待遇、出國、退休十、其他（獨(dú)生子女登記、軍人結(jié)婚登記、下鄉(xiāng)證明等）42整理課件企業(yè)人事檔案材料組卷

其他待遇任免錄用入黨團(tuán)、獎(jiǎng)懲、處分鑒定表、學(xué)歷、政審履歷表自傳43整理課件人事檔案的編號(hào)人事檔案的編號(hào)有音序編號(hào)法，許多種，今天給大家介紹的一種編號(hào)方法是音序編號(hào)法。音序編號(hào)法，比任何一種方法實(shí)用、便捷。優(yōu)點(diǎn)是：1、簡(jiǎn)單易學(xué)；2、字體無要求；3、不易錯(cuò)號(hào)；5、簡(jiǎn)化歸檔手續(xù)；6、提高工作效率；7、用途廣廣泛。44整理課件編號(hào)基本方法第一步：把所有的人事檔案姓名用拼音拼寫出來，取每一個(gè)拼音的第一個(gè)字母；第二步：把同一個(gè)字母的放在一起，按姓的漢字聲母的ABCD……依次排列（單名中間空一個(gè)字符）；再按名的漢字聲母的ABCD……依次排列。第三步：按過索引的檔案號(hào)、姓名、籍貫進(jìn)行排序上架；第四步：每一個(gè)字母后留一定的空號(hào)，以備增加檔案之用。第五步：箱柜右上角應(yīng)標(biāo)明檔案號(hào)的第一個(gè)字母。45整理課件科技檔案一、科技檔案的概念科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。二、科技檔案的基本種類主要包括基建、設(shè)備、產(chǎn)品、科研等專業(yè)技術(shù)檔案。46整理課件47三、科技檔案代字、代號(hào)表以拼音縮寫首字母為代字序號(hào)科技檔案種類名稱代字1基建檔案JJ2設(shè)備檔案SB3科研檔案KY4產(chǎn)品檔案CP整理課件48科技檔案——基建檔案管理一、基建檔案定義基建檔案是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。即一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料。其特點(diǎn)是建設(shè)項(xiàng)目成套，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。整理課件49二、基建檔案收集工作（一）基建檔案收集歸檔范圍主要包括：基建管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖等材料。（二）收集要求：1、基建檔案的管理工作必須納入項(xiàng)目的工作計(jì)劃，待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)整理齊全、裝訂整齊，移交檔案部門，并辦理移交手續(xù)。2、周期長的工程項(xiàng)目，可按階段分期進(jìn)行歸檔，大項(xiàng)目可在各小項(xiàng)目主管單位工程結(jié)束后分期歸檔。

3、竣工圖是工程實(shí)際反映，是工程的重要檔案，要做到字跡工整，圖樣清晰，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆或易褪色的書寫材料書寫。4、基建檔案的歸檔材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，底圖要按規(guī)定繪制，不得有污垢、受潮、破裂等現(xiàn)象。5、檔案人員要參加工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作。整理課件50（三）收集方法：1、按基建檔案歸檔范圍的規(guī)定接收基建文件材料2、將基建檔案工作納入計(jì)劃管理（1）把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度；納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖；納入科技人員的職責(zé)范圍；納入有關(guān)承包合同；納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。（2）把科技文件材料的形成、積累整理、歸檔和歸檔后的修改補(bǔ)充納入工作計(jì)劃。整理課件51三、基建檔案整理工作（一）基建檔案整理的原則1、遵循自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2、充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對(duì)基建檔案進(jìn)行分門別類的整理。3、便于保管和利用。整理課件52（二）基建檔案整理步驟1、歸檔鑒定鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，對(duì)照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而剔出沒有保存價(jià)值的文件；二是剔除重份文件。2、分類基建檔案分類方法一般采用工程項(xiàng)目分類組卷，一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷或數(shù)卷；例如：某單位新建辦公樓項(xiàng)目，歸檔時(shí)設(shè)置分類為“辦公樓工程”，后又建了一棟職工宿舍樓，其歸檔時(shí)設(shè)置分類為“職工宿舍樓工程”。整理課件533、組卷（1）對(duì)圖紙進(jìn)行折疊，統(tǒng)一幅面為A4紙大?。?97mm×210mm），形式為“手風(fēng)琴式”。（2）組織案卷案卷的基本特征：案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料；案卷內(nèi)的文件應(yīng)齊全、完整；案卷內(nèi)的文件有一個(gè)相對(duì)的數(shù)量界限（以卷盒厚度為準(zhǔn)）；案卷應(yīng)采用規(guī)范的卷皮、卷盒兩種形式的裝具。整理課件54（3）卷內(nèi)文件排列圖樣材料的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄排列，沒有圖紙目錄的按總體與局部的關(guān)系順序排列。文字材料的排列基本方法：按重要程度、時(shí)間、邏輯關(guān)系和譯文在前，原文在后四種排列方法。圖文混合材料的排列：文字材料在前，圖樣材料在后。（4）編寫件號(hào)、頁號(hào)裝訂案卷以每卷為單位編寫頁號(hào)，不裝訂案卷先以每卷為單位編寫每份文件的件號(hào)，再以每件為單位從“1”開始編寫頁號(hào)。卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面一律要編寫頁號(hào)，正面在右下角，反面在左下。整理課件55（5）加蓋檔號(hào)章、填寫檔號(hào)基建檔號(hào)的編制：由基建代字+項(xiàng)目名稱或編號(hào)+案卷編號(hào)組成，最好設(shè)置三個(gè)層次，力求簡(jiǎn)明。JJ·

10·

1基建檔案代字工程項(xiàng)目名稱編號(hào)案卷順序號(hào)示例一：某單位基建檔號(hào)整理課件56在案卷內(nèi)每一件文件首頁右上角空白處加蓋“檔號(hào)章”。檔號(hào)章格式如下：檔號(hào)件號(hào)JJ·10·11整理課件57（6）寫卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件排列的順序用鋼筆填寫或打印并放在盒內(nèi)文件最前邊。如圖：檔號(hào)：JJ·10·1整理課件58卷內(nèi)文件目錄說明：序號(hào)：卷內(nèi)文件的順序號(hào)，從1開始流水編制。文號(hào)：即文件的發(fā)文字號(hào)，圖紙為圖號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)。文件名稱：文件的標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范時(shí)須重新擬制標(biāo)題，并加“[]”號(hào)。日期：文件的成文日期，格式如“2003.3.2”。頁數(shù)：每份文件的總頁數(shù)。備注：文件需要說明的情況。整理課件59（7）填寫卷內(nèi)備考表注：備考表放在卷內(nèi)文件的最后整理課件60（8）填寫案卷封面

整理課件61基建檔案案卷封面的填寫項(xiàng)目及要求：檔號(hào)：即本卷基建檔案的編號(hào)（具體見編號(hào)方法）；檔案館（室）號(hào)：不填；縮微號(hào)：不填；案卷題名：即案卷的標(biāo)題。擬寫時(shí)要求題名結(jié)構(gòu)完整，包括工程名稱、分項(xiàng)名稱和文種，一般不超過50個(gè)字；編制單位：本卷內(nèi)所有文件的形成單位，編制單位必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱；多個(gè)編制單位的可按照其重要程度有選擇地填寫兩到三個(gè)；編制時(shí)間：本卷內(nèi)文件形成時(shí)間跨度；保管期限：基建檔案的保管期限根據(jù)《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》確定；密級(jí)：基建檔案的密級(jí)一般為“秘密”。整理課件62（9）檔案盒脊背填寫檔案盒脊背所填項(xiàng)目與案卷封面一致(如圖)（10）基建案卷排列一般采用流水號(hào)排列法，即按工程先后順序進(jìn)行大流水編號(hào)。JJ·10·1整理課件63四、基建檔案歸屬問題基建檔案隨其實(shí)體歸屬。即其建筑物產(chǎn)權(quán)是哪個(gè)單位，其基建檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位。整理課件64科技檔案——設(shè)備檔案管理一、設(shè)備檔案定義設(shè)備檔案是指各種機(jī)器設(shè)備、車輛、船舶和儀器、儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是型號(hào)成套，同一型號(hào)的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。整理課件65二、設(shè)備檔案收集工作（一）設(shè)備檔案收集范圍：主要包括儀器設(shè)備購置文件材料、隨機(jī)文件材料，設(shè)備儀器安裝、使用、維修形成的材料。注：辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等的采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料，機(jī)動(dòng)車的調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料歸入文書檔案。

整理課件66（二）收集方法及要求1、歸檔的文件材料要求齊全、完整；2、設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)必須有檔案員在場(chǎng)履行簽字手續(xù)，保證文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；3、設(shè)備檔案在開箱驗(yàn)收和正式運(yùn)轉(zhuǎn)后三個(gè)月內(nèi)，由承擔(dān)部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)積累，按材料的性質(zhì)和結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，填好目錄，向檔案室移交，并辦理交接手續(xù)。整理課件67三、設(shè)備檔案整理工作（一）分類設(shè)備檔案分類方法一般采用型號(hào)分類法，即同一型號(hào)的設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套。設(shè)備比較多的單位可采用性質(zhì)/工序—型號(hào)分類法，例如按照設(shè)備性質(zhì)歸類，如金屬切削設(shè)備、鍛壓設(shè)備、起重設(shè)備等，然后在每一個(gè)類別內(nèi)，以型號(hào)為單元?jiǎng)澐謾n案類別整理課件68（二）組卷1、設(shè)備檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、設(shè)備檔案檔號(hào)編制：SB·

T2000·

01設(shè)備檔案代字設(shè)備型號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)整理課件693、設(shè)備檔案題名擬寫例：東芝satelliteL10筆記本電腦使用說明書、合格證等。第一部分設(shè)備名稱：東芝satelliteL10筆記本電腦第二部分科技文件的名稱：使用說明書、合格證等注：產(chǎn)品檔案案卷題名的編制與設(shè)備檔案相同。4、設(shè)備檔案保管期限設(shè)備檔案保管期限劃分參照《設(shè)備檔案歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。整理課件70四、設(shè)備檔案歸屬問題設(shè)備檔案隨其實(shí)體歸屬。即設(shè)備儀器所有權(quán)歸哪個(gè)單位，其設(shè)備檔案就應(yīng)該屬于哪個(gè)單位。整理課件71科技檔案——科研檔案管理一、科研檔案定義科研檔案是指在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)字和聲像等各種形式和載體的文件材料。其特點(diǎn)是課題成套。整理課件72二、科研檔案收集工作（一）科研檔案收集的內(nèi)容：包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段、推廣應(yīng)用階段形成的各類材料。整理課件73（二）收集要求及方法：1、科研檔案的歸檔時(shí)間應(yīng)在課題完成經(jīng)過鑒定并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后三個(gè)月內(nèi)立卷歸檔，歸檔材料要求齊全完整。2、歸檔的文件材料不能用鉛筆、彩筆、圓珠筆和藍(lán)復(fù)寫紙。如復(fù)寫應(yīng)采用單面黑復(fù)寫紙。3、凡屬秘密級(jí)以上的科技檔案涉及專利與對(duì)外技術(shù)轉(zhuǎn)讓的項(xiàng)目資料不準(zhǔn)對(duì)外公開，專利實(shí)施與轉(zhuǎn)讓事宜統(tǒng)一由科技部門經(jīng)辦。4、課題組長負(fù)責(zé)對(duì)歸檔文件材料的齊全、完整、審核簽字，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核歸檔。整理課件74三、科研檔案整理工作（一）分類科研檔案適用于按課題法進(jìn)行分類，即在全部科研檔案范圍內(nèi)，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元?jiǎng)澐謾n案。其特點(diǎn)是便于實(shí)現(xiàn)一個(gè)研究課題檔案材料的成套集中管理。整理課件75（二）組卷1、科研檔案組卷工作參照基建檔案整理。2、科研檔案檔號(hào)編制：KY·1·

01科研檔案代字課題代號(hào)案卷順序號(hào)分類號(hào)整理課件763、科研檔案題名擬寫例：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究科研課題計(jì)劃任務(wù)書、結(jié)題報(bào)告等。第一部分科研課題名稱：新農(nóng)村建設(shè)檔案收集工作研究第二部分科研文件材料名稱：計(jì)劃任務(wù)書、結(jié)題報(bào)告4、科研檔案保管期限科研檔案保管期限劃分參照《科研檔案歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。整理課件77科技檔案——產(chǎn)品檔案管理一、產(chǎn)品檔案定義產(chǎn)品檔案又叫生產(chǎn)技術(shù)檔案，是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是型號(hào)成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。整理課件78二、產(chǎn)品檔案收集工作（一）產(chǎn)品檔案收集的內(nèi)容：一般包括產(chǎn)品檔案、工藝檔案和標(biāo)準(zhǔn)檔案。1、產(chǎn)品檔案主要內(nèi)容有：技術(shù)協(xié)議書、委托書及合同，技術(shù)任務(wù)書、可行性研究報(bào)告、行業(yè)調(diào)查報(bào)告、專題分析報(bào)告，產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算材料，圖樣材料，技術(shù)條件，產(chǎn)品試制鑒定材料，產(chǎn)品定型報(bào)告，說明書，合格證，質(zhì)量證書，產(chǎn)品樣本，裝箱單等；整理課件792、工藝檔案主要內(nèi)容有：產(chǎn)品工藝方案，工藝流程圖，生產(chǎn)流程圖，工藝規(guī)程，技術(shù)操作規(guī)程，工藝裝備圖樣（包括刃具、夾具、量具、模具圖等）及說明書、技術(shù)定額，工藝技術(shù)總結(jié)等；3、標(biāo)準(zhǔn)檔案從等級(jí)上包括國際標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、部頒標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；從類型上則包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、工藝裝備標(biāo)準(zhǔn)、原材料標(biāo)準(zhǔn)等。整理課件80（二）收集工作方法及要求1、產(chǎn)品檔案的歸檔一般是在該項(xiàng)目完成之后，由科技人員進(jìn)行系統(tǒng)整理，移交到檔案室保管；2、產(chǎn)品檔案一般歸檔一份，