醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑分析

在醫(yī)院中的文書檔案管理中，有著綜合性、專業(yè)性和階段性的特點(diǎn)，在實(shí)際的管理中會(huì)將醫(yī)院的各種管理工作和臨場(chǎng)研討內(nèi)容進(jìn)行記錄和保管，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展而言，這些臨床的記錄和重要文件都有著重要價(jià)值，在共同組成醫(yī)院的文書檔案后，能夠直接影響到醫(yī)院的正常發(fā)展。不過當(dāng)前在醫(yī)院的文書檔案管理中還出現(xiàn)著一些問題，制約了文書檔案管理質(zhì)量的提高，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院在文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，如何有效提高文書檔案管理的創(chuàng)新程度，便成為了每個(gè)醫(yī)院在發(fā)展中需要考慮的問題。下面將對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑進(jìn)行分析。一、醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的價(jià)值(一)發(fā)揮輔助作用對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展而言，積極進(jìn)行文書檔案管理工作，可以充分對(duì)醫(yī)療部門的研究項(xiàng)目進(jìn)行體現(xiàn)，同時(shí)也能涵蓋各種回會(huì)議記錄和規(guī)劃總結(jié)，能有效促進(jìn)醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)，具體而言，通過文書檔案的管理可以為醫(yī)院的各種疑難雜癥的治療提供檔案數(shù)據(jù)支持，同時(shí)在科研和醫(yī)療方面也可以提供數(shù)據(jù)經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)秀的認(rèn)知，最后在醫(yī)院進(jìn)行發(fā)展決策和研究時(shí)，也能結(jié)合實(shí)際需要提供對(duì)應(yīng)的輔助資料，在對(duì)文書檔案管理進(jìn)行有效創(chuàng)新下，可以更好地發(fā)揮促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)行的輔助作用，滿足醫(yī)院的發(fā)展需要。(二)發(fā)揮憑證作用醫(yī)院的文書檔案管理可以對(duì)各種的制度、活動(dòng)、上級(jí)批復(fù)和會(huì)議進(jìn)行記錄，能通過文書的有效管理為醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)提供數(shù)據(jù)依據(jù)，滿足醫(yī)院高質(zhì)量和高效率運(yùn)轉(zhuǎn)的需求。在醫(yī)院的文書檔案管理中，通過對(duì)發(fā)展歷程的有效記錄，可以將記錄作為憑證發(fā)揮在醫(yī)療衛(wèi)生方面中的教育作用，不僅具有較高的說(shuō)服力，還有著較強(qiáng)的感染力。二、醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)(一)綜合性特點(diǎn)因?yàn)獒t(yī)院的文書檔案管理會(huì)涉及到醫(yī)院各個(gè)部門和科室的資料，所以在管理上具有綜合性特點(diǎn)，一般涵蓋醫(yī)院中的年度工作計(jì)劃、年度工作計(jì)總結(jié)、合同、會(huì)議記錄、委任書和發(fā)展規(guī)劃等方面內(nèi)容，是醫(yī)院開展醫(yī)療護(hù)理管理和行政管理等活動(dòng)的重要憑證。(二)專業(yè)性特點(diǎn)在醫(yī)院文書檔案管理中，實(shí)際的管理工作具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。具體而言文書檔案需要對(duì)各種手術(shù)操作流程、規(guī)范和注意事項(xiàng)進(jìn)行記錄，同時(shí)也要對(duì)各種專業(yè)工作進(jìn)行記錄，所以需要有著極高的專業(yè)性，只有保證文書檔案記錄和保管的有效性，才可以發(fā)揮出有效的指導(dǎo)作用。(三)保密性特點(diǎn)傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案需要以紙質(zhì)的形式進(jìn)行保存，不過紙質(zhì)檔案會(huì)受到紙張性質(zhì)的影響，在保存時(shí)間較長(zhǎng)后會(huì)出現(xiàn)不同的問題，制約了檔案管理效果的提高。結(jié)合新時(shí)代下的文書檔案管理，需要進(jìn)行電子形式的轉(zhuǎn)變，這就要求加強(qiáng)文書檔案管理的保密性。首先，既要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理，也要加強(qiáng)電子檔案的轉(zhuǎn)變和儲(chǔ)存，且兩種資料都可以發(fā)揮重要的價(jià)值。其次，加強(qiáng)兩種文書檔案管理的保密性和加密性，因?yàn)殡娮訖n案會(huì)受到黑客的攻擊，所以需要通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行加密處理，提高文書檔案的保密性，保證醫(yī)院的發(fā)展需求。(四)階段性特點(diǎn)醫(yī)院是一個(gè)綜合程度較高的發(fā)展體，在建院到發(fā)展中，會(huì)產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)文件，不僅有錄音和文件，也有錄像和圖表等檔案，這些檔案都是對(duì)醫(yī)院發(fā)展、學(xué)術(shù)研究、臨床記錄、設(shè)備使用和后勤服務(wù)等方面的表現(xiàn)，可以為醫(yī)院的發(fā)展提供完整和有效地?cái)?shù)據(jù)檔案支持。結(jié)合目前在文書檔案管理中出現(xiàn)的問題，需要醫(yī)院相關(guān)人員加強(qiáng)問題的解決，滿足實(shí)際的發(fā)展需要。三、醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新面臨的問題(一)文書檔案管理制度未健全和完善結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行的文書檔案管理創(chuàng)新工作看，存在著制度未完善的問題，無(wú)法提高文書檔案管理的質(zhì)量。結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際文書檔案管理情況看，狠毒文書檔案管理制度不能結(jié)合自身文書檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行制定和完善，大部分醫(yī)院習(xí)慣性使用傳統(tǒng)的管理方式，未結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展積極對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行利用，所以不能通過信息技術(shù)發(fā)現(xiàn)實(shí)際的管理問題，進(jìn)而針對(duì)問題對(duì)管理制度進(jìn)行完善，不僅降低了文書檔案管理的質(zhì)量，也影響了文書檔案信息化的發(fā)展。(二)文書檔案管理工作未得到重視隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，文書檔案管理作為醫(yī)院管理中的主要組成部分，積極提高文書檔案管理的質(zhì)量可以有效促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。不過結(jié)合醫(yī)院的文書檔案管理工作看，大部分醫(yī)院并不重視文書檔案管理工作，并不能充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理對(duì)醫(yī)院提高核心競(jìng)爭(zhēng)的影響，進(jìn)而無(wú)法有效高文書檔案管理的水平，一定程度上制約了醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。具體而言，醫(yī)院的管理者并沒有認(rèn)清文書檔案管理的價(jià)值，所以沒有集合醫(yī)院的具體情況對(duì)相應(yīng)的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，所以很多文書檔案管理工作處于形式化的狀態(tài)，并不能通過有效的管理發(fā)揮出文書檔案管理的價(jià)值。其次，在醫(yī)院缺乏對(duì)文書檔案管理的重視下，很多檔案管理人員便在實(shí)際崗位中缺乏工作積極性，所以在工作效率低的情況下也會(huì)逐漸出現(xiàn)工作質(zhì)量低的問題，從而無(wú)法做好文書檔案的管理工作，不能有效提供給醫(yī)院各方面對(duì)文書檔案方面的要求，制約了醫(yī)院的運(yùn)行發(fā)展效率。(三)文書檔案管理手段較為落后隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，各行業(yè)都在積極應(yīng)用信息技術(shù)后獲得了有效發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院的文書檔案管理而言，需要通過管理手段的提高和優(yōu)化實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的提高，具體需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展對(duì)管理手段和技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化和引進(jìn)，從而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。不過結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院所進(jìn)行的文書檔案管理工作看，很多管理手段缺乏先進(jìn)性，在傳統(tǒng)落后的管理手段下并不能有效提高文書檔案管理的效果，反而會(huì)在工作人員高強(qiáng)度下工作量下制約了工作效率和質(zhì)量的提高，為此需要醫(yī)院的文書檔案管理積極結(jié)合時(shí)代的發(fā)展對(duì)管理手段進(jìn)行優(yōu)化。(四)文書檔案管理工作缺乏專業(yè)人才在當(dāng)前醫(yī)院的文書檔案管理工作中，因?yàn)槿狈?duì)應(yīng)的管理人才，所以很多工作的質(zhì)量得不到保障，從而制約了文書檔案整體的管理效果。結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展而言，各企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上是人才和人才之間的競(jìng)爭(zhēng)，為此需要醫(yī)院加強(qiáng)在文書檔案管理中加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。目前醫(yī)院并未注重有關(guān)文書管理人才的引進(jìn)和培訓(xùn)工作，所以很多實(shí)際崗位中的人員缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)能力，同時(shí)在綜合素養(yǎng)上也有一定的缺乏，所以需要醫(yī)院加強(qiáng)在文書檔案管理人才上的重視。四、加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的途徑(一)建立并完善文書檔案管理制度為了有效提高醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量，需要積極建立并完善文書檔案管理的制度，從而對(duì)各項(xiàng)實(shí)際工作進(jìn)行有效地規(guī)范，促進(jìn)各管理流程的有效落實(shí)。具體需要醫(yī)院管理者在完善管理制度時(shí)加強(qiáng)和實(shí)際管理情況進(jìn)行聯(lián)系，針對(duì)各細(xì)節(jié)工作進(jìn)行完善，使管理工作做到有度可循和有法可依，在制度的支持下保證文書檔案管理質(zhì)量的提高。首先，需要對(duì)文書檔案立卷和銷毀制度進(jìn)行建立和完善，需要管理人員結(jié)合對(duì)應(yīng)年限積極完成歸檔工作，同時(shí)也要最好文書的分類工作，從而幫助使用者進(jìn)行查詢，針對(duì)需要銷毀的文書需要及時(shí)進(jìn)行銷毀，要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行銷毀確保銷毀的文書滿足銷毀要求，保證醫(yī)院文書檔案管理的有效性。其次，需要醫(yī)院加強(qiáng)文書檔案借閱制度的完善，需要對(duì)借閱的流程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，使相關(guān)借閱人員可以在借閱中保證文書的完整性和安全性。最后，還需要通過制度對(duì)管理人員的工作職責(zé)和義務(wù)進(jìn)行明確劃分，使其在充分了解自身的工作職責(zé)后切實(shí)提高文書檔案管理的效果，滿足醫(yī)院的發(fā)展需要。(二)提高對(duì)文書檔案管理的重視對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展而言，醫(yī)院的文書檔案管理工作有著重要價(jià)值，可以服務(wù)于醫(yī)院的運(yùn)行，使醫(yī)院提高運(yùn)行效率，增強(qiáng)在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)力。為了有效提高醫(yī)院的文書檔案管理效果，需要醫(yī)院管理者提高對(duì)文書檔案管理的重視，積極改變傳統(tǒng)的管理理念，真正認(rèn)識(shí)到文書檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的價(jià)。要做好以下兩方面工作：第一，需要文書檔案管理人員及時(shí)丟棄傳統(tǒng)的管理理念，及時(shí)提高自我的學(xué)習(xí)意識(shí)，在有效地學(xué)習(xí)下提高自身的工作能力和管理理念，從而提高文書檔案的管理效果；第二，醫(yī)院在促進(jìn)文書檔案管理質(zhì)量的提高時(shí)還需要及時(shí)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的宣傳，通過有效地宣傳可以讓醫(yī)院認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，既可以提高文書檔案管理人員的工作積極性，也能提高其他部門人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，從而可以更加配合文書檔案管理的工作，有效提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率；第三，為了更好的提高文書檔案管理的質(zhì)量，還需要對(duì)相關(guān)的管理工作進(jìn)行檢查和考核，及時(shí)將考核和薪酬進(jìn)行結(jié)合，提高文書檔案管理人員的工作積極性，加強(qiáng)文書檔案管理質(zhì)量的提高。(三)豐富文書檔案管理的手段結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理的情況看，缺乏一定的管理手段，所以不能有效提高文書檔案的管理效果。為此，需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，及時(shí)對(duì)管理手段進(jìn)行有效創(chuàng)新，保證文書檔案管理的質(zhì)量和效率。首先加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理上的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入，確保該工作有著高精端電子設(shè)備的支持，在積極淘汰掉老舊的機(jī)器設(shè)備后，為文書檔案管理信息化手段升級(jí)創(chuàng)造了有利條件。其次，需要積極建設(shè)文書檔案信息化管理平臺(tái)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，近些年由于患者的不斷增多，醫(yī)院得到了較好的發(fā)展，不過在患者不斷增多的背景下，醫(yī)院每天產(chǎn)生的患者資料和會(huì)議記錄等資料的數(shù)量也逐漸增多較多，給檔案管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，常出現(xiàn)檔案利用效率低、檔案管理質(zhì)量低和檔案不完善等問題，且隨著檔案數(shù)量的增多和檔案存放空間環(huán)境的差異性，會(huì)使各種檔案出現(xiàn)各種問題，因此需要對(duì)文書檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，積極建設(shè)檔案管理的信息化平臺(tái)。結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，積極應(yīng)用信息時(shí)代中的先進(jìn)技術(shù)，有利于促進(jìn)管理工作的進(jìn)行，通過檔案資源管理平臺(tái)的建立，可以更有效的幫助醫(yī)院完成文書檔案信息的收集整理，存儲(chǔ)和利用等方面工作，有利于促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的強(qiáng)大儲(chǔ)存功能和分析功能，可以對(duì)儲(chǔ)存的文書檔案進(jìn)行有效的分類整理，例如音頻、文本、圖片、影像等信息都可以分類組成，分類保管。有利于相關(guān)管理人員更好的對(duì)檔案資源進(jìn)行查詢、管理和利用，保證檔案具有較高的利用價(jià)值，發(fā)揮應(yīng)有的目的效益。所以要積極建設(shè)檔案資源的信息化管理平臺(tái)，保證文書檔案管理的有效創(chuàng)新。(四)加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)人才對(duì)于各行各業(yè)的發(fā)展而言都有不可替代的作用，在醫(yī)院的文書檔案管理中，檔案管理人員具有較高的綜合能力和綜合素養(yǎng)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新工作的有效進(jìn)行。因此，在文書檔案管理的創(chuàng)新中需要確保管理隊(duì)伍有著較高的綜合能力和職業(yè)素養(yǎng)，具體需要做好培訓(xùn)和招聘兩方面工作，來(lái)提高文書檔案管理隊(duì)伍的整體能力。首先在招聘工作中，要培養(yǎng)管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)和工作態(tài)度，使其重視自身的崗位工作，同時(shí)還要結(jié)合當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)各種信息技術(shù)進(jìn)行有效培養(yǎng)使檔案管理人員可以熟練使用信息技術(shù)，提高在檔案文書檔案管理中的工作質(zhì)量和效率。在培訓(xùn)手段上，可以通過聘請(qǐng)檔案管理方面的專家來(lái)進(jìn)行講座，需要注意的是，可以在培訓(xùn)過程中輔助一些獎(jiǎng)懲措施，以此提高檔案管理人員在培訓(xùn)中的培訓(xùn)積極性，這樣也可以提高培訓(xùn)的效果，滿足醫(yī)院在檔案管理隊(duì)伍上的要求。其次，可以通過人才的招聘來(lái)提高醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍的綜合能力，在招聘過程中，既要考察人才的專業(yè)能力，也要考慮人才的綜合素養(yǎng)，使檔案管理人員可以滿足醫(yī)院的發(fā)展需要。最后，在經(jīng)過培養(yǎng)和招聘后，要定期開展思想政治教育和相關(guān)的技能考核工作，以此保證文書檔案管理隊(duì)伍具有較高的自主學(xué)習(xí)意識(shí)，可以自主學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，確保有著較為先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)，促進(jìn)人事檔案管理的有效創(chuàng)新。五、結(jié)語(yǔ)當(dāng)前醫(yī)院在進(jìn)行文書檔案管