集團(tuán)檔案管理制度

集團(tuán)檔案管理制度XX司監(jiān)字[2023]17號(hào)2023年7月19日印發(fā)一、總則1、為加強(qiáng)對(duì)本公司各類檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地為集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，為適應(yīng)公司發(fā)展要求，特修訂本辦法。2、本制度所稱的檔案是指公司成立以來(lái)，在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照，文書(shū)、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。3、檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團(tuán)系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。4、根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和融資類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門(mén)負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，監(jiān)察室具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)1、管理模式監(jiān)察室是集團(tuán)系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門(mén)，集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理采取公司總部直管模式，即集團(tuán)總部監(jiān)察室和下屬公司、地區(qū)公司監(jiān)察分室檔案人員的聘任、獎(jiǎng)懲、職務(wù)晉升、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由集團(tuán)總部監(jiān)察室直線管理。2、各公司預(yù)決算、招投標(biāo)、總工室、工程口和品牌宣傳等部門(mén)，須設(shè)置專門(mén)的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門(mén)根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。3、監(jiān)察室主要職責(zé)：（1）維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作。（2）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)和方針政策，根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理現(xiàn)狀，制定集團(tuán)系統(tǒng)文件材料歸檔和檔案保管利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。（3）確定集團(tuán)系統(tǒng)全宗編號(hào)原則，并制定檔案分類體系標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。（5）統(tǒng)籌負(fù)責(zé)集團(tuán)系統(tǒng)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。（6）發(fā)揮集團(tuán)總部管理監(jiān)督職能，定期對(duì)下屬單位檔案工作進(jìn)行檢查，督促各單位嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。（7）推行集團(tuán)系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。三、檔案的歸檔、立卷和移交（一）檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間（見(jiàn)附件一、附件二）（二）歸檔要求1、歸檔專業(yè)技術(shù)要求：（1）歸檔文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。（2）歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。（3）文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。（4）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。2、相關(guān)工作要求：（1）對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向本公司檔案室移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己、拒絕移交。（2）原則上，檔案取得后未存檔之前，部門(mén)人員不得先行使用，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對(duì)當(dāng)事人和部門(mén)負(fù)責(zé)人失職問(wèn)責(zé)嚴(yán)肅處理。（3）如因工作需要不能及時(shí)歸檔，應(yīng)主動(dòng)向檔案室備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔。（4）必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當(dāng)理由延遲歸檔者，扣罰歸檔經(jīng)辦人或部門(mén)專兼職資料員100元/天，扣罰該部門(mén)負(fù)責(zé)人50元/天。（三）檔案立卷1、立卷原則：綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊(cè)。2、立卷時(shí)間：綜合檔案室立卷時(shí)間為每年2月前。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開(kāi)發(fā)報(bào)建工作完成后立即開(kāi)始立卷，該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作。3、各部門(mén)專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。（四）檔案移交1、檔案對(duì)外移交地區(qū)公司按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí)，須上報(bào)公司董事長(zhǎng)審批。凡政府部門(mén)批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí)，檔案室須留存復(fù)印件備查。2、公司內(nèi)部檔案移交流程見(jiàn)附件三。移交要求如下：（1）檔案室接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn)，雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)，經(jīng)查驗(yàn)無(wú)誤方可辦理簽收手續(xù)。（2）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門(mén)和檔案室負(fù)責(zé)人均簽署“同意”意見(jiàn)或加蓋部門(mén)印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。3、對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒(méi)有檔案室簽字，人事部門(mén)不得辦理調(diào)離手續(xù)。四、檔案的利用（一）檔案借閱基本程序1、僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級(jí)資料，須按借閱管理權(quán)限呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。2、集團(tuán)本部借閱、各公司之間互調(diào)檔案，以及部門(mén)之間檔案資料借閱的具體工作流程見(jiàn)附件四。（二）檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定1、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清檔手續(xù)。逾期無(wú)法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)。無(wú)故延遲歸還的，扣罰借用人50元/天，扣罰相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人30元/天。2、一般情況下，借閱檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要填寫(xiě)借閱時(shí)間，須盡早歸還。凡借閱檔案原件，若一次性借閱時(shí)間超過(guò)7個(gè)工作日，地區(qū)公司須上報(bào)董事長(zhǎng)審批。3、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無(wú)損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記。4、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密。5、新入職和未轉(zhuǎn)正員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報(bào)集團(tuán)副總裁或地區(qū)公司副總經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。6、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案。7、借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向檔案部門(mén)報(bào)備，按公司規(guī)定失職問(wèn)責(zé)處理。8、外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫(xiě)明借閱內(nèi)容，經(jīng)集團(tuán)董事局領(lǐng)導(dǎo)或地區(qū)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱。9、實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。（三）檔案資料借閱審批權(quán)限（含原件和復(fù)印件）如無(wú)董事局主席批示，絕密類檔案一律不得復(fù)制。詳見(jiàn)附件五、附件六（四）復(fù)印件管理要求1、借用復(fù)印件，檔案室須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效”印章。2、復(fù)印件借用經(jīng)辦人，須根據(jù)審批要求使用復(fù)印件，且不允許私自再次復(fù)印，以免造成資料外泄。（五）檔案密級(jí)確定與管理公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。密級(jí)檔案保管要求如下：1、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。2、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱。3、屬于集團(tuán)公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負(fù)責(zé)保密。4、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且檔案室內(nèi)門(mén)、柜應(yīng)做到隨開(kāi)隨鎖。5、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。6、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。7、檔案屬下列情況之一者，不與開(kāi)放利用：（1）涉及公司商業(yè)機(jī)密；（2）涉及公司專利或技術(shù)秘密；（3）涉及公司員工個(gè)人隱私；（4）檔案形成部門(mén)規(guī)定限制使用。（六）檔案統(tǒng)計(jì)檔案部門(mén)應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。五、檔案保管和鑒定（一）檔案庫(kù)房設(shè)置及管理規(guī)定1、集團(tuán)本部、下屬公司和地區(qū)公司均應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案庫(kù)房，并保證庫(kù)房安全。檔案室由專人管理，無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理員離開(kāi)庫(kù)房要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗，確保檔案安全。2、檔案室（庫(kù)）應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng)。3、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)。4、定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查，對(duì)庫(kù)房設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。（二）檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由監(jiān)察室負(fù)責(zé)組織，與相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。1、不屬于歸檔范圍的文件資料鑒定與銷毀流程和已入庫(kù)檔案的鑒定銷毀流程見(jiàn)附件七。2、檔案鑒定要求（1）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定。（2）技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程口技術(shù)部門(mén)的專業(yè)意見(jiàn)。（3）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。3、檔案銷毀規(guī)定（1）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。（2）銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字。（3）檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。六、附則1、本制度為2023年第一次修訂，檔案管理辦法以本制度為準(zhǔn)，解釋權(quán)歸集團(tuán)監(jiān)察室。2、本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附件二：地區(qū)公司各部分檔案歸檔工作相關(guān)要求責(zé)任部門(mén)序號(hào)歸檔范圍歸檔要求與時(shí)間整理方法備注行政人事部1辦理完工商登記的公司各類證照相關(guān)資料，如基本證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開(kāi)戶許可證）、公司章程、各單位董事的決議資料等辦理完畢1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按公司分類裝盒，編制順序號(hào)，掃描并輸入檔案管理系統(tǒng)2以本公司名義發(fā)出或制定的文件，包括決議、決定、通知、通報(bào)、紀(jì)要、制度等文件發(fā)出立即歸檔各單位下發(fā)的公司級(jí)文件，根據(jù)發(fā)文字號(hào)（起草部門(mén)和文件內(nèi)容）歸檔，分別編制順序號(hào)3公司領(lǐng)導(dǎo)簽字的各類批示，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、證明、委托書(shū)、承諾函等承諾函須批辦完畢立即歸檔；其它批示先由部門(mén)保管，每半年移交監(jiān)察分室歸檔根據(jù)簽批類型分類，可隨與相之相關(guān)的的檔案一同存檔，裝盒編號(hào)4公司資產(chǎn)和車輛保險(xiǎn)等材料，包括：申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的資產(chǎn)購(gòu)置審批表（注明原件存財(cái)務(wù)）、資產(chǎn)調(diào)撥單、資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)表、資產(chǎn)報(bào)廢表等，以及車輛購(gòu)買(mǎi)保險(xiǎn)相關(guān)資料部門(mén)保管，每半年移交監(jiān)察分室歸檔按設(shè)備資產(chǎn)分類保管，編制順序號(hào)5政府部門(mén)下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按發(fā)文內(nèi)容分別接收裝盒，并編制保管順序號(hào)綜合計(jì)劃部1公司年度、季度和月度重要節(jié)點(diǎn)工作計(jì)劃，包括工程開(kāi)發(fā)建設(shè)計(jì)劃、融資計(jì)劃和銷售計(jì)劃等（含電子版）計(jì)劃相關(guān)文件下發(fā)后1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按根據(jù)發(fā)文字號(hào)歸檔裝盒，并編制保管順序號(hào)開(kāi)發(fā)部1開(kāi)發(fā)報(bào)建過(guò)程中取得的用地類、報(bào)建類各類證照、政府批文、圖紙及附圖、備案等相關(guān)資料，

1、報(bào)建類資料如：建筑工程消防設(shè)計(jì)審核書(shū)、建設(shè)工程報(bào)建審核書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖、建筑工程施工許可證及附圖、建設(shè)工程施工圖審查合格書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證、監(jiān)理許可證、修建性詳細(xì)規(guī)劃批復(fù)、防空地下室建設(shè)意見(jiàn)書(shū)、商品房預(yù)售許可證及附圖、違法建設(shè)行政處罰決定書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響申請(qǐng)書(shū)及報(bào)告表、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、送審建筑設(shè)計(jì)方案復(fù)函等

2、用地類資料如：房屋拆遷公告及附圖、房屋拆遷許可證、拍賣(mài)成交確認(rèn)書(shū)、用地紅線圖、房屋建設(shè)計(jì)劃預(yù)備項(xiàng)目表、征地拆遷補(bǔ)償協(xié)議書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目選址申請(qǐng)表、選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證報(bào)批表、建設(shè)用地規(guī)劃講可證及附圖、建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)及附圖、建設(shè)用地通知書(shū)及附圖、國(guó)有土地使用證及附圖、國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同、合作開(kāi)發(fā)合同等取得后24小時(shí)內(nèi)完成歸檔按項(xiàng)目-單位工程-資料類型分類，裝盒并編制保管順序號(hào)2開(kāi)發(fā)報(bào)建工作集團(tuán)董事局和地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示續(xù)表開(kāi)發(fā)部3開(kāi)發(fā)部簽訂的相關(guān)合同取得后24小時(shí)內(nèi)完成歸檔按照合同要求歸檔4政府部門(mén)下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按發(fā)文內(nèi)容分類，如與項(xiàng)目相關(guān)可存于項(xiàng)目檔案，裝盒并編制保管順序號(hào)合同管理部1所有經(jīng)合同管理部門(mén)審查報(bào)批的各類合同用印完畢即歸檔；我方先用印的合同，須由合同部跟進(jìn)，對(duì)方用印完畢后及時(shí)歸檔按合同類型將接收到的合同分別放入行政廣告、工程、報(bào)建、特殊等類型并分開(kāi)編制順序號(hào)2公司各種訴訟法律文書(shū)，包括：傳票、訴狀、判決書(shū)、裁決書(shū)、律師函等案件結(jié)案后5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔按案件類型分類裝盒，編制順序號(hào)3政府部門(mén)下發(fā)的與本公司職能有密切關(guān)系或由本公司承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件或批示文件接收后1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按文件內(nèi)容分別接收裝盒，并編制保管順序號(hào)招投標(biāo)部1征召投標(biāo)單位的資料資格審查合格單位、初選單位基本情況表、入圍單位聯(lián)系情況表、《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本、快遞投遞申請(qǐng)登記表合同簽訂且生效之日起20日內(nèi)移交單位檔案室將接收到的招投標(biāo)檔案按項(xiàng)目分類型分內(nèi)容，即立項(xiàng)報(bào)批、資格審查、開(kāi)標(biāo)議標(biāo)、投標(biāo)單位資料、綜合資料等類型分別歸檔編制順序號(hào)。[具體分類參考招投標(biāo)部檔案歸檔范圍]

2招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)書(shū)、搜集單位通知書(shū)、委托書(shū)、企業(yè)基本情況表、資質(zhì)證書(shū)、安全生產(chǎn)許可證、社保清單、近兩年業(yè)績(jī)清單、典型業(yè)績(jī)合同3約見(jiàn)單位記錄表、考察時(shí)間安排表、考察單位記錄表、考察報(bào)告招投標(biāo)部4定標(biāo)資料移交清單定標(biāo)審批表、招標(biāo)立項(xiàng)意見(jiàn)書(shū)、資格審查合格單位表、開(kāi)標(biāo)情況統(tǒng)計(jì)表、招標(biāo)文件、議標(biāo)呈批報(bào)告合同簽訂且生效之日起20日內(nèi)移交單位檔案室5預(yù)決算審計(jì)部出具的定標(biāo)價(jià)格審核報(bào)告、預(yù)決算審計(jì)部蓋章確認(rèn)的最終報(bào)價(jià)清單、招標(biāo)文件和招標(biāo)答疑收發(fā)記錄、對(duì)招標(biāo)文件澄清、答疑、修改的文件6技術(shù)標(biāo)評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書(shū)、落標(biāo)通知書(shū)7中標(biāo)人投標(biāo)文件正/副本(包括投標(biāo)報(bào)價(jià)的投標(biāo)函、報(bào)價(jià)匯總表等)、未中標(biāo)人投標(biāo)文件正/副本、需歸檔的其他資料8單項(xiàng)文件不隨具體項(xiàng)目歸檔或多個(gè)項(xiàng)目共用，且有地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)董事局領(lǐng)導(dǎo)批示的招投標(biāo)類資料 續(xù)表營(yíng)銷部1項(xiàng)目營(yíng)銷文書(shū)類與營(yíng)銷策劃、品牌推廣等有關(guān)的合同、協(xié)議用印完畢1個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按照合同要求歸檔2與銷售有關(guān)的認(rèn)購(gòu)書(shū)、商品房買(mǎi)賣(mài)合同、按揭協(xié)議等資料房產(chǎn)證辦理完畢1個(gè)月內(nèi)歸檔3項(xiàng)目營(yíng)銷文書(shū)類許主席審批的媒體投放審批和各類廣告投放立項(xiàng)報(bào)告等與申請(qǐng)用印的文件同時(shí)交監(jiān)察分室歸檔按項(xiàng)目分類-根據(jù)時(shí)間順序依次進(jìn)行整理裝盒并編制保管順序號(hào)；4項(xiàng)目樓盤(pán)平面廣告、樓盤(pán)新聞（報(bào)紙、雜志類）刊登后相應(yīng)報(bào)刊雜志3日內(nèi)歸檔5銷售物料（畫(huà)冊(cè)、樓書(shū)、銷售單張、戶型手冊(cè)等）印刷完畢3日以內(nèi)歸檔6品牌文書(shū)類刊登董事局領(lǐng)導(dǎo)接受訪問(wèn)的報(bào)刊、雜志；刊登后相應(yīng)報(bào)刊雜志3日以內(nèi)歸檔按主題活動(dòng)-時(shí)間順序依次進(jìn)行整理裝盒并編制保管順序號(hào)；（如不是大型品牌活動(dòng)，按時(shí)間順序依次排列）7公司品牌宣傳方面的形象廣告和新聞宣傳8刊登本公司重要管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的畫(huà)冊(cè)、報(bào)紙、雜志、簡(jiǎn)摘等企業(yè)文化和品牌宣傳刊物；9公司重要活動(dòng)，慶典和重大儀式等策劃活動(dòng)方案和實(shí)施計(jì)劃文件下發(fā)當(dāng)即歸檔10公司和樓盤(pán)表彰評(píng)選、議程等重要資料（含上級(jí)部門(mén)或評(píng)選組織機(jī)構(gòu)的來(lái)文、評(píng)選文件、獲獎(jiǎng)文件等）頒獎(jiǎng)結(jié)束后3日以內(nèi)歸檔按評(píng)選獎(jiǎng)項(xiàng)（包括評(píng)選獎(jiǎng)項(xiàng)的所有文件資料）-根據(jù)時(shí)間順序依次進(jìn)行整理裝盒11聲像檔案各個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)班子及有關(guān)重要活動(dòng)，及反映公司各個(gè)歷史時(shí)期建設(shè)面貌的聲像資料；聲像文件最終形成后當(dāng)天歸檔按分項(xiàng)分類對(duì)接收到的聲像檔案進(jìn)行檢查，如攝制時(shí)間、地點(diǎn)、人物及相關(guān)內(nèi)容是否齊全，要求相關(guān)責(zé)任人員補(bǔ)充完整并分類編制順序號(hào)

12本公司內(nèi)外部組織或參加的重要會(huì)議及活動(dòng)聲像資料；13反映本公司主要職能活動(dòng)和工作成果的聲像資料；14級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；15上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本單位視察、檢查工作形成的聲像材料；16聲像文件最終形成后當(dāng)天歸檔17榮獲各種榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯等的聲像材料；18其它具有新聞價(jià)值和保存價(jià)值的聲像材料等續(xù)表營(yíng)銷部19實(shí)物檔案受到上級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)潞蜆s譽(yù)證書(shū)，公司大型活動(dòng)中獲得的錦旗、禮品、紀(jì)念品（冊(cè)）、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)題詞及在對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品等相關(guān)活動(dòng)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔按錦旗、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、題詞、其它分類，編制卷內(nèi)目錄，制作實(shí)物檔案標(biāo)簽貼于其背面左上角。拍照，與目錄一起上傳至檔案管理系統(tǒng)。20上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士等贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫(huà)、工藝品等預(yù)決算部1所有項(xiàng)目的工程結(jié)算審核資料，包括：工程結(jié)算審核表、工程竣工圖、預(yù)決算部結(jié)算書(shū)、施工單位結(jié)算書(shū)、各種樁基礎(chǔ)施工記錄、勘察鉆探工程原始記錄及勘探成果報(bào)告、甲供材料供貨記錄和憑證、工程簽證單（含轉(zhuǎn)扣簽證）、主體工程施工進(jìn)度申請(qǐng)表、施工組織設(shè)計(jì)、工程結(jié)算申請(qǐng)表、施工圖會(huì)審記錄、隱蔽驗(yàn)收記錄、變更通知（設(shè)計(jì)變更、工程變更等）、工程開(kāi)工令及乙方回執(zhí)、工程延期申請(qǐng)及批復(fù)表、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表、竣工驗(yàn)收記錄、材料、設(shè)備使用變更審批表、工程委托書(shū)、合同、材料設(shè)備使用許可證、調(diào)試報(bào)告、工作聯(lián)系單、來(lái)往函件、監(jiān)理通知等、社保金繳納憑證、結(jié)算需要的其它未列項(xiàng)工程結(jié)算完成后3個(gè)工作日以內(nèi)歸檔按結(jié)算完的項(xiàng)目（或項(xiàng)目-單位工程）分類，裝訂，給予每本結(jié)算書(shū)分別編制順序號(hào)每本結(jié)算資料內(nèi)容根據(jù)具體項(xiàng)目結(jié)算情況而定總工室1關(guān)于項(xiàng)目設(shè)計(jì)事宜的往來(lái)函件、圖紙校審會(huì)簽表、設(shè)計(jì)變更通知、會(huì)議紀(jì)要由總工室資料室實(shí)時(shí)歸檔保管，項(xiàng)目竣工后移交單位檔案室按項(xiàng)目-單位工程-資料類型分類，裝盒并編制順序號(hào)2關(guān)于項(xiàng)目設(shè)計(jì)事項(xiàng)的請(qǐng)示報(bào)告3方案圖（附帶方案確認(rèn)書(shū)）、方案調(diào)整申報(bào)表（附帶圖紙）按各項(xiàng)目-單位工程（規(guī)劃、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、裝修、園林、其他類別整理編目裝盒編制順序號(hào))。4總工室下發(fā)的各類施工圖（建筑、結(jié)構(gòu)、水電、空調(diào)、配套圖等）

按各項(xiàng)目-單位工程-專業(yè)進(jìn)行分類整理、編目裝盒編制順序號(hào)個(gè)別零星工程圖紙較少的（如圍墻、泳池結(jié)構(gòu)、電梯、道路、管線圖等），歸為綜合配套總類，再按專業(yè)分類整理編目存檔續(xù)表采購(gòu)部1與采購(gòu)工作有關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)批示采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)交監(jiān)察分室歸檔按項(xiàng)目-單位工程-資料類型裝盒，并分別編制順序號(hào)2涉及采購(gòu)工作的詢價(jià)、報(bào)價(jià)單、定價(jià)表等相關(guān)資料工程部11監(jiān)理日志；2監(jiān)理日?qǐng)?bào)、月報(bào)、總結(jié)等；3監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則；4監(jiān)理工程師聯(lián)系單及批復(fù)；5監(jiān)理工作聯(lián)系單；6旁站記錄；7材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)；8分包資質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)等；9檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄；10工程總結(jié)日常由工程部門(mén)資料室負(fù)責(zé)保管，單位工程竣工后30日內(nèi)移交監(jiān)察分室按項(xiàng)目-單位工程進(jìn)展先后所形成的資料類型裝盒，編制順序號(hào)，工程檔案存放順序可依次分為工程準(zhǔn)備、工程監(jiān)理、工程施工、工程合同、工程材料、工程竣工等。211工程開(kāi)工令、延期批復(fù)；12施工組織設(shè)計(jì)、各分部工程施工方案；13與相關(guān)單位的往來(lái)函件（尤其是施工單位向我司發(fā)出的索賠相關(guān)函件）314施工過(guò)程形成的聲像資料；15施工過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄資料及質(zhì)保資料4竣工備案資料（含工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理資料、施工過(guò)程資料、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖）；其它1其它事關(guān)公司經(jīng)營(yíng)管理和重要事項(xiàng)的相關(guān)資料資料產(chǎn)生后，業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)與監(jiān)察分室溝通，意見(jiàn)明確后按要求歸檔注:本表中“歸檔”均指向監(jiān)察分室歸檔。附件五：集團(tuán)總部檔案借閱權(quán)限審批表序號(hào)檔案類別主要借閱內(nèi)容檔案性質(zhì)審批權(quán)人備注1普通類公司發(fā)文文件下發(fā)時(shí)注明適合公開(kāi)的各類通知、紀(jì)要、制度、規(guī)定等原件部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)印件2機(jī)密或絕密類公司發(fā)文文件下發(fā)時(shí)注明機(jī)密或絕密等不適合公開(kāi)的各類通知、紀(jì)要、制度、規(guī)定等原件文件簽發(fā)人復(fù)印件3公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的特殊資料土地及項(xiàng)目購(gòu)買(mǎi)、開(kāi)發(fā)報(bào)建、備案等工作中形成的特殊文件資料原件副總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件4境外公司所有資料包括章程、開(kāi)業(yè)證明、董事名冊(cè)、股東名冊(cè)等原件董事局主席復(fù)印件5除境外公司以外的公司證照營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、驗(yàn)資報(bào)告、公司章程、董事會(huì)決議等原件副總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件6土地合同土地使用權(quán)成交確認(rèn)書(shū)、國(guó)有土地使用權(quán)出讓合同、一級(jí)土地整理合同、土地合作開(kāi)發(fā)協(xié)議、為取得土地使用權(quán)而簽訂的股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、拆遷協(xié)議、征地拆遷補(bǔ)償協(xié)議書(shū)

為履行土地購(gòu)買(mǎi)合同而簽署的補(bǔ)充協(xié)議、承諾書(shū)、借款協(xié)議、解約協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄，以及其他為履行土地購(gòu)買(mǎi)合同而簽訂的相關(guān)協(xié)議等原件副總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件7除土地合同之外的其它合同公司日常經(jīng)營(yíng)管理中簽訂的各類合同原件副總裁及以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件8項(xiàng)目用地資料房屋拆遷公告及附圖、房屋拆遷許可證、用地紅線圖、房屋建設(shè)計(jì)劃預(yù)備項(xiàng)目表、建設(shè)項(xiàng)目選址申請(qǐng)表、選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證報(bào)批表、建設(shè)用地規(guī)劃講可證及附圖、建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)及附圖、建設(shè)用地通知書(shū)及附圖、國(guó)有土地使用證及附圖等原件公司總裁助理以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件9項(xiàng)目報(bào)建資料建筑工程消防設(shè)計(jì)審核書(shū)、建設(shè)工程報(bào)建審核書(shū)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附圖、建筑工程施工許可證及附圖、建設(shè)工程施工圖審查合格書(shū)原件

復(fù)印件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)9項(xiàng)目報(bào)建資料建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收合格證、監(jiān)理許可證、修建性詳細(xì)規(guī)劃批復(fù)、防空地下室建設(shè)意見(jiàn)書(shū)、商品房預(yù)售許可證及附圖、違法建設(shè)行政處罰決定書(shū)、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響申請(qǐng)書(shū)及報(bào)告表、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、送審建筑設(shè)計(jì)方案復(fù)函等原件

復(fù)印件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)10招投標(biāo)檔案征召投標(biāo)單位的資料，定標(biāo)資料移交清單，以及不隨具體項(xiàng)目或多個(gè)項(xiàng)目共用，且有地區(qū)公司領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)董事局領(lǐng)導(dǎo)批示的招投標(biāo)類資料原件副總裁級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件11訴訟檔案各類訴訟案件的原始檔案原件董事局分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件12工程檔案按照集團(tuán)歸檔要求，工程竣工后移交監(jiān)察分室保管的工程類檔案原件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件13項(xiàng)目結(jié)算檔案與項(xiàng)目結(jié)算有關(guān)的結(jié)算檔案原件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件14聲像檔案光盤(pán)、磁碟等原件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件15實(shí)物檔案獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、紀(jì)念品等原件公司總裁助理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印件附件六：地區(qū)公司檔案原件借閱權(quán)限審批表序號(hào)檔案類別主要借閱內(nèi)容檔案性質(zhì)審批權(quán)人備注1普通類公司發(fā)文文件下發(fā)時(shí)注明適合公開(kāi)的各類通知、紀(jì)要、制度、規(guī)定等原件地區(qū)公司

部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)印件2機(jī)密或絕密類公司發(fā)文文件下發(fā)時(shí)注明機(jī)密或絕密等不適合公開(kāi)的各類通知、紀(jì)要、制度、規(guī)定等原件文件簽發(fā)人復(fù)