餐飲采購管理手冊

普利歐

選購管理手冊

書目

第一章.......選購管理制度

其次章.......選購辦工作流程

第三章.......選購辦各崗位職責(zé)及分工

第四章.......選購辦相關(guān)工作表格.

選購管理制度

為使公司的選購工作走上制度化、規(guī)范化，合理限制成本，加強(qiáng)內(nèi)部工

作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本選購管理制度。

一、選購管理部門

公司設(shè)立專職選購辦,接受公司董事及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)公

司的選購工作。

二、選購辦工作基本要求

1.全部選購項(xiàng)目均需董事簽批授權(quán)同意。

2.全部選購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月

每一類至少有三家供貨商供應(yīng)報(bào)價單。

3.全部選購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定。

4.選購辦工作人員須對自己選購物品的價格和品質(zhì)負(fù)責(zé)。

5.選購辦須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等

方式獲得公司運(yùn)用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格

信息庫，以書面形式匯報(bào)給公司財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)。

6.全部供應(yīng)商名片、報(bào)價單、合同等資料及樣品選購辦須登記歸檔

并妥當(dāng)保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及選購人

員自購物品價格信息選購辦每天須錄入至選購辦價格信息

庫.

7.選購時間要求:一般物品選購時間為3天;急用物品當(dāng)天必需

選購回來；ER刷品、一次性用品、等運(yùn)用部門須提前一個月下單

選購

8.選購辦禁止選購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以

報(bào)銷

9.禁止運(yùn)用部門自行選購物品或私自與供應(yīng)商洽談選購事宜

10.選購辦負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款剛好簽批支付事宜.對到期的

應(yīng)付帳款,公司應(yīng)剛好支付，以建立公司良好形象維護(hù)公司財(cái)務(wù)信

譽(yù),同時也為日后的選購工作供應(yīng)便利.

三、選購審批程序

1.申購單審批程序：

運(yùn)用部門經(jīng)理（倉庫主管）一?財(cái)務(wù)部復(fù)查一＞主管領(lǐng)導(dǎo)審/f選購

辦詢儕f主管領(lǐng)導(dǎo)簽字一總經(jīng)理簽—?選購購買

2.單位價值500元以下或批量價值在1000元以下的由選購辦現(xiàn)金

自購的物品，選購辦須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果

和選定的供應(yīng)商，經(jīng)總經(jīng)理最終批準(zhǔn)后方可選購.酒店財(cái)務(wù)部將對價

格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.

2.單位價值500元以上或批量價值在1000元以上的物品選購審

批程序：

選購辦找尋至少三家廠商比較價格品質(zhì)一＞評定小組確定供貨商

―?選購辦與供貨商共同草擬合同或選購協(xié)議一?財(cái)務(wù)審批

一董事審批蓋章或簽字TM亍合同或協(xié)議

（評定小組由選購辦、運(yùn)用部門、財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)組成）

3.賒購（月結(jié)）物品選購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、海鮮，水果由公司總倉儲干脆下單至選購辦

叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

各月結(jié)供應(yīng)商選定方法：選購辦每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家

供應(yīng)商報(bào)價，選購辦、運(yùn)用部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部組成供貨商評定小組,

通力合作，進(jìn)行價格及質(zhì)量的比較和探討，選定供應(yīng)商。選購辦及上

述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根據(jù)市場調(diào)查的價格，與供應(yīng)商

確定固定的一個月的供應(yīng)價，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價格供

應(yīng)公司所需的物料.

四、選購監(jiān)督

選購成本的限制由財(cái)務(wù)部、選購辦、運(yùn)用部門共同完成，平常

各部門應(yīng)剛好到市場上了解價格行情，以促進(jìn)公司選購成本的限

制與監(jiān)督.

五、供應(yīng)商管理

1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期（每月或每季度）牽頭,組織財(cái)務(wù)部、選購辦、運(yùn)用部

門對供應(yīng)商進(jìn)行評估（酒店每類物品須有至少三家供貨商），淘汰部

分不合格供貨商.

2.選用供應(yīng)商角度采納1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個

主供應(yīng)商、2個協(xié)助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個

主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個協(xié)助供應(yīng)商供應(yīng)

大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商馬上頂

替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是協(xié)助供應(yīng)商的后備力氣，也使公司

在選購極其特別物資時無購買死角。

3.選購辦要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作，維護(hù)公司形象.

選購辦工作流程

一、各類物品選購工作流程

1、倉庫補(bǔ)倉物品的選購工作流程：

倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的選購線，在存量接

近或低于選購線時，即須要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫管理員

要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“選購申請單”，且選購申請單內(nèi)必需

注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送選購主管初審，選購主管在選

購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間c選購主管初審

同意后，按倉庫“選購申請單”內(nèi)容要求,在至少三家供貨

商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購看法，按酒店選購

審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購辦馬上組織實(shí)施，一

般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特別狀況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯

報(bào)。

2、部門新增物品的選購工作流程：

若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)特

地申請報(bào)告，經(jīng)董事審批后，連同”選購申請單”一并送交選

購辦，主管領(lǐng)導(dǎo)初審?fù)夂?，按“選購申請單”內(nèi)容要

求，在至少三家供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購

看法，按公司選購審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購

辦馬上組織實(shí)施.

3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的選購工作流程：

如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物

品報(bào)損報(bào)告''給財(cái)務(wù)部及董事審批。經(jīng)審批后，將一份“物品

報(bào)損報(bào)告”和選購申請單一并送交選購辦，選購辦須在

選購申請單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）最近一次訂貨單價；

（3）最近一次訂貨數(shù)量；

（4）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

選購辦在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按公司選購

審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，組織選購

O

4、鮮活食品凍品的選購工作流程：

蔬菜、鮮肉類、海鮮，水果等物料的選購申請，由各地區(qū)分

店、各部門總廚或店長，依據(jù)當(dāng)日經(jīng)營狀況，預(yù)料明天用量,

填寫每日申購單交選購辦，選購辦當(dāng)日下午以電話落單

或其次日干脆到市場選購。

5、修理零配件和工程物料的選購工作流程：

工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“選購申請單”，且選購申請單

內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）平均每月消耗量；

（3）庫存數(shù)量；

（4）最近一次訂貨單價；

（5）最近一次訂貨數(shù)量；

（6）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

大型改造工程或大型修理活動,工程部須做工程預(yù)算，并依據(jù)預(yù)

算表項(xiàng)目填寫選購申請單（工程預(yù)算表附在選購申請單下

面），且選購申請單內(nèi)必需注明以下資料：

（1）貨品名稱，規(guī)格；

（2）庫存數(shù)量；

（3）最近一次訂貨單價；

（4）最近一次訂貨數(shù)量；

（5）供應(yīng)本次訂貨數(shù)量建議。

以上選購申請單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后送選購辦初審，選購

辦初審?fù)夂?，按“選購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家

供貨商中比較，選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出選購看法，按公司選購

審批程序報(bào)批，經(jīng)董事批準(zhǔn)后，選購辦馬上組織實(shí)施.

二、選購工作流程中須規(guī)范事項(xiàng)：

1、全部的選購申請必需填寫一式四聯(lián)，選購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核

簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會計(jì)，資產(chǎn)會計(jì)復(fù)核后送董事。

2、選購申請單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。

其次聯(lián)選購辦存檔并組織選購。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會計(jì)存檔核實(shí)。

第四聯(lián)部門存檔。

3、審核選購申清單：收到選購申請單后、選購辦應(yīng)作出以下復(fù)

查以防錯漏。

（1）簽置核對：檢查選購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正

確。

（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，確定選購申請單上的數(shù)

量是否正確。

4、邀請供應(yīng)商報(bào)價。

三、貨比三家工作流程：

每類物品報(bào)價單須要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私

舞弊，保證選購物品價格的合理性。公司實(shí)行三方報(bào)價的方法進(jìn)行選

購工作，即在訂貨前，必需征詢3個或3個以上供應(yīng)商報(bào)價，然后確

定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：

1、選購辦依據(jù)選購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價單，

包括：①填寫空白報(bào)價單中所須要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、

數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商(至少選擇3個供應(yīng)

商)，要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供

應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報(bào)價

單上并登記報(bào)價人的姓名，職務(wù)等。③提出選購辦的選擇看法和

理由，連同報(bào)價單一起送交評定小組審批。

2、評定小組依據(jù)選購辦供應(yīng)的有關(guān)報(bào)價資料，參考選購辦的看

法，對幾個供應(yīng)商報(bào)來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確

定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報(bào)董事審核.

四、選購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作

1、選購訂單的跟催

當(dāng)訂單發(fā)出后，選購辦須要跟催整個過程直至收貨入庫。

2、選購訂單取消

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