《Wor 2021基礎(chǔ)與應(yīng)用》 課件 項目七 大綱、目錄和索引

07大綱、目錄和索引529任務(wù)1使用大綱視圖與主控文檔任務(wù)2創(chuàng)建目錄任務(wù)3創(chuàng)建圖表目錄任務(wù)4交叉引用任務(wù)5創(chuàng)建索引530使用大綱視圖與主控文檔任務(wù)1531學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能使用大綱視圖。2.能描述主控文檔和子文檔的含義與功能。3.能創(chuàng)建主控文檔。4.能將普通文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔。532任務(wù)描述大綱視圖是一種以縮進文檔標(biāo)題的形式來代表標(biāo)題在文檔結(jié)構(gòu)中級別的頁面瀏覽方式。在大綱視圖中，Word2021簡化了文本格式的設(shè)置，以方便用戶組織文檔結(jié)構(gòu)，從而更好地編輯長文檔。在Word2021中，大綱就是文檔中標(biāo)題的分層結(jié)構(gòu)。大綱在書籍中特別是電子書籍中經(jīng)常出現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)論壇的頁面上更是經(jīng)常用到。用戶可以通過文檔大綱方便、快捷地瀏覽整個文檔框架，快速找到自己感興趣的內(nèi)容。533實踐操作Word2021中提供了“大綱視圖”，用戶可以方便地在“大綱視圖”下瀏覽文檔的大綱。單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕可以進入大綱視圖，也可以按Ctrl+Alt+O組合快捷鍵進入大綱視圖。在大綱視圖下，用戶可以編輯、查看、修改文檔的大綱，從大綱中找出自己感興趣的部分，以便仔細閱讀，在“視圖”選項卡下“顯示”組中選中“導(dǎo)航窗格”復(fù)選框，之后將根據(jù)文檔的標(biāo)題在文檔的左側(cè)生成文檔結(jié)構(gòu)圖，如圖所示，通過文檔結(jié)構(gòu)圖，可以直觀顯示文檔的大綱。用戶可以單擊大綱中自己感興趣的標(biāo)題，瀏覽該標(biāo)題下的內(nèi)容。534535文檔導(dǎo)航窗格實踐操作1.創(chuàng)建主控文檔格具體操作步驟如下：（1）創(chuàng)建一篇新的Word文檔，單擊“視圖”選項卡下“視圖”組中的“大綱”按鈕，將文檔以大綱視圖顯示，如圖所示。536大綱視圖（2）在文檔的第一行輸入標(biāo)題文字“教師績效考核管理辦法”，并在“大綱工具”組中單擊按鈕“

”打開下拉列表，在其中選擇“1級”，將標(biāo)題文字設(shè)置為1級標(biāo)題，如圖所示。537將標(biāo)題文字設(shè)置為1級標(biāo)題（3）在第二行、第三行、第四行分別輸入相應(yīng)的內(nèi)容，并將其設(shè)置為2級標(biāo)題。（4）在子文檔中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，用相同的方法設(shè)置其他2級標(biāo)題并創(chuàng)建子文檔，創(chuàng)建完畢文檔就成為主控文檔，單擊“保存”按鈕即可保存主控文檔，如圖所示。538主控文檔2.將文檔轉(zhuǎn)換為主控文檔具體操作步驟如下：（1）將素材“大綱視圖”以大綱視圖的方式打開，并將第一行“1.1.1創(chuàng)建具有專業(yè)水準(zhǔn)的文檔”設(shè)置為1級標(biāo)題，如圖所示。（2）選擇要作為子文檔的內(nèi)容，比如選擇第四行，設(shè)置文本“1.減少格式設(shè)置的時間，把更多精力花在撰寫上”為2級標(biāo)題，單擊“主控文檔”組中的“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建子文檔。539設(shè)置1級標(biāo)題創(chuàng)建目錄任務(wù)2540學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能創(chuàng)建并修改目錄。2.能設(shè)置目錄自動更新。541任務(wù)描述目錄是長文檔不可缺少的部分，一般在長文檔的開始部分都要列出文檔的目錄。有了目錄，讀者就能很容易了解文檔的結(jié)構(gòu)，并快速定位需要查詢的內(nèi)容。Word2021可以搜索與所選樣式匹配的標(biāo)題，根據(jù)標(biāo)題樣式設(shè)置目錄項文本的格式和縮進，然后將目錄插入文檔中。542本任務(wù)以創(chuàng)建如圖所示的目錄為例，講解目錄的創(chuàng)建方法。543目錄相關(guān)知識使用“引用”選項卡下的“目錄”組可以創(chuàng)建新的目錄。Word2021提供了一個樣式庫，其中有多種目錄樣式可供選擇。目錄中包含標(biāo)題和頁碼，在創(chuàng)建目錄之前，首先要標(biāo)記目錄項，然后從樣式庫中選擇所需的目錄樣式，Word2021再自動根據(jù)標(biāo)記的標(biāo)題創(chuàng)建目錄。創(chuàng)建目錄最簡單的方法是使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式，也可以創(chuàng)建基于已應(yīng)用的自定義樣式的目錄，或?qū)⒛夸浖墑e指定給各個文本項。創(chuàng)建目錄的方法主要有以下兩種：544●選擇要插入目錄的位置，打開“引用”選項卡，在“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇所需的目錄樣式即可?！襁x擇要插入目錄的位置，在“引用”選項卡下“目錄”組中單擊“目錄”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義目錄”選項，在打開的“目錄”對話框的“目錄”選項卡中單擊“選項”按鈕，在彈出的對話框中選中“樣式”復(fù)選框，查找應(yīng)用于文檔中的標(biāo)題的樣式，在“目錄級別”欄中輸入1～9中的一個數(shù)字，指定標(biāo)題樣式代表的級別，完成后單擊“確定”按鈕，如圖所示。545546創(chuàng)建目錄實踐操作1.使用標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄標(biāo)題樣式就是應(yīng)用于標(biāo)題的格式。創(chuàng)建目錄最簡單的方法是使用內(nèi)置的標(biāo)題樣式。用戶還可以創(chuàng)建基于已應(yīng)用的自定義樣式的目錄。具體操作步驟如下：（1）打開項目七素材中的“樣章（項目七任務(wù)2～5）”文檔，選擇要應(yīng)用標(biāo)題樣式的標(biāo)題。在“開始”選項卡下“樣式”組中單擊所需的樣式。547（2）如果希望目錄包括沒有被設(shè)置為標(biāo)題格式的文本，可以使用以下步驟標(biāo)記各個文本項。1）選擇要在目錄中包括的文本。2）在“引用”選項卡下“目錄”組中單擊“添加文字”按鈕。3）單擊要標(biāo)記的級別。4）重復(fù)步驟1）～步驟3），直到希望顯示的所有文本都出現(xiàn)在目錄中。（3）所有的標(biāo)題級別設(shè)置完成后，將光標(biāo)定位到要插入目錄的位置，通常是在文檔的開始處。548（4）單擊“引用”選項卡下“目錄”組中的“目錄”按鈕，選擇所需要的目錄樣式，如圖所示。549選擇目錄樣式（5）如果在下拉菜單中沒有所需的目錄樣式，單擊下拉菜單中的“自定義目錄”選項，并在彈出的“目錄”對話框中顯示“目錄”選項卡，如圖所示。550“目錄”選項卡（6）在“格式”下拉列表中選擇目錄的風(fēng)格，選擇的結(jié)果可以通過“打印預(yù)覽”選項組查看，左側(cè)窗口展示了目錄在打印文檔中的外觀，右側(cè)窗口展示了目錄在Web文檔中的外觀。如果在“格式”下拉列表中選擇“來自模板”選項，則表示使用內(nèi)置的目錄樣式來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊“修改”按鈕，按照更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。（7）返回“目錄”對話框，如果在“打印預(yù)覽”選項組選中“顯示頁碼”復(fù)選框，將在標(biāo)題后顯示頁碼；如果選中“頁碼右對齊”復(fù)選框，頁碼將靠右排列，而不是緊跟在標(biāo)題項的后面。5512.更新目錄Word2021創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)的，如果文檔中的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁碼或標(biāo)題發(fā)生了變化，就需要更新目錄，使目錄與文檔的內(nèi)容保持一致。不要直接修改目錄，因為這樣容易引起目錄與文檔內(nèi)容的不一致。具體操作方法如下：（1）在目錄上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊“更新域”選項，如圖所示。552553更新域（2）按下F9鍵，可以迅速更新目錄最近的修改，此時彈出“更新目錄”對話框，如圖所示。554“更新目錄”對話框創(chuàng)建圖表目錄任務(wù)3555學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能創(chuàng)建圖表目錄。2.能根據(jù)圖表目錄查找每個圖表。556任務(wù)描述圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現(xiàn)的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據(jù)圖表的題注標(biāo)簽或自定義樣式的圖表標(biāo)簽，并參考頁碼，按照排序級別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。如圖所示為一個圖表目錄。557558圖表目錄相關(guān)知識圖表目錄是針對文檔中出現(xiàn)的圖形、表格等對象列出的目錄，在Word2021中，可以利用題注、樣式、目錄域等來編制圖表目錄，需要將文檔中的所有圖表應(yīng)用樣式，或?qū)⑽臋n中的所有圖表位置標(biāo)記目錄域，就可以創(chuàng)建圖表目錄了。有時文檔中的標(biāo)簽是用戶輸入的，并不是利用Word2021的題注標(biāo)簽功能添加的，這時就需要使用自定義樣式創(chuàng)建圖表目錄。559實踐操作建立圖表目錄的具體操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位到要插入圖表目錄的位置。（2）選中“樣式”復(fù)選框，并在右側(cè)的下拉列表中選擇圖表標(biāo)簽將要使用的樣式名，選擇自定義的“圖表”樣式，單擊“確定”按鈕。（3）在“圖表目錄”對話框中單擊“確定”按鈕后返回文檔，可以看到如上圖所示的圖表目錄已經(jīng)建立好了。560交叉引用任務(wù)4561學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能建立交叉引用。2.能修改交叉引用。562任務(wù)描述交叉引用就是在文檔的一個位置引用文檔另一個位置的內(nèi)容，如果兩篇文檔都是同一篇主控文檔的子文檔，用戶也可以在一篇文檔中引用另一篇文檔的內(nèi)容。交叉引用常用于需要互相引用的地方，如“有關(guān)×××的使用方法，請參閱第×章第×節(jié)”。在處理長文檔時，如果用人工來處理交叉引用的內(nèi)容，既要花費大量時間，又容易出錯，使用Word2021的交叉引用功能將使查找更方便、快捷。Word2021會自動確定引用的頁碼、編號等內(nèi)容，如果以超鏈接形式插入交叉引用，則讀者在閱讀文檔時，可以通過單擊交叉引用直接查看所引用的項目。563相關(guān)知識交叉引用可以讓讀者盡快找到想找的內(nèi)容，也能使整篇文檔更加有條理。當(dāng)文檔某處需要引用其他部分的內(nèi)容時，可以插入交叉引用，也可為標(biāo)題、腳注、書簽、題注、編號、段落等創(chuàng)建交叉引用。單擊“引用”選項卡下“題注”組中的“交叉引用”按鈕，可以打開如圖所示的“交叉引用”對話框。564“交叉引用”對話框?qū)嵺`操作要在文檔中引用其他信息，甚至包含該信息所在的頁碼等，可以利用創(chuàng)建交叉引用的辦法來實現(xiàn)，具體操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位在文檔中需要插入交叉引用的位置，或輸入交叉引用開頭的文字，如“進入、退出系統(tǒng)的方法”。（2）在“引用類型”下拉列表中選擇需要的項目類型，如果文檔中存在該項目類型的項目，會出現(xiàn)在下面的列表中供用戶選擇。565（3）在“引用內(nèi)容”下拉列表中選擇要插入的信息，如“標(biāo)題文字”“頁碼”“標(biāo)題編號”等。（4）在“引用哪一個標(biāo)題”框中單擊選擇引用的具體內(nèi)容，如選擇標(biāo)題“1.4金蝶KIS的啟動和退出”。（5）要使讀者可以直接中轉(zhuǎn)到引用的項目，選中“插入為超鏈接”復(fù)選框；否則，將直接插入選中項目的內(nèi)容。（6）單擊“插入”按鈕，即可插入一個交叉引用。（7）如果“包括‘見上方’/‘見下方’”復(fù)選框可用，可選中此復(fù)選框來包含引用項目的相對位置信息。566創(chuàng)建索引任務(wù)5567學(xué)習(xí)目標(biāo)1.能描述索引的定義。2.能創(chuàng)建索引。568任務(wù)描述索引是一種常見的文檔注釋，標(biāo)記索引項本質(zhì)上是插入了一個隱藏的代碼，以便作者查詢。創(chuàng)建索引與創(chuàng)建目錄的方法基本相似，單擊“引用”選項卡下“索引”組中的“插入索引”按鈕，打開“索引”對話框，如圖所示，單擊“標(biāo)記索引項”按鈕，在彈出的對話框中輸入主索引項，必要時也可以輸入次索引項，即可將索引項插入文檔中。569570“索引”對話框相關(guān)知識所謂索引，就是在文檔中出現(xiàn)的單詞和短語的列表。索引用于列出一篇文章中討論的術(shù)語和主題，以及它們出現(xiàn)的頁碼。建立索引是為了方便用戶對文檔中的某些信息進行查找。在Word2021中創(chuàng)建一個索引分為兩步。首先，在所選文檔中標(biāo)記出用戶想要索引的所有條目，稱為“標(biāo)記索引項”。標(biāo)記索引項由文檔中的關(guān)鍵詞、短語或名字組成，可以通過提供文檔中主索引項的名稱和交叉引用來標(biāo)記索引項。其次，根據(jù)文檔標(biāo)記的條目來創(chuàng)建索引。標(biāo)記索引項后，Word會在文檔中添加特殊的域，用戶可以為單個的詞、詞組或符號創(chuàng)建索引項，也可以為包含連續(xù)多頁的主題創(chuàng)建索引項，還可以引用另外的項。571實踐操作標(biāo)記索引項的具體