會(huì)議室等級(jí)使用管理制度

會(huì)議室等級(jí)使用管理制度第一章總則

為確保會(huì)議室資源的高效利用，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議管理，特制定本會(huì)議室等級(jí)使用管理制度（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“制度”）。本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

一、目的與原則

1.本制度旨在合理分配、使用會(huì)議室資源，保障公司各級(jí)別會(huì)議的順利進(jìn)行。

2.會(huì)議室使用遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，實(shí)行等級(jí)管理，確保資源合理分配。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)正式會(huì)議、培訓(xùn)、座談等活動(dòng)。

2.公司各部門(mén)、各級(jí)別員工均應(yīng)遵守本制度。

三、會(huì)議室等級(jí)劃分

1.根據(jù)會(huì)議室的功能、容納人數(shù)、設(shè)備配置等因素，將會(huì)議室分為三個(gè)等級(jí)：A級(jí)、B級(jí)、C級(jí)。

2.各級(jí)別會(huì)議室的具體配置及容納人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由行政部另行制定。

四、會(huì)議室使用權(quán)限

1.A級(jí)會(huì)議室主要用于公司級(jí)重要會(huì)議、大型活動(dòng)等，由公司領(lǐng)導(dǎo)層或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)使用。

2.B級(jí)會(huì)議室用于部門(mén)級(jí)會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員申請(qǐng)使用。

3.C級(jí)會(huì)議室用于普通會(huì)議、小組討論等，由各部門(mén)員工申請(qǐng)使用。

五、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)約，預(yù)約方式由行政部統(tǒng)一規(guī)定。

2.預(yù)約成功后，申請(qǐng)人需按照規(guī)定時(shí)間、地點(diǎn)參加會(huì)議，不得擅自更改或取消。

3.如遇特殊情況需更改或取消預(yù)約，應(yīng)提前通知行政部，以便及時(shí)調(diào)整會(huì)議室安排。

六、違規(guī)處理

1.申請(qǐng)人未按預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室，視為違規(guī)行為，行政部有權(quán)取消其預(yù)約資格。

2.會(huì)議室使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞、衛(wèi)生問(wèn)題等，由申請(qǐng)人或使用部門(mén)負(fù)責(zé)賠償或整改。

3.對(duì)于嚴(yán)重違反本制度的行為，將按公司規(guī)定給予相應(yīng)處罰。

本制度的解釋權(quán)歸公司行政部所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可由行政部根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議室資源，提高會(huì)議效率。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，特制定以下會(huì)議流程規(guī)定。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和目的：會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議的主題和目的，確保會(huì)議內(nèi)容具有針對(duì)性和實(shí)用性。

2.制定會(huì)議議程：根據(jù)會(huì)議主題和目的，制定詳細(xì)的會(huì)議議程，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等。

3.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議議程、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議所需的材料，包括會(huì)議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等，并確保材料齊全、準(zhǔn)確。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員。

2.會(huì)議主持人：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議按照議程進(jìn)行。

3.會(huì)議發(fā)言：會(huì)議主持人應(yīng)邀請(qǐng)參會(huì)人員按照議程進(jìn)行發(fā)言，鼓勵(lì)積極討論，確保會(huì)議效果。

4.會(huì)議記錄：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)充分討論，確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)。

2.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案，交由參會(huì)人員表決。

3.表決通過(guò)后，形成會(huì)議決議，會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄決議內(nèi)容。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議成果和下一步工作要求。

2.會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議內(nèi)容和執(zhí)行會(huì)議精神。

五、會(huì)議后續(xù)工作

1.會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布：會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審批后，發(fā)送給參會(huì)人員。

2.會(huì)議決策的跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保會(huì)議精神得到有效落實(shí)。

3.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集反饋意見(jiàn)，不斷優(yōu)化會(huì)議流程。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作得到落實(shí)，特制定以下會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)規(guī)定。

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策事項(xiàng)等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出重點(diǎn)，明確決策事項(xiàng)的責(zé)任人、完成時(shí)限等要求。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批通過(guò)后，由會(huì)議組織者及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，確保相關(guān)人員了解會(huì)議內(nèi)容。

二、會(huì)議決策的分解與落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，將決策事項(xiàng)分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃，制定具體實(shí)施方案，確保決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查決策事項(xiàng)的執(zhí)行進(jìn)度，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤表，記錄決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，包括完成情況、進(jìn)度、存在的問(wèn)題等。

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)向會(huì)議組織者反饋決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況，確保信息暢通。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，以便領(lǐng)導(dǎo)層了解工作進(jìn)展。

四、會(huì)議決策的督辦與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行督辦，確保各項(xiàng)工作按時(shí)完成。

2.對(duì)未按期完成的決策事項(xiàng)，會(huì)議組織者應(yīng)查明原因，制定整改措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)層。

3.定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后會(huì)議提供參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完畢后，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)歸檔，便于今后的查閱。

2.公司員工可根據(jù)工作需要，申請(qǐng)查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要的完整性和準(zhǔn)確性，為公司的決策提供依據(jù)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室資源的合理使用和維護(hù)，提高會(huì)議室使用效率，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定。

一、會(huì)議室預(yù)訂管理

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，申請(qǐng)人需填寫(xiě)會(huì)議室申請(qǐng)表，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型等信息。

3.行政部根據(jù)申請(qǐng)信息，合理安排會(huì)議室，并在預(yù)訂成功后通知申請(qǐng)人。

4.申請(qǐng)人應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)約，應(yīng)提前通知行政部。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止大聲喧嘩，影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域的工作。

4.會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保桌椅、設(shè)備等歸位，垃圾帶走。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)遵循操作規(guī)程，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。

3.如需使用額外設(shè)備或服務(wù)，如投影儀、音響等，應(yīng)提前向行政部申請(qǐng)，并確保在使用后及時(shí)歸還。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放貴重物品，如發(fā)現(xiàn)遺失，公司不予負(fù)責(zé)。

3.會(huì)議期間，應(yīng)確保消防通道暢通，不得占用消防設(shè)施。

五、會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

1.行政部定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保會(huì)議室設(shè)施完好。

2.發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部，以便及時(shí)修復(fù)。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，提升會(huì)議室環(huán)境。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或部門(mén)，將視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.造成的設(shè)施損壞或經(jīng)濟(jì)損失，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.嚴(yán)重違反規(guī)定者，將按照公司規(guī)定給予更嚴(yán)重的處罰。

本章節(jié)規(guī)定旨在保障會(huì)議室的正常運(yùn)行和高效利用，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

第五章附則

為確保本制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本制度的解釋權(quán)歸公司行政部所有。

二、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，