學(xué)校辦公室會議管理制度

學(xué)校辦公室會議管理制度第一章總則

學(xué)校辦公室會議管理制度旨在規(guī)范學(xué)校各類會議的組織、召開及管理，確保會議高效、有序進行，提高決策效能，加強部門間的溝通與合作。以下總則對會議管理制度的基本原則、適用范圍、會議類型及參會人員等方面進行規(guī)定。

一、基本原則

1.實事求是：會議討論應(yīng)基于實際情況，充分調(diào)查研究，確保決策的科學(xué)性和實用性。

2.民主集中：充分發(fā)揚民主，廣泛聽取意見，集中統(tǒng)一決策，確保決策的民主性和權(quán)威性。

3.高效有序：會議應(yīng)注重效率，合理安排時間，確保會議目標(biāo)的實現(xiàn)。

4.公開透明：會議內(nèi)容、議程和結(jié)果應(yīng)適時向相關(guān)人員公開，提高決策的透明度。

二、適用范圍

本制度適用于學(xué)校辦公室組織召開的各類會議，包括但不限于以下類型：

1.辦公室日常工作例會

2.部門協(xié)調(diào)會

3.專題研討會

4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開的各類會議

三、會議類型及參會人員

1.辦公室日常工作例會：由辦公室主任主持，辦公室全體成員參加。

2.部門協(xié)調(diào)會：由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人主持，相關(guān)部門人員參加。

3.專題研討會：由相關(guān)專題負(fù)責(zé)人主持，邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜摇W(xué)者及學(xué)校相關(guān)人員參加。

4.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開的各類會議：由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)主持，根據(jù)會議主題邀請相關(guān)人員參加。

四、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，不得隨意離場。

2.會議討論應(yīng)圍繞主題進行，禁止涉及與會議無關(guān)的內(nèi)容。

3.參會人員應(yīng)遵守會議時間，按時到場，不得遲到、早退。

4.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許，不得泄露會議討論情況。

五、制度修訂

本制度根據(jù)學(xué)校辦公室工作需要適時修訂，修訂后的制度經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。

六、解釋權(quán)

本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校辦公室所有。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，以下對會議的籌備、召開、記錄及總結(jié)等流程進行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)學(xué)校辦公室工作需要，明確會議的主題和目標(biāo)。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，擬定會議議程，包括會議議題、討論重點、預(yù)計時間等。

3.召集參會人員：根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員，并向相關(guān)人員發(fā)出會議通知。

4.會議資料準(zhǔn)備：整理與會議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會人員，以便提前了解會議內(nèi)容。

5.會議場地安排：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，選擇合適的會議室，并確保會議室設(shè)備齊全、環(huán)境舒適。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，以確認(rèn)參會人員到齊。

2.會議主持人介紹：會議主持人應(yīng)介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目的和任務(wù)。

3.會議討論：根據(jù)議程，逐項進行討論。會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞主題展開討論，確保會議內(nèi)容充實、高效。

4.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，對會議議題進行表決或決策，形成會議紀(jì)要。

5.會議總結(jié)：會議主持人對會議討論情況進行總結(jié)，強調(diào)會議成果和下一步工作安排。

三、會議記錄

1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及參會人員意見。

2.會議記錄應(yīng)客觀、真實、完整，不得遺漏重要信息。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀(jì)要。

四、會議紀(jì)要的發(fā)放與反饋

1.會議紀(jì)要應(yīng)盡快發(fā)送給參會人員，以便相關(guān)人員了解會議內(nèi)容。

2.參會人員應(yīng)對會議紀(jì)要進行認(rèn)真閱讀，并在規(guī)定時間內(nèi)提出意見和建議。

3.會議紀(jì)要的修改和完善：根據(jù)參會人員的反饋，對會議紀(jì)要進行修改和完善。

五、會議總結(jié)與跟蹤

1.會議主持人或相關(guān)人員應(yīng)對會議成果進行總結(jié)，分析會議中存在的問題和不足，為下一次會議提供改進方向。

2.會議決策的落實：根據(jù)會議紀(jì)要，明確責(zé)任人和完成時限，確保會議決策的落實。

3.會議跟蹤：對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協(xié)調(diào)解決問題，確保工作順利進行。

六、會議評估與改進

1.定期對會議流程、效果等方面進行評估，收集參會人員的意見和建議。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度進行改進，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決策的有效執(zhí)行，加強對會議紀(jì)要的跟蹤落實至關(guān)重要。以下對會議紀(jì)要的審批、發(fā)布、執(zhí)行及監(jiān)督等環(huán)節(jié)進行詳細(xì)規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核后，提交給學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人審批。

2.審批通過的會議紀(jì)要，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一發(fā)布，確保相關(guān)人員及時獲取。

3.會議紀(jì)要的發(fā)布形式包括但不限于電子郵件、內(nèi)部通知等。

二、會議紀(jì)要的執(zhí)行與分工

1.會議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

2.責(zé)任人根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定具體實施方案，并報學(xué)校辦公室備案。

3.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保各項工作有序推進。

三、會議紀(jì)要執(zhí)行的監(jiān)督與檢查

1.學(xué)校辦公室定期對會議決策的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，了解工作進度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。

2.各部門應(yīng)主動匯報會議決策的執(zhí)行情況，積極配合學(xué)校辦公室的監(jiān)督工作。

3.對會議決策執(zhí)行不力的部門或個人，學(xué)校辦公室有權(quán)進行通報批評，并追究相關(guān)責(zé)任。

四、會議紀(jì)要的更新與反饋

1.會議紀(jì)要的執(zhí)行過程中，如遇到問題或需調(diào)整決策，責(zé)任人應(yīng)及時向?qū)W校辦公室反饋。

2.學(xué)校辦公室根據(jù)反饋情況，對會議紀(jì)要進行更新，并重新發(fā)布。

3.更新的會議紀(jì)要需重新提交審批，確保決策的科學(xué)性和實用性。

五、會議紀(jì)要執(zhí)行的總結(jié)與評價

1.會議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，學(xué)校辦公室應(yīng)對執(zhí)行情況進行總結(jié)，分析存在的問題和不足，為今后類似會議提供借鑒。

2.定期對會議紀(jì)要執(zhí)行情況進行評價，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。

3.通過總結(jié)與評價，不斷提高會議決策的執(zhí)行力和會議紀(jì)要的質(zhì)量。

六、會議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)束后，學(xué)校辦公室應(yīng)將會議紀(jì)要及相關(guān)資料進行歸檔，便于查閱和追溯。

2.會議紀(jì)要的保管應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保信息安全。

3.會議紀(jì)要的歸檔和保管期限，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

為提高會議室的使用效率，保障會議的順利進行，制定以下會議室管理規(guī)定，對會議室的預(yù)訂、使用、維護等方面進行明確。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應(yīng)提前向?qū)W校辦公室提交會議室申請，填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.學(xué)校辦公室根據(jù)申請順序和會議室使用情況，統(tǒng)籌安排會議室使用。

二、會議室使用

1.會議室使用時應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、亂丟雜物。

3.使用會議室時，應(yīng)愛護會議室設(shè)備，如遇到設(shè)備故障，應(yīng)及時向?qū)W校辦公室報告。

4.會議室使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源、水源，整理會議室環(huán)境，確保會議室恢復(fù)原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對會議室設(shè)備進行定期檢查、維護，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備操作方法，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。

3.若會議室設(shè)備出現(xiàn)故障，學(xué)校辦公室應(yīng)及時聯(lián)系維修人員進行維修，確保會議的順利進行。

四、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由學(xué)校辦公室指定專人負(fù)責(zé)管理。

2.使用會議室時，需向?qū)W校辦公室領(lǐng)取鑰匙，并在會議結(jié)束后歸還。

3.鑰匙管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意借出或遺失。

五、會議室使用費用

1.學(xué)校內(nèi)部部門使用會議室，原則上不收取費用。

2.如涉及特殊設(shè)備或消耗品，根據(jù)實際情況，學(xué)校辦公室可適當(dāng)收取費用。

3.學(xué)校外部單位使用會議室，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定收取會議室使用費。

六、會議室管理規(guī)定監(jiān)督與執(zhí)行

1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對會議室管理規(guī)定進行監(jiān)督與執(zhí)行，對違反規(guī)定的部門或個人進行通報批評，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.各部門應(yīng)積極配合學(xué)校辦公室，共同維護會議室管理秩序，確保會議室的高效使用。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校辦公室所有。

二、本制度自發(fā)布之日起實施，原有相