2024采購流程及協(xié)議管理規(guī)范文件

2024版采購流程及協(xié)議管理規(guī)范文件版A版本合同目錄一覽1.采購流程概述1.1采購申請1.2采購審批1.3采購計劃的制定1.4供應商的選擇1.5采購文件的準備1.6采購合同的簽訂1.7采購訂單的下達1.8采購物品的驗收1.9采購付款1.10采購退貨與索賠2.協(xié)議管理規(guī)范2.1協(xié)議的分類與編號2.2協(xié)議的起草與審批2.3協(xié)議的簽訂與生效2.4協(xié)議的履行與監(jiān)督2.5協(xié)議的變更與解除2.6協(xié)議的終止與歸檔3.質量管理與控制3.1供應商質量管理3.2采購物品的質量控制3.3質量問題的處理與反饋3.4質量改進措施的實施4.交貨期與物流管理4.1交貨期的確定與通知4.2物流方式的選擇與管理4.3運輸過程中的風險與責任4.4貨物的接收與驗收5.價格與付款terms5.1采購價格的確定5.2付款條件的約定5.3付款方式與時間的執(zhí)行5.4付款憑證的提供與核對6.售后服務與保障6.1售后服務的范圍與內容6.2售后服務的時間與響應6.3供應商責任的界定與賠償6.4質量保證期的規(guī)定7.違約責任與爭議解決7.1供應商的違約行為7.2采購方的違約行為7.3違約責任的承擔與賠償7.4爭議的解決方式與程序8.合同的有效期與終止8.1合同的起始日期與終止日期8.2合同終止的條件與程序8.3合同終止后的權利與義務處理9.保密條款9.1保密信息的定義與范圍9.2保密責任的承擔與期限9.3保密信息的泄露與違約處理10.法律適用與爭議解決10.1合同適用的法律法規(guī)10.2爭議解決的途徑與地點10.3法院管轄權的選擇11.其他條款11.1合同的變更與補充11.2合同的解除與終止11.3合同的繼承與轉讓12.合同的簽署與生效12.1簽署人的資格與授權12.2合同的簽字與蓋章12.3合同生效的條件與時間13.附件與附錄13.1合同附件的列表與說明13.2附錄內容的格式與要求13.3附件與附錄的法律效力14.合同的修訂歷史14.1合同版本的變更記錄14.2各版本的發(fā)布日期與修訂說明14.3當前版本的版本號與發(fā)布日期第一部分：合同如下：第一條采購流程概述1.1采購申請采購申請應由需方部門在需求發(fā)生時提出，填寫《采購申請單》，并注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等詳細信息。1.2采購審批采購申請單需經過需方部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對申請單進行審批，并根據公司的采購政策確定是否采購。1.3采購計劃的制定采購部門根據審批結果，制定采購計劃，包括采購物品、數(shù)量、供應商選擇、交貨時間等，并對計劃進行跟蹤管理。1.4供應商的選擇采購部門根據采購計劃，選擇供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的質量、價格、交貨期、信譽等因素，并進行供應商評估和選擇。1.5采購文件的準備采購部門根據供應商的選擇結果，準備采購文件，包括采購合同、采購訂單等。1.6采購合同的簽訂采購合同由采購部門與供應商進行洽談，并簽訂。合同應明確雙方的權利和義務，包括但不限于質量、價格、交貨期、售后服務等內容。1.7采購訂單的下達采購部門根據采購合同，下達采購訂單。采購訂單應包括訂單號、供應商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、總價、交貨時間等信息。1.8采購物品的驗收收貨部門應按照采購訂單和合同的要求，對采購物品進行驗收。驗收不合格的物品，應及時通知供應商處理。1.9采購付款采購部門根據采購合同和采購訂單，提交付款申請。財務部門對付款申請進行審核，確認無誤后進行付款。1.10采購退貨與索賠采購物品存在質量問題或者數(shù)量不足的，采購部門應按照合同的約定，及時向供應商提出退貨或者索賠。第八條協(xié)議管理規(guī)范8.1協(xié)議的分類與編號協(xié)議分為采購協(xié)議、技術協(xié)議、服務協(xié)議等，由采購部門負責編號，編號規(guī)則為“PR/TS/SV年份序號”。8.2協(xié)議的起草與審批協(xié)議起草由采購部門負責，根據采購需求、供應商評估結果等制定。協(xié)議草稿經部門負責人審核后，提交至法務部門進行法律審核，并根據法務部門的意見進行修改。8.3協(xié)議的簽訂與生效協(xié)議經法務部門審核無誤后，由采購部門與供應商簽訂。協(xié)議自雙方簽字蓋章之日起生效。8.4協(xié)議的履行與監(jiān)督采購部門應按照協(xié)議的約定，對供應商的交貨、質量、服務等方面進行監(jiān)督。如供應商未按協(xié)議履行的，采購部門應按照協(xié)議的約定采取措施。8.5協(xié)議的變更與解除協(xié)議的變更或解除應經雙方協(xié)商一致，并簽訂變更協(xié)議或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應經法務部門審核，并按照協(xié)議的約定進行。8.6協(xié)議的終止與歸檔協(xié)議終止后，采購部門應將協(xié)議正本歸檔，并將協(xié)議副本交相關部門留存。第九條質量管理與控制9.1供應商質量管理采購部門應建立供應商質量管理體系，對供應商的質量控制能力進行評估和監(jiān)控。9.2采購物品的質量控制采購部門應按照公司質量標準，對采購物品的質量進行控制。收貨部門對采購物品進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知采購部門處理。9.3質量問題的處理與反饋采購部門收到質量問題反饋后，應立即與供應商溝通，要求供應商采取措施解決問題。如供應商未解決問題的，采購部門應按照協(xié)議的約定采取措施。9.4質量改進措施的實施采購部門應根據質量問題的處理結果，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。第十條交貨期與物流管理10.1交貨期的確定與通知采購部門應與供應商協(xié)商確定交貨期，并在協(xié)議中明確。如供應商延遲交貨的，采購部門應按照協(xié)議的約定采取措施。10.2物流方式的選擇與管理采購部門應根據物品的性質、運輸距離等因素，選擇合適的物流方式。并對物流過程進行跟蹤管理。10.3運輸過程中的風險與責任采購部門應與供應商明確運輸過程中的風險與責任，并在協(xié)議中約定。如發(fā)生運輸損失或損壞的，采購部門應按照協(xié)議的約定采取措施。10.4貨物的接收與驗收收貨部門應按照采購訂單和合同的要求，對采購貨物進行驗收。驗收不合格的貨物，應及時通知采購部門處理。第十一條價格與付款terms11.1采購價格的確定采購價格應包括物品的購買價格、運費、保險費等。采購部門應與供應商協(xié)商確定采購價格，并在協(xié)議中明確。11.2付款條件的約定付款條件包括付款期限、付款方式等，由采購部門與供應商協(xié)商確定，并在協(xié)議中約定。11.3付款方式與時間的執(zhí)行采購部門應按照協(xié)議的約定，辦理付款手續(xù)。財務部門應按照協(xié)議的約定，按時辦理付款。11.4付款憑證的提供與核對供應商應按照協(xié)議的約定，提供付款憑證。采購部門應核對付款憑證的真實性和合法性。第十二條售后服務與保障12.1售后服務的范圍與內容售后服務包括對采購物品的維護、維修、更換等。售后服務的范圍與內容應在協(xié)議中明確。12.2售后服務的時間與響應售后服務的時間應根據物品的性質、使用壽命等因素確定，并在協(xié)議中明確。供應商應在約定的時間內響應售后服務需求。12.3供應商責任的界定與賠償供應商應對提供的售后服務質量負責。如售后服務不符合約定的，供應商應對由此造成的損失進行賠償。12.4質量保證期的規(guī)定質量保證期應在協(xié)議中約定，自采購物品驗收合格之日起計算。在質量保證期內，供應商應對采購物品的質量負責。第十三條違約責任與爭議解決13.1供應商的違約行為供應商的違約行為包括未按協(xié)議交貨、交貨不合格、延遲交貨等。如供應商發(fā)生違約行為的，采購部門應按照協(xié)議的約定采取措施。13.2采購方的違約行為采購方的違約行為包括第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件1：《采購申請單》附件2：《供應商評估表》附件3：《采購合同模板》附件4：《采購訂單》附件5：《質量保證協(xié)議》附件6：《售后服務協(xié)議》附件7：《付款憑證模板》附件8：《物流跟蹤記錄》附件9：《驗收報告》附件10：《付款申請單》附件11：《違約行為處理方案》附件12：《質量問題反饋表》附件13：《協(xié)議變更協(xié)議》附件14：《協(xié)議解除協(xié)議》附件的詳細要求和說明：《采購申請單》：需方部門填寫，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間等詳細信息?！豆淘u估表》：采購部門對供應商的質量、價格、交貨期、信譽等因素進行評估的表格?！恫少徍贤０濉罚簶藴驶牟少徍贤０?，用于與供應商簽訂合同。《采購訂單》：采購部門根據采購合同下達的訂單，包括訂單號、供應商名稱、采購物品名稱、數(shù)量、單價、總價、交貨時間等信息?！顿|量保證協(xié)議》：與供應商簽訂的協(xié)議，明確供應商對采購物品質量的保證責任和質量標準。《售后服務協(xié)議》：與供應商簽訂的協(xié)議，明確供應商提供的售后服務的范圍、時間、響應責任等?！陡犊顟{證模板》：財務部門用于辦理付款的憑證模板?！段锪鞲櫽涗洝罚河涗涁浳镞\輸過程中的信息，包括運輸方式、運輸時間、貨物狀態(tài)等?！厄炇請蟾妗罚菏肇洸块T對采購貨物進行驗收后填寫的報告，包括貨物的數(shù)量、質量、損壞情況等?！陡犊钌暾垎巍罚翰少彶块T根據采購合同和采購訂單提交付款申請的單據?！哆`約行為處理方案》：用于處理雙方在合作過程中發(fā)生的違約行為的方案?！顿|量問題反饋表》：采購部門用于反饋采購物品質量問題的表格?！秴f(xié)議變更協(xié)議》：《采購協(xié)議》或《售后服務協(xié)議》等變更時使用的協(xié)議?！秴f(xié)議解除協(xié)議》：《采購協(xié)議》或《售后服務協(xié)議》等解除時使用的協(xié)議。說明二：違約行為及責任認定：供應商的違約行為：1.未按協(xié)議交貨2.交貨不合格3.延遲交貨4.未提供售后服務5.未履行質量保證責任采購方的違約行為：1.未按協(xié)議支付款項2.未按協(xié)議接受貨物3.未履行質量反饋責任4.未按時進行驗收違約的責任認定標準：1.供應商的違約行為：供應商應按照協(xié)議的約定，按時交付合格的貨物。如發(fā)生違約行為的，應根據協(xié)議的約定承擔違約責任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。2.采購方的違約行為：采購方應按照協(xié)議的約定，按時支付款項、接受貨物、履行質量反饋責任和進行驗收。如發(fā)生違約行為的，應根據協(xié)議的約定承擔違約責任，包括但不限于賠償損失、支付違約金等。示例說明：供應商延遲交貨的，應根據協(xié)議的約定支付違約金。例如，如果協(xié)議規(guī)定延遲交貨的違約金為貨物金額的1%，則供應商應支付相應的違約金。說明三：法律名詞及解釋：1.需方：指需要采購物品的部門或個人。2.供應商：指向需方提供采購物品的法人或其他組織。3.交貨期：指供應商按照協(xié)議約定的時間交付貨物的時間段。4.質量保證期：指供應商對采購物品質量承擔保證責任的期限。5.售后服務：指供應商在交貨后提供的維護、維修、更換等服務。6.違約金：指一方不履行合同義務或者履行合同義務不符合約定的，應支付給對方的一定金額的賠償。7.爭議解決：指當雙方在合同