《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》課件

《建設(shè)電子文件與電子

檔案管理規(guī)范》講解廣州市城市建設(shè)檔案館二〇〇八年八月五日主講人：趙立芳(CJJ/T

117-2007)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》培訓目標GZUDAZHAOLF建設(shè)部辦公廳《關(guān)于加強<建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范>的宣貫和實施工作的通知》的要求關(guān)于考試

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》課程主要內(nèi)容GZUDAZHAOLF是什么？

1.標準的基本知識

2.《規(guī)范》編制的時代背景

3.《規(guī)范》的編制過程怎么樣？

４.

《規(guī)范》的主要內(nèi)容

干什么用？

５.《規(guī)范》的重要意義和作用

６.《規(guī)范》貫徹實施中要注意的問題

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》基本知識標準：是對一定范圍內(nèi)的重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機構(gòu)批準，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據(jù)。GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》基本知識標準的分級、種類：

《中華人民共和國標準化法》規(guī)定：我國的標準分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準和企業(yè)標準四級。

按約束力分，國家標準、行業(yè)標準可分為：強制性標準、推薦性標準和指導性技術(shù)文件三種（檔案標準大多是推薦性的）。

GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》基本知識各級標準的制定主體：

國家標準：由國務(wù)院標準化行政主管部門制定行業(yè)標準：由國務(wù)院有關(guān)行政主管部門制定地方標準：由省、自治區(qū)和直轄市標準化行政主管部門制定企業(yè)標準：由企業(yè)自己制定

GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》基本知識我國標準化管理體制

：

我國標準化工作實行統(tǒng)一管理與分工負責相結(jié)合的管理體制。按照國務(wù)院授權(quán)，在國家質(zhì)量監(jiān)督撿驗撿疫總局管理下，國家標準化管理委員會統(tǒng)一管理全國標準化工作。國務(wù)院有關(guān)行政主管部門和國務(wù)院授權(quán)的有關(guān)行業(yè)協(xié)會分工管理本部門、本行業(yè)的標準化工作。GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》標準的代號：

強制性國家標準的代號為“GB”。

GBXXXXX——XXXX

標準發(fā)布年號標準順序號例：GB50437-2007

《城鎮(zhèn)老年人設(shè)施規(guī)劃規(guī)范》

推薦性國家標準的代號為“GB/TXXXXX——XXXX”例：GB/T50323—2001

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》基本知識GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》標準的代號：

強制性行業(yè)標準：行業(yè)不同代號不同城鎮(zhèn)建設(shè)工程行業(yè)標準：CJJXX——XXXX

建筑工程行業(yè)標準：JGJXX—XXXX

例：JGJ25-2000

《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（唯一）

推薦性行業(yè)標準：行業(yè)標準代號后加“T”城鎮(zhèn)建設(shè)工程行業(yè)標準：CJJ/TXX—XXXX例：CJJ/T117-2007《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》建筑工程行業(yè)標準：JGJ/TXX—XXXX

檔案行業(yè)標準：DA/T1—2000例：DA/T1-2000

《檔案工作基本術(shù)語》

地方標準

DBXX

/XXX—XXXX例：

DBJ01—51-2003《建筑工程資料管理規(guī)程》

基本知識GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》時代背景GZUDAZHAOLF建設(shè)行業(yè)電子政務(wù)的發(fā)展信息技術(shù)在城市規(guī)劃、建設(shè)領(lǐng)域的滲透數(shù)字城建檔案館的建設(shè)實踐單位的普遍呼聲和迫切需求

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》編制過程GZUDAZHAOLF任務(wù)來源編制準備階段調(diào)研階段編制與修改階段全國征求意見階段標準送審階段標準的發(fā)布標準的宣傳學習、貫徹實施《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》編制過程GZUDAZHAOLF送審階段

2003年立項后，經(jīng)過幾上幾下，歷時三年多，2006年1月11日上午，建設(shè)部辦公廳和標準定額司在建設(shè)部辦公樓主樓301會議室召開專家審查會。

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》編制過程GZUDAZHAOLF標準的發(fā)布2007年9月5日，建設(shè)部發(fā)布公告（第712號）

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》編制過程GZUDAZHAOLF標準的宣傳學習、貫徹實施珠海培訓班天津培訓班

《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》《規(guī)范》的主要內(nèi)容GZUDAZHAOLF總則術(shù)語基本規(guī)定電子文件的代碼標識、格式與載體建設(shè)電子文件的收集與積累建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔建設(shè)電子檔案的驗收與移交建設(shè)電子檔案的管理附表8張《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》一總則1、制定規(guī)范的目的2、適用范圍

對象——從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動的部門與機構(gòu)范圍——建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件工作——歸檔和管理GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》一總則3、應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)標準、規(guī)范

《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1-1999）

（我國第一部電子文件管理國家標準）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）《城建檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）《城建檔案分類大綱》（1984年印發(fā)，1993修訂）《城建檔案密級與保管期限表》（1988年）GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》二術(shù)語1、電子文件類

建設(shè)電子文件建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件建設(shè)工程電子文件

2、檔案類

建設(shè)電子檔案

在線式歸檔離線式歸檔GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》二術(shù)語3、電子文件品質(zhì)類真實性完整性有效性元數(shù)據(jù)

4、方法、技術(shù)類

固化

遷移與轉(zhuǎn)換建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》三

基本規(guī)定1、對整體工作的要求2、各有關(guān)單位的職責建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門工程建設(shè)單位勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及測量等單位城建檔案管理機構(gòu)GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》三

基本規(guī)定3、電子文件——紙質(zhì)文件或縮微品4、建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)5、保證真實性、完整性、有效性和安全性的措施規(guī)定6、前端控制，全過程管理與監(jiān)控7、及時提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導意見GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》四代碼標識、格式與載體1、

稿本代碼稿本

代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件FGZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》四代碼標識、格式與載體2、類別代碼文件類別代碼文本文件（Text）T圖像文件（Image）I圖形文件（Graphics）G影像文件（Video）V聲音文件（Audio）A程序文件（Program）P數(shù)據(jù)文件（Data）DGZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》四代碼標識、格式與載體3、各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP3GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》四代碼標識、格式與載體4、載體一次寫光盤磁帶可擦寫光盤硬磁盤等移動硬盤優(yōu)盤軟磁盤等GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五收集與積累1、收集積累范圍

《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（90號部令）

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

2、收集積累要求1）形成單位2）稿本3）記錄過程:項目(案卷)、文件、更改記錄4）軟件5）內(nèi)容完整GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五收集與積累3、收集積累程序

1）程序登記初步鑒定著錄存儲2）工具

建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五收集與積累3）電子文件的命名（1）工程項目文件夾（2）案卷文件夾：序號+案卷名稱

001大學城邵逸夫館工程立項文件002大學城邵逸夫館招投標文件大學城

003大學城邵逸夫館開工審批及財邵逸夫館務(wù)文件

004大學城邵逸夫館工程監(jiān)理文件

005……

……GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》五收集與積累

（3）文件命名：序號+文件名001大學城建設(shè)工程規(guī)劃許可證申請表002廣州市規(guī)劃局建設(shè)項目審批書003大學城建筑物配建停車設(shè)施設(shè)計意見004關(guān)于同意大學城（101-110幢）施工設(shè)計的消防審核意見005關(guān)于結(jié)合新建大學城小區(qū)修建防空地下室的批復……

GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》六整理、鑒定與歸檔

1、整理

誰做什么時間原則方法與依據(jù)2、鑒定

全過程內(nèi)容鑒定者依據(jù)GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》六整理、鑒定與歸檔

3、歸檔

時間方式要求

4、檢驗單位——形成單位、接收單位檢查內(nèi)容

5、匯總GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》七驗收與移交1、建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交

1）移交時間——定期

2）移交方式——在線、離線2、建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交

1）驗收

2）雙套——關(guān)鍵

3）停、緩建

4）改、擴建GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》七驗收與移交3、移交手續(xù)

1）再檢查

2）移交、接收登記表

3）兩份GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》八建設(shè)電子檔案管理

1、脫機保管

1）基本要求

2）數(shù)量

3）保管條件2、有效存儲

1）設(shè)備

2）抽樣機讀檢驗

3）轉(zhuǎn)存時必須進行登記

GZUDAZHAOLF《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范