新冠會(huì)議管理制度

新冠會(huì)議管理制度新冠會(huì)議管理制度

第一章總則

第一條目的與原則

本制度旨在規(guī)范新冠疫情期間公司會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議效率與效果，同時(shí)遵循國(guó)家疫情防控的相關(guān)規(guī)定，保障參會(huì)人員健康安全。會(huì)議管理應(yīng)遵循高效、簡(jiǎn)潔、務(wù)實(shí)、安全的原則。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類新冠疫情防控相關(guān)的會(huì)議，包括但不限于疫情工作匯報(bào)會(huì)、防控措施討論會(huì)、應(yīng)急處理協(xié)調(diào)會(huì)等。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與內(nèi)容，將會(huì)議分為以下幾類：

1.定期會(huì)議：按照既定周期召開(kāi)的會(huì)議，如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)等；

2.臨時(shí)會(huì)議：因疫情防控需要，臨時(shí)組織召開(kāi)的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定疫情防控議題召開(kāi)的會(huì)議。

第四條參會(huì)人員

會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)與議題，合理確定參會(huì)人員范圍。參會(huì)人員應(yīng)具備以下條件：

1.與會(huì)議議題相關(guān)，具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)或職責(zé)；

2.體溫正常，無(wú)發(fā)熱、咳嗽等癥狀；

3.按照疫情防控要求，已完成健康監(jiān)測(cè)、隔離等相關(guān)措施；

4.佩戴口罩，保持安全距離。

第五條會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)

會(huì)議組織者應(yīng)合理安排會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)，充分考慮參會(huì)人員的作息時(shí)間、工作安排以及疫情防控要求。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)選擇寬敞、通風(fēng)良好的場(chǎng)所。

第六條會(huì)議通知

會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少一天，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)。

第七條疫情防控措施

會(huì)議組織者與參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守以下疫情防控措施：

1.會(huì)議前，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面消毒；

2.會(huì)議期間，保持會(huì)議室通風(fēng)；

3.參會(huì)人員保持安全距離，佩戴口罩；

4.減少紙質(zhì)文件發(fā)放，鼓勵(lì)使用電子文件；

5.會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行再次消毒。

第八條保密與宣傳

會(huì)議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息或疫情防控敏感信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。同時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議成果的宣傳，提高全體員工的疫情防控意識(shí)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)疫情防控需要，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、議程等內(nèi)容，制定會(huì)議方案。

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，考慮參會(huì)人員數(shù)量、疫情防控要求等因素，選擇合適的會(huì)議室。

3.會(huì)議組織者提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并要求參會(huì)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。

4.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況無(wú)法參加，需提前告知會(huì)議組織者。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，設(shè)置簽到臺(tái)，準(zhǔn)備簽到表、體溫槍等物品。

2.參會(huì)人員到達(dá)會(huì)議室后，首先進(jìn)行體溫檢測(cè)，正常后方可簽到。

3.會(huì)議組織者對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行健康詢問(wèn)，了解近期身體狀況、接觸史等，確保參會(huì)人員符合疫情防控要求。

三、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照預(yù)定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，各議題負(fù)責(zé)人對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)、討論，參會(huì)人員積極參與，提出建設(shè)性意見(jiàn)。

3.會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，特別是疫情防控相關(guān)措施、決策等。

四、疫情防控措施落實(shí)

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持安全距離，佩戴口罩。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議室通風(fēng)良好，減少人員密集。

3.如有需要，會(huì)議組織者可安排專門(mén)人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒。

4.會(huì)議結(jié)束后，提醒參會(huì)人員做好個(gè)人衛(wèi)生，離開(kāi)會(huì)議室。

五、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，梳理會(huì)議成果，明確下一步工作計(jì)劃。

2.會(huì)議組織者將會(huì)議紀(jì)要整理成文，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，及時(shí)調(diào)整工作方向，確保疫情防控工作的有效落實(shí)。

六、會(huì)后反饋

1.會(huì)議組織者收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)會(huì)議流程、疫情防控措施等進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議效果、疫情防控措施等進(jìn)行評(píng)價(jià)，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議題、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)、責(zé)任分配及完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者審核，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便大家了解會(huì)議內(nèi)容和后續(xù)工作要求。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門(mén)或人員根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)，制定具體實(shí)施方案，并按計(jì)劃執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保各項(xiàng)工作按照既定時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟進(jìn)與評(píng)估

1.定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，了解工作進(jìn)展、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。

2.會(huì)議組織者可根據(jù)實(shí)際情況，調(diào)整工作計(jì)劃，確保會(huì)議決策的有效實(shí)施。

3.對(duì)會(huì)議紀(jì)要中提出的改進(jìn)措施和責(zé)任分配，進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)措施落到實(shí)處。

四、信息反饋與溝通

1.各責(zé)任部門(mén)或人員應(yīng)主動(dòng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議組織者匯報(bào)工作進(jìn)展，及時(shí)反饋問(wèn)題。

2.會(huì)議組織者建立信息反饋機(jī)制，鼓勵(lì)參會(huì)人員提出意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作。

3.定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯報(bào)和討論，促進(jìn)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作。

五、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程。

2.對(duì)疫情防控相關(guān)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行重點(diǎn)分析，查找不足，完善疫情防控措施。

3.通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議成果的有效轉(zhuǎn)化。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂：各部門(mén)或單位需提前向行政管理部門(mén)或指定負(fù)責(zé)人預(yù)訂會(huì)議室，并提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間等信息。

2.行政管理部門(mén)或指定負(fù)責(zé)人根據(jù)預(yù)訂信息，合理安排會(huì)議室，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室使用：會(huì)議開(kāi)始前，預(yù)訂部門(mén)或單位應(yīng)提前進(jìn)入會(huì)議室，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.定期對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議室布置：根據(jù)會(huì)議主題和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)議室，確保參會(huì)人員舒適、便捷。

三、會(huì)議室衛(wèi)生與消毒

1.加強(qiáng)會(huì)議室的日常衛(wèi)生清潔工作，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.疫情防控期間，會(huì)議前后應(yīng)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒處理，特別是桌面、座椅、門(mén)把手等高頻接觸部位。

3.配置適量的消毒液、洗手液等防疫用品，方便參會(huì)人員使用。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全、用電安全等。

2.會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室的安全設(shè)施及應(yīng)急預(yù)案，確保參會(huì)人員的人身安全。

3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的巡查，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。

五、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室使用規(guī)范，保持安靜，不隨意移動(dòng)設(shè)施設(shè)備。

2.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，將物品歸位，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備。

3.會(huì)議組織者應(yīng)監(jiān)督參會(huì)人員遵守會(huì)議室使用規(guī)范，共同維護(hù)良好的會(huì)議環(huán)境。

六、會(huì)議室資源共享與優(yōu)化

1.行政管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，合理調(diào)配會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率。

2.鼓勵(lì)采用視頻會(huì)議、電話會(huì)議等遠(yuǎn)程會(huì)議形式，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴。

3.定期收集會(huì)議室使用意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理規(guī)定，提升會(huì)議體驗(yàn)。

第五章附則

本制度的解釋權(quán)歸公司