高效會議管理技巧教材

高效會議管理技巧

會議的意義

會議的目的

會議的種類

會議的頻率

會議成本的計算

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反

而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間

在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有

效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。

會議的意義

1.會議是一個集思廣益的渠道

如上圖1-1,會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相

互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

2.會議顯示一個組織或一個部門的存在

會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小

型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)

疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

組織或部門I互為前提會議

圖1-2組織或部門與會議

3.會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，

人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是,

群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最

直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。

會議的目的

?開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。

?傳達(dá)資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級或其他部門

的相關(guān)資訊。

?監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況,

了解員工的工作進(jìn)度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上

下級以及員工之間的矛盾。

?達(dá)成協(xié)議與解決問題

達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生

和問題的解決。

圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個步驟

?資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。

?開發(fā)創(chuàng)意

開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思,

并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。

?激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一

個方向共同努力。

?鞏固主管地位

經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下協(xié)

調(diào)會議，以此來強化自己的地位。

會議的種類

會議可以按照人數(shù)、開會方式和開會目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個方面反映了會

議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關(guān)。

表1-1會議的種類

按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類

?團體會議?面對面會議?宣布人事安排、講解政策的會議

?一對一會議?電話會議?當(dāng)眾表揚或批評別人的會議

?視頻會議?臨時處理突發(fā)事件的會議

?固定的團隊會議

?集思廣益的會議

會議的頻率

每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各

種會議解決問題、達(dá)到目的。

1.固定的部門會議

2.全體會議

3.處理突發(fā)事件的會議

建議頻空：糖時

注意事項，切忌太撅繁,否則會使員工感竟日日有

危機，會讓公司的入做事無條理的可怕境地.

4.一對一會議

建議領(lǐng)軍r校需要

注靂事項t可以枝需要天天發(fā)生，fg*?

好不要短過1小時.

會議成本的計算

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非?？捎^的一筆

數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。

1.會議的時間成本

時間成本=

參加會議的人效X（與會者的準(zhǔn)備時間，

與會者的旅行時同+會議秘書工作時間?會議

服務(wù)人員工作時同）

注電

如果時間成本不太直觀,則轉(zhuǎn)攜成金雀成

本.金雀成本=開會的時間成本X與會人員平

均等小時的看水

2.直接的會議成本

3.效率損失成本

開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由

于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：

效率損失的3中情況：

＞因不及時錯聽重要容戶的電話而損失一大

名生意

＞不能及時處理客戶的投訴而得，一枇否戶

＞不能及時解決百已f轉(zhuǎn)范國內(nèi)的突發(fā)事件

而停工停產(chǎn)

【本講總結(jié)】

從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到

的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時間成本、直接成本及效率成本的損失。

因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計算會議

的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。

第2講會議效率不高的原因及解決方案

【本講重點】

會議效率不高的原因及預(yù)防性管理

高效會議的八大特征

會議規(guī)范

會議效率不高的原因及預(yù)防性管理

1.會議的通病一效率不高

小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會

議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。

很多公司往往由于以下原因，開會效率低下：

?公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或

非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。

?許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后

或放棄參加其他會議。

?有些“必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席,

這使得會議討論很難進(jìn)行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或

者根本來不及準(zhǔn)備。

時下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句

話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩，用小王的話來說，就是“會議常在毫無章法的

狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡而言之，會議效率

不高。因此，尋找致使會議效率不高的原因就顯得格外重要。

2.會議效率不高的原因

會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命

傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。

會議的三種致命傷:

＞主持人的技能

＞會議的地點

＞會議的準(zhǔn)備工作

表2-1會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)

項次原因具體表現(xiàn)

(1)時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸

轆轆，無心開會。

(2)地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁

打斷，無法正常進(jìn)行。

(3)開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可

有可無的參加者。

(4)主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者

牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。

(5)參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知

如何引退，致使會議失敗。

(6)會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議

拖沓而無成效。

(7)開會的原因、目的開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然

和結(jié)果發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失

敗。

3.預(yù)防性管理

所謂預(yù)防性管理，其實就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說，做預(yù)

防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防

工作，從而保證會議的高效進(jìn)行。

【舉例】

以會議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一

個全面的預(yù)防性管理。

效率不高的原因預(yù)防性管理措施

時間會議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下

午兩點半之后，避免安排在周一或周五。

地點地點盡量設(shè)置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且

最好圍著圓桌進(jìn)行。

開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的

人分為必須參加者、可以旁聽者和可選擇參

加者幾類。

會議主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一

職。

參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。

會議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。

開會的原因、目的在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果

和結(jié)果通知所有的參會者。

【自檢】

請根據(jù)自身情況完成下列表格。

(I)你所在公司是否存在會議效率不高的問題？

□是口否

(2)如果存在，請從下列選項中選出符合你所在公司實際情況的選項，并提出

改進(jìn)意見。

存在問題是否存在改進(jìn)意見

主持人毫無影響力□是口否

會議地點的布局讓人很有壓迫感口是□否

會前準(zhǔn)備不足，會議議題讓人不明□是口否

所以

會議總是選在午飯時間進(jìn)行口是口否

高效會議的八大特征

與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利

因素。高效會議具有8大特征。

（高效會議的八大特征：

＞只在必要時才召集

＞好好籌劃過

＞報訂和分發(fā)了議程表

＞遵守時間

＞一切按部就班

＞請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席

＞觸了評論和歸納

已錄所有決定，建議和負(fù)責(zé)人

建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)

防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議

會議規(guī)范

會議規(guī)范包含3個部分：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

1.會議時間安排的規(guī)范

會議時間安排的規(guī)范：

＞8AM-9AM發(fā)言的欲望沒被喚醒，不宜讓與會者對

提議有太多叫或就業(yè)務(wù)分析?

＞9AM—10AM適合1對1會談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的

謖:佳時機.

＞10AM—12AM或1PM—3PM,適合集思廣益.

＞3PM-5PM最好不安排會議.

?上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工,

心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖

讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的。

?上午9T0點之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的

會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機。

?上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不

斷想出新點子、新方法。

?下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，

人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2.會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要包括以下條款：

?所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會

時間。

?超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。

?所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。

?準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。

?各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。

?所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注

意。

?意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。

?會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。

?所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。

?必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

3.固定的會議流程規(guī)范

圖2-1固定的會議規(guī)范流程

固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。

(1)一個中心

一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：

■會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、

相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。

■進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括:

分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。

■結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。

(2)兩個基本點

兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基

本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范的會議流程

必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括

寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。

【本講總結(jié)】

會議效率不高是當(dāng)前許多會議的現(xiàn)狀。因此，找出會議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大

因素致使會議效率低下，針對這些因素，應(yīng)在會前充分做好預(yù)防性管理。

與此同時，清楚了解什么是高效會議、會議規(guī)范,有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引

導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥h的效率。

【心得體會】

第3講開會前的準(zhǔn)備工作

【本講重點】

是否要開會

準(zhǔn)備工作的作用

1H5W

準(zhǔn)備工作核對單

主持人的準(zhǔn)備工作

是否要開會

高效率的會議在你宣布開始之前就開始了I

“機遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對一個人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好

充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個注定的失敗。對一次會議而言，高效的會議其實在正

式宣布開始之前就開始了！一次高效會議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會的必要

性。這個確定工作看似多余，實際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個“篩選器”,

它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。

1.無需開會的“五個如果”

圖3-1不需開會的“五個如果”

?如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會同樣的目

的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。

?這些方式可能在感覺上不如開會那么痛快淋漓，然而卻簡潔有效，對于一些問題的解決

且有經(jīng)濟玄用的優(yōu)勢0

?如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費自己和他人的時間，召開耗時長久的

所謂會議。首先，因為他人的參與可能只能把問題變得更糟：其次，決策既然只能由你做出，

就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會既不利于解決問題，又容

易令自己陷入尷尬境地。

?會議成本是一個絕對不容忽視的問題，一定要做好會議成本的預(yù)算，不能用高昂的會議

成本來換取某些會議的發(fā)生，因為長此以往公司必然會不堪重負(fù)、得不償失。

2.必須開會的“五個如果”

圖3-2必須開會的“五個如果”

?“聽取部門匯報工作”最好采用會議的形式，不能用每周或每月交一次書面報告的方式

取代。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風(fēng)

氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每

月一定要召開正式的會議，聽取部門匯報工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。

?表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當(dāng)眾的表揚和批評具有更強的影響力。采用會議

的形式表揚或批評，有利于充分發(fā)揮表揚或批評的作用。在大會上當(dāng)眾表揚“明星員工”可以

樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動競爭；當(dāng)眾批評某些情節(jié)嚴(yán)重的錯誤行為，有利

于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。

?當(dāng)你給某一個項目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時，一定要舉行會議，不能采用郵件

或者其他書面形式。因為分派任務(wù)意味著要達(dá)到團結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會

議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時完成。

準(zhǔn)備工作的作用

準(zhǔn)備工作的作用：

A選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞?/p>

＞使與會者能對討論有清楚的方向可循

A清楚地告知與會者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)

A節(jié)省時間與減少沖突

當(dāng)你確定有必要召開會議時，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識到準(zhǔn)備工

作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會議的準(zhǔn)備工作具

有以上4種作用，它可以幫助你確定在會議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會議效果；

通過充分的會議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會者會議的目的、意圖以及會議對與會者

發(fā)言的要求等情況。良好的會議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出

現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。

1.1H5W

1H5W是指會議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個方面，用英文縮寫表示為1H5W,

>Why:會議的目的

>What:討論的話題

>Who:參加者（確認(rèn)與否/事先準(zhǔn)

備）

>When:日期及開始/結(jié)束時間

>Where:地點及設(shè)備

1H

>How：GroundRules規(guī)章制度

例如:必須關(guān)閉手機;準(zhǔn)時;交通'住宿等

2.特殊提醒

根據(jù)統(tǒng)計調(diào)查顯示，會議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個人

數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因為人數(shù)過多，從而造成一部分

人的消極參與。當(dāng)然，會議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會議的議題、重要性具體決定。

會議準(zhǔn)備工作核對單

會議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一

列出就是一張會議準(zhǔn)備工作核對單。這張核對單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會議成功的有效保

證。

會議準(zhǔn)備工作核對單

1、了解會議的目的2、是否一定要開會

3、確定會議的形式4、安排會議的議程

5、決定會議的時間6、確定會議的主持人

7、決定會議的地點8、研究會場如何布置

9、確定出席人數(shù)10、安排出席者座位

11、是否準(zhǔn)備會議名簽12、是否安排交通工具

13、是否安排與會者住宿14、是否發(fā)出了會議通知

15、確定視聽教材16、確定輔助教材

17、準(zhǔn)備會場周邊位置圖18、是否要求與會者準(zhǔn)備資料

19、確定自己人的相關(guān)資料20、是否安排會后娛樂項目并

做好事先通知

以上20個條款是一般會議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視,

一定要特別注意：

盍特別注意的因素：

>了解與會人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣.

>了解與會人員中有沒有人吃素，要為這些人單獨做準(zhǔn)備.

>了解是否有外賓出席會議，是否需要配備翻譯人員.

>了解是否有媒體記者出席會議，要為其準(zhǔn)備單獨的座位.

會場的布置需要特別注意:

?如果與會人員超過10個，會場最好布置成“U”字型，主持人可以站在會場中央,

這樣有利于協(xié)調(diào)討論；

?如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；

?5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。

會場的布置需要特別注意：

＞與會人員超過1。個，會

場最好布置成“U”字型.

＞如果是全體會議,可以布

置成階梯教室型.

＞5到7人的會議，最好安

排成半島型.

主持人的準(zhǔn)備工作

1.主持人的4個準(zhǔn)備工作

主持人的4個準(zhǔn)備工作:

＞設(shè)定溝通目標(biāo)

＞制定行動計劃

＞預(yù)備可能的爭執(zhí)

＞進(jìn)行SWOT分析

注：不做SWOT分析，只做機會分析，和要把機會變?yōu)槌晒南嚓P(guān)要素分析，故略去「

SWOT內(nèi)容（林鈕釗注）。

【本講總結(jié)】

一次成功的會議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會前

的各項準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的1H5W,還是項目分明的準(zhǔn)備工作核對單，都需要我們對其有一個全面

而細(xì)致的了解及深刻的理解。

好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會議的準(zhǔn)備工作。

【心得體會】

第4講成功會議的五種策略

【本講重點】

如何做開場白

如何分配發(fā)言時間

如何掌握議事進(jìn)度

如何達(dá)成決議----決策方式

如何圓滿結(jié)束會議

如何做開場白

如何做開場白：

定義：3-5分鐘的談話，系統(tǒng)，簡潔及

有明確宗旨.

內(nèi)容：開會同的，時間安排，議事方式，

紀(jì)律規(guī)則等.

程序：

＞概觀會議進(jìn)行程序；

＞提供與討論有關(guān)的資訊、規(guī)范議程；

＞指定會議記錄者；

＞征求對議程設(shè)計的意見.

如何分配發(fā)言時間

我有2個問邈要向：

＞會議中往往是主持人說話最多，這

是為什么？

＞一次會議，一般存在以下情況：只

有8DN的時間在真正開會；15K的時間

大家沉默；5N的時間有人搶著發(fā)言。

如何能更有效的分配發(fā)言時間？

老師語錄：

＞會議主持人在會議中所占的發(fā)言時間較多，主要有以

下原因：

原因一，對議題較熟

原因二，地位高，聲音大

原因三，負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任

＞一次會議直正用于開會的時間只有8。樂如果將8以的

時間分給7個人，每人只能講11分鐘，如果主持人滔滔

不絕，其他人就沒鬲機會說話了.

我的建議一主持人的發(fā)言時間應(yīng)掌握在20/80；

要盡量保證將個人發(fā)言機會均等；

盡量形成一種互動的會議氛圍.

如何掌握議事進(jìn)度

掌握議事進(jìn)度對一次會議的成功可謂至關(guān)重要?？貓鲆簿统蔀橐粋€主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技

巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語言方式與非語言方式。

1.語言方式

語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進(jìn)度。例如，面對一些

非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言

的時間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的

時候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^

的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個問

題帶到另一個問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”

通過以上這些話語，即語言方式，主持人可以有意識的、合理的控制議事進(jìn)度。

2.非語言方式

更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語言性的方式，即通過眼神、手勢等面部表情告訴

發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能

是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不

禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。

語言和非語言這2種形式的合理運用，可以做到有效的控場，使會議既不會太短，也不

會太長，準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。

如何達(dá)成決議——決策方式

彼德?德魯克決議法

彼德?德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下

步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。

＞用“足等多於面“間檢視困難所在.并使與會，達(dá)成共識.

＞打?qū)W或圖示各提案并開始討論之.

＞霧現(xiàn)比凝務(wù)黑案的優(yōu)劣,避免意氣之*.

＞估計各根案之獲丈率.

＞評估再無采臬更多參考奔料的需要.

＞征水反對意見.

＞以中立角度卷機正反意見.

＞哥京與會者對各提案之認(rèn)同.

＞對胡冕做筆當(dāng)?shù)男拚麑懲追?

＞3認(rèn)議*結(jié)果.

＞蛆成五指定議家執(zhí)行的女仔單位.

4種群體決策

少比限從多教決策

共識決策無弁議決策

圖4-14種群體決策

1.權(quán)威決策

權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時。

適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團隊領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時。

不宜使用：當(dāng)團隊領(lǐng)導(dǎo)人希望團隊成員接納并支持某項決策時。

【舉例】

特別行動小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。

優(yōu)點：決策迅速高效；在急需行動的情況下最實用：在權(quán)力界限明顯的地方最有效。

缺點：雖然可迅速做出決策，但實際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時，權(quán)威決策的質(zhì)量會由

于考慮面不寬而受到影響。

2.少數(shù)服從多數(shù)決策

少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時，它以民主原則為基礎(chǔ)。

適宜使用：當(dāng)時間有限，而決策結(jié)果不會對反對者造成消極影響時。

注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。

【舉例】

團隊成員投票接受一項新的工作程序。團隊成員投票選舉團隊領(lǐng)導(dǎo)。

優(yōu)點：允許多數(shù)人對問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡單唱票，相對迅速和高

效做出。

缺點：在小集團內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競爭會影響一項決議的質(zhì)量和執(zhí)行。

3.共識決策

共識決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項提議，每一團隊成員均有否決權(quán)。

共識決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實施決策的積極性，

體現(xiàn)平等之風(fēng)。

注意：如果決策時間有限，或團隊成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。

【舉例】

全體工作人員同意支持新的程序變動，團隊制定了一套工作方針。

優(yōu)點：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個團隊成員有機會發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會經(jīng)過深思熟

慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。

缺點：達(dá)成一致需要相對長的時間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽并理解他人觀點；

為確保所有團隊成員有機會發(fā)表意見和分享其見解，必須進(jìn)行有效的推動。

4.無異議決策

無異議決策產(chǎn)生于所有成員對某項決策完全贊同時、

當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時，團隊?wèi)?yīng)作出無異議決策。

注意：無論團隊具備什么樣的經(jīng)驗，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項決策的結(jié)果對每

個成員都至關(guān)重要時才有可能作出無異議決策。

【舉例】

一陪審團認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無異議裁決書。

優(yōu)點：確保團隊每個人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開支持它；意見不和和沖突最低。

缺點：因為沒有哪兩個人的思想完全合拍，達(dá)成無異議決策也許會花費很長的時間。無異議決策常常

難以做出。

4種團隊決策法

BB隊決策法之I，頭碣風(fēng)曷法

＞無拘無束提怠免.坦術(shù)奴長?

＞樗點孑正在大東看得見的地方,供大東參考/受啟發(fā).

＞致助第舍他入的光法神出香悔笑.

＞%會若不分職位育低，平寫狀事.

＞不允許在點子匯泉隋段討價或反駁JH人的意見.在無

拘無束、惘互激d的情兒不匯臬的點孑比一般方法多701.

團隊決策法之二惚爾龔論一體決策法

林點

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具體券口

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/團隊決舞法之三：

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如何圓滿結(jié)束會議

要徵圓滿結(jié)束會議,需荽做到以下三點:

＞?S57分鐘做總州

＞磷定工作分配妥當(dāng)

＞準(zhǔn)時結(jié)柬會議

【本講總結(jié)】

會議的成功需要高明的策略。從會議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這

樣才能讓會議的高效變得萬無一失。

需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會議成敗的關(guān)鍵

因素之一，一定要深刻理解并靈活運用成功會議的5種策略。希望你的每一次會議都碩果累累！

【心得體會】

第五講會議中的溝通與反饋技巧

第5講會議中的溝通與反饋技巧

【本講重點】

會議中的溝通

會議中的反饋技巧

會議中的溝通

3種溝通圖畫

1.溝通漏斗

溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢，因為漏斗的特性就在于“漏二對溝

通者來說，是指如果一個人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會的場合用語

言表達(dá)心里100%的東西時，這些東西已經(jīng)漏掉了20%,你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%

的東西進(jìn)入別人的耳朵時，由于文化水平、知識背景的關(guān)系，只存活了60%。實際上，真正

被別人理解了、消化了的東西大概只有40機等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動時，已經(jīng)

變成20%了。

這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時時刻刻發(fā)生

在我們周圍，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭取讓這個漏斗漏得越來越

少。

2.溝通金三角

設(shè)身處地

自己<>對方

圖5-2溝通金三角

溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端，“自

己”和“對方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對話，是不會

成功的；只有在金三角的頂端，只有開會溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站

在對方的角度上，設(shè)身處地的為對方考慮，才能真正體會彼此的意思，也才能實現(xiàn)成功的溝

通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。

3.溝通的冰山模式

環(huán)境

工作層面-?說出的內(nèi)容事實，佶息

個人關(guān)系層面一如何說過程，感覺

圖5-3溝通的冰山模式

溝通的冰山模式反映了兩個人或者兩組人在談話時，談的是同一個話題，但是大家說出

的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露

出水面的部分只占整個冰山體積的5%?20%,隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說

卻沒說出的內(nèi)容則占到80%?95%。

有效溝通原則

有效溝通原則：

＞有明確的溝通目標(biāo)

＞有明確的時間約束

＞重視每一個細(xì)節(jié)

＞積極傾聽

＞努力達(dá)成目標(biāo)

溝通的成功得益于在溝通時，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時間約束。在溝

通過程中，彼此積極主動，善于傾聽對方，注重雙方的每一個細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而

不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。

造成溝通困難的因素

造成溝通困難的因素：

＞缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠。

＞重點強調(diào)不足或條理不清.

＞不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤.

＞按自己的思路思考，忽略他人的需求

＞失去耐心，造成爭執(zhí).

＞準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見.

＞前間太克分。

A情緒不好.

＞語言不通?

＞大腦過濾。

＞記憶力不行.

如何建立信任

你

府

鄧

如何建立信任：不

所

果