DB4209T43-2024《黨政機關(guān)會議分類及服務規(guī)范》

ICS03080CCSICS03080CCSA16孝 感 市 地 方 標 準DB4209/T43—2024黨政機關(guān)會議分類及服務規(guī)范SpecificationsforconferenceclassificationandserviceofThepartyandgovernment20242024081220240912孝感市市場監(jiān)督管理局發(fā)布目 次前言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1會議分類 1基本要求 2需求確認 3會前準備 3會中服務 4會后整理 5安全與應急 6檔案管理 6監(jiān)督監(jiān)督考核 6評價與改進 6附錄A（規(guī)范性）會議服務禮儀 7附錄B（資料性）會議接待單 8附錄C（規(guī)范性）會場清潔衛(wèi)生要求 9附錄D（規(guī)范性）會場布置 10附錄E（資料性）常用會場座次安排 11附錄F（資料性）會場設(shè)施設(shè)備布置和調(diào)試 13參考文獻 14前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由孝感市機關(guān)事務服務中心提出并歸口。機關(guān)事務服務中心、孝感市標準化所、湖北標拓信息咨詢有限責任公司。琴、羅足珍、文東林、李亞秋、沈遠東、金華勇、陳芬。22281000，郵箱：17689959@。黨政機關(guān)會議分類及服務規(guī)范范圍本文件適用于孝感市市級黨政機關(guān)舉辦的各類會議，各縣（市、區(qū)）黨政機關(guān)會議可參照執(zhí)行。規(guī)范性引用文件（包括所有的修改單適用于本文件。GB/T30520會議分類與術(shù)語LB/T059會議服務機構(gòu)經(jīng)營與服務規(guī)范SB/T10851會議中心運營服務規(guī)范術(shù)語和定義GB/T30520-2014界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。GB/T30520-2014界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。會議conference[來源：GB/T30520-2014，3.1.1]黨政機關(guān)會議conferenceofThePartyandgovernmentinstitutions黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、監(jiān)察機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及各民主黨派、工商聯(lián)、各人民團體和參照公務員法管理的事業(yè)單位主辦的會議。會議服務conferenceservice供應方supplier提供會議服務的各類組織和機構(gòu)。需求方demander提出會議需求的各級黨政機關(guān)。4會議分類黨政機關(guān)會議的分類依據(jù)、類型和釋義見表1。表1黨政機關(guān)會議的分類分類依據(jù)會議類型釋義按會議功能劃分常規(guī)會議電話會議基于電話線路，將一個會場的聲音信號傳送到其他會議，確保多個會場的人員同時收聽而召開的會議。視頻會議基于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，利用遠程視頻設(shè)備把不同地點的人員無需物理移動而集合起來召開的會議。按會議密級劃分非涉密會議機關(guān)、單位召開的議題、內(nèi)容或者文件不涉及國家秘密的會議。涉密會議機關(guān)、單位召開的議題、內(nèi)容或者文件涉及國家秘密的會議。按會議級別劃分一類會議二類會議大會。三類會議市直單位召開的工作會。四類會議會等。5基本要求5基本要求供應方依法登記的具有會議服務經(jīng)營范圍的法人機構(gòu)，具備承辦黨政機關(guān)會議的軟硬件條件。應建立與提供會議服務相對應的內(nèi)部機構(gòu)，明確各部門崗位工作職責和權(quán)限，為各崗位建立崗位工作標準，并在工作中執(zhí)行。應建立完善的安全管理、檔案管理、設(shè)備操作、會議接待、禮賓培訓、環(huán)境衛(wèi)生等各類會議服務管理制度。供應方應根據(jù)會議功能、密級、級別的劃分合理配備相應數(shù)量的服務人員，設(shè)備操作人員應具有相應的專業(yè)技術(shù)資格。1括但不限于：——會議服務和會務管理的理論知識；——保密政策文件；——會議服務禮儀、涉外禮儀；——普通話及外語應用能力；——操作技能；——常見問題處理及突發(fā)事件處置；——特種設(shè)備、影音設(shè)備專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技能。LB/T059、SB/T10851服務人員應經(jīng)培訓合格后上崗，掌握會議服務政策法規(guī)、熟悉會議場地及其他基本情況。應具備良好的個人素質(zhì)、熟知會議禮儀和禮賓常識、熟練掌握服務技能，會議服務禮儀見附錄A。入職前應通過政治審查，并簽訂保密協(xié)議。會場要求會場應具備基本的音響設(shè)備、燈光、電子屏系統(tǒng)，特殊場所應具備視頻會議系統(tǒng)、投票表決系統(tǒng)、手機屏蔽系統(tǒng)及手機屏蔽柜。會場應具備完善的視頻監(jiān)控系統(tǒng)、消防設(shè)施設(shè)備和安防設(shè)施設(shè)備。應明確設(shè)施設(shè)備維保責任，定期開展設(shè)施設(shè)備檢查、維修和保養(yǎng)，并做好相應記錄。會場應提供環(huán)?？稍偕姆沼闷泛屠诸愒O(shè)施及標識。保密要求供應方應建立會議保密管理制度，明確保密工作責任人及職責，定期開展全員保密教育，明確保密紀律。涉密會議應安排在會議設(shè)施設(shè)備符合保密管理要求和保密技術(shù)標準的專用會議室進行，供應方應按照需求方的保密要求，提供涉密安全設(shè)備。涉密會議舉辦前，應對會場音視頻設(shè)備進行保密檢查，不應使用無線話筒錄音或以無線代替有線擴音設(shè)備。提前擺放指示牌提醒參會人員將隨身通信、錄音、錄像等設(shè)備統(tǒng)一存放于指定位置。涉密會議期間，供應方應根據(jù)涉密級別在指定位置設(shè)置安全線，并安排專人在會場外圍巡邏，阻止無關(guān)人員進入會場。會議結(jié)束后，供應方不應自行銷毀涉密文件，不應向無關(guān)人員提供涉密會議材料，由會議需求方統(tǒng)一回收。需求確認B。會議供應方應按會議接待單仔細核對會議預定的登記情況，明確會議時間、地點、名稱、人數(shù)及其他特殊要求。應及時通知相關(guān)需要配合的部門，確保會議前的各項準備工作能落實到位。會前準備會場布置會場使用的黨徽、國徽、會徽及紅旗按會議分類要求懸掛。2供應方應對會場內(nèi)外相關(guān)區(qū)域進行清潔，保持會場、房間空氣清新無異味，宜使用自然通風，CD。E。供應方可為會議配備休息室和會客室，并做好相應服務工作。會前可按需求方要求，播放適應主題的背景音樂，營造會議前的氛圍。用品準備會議桌椅應完好無損，會議茶具無污漬、破損等。礦泉水應在保質(zhì)期內(nèi)，瓶體密封完好，商標朝向應一致。熱水瓶（壺）80℃以上。茶杯應擺成一條直線，杯把統(tǒng)一向右，與桌面平行，下放杯墊。設(shè)備調(diào)試供應方應安排專業(yè)人員根據(jù)會議要求準備并調(diào)試好相關(guān)設(shè)施設(shè)備，確保會議順利進行。一類、F。1d會前應逐個開關(guān)燈光，檢查其照明效果，亮度與顏色應協(xié)調(diào)一致，根據(jù)會議需要適當調(diào)整至最佳，發(fā)現(xiàn)故障燈源及時報修。舉辦視頻會議時，會議供應方會前應與會議需求方對接，提前按會議議程調(diào)試好音頻、視頻設(shè)備。次檢查確認。7.3.6引導服務1h1m～1.5m頭”。會前檢查7次檢查確認。7.3.6引導服務1h1m～1.5m頭”。會前檢查7會議需求方有會前檢查要求時，供應方應在完成會場布置后，及時通知其檢查。8會中服務入場管理根據(jù)會議安排，幫助參會人員找到相應的座位。參會人員到齊后，服務人員應及時關(guān)閉會場門，并站立值守，避免無關(guān)人員影響會議進行。茶水服務45°。20min～30min服務人員端放茶杯動作不宜過高，不應從參會人員肩部或頭部越過，不應往茶杯直接續(xù)水，不應將杯蓋扣放在桌上。會場巡查會議開始后，服務人員應在會場周圍等候，觀察所負責區(qū)域是否需要提供服務，不應在會議室會議過程中，服務人員應關(guān)閉手機、對講、耳麥等通訊工具。應觀察參會人員動態(tài)，滿足參會人員的臨時需求，如傳遞麥克風、提供記錄用紙和筆等。現(xiàn)場維護應指派人員巡視音響設(shè)備、燈光、視頻工作情況，根據(jù)現(xiàn)場情況控制會場音量及燈光效果。視頻技術(shù)人員根據(jù)需要做好會議的錄音錄像工作。需要進行議題切換的會議，應根據(jù)會議進度及時更換會標。會議過程中，服務人員應時刻關(guān)注室內(nèi)溫度與濕度，及時進行自然通風或設(shè)備通風換氣，確?？諝馇逍?、溫度與濕度適宜。9會后整理引導退場會議結(jié)束應及時打開會場大門，提醒參會人員帶好隨身物品，引導參會人員退場。會場整理參會人員全部離場后，應將用過的茶杯、水具、文具收回歸類，清潔消毒后放入備品柜備用。應檢查會務設(shè)施設(shè)備，有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還。會后應及時對會場進行清理，對會場進行紫外線或臭氧消毒，對物體表面采用含氯消毒劑擦拭消毒，地面采取消毒液濕式擦地，并對會議室洗手間進行清潔和消殺。會場清理完成后，關(guān)閉燈光、空調(diào)、音響、門窗，切斷電源并關(guān)閉會議室，做好會場安全檢查記錄。遺留物品處理應檢查會議室是否有參會人員遺留的物品，如有遺留物品應立刻送還。如未能及時送還，對遺將遺留物品的相關(guān)信息告知會議需求方，由會議需求方聯(lián)系失主。認領(lǐng)人接收遺留物品后應簽字確認。一般遺留物品保存半年，貴重遺留物品保存一年。安全與應急應按照需求方要求準備安檢設(shè)備，配置會議安保人員。應在會議室顯著位置定制并張貼安全疏散示意圖。定期開展安全隱患排查，并針對發(fā)現(xiàn)的安全隱患問題及時進行整改。檔案管理3協(xié)議等及時匯總、分類和歸檔。檔案保存期限按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)督考核對服務人員的服務行為進行全程監(jiān)督，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題，并定期進行考核評價。13評價與改進會議供應方定期以不同形式向會議需求方和參會人員開展服務滿意度調(diào)查。對服務人員的服務行為進行全程監(jiān)督，及時整改發(fā)現(xiàn)的問題，并定期進行考核評價。13評價與改進會議供應方定期以不同形式向會議需求方和參會人員開展服務滿意度調(diào)查。應定期對投訴和滿意度調(diào)查發(fā)現(xiàn)的不合格項及會議需求方提出的意見和建議，采取針對性措施提升會議服務質(zhì)量。目完成率、有效投訴結(jié)案率等。附錄A（規(guī)范性）會議服務禮儀會議服務禮儀內(nèi)容見表A.1。表A.1會議服務禮儀項目內(nèi)容語言規(guī)范迎來送往和崗位服務時做到語氣親切、彬彬有禮。講普通話，語言文明、禮貌、簡潔、清晰，語氣、語調(diào)適中。有問必答，耐心解釋，不推諉應付，參會人員未聽清時，應重復講述。表情規(guī)范服務人員提供服務時，應目視對方，面帶微笑。微笑的展開與收攏應自然大方，不得突然展開或突然收攏。舉止規(guī)范站姿3020cm走姿人員應為直線，男性服務人員走兩條平行線。1104030cm蹲姿撿拾物品時身體重心下降，左腳在前，右腳在后，屈膝下蹲。蹲姿應協(xié)調(diào)大方，不得全蹲或彎腰蹶臀，不得突然下蹲。鞠躬鞠躬時應以腰部為軸，整個腰及肩部向前傾斜15-30°，目光向下，禮畢后目光注視對方。著裝規(guī)范工作期間應穿著完整的制服并佩戴工牌。制服保持干凈、熨燙平整，鞋襪統(tǒng)一。面部化淡妝，以清新、自然為宜。擦拭香水以淡雅清香為主。指甲修剪整齊潔凈，不得涂指甲油、養(yǎng)長指甲。私人首飾不得表露在外。附錄B（資料性）會議接待單會議接待單見表B.1。表B.1會議接待單會議名稱會場使用單位使用時間單位聯(lián)系人聯(lián)系人電話參會人數(shù)會場編號候會室編號會議類型視頻議( ) 常會議( )非涉會議( ) 涉會議( )主要參會領(lǐng)導場租費標準根據(jù)文件規(guī)定或供應方與需求方協(xié)商一致的費用標準。辦會要求供應方將提供以下服務:其他要求備注供應方聯(lián)系電話：XXX-XXXX附錄C（規(guī)范性）會場清潔衛(wèi)生要求見表C.1。表C.1會場清潔衛(wèi)生要求序號項目會場清潔衛(wèi)生要求1會議室、會客室(5(6(9(10)應及時清理垃圾桶。2休息室(1)地面應保持整潔，無煙蒂和雜物；(2)座椅應保持清潔，無水跡和污跡；(3)應擦拭茶幾桌面、紙巾盒，無灰塵和手指印，及時清理垃圾桶。3樓道4電梯5茶水間6洗手間(3)臺盆和臺面應有光澤，無積垢、無銹跡和毛發(fā)；(4)面池水龍頭應保持光亮，無水跡和污垢；附錄D（規(guī)范性會場布置會場布置見表D.1。表D.1會場布置序號項目會場布置1會場標識號見GB/T2簽到臺簽到臺布置于醒目且不妨礙參會人員通行的位置。3主席臺布置4徽章和黨徽法》、《中國人民政治協(xié)商會議會徽制作和使用規(guī)定》。5會標使用電子屏會標時，字體、大小與會場匹配或按需求方的要求。6發(fā)言臺m1.7mm；7桌椅布局按需求方要求確定會議室布局。8桌椅。9桌布桌布以折邊固定，折疊邊長度為12cm。整個折邊可用7顆小釘固定（短邊3顆小釘固4球。10用品桌牌157.5cm～10（U350cm11會議資料會議資料統(tǒng)一整齊擺放在桌子居中位置，緊貼桌子下邊沿。12熱水壺表面應保持清潔光亮，無水跡，水溫應控制在80℃以上。13茶杯14茶葉添加茶葉用統(tǒng)一量勺，開水倒7分滿。15紙巾擺放紙巾時，紙巾折口統(tǒng)一向左，花形方向一致。16礦泉水礦泉水保質(zhì)期內(nèi)，瓶體密封完好，商標朝向應一致。17特殊要求按需求方的要求布置。A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7附錄E（資料性）大型會議主席臺座次安排號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置，參見圖E.1。主席臺人數(shù)為偶數(shù)時，1號與2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置，參見圖E.2。圖D.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)座次安排示意圖圖D.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)座次安排示意圖座談會座次安排圖D.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)座次安排示意圖座談會座次安排長條桌長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖E.3。長條桌與正門側(cè)對時，會議座位安排參見圖E.4。正門注：A為客方（或上級領(lǐng)導