《計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ) 》課件第6章

第6章Excel20076.1Excel2007概述6.2基礎(chǔ)操作——制作“學(xué)生成績表”6.3知識拓展——函數(shù)與圖表6.4技能提高——數(shù)據(jù)管理本章小結(jié)實(shí)驗實(shí)訓(xùn)

6.1Excel2007概述

6.1.1Excel2007簡介及其功能

Excel是一個非常優(yōu)秀的電子制表軟件，不僅廣泛應(yīng)用于財務(wù)部門，很多其他用戶也使用Excel來處理和分析他們的業(yè)務(wù)信息。從1992年MicrosoftOffice問世至今，Excel已經(jīng)經(jīng)歷了多個版本，每一次版本的升級都在用戶界面和功能上有很大的改進(jìn)。為了面向中文用戶，微軟公司先后發(fā)布了Office95、Office97、Office2000、Office2002、Office2003、Office2007的中文版。新版Excel2007提供了更專業(yè)的表格應(yīng)用模板與格式設(shè)置，加強(qiáng)了數(shù)據(jù)處理能力，主要體現(xiàn)在更強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序與過濾功能，新增了豐富的條件性格式化功能，更容易使用的數(shù)據(jù)透視表，豐富的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能等；并且在打印的設(shè)置上也下了一番功夫，讓我們有了更好的打印體驗。Excel

2007是微軟最新推出的電子表格處理軟件，具有強(qiáng)大的電子表格處理功能，是專業(yè)化的電子表格處理工具。使用Excel2007可以對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，如公式計算、函數(shù)計算、數(shù)據(jù)排序和數(shù)據(jù)匯總以及根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)生成圖表等，主要用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)分析和財務(wù)管理等領(lǐng)域。

Excel提供了工作表、二維圖表、三維圖表、數(shù)據(jù)宏等功能，不僅可以幫助用戶完成一系列專業(yè)化程度比較高的科學(xué)和工程任務(wù)，還可以處理一些日常的工作，如報表設(shè)計、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。現(xiàn)在，Excel已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于財務(wù)、統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析領(lǐng)域，為我們提供了極大的方便。6.1.2Excel2007的啟動與退出

1．Excel2007的啟動

通常啟動Excel2007的方法有多種，用戶可以根據(jù)自己的習(xí)慣使用不同的方法來啟動Excel2007。下面分別介紹幾種常用的啟動方法。

(1)通過【開始】菜單啟動Excel2007程序。

單擊【開始】按鈕，在彈出的【開始】菜單中選擇【所有程序】命令，接著在展開的菜單中選擇【MicrosoftOffice】命令，最后從子菜單中選擇【MicrosoftOfficeExcel2007】命令。

(2)通過桌面快捷方式快速啟動Excel2007程序。

為了快速啟動Excel2007程序，可以在桌面上創(chuàng)建Excel2007的快捷方式，只需雙擊該快捷方式，即可快速啟動Excel2007。

2．Excel2007的退出

退出Excel2007的方法也有很多種，這里介紹兩種比較簡單易行的方法。

(1)使用Office按鈕退出程序。

在要保存的文檔中選擇Office按鈕→【關(guān)閉】或者【退出Excel】命令即可退出程序，如圖6-1所示。圖6-1Excel2007的退出提示：如果對工作表進(jìn)行了退出操作而沒有保存，屏幕上會出現(xiàn)如圖6-2所示的提示框，可根據(jù)需要選擇相應(yīng)選項。

(2)單擊窗口右上角的關(guān)閉按鈕。

也可通過單擊工作簿右上角的【關(guān)閉】按鈕退出程序，如圖6-3所示。

技巧：除了上述方法之外，通過雙擊Office按鈕可快速退出Excel?2007應(yīng)用程序。圖6-2退出Excel2007時的提示框圖6-3利用【關(guān)閉】按鈕退出Excel20076.1.3認(rèn)識Excel2007的工作界面

成功啟動Excel2007后，屏幕上就會出現(xiàn)Excel2007窗口界面，如圖6-4所示。Excel2007窗口界面由Office按鈕、快速訪問工具欄、標(biāo)題欄、菜單欄、面板、編輯欄、編輯區(qū)、狀態(tài)欄、視圖欄、列標(biāo)和行號等部分組成。圖6-4Excel2007窗口界面

1．Office按鈕

單擊窗口左上方Office按鈕圖標(biāo)，可打開、保存或打印文檔，并可查詢對文檔選擇的所有其他操作。

2．快速訪問工具欄

通過單擊快速訪問工具欄右側(cè)的下拉按鈕，可以自定義這個工具欄，將一些經(jīng)常使用的命令添加到快速訪問工具欄，以使操作更加方便、快捷，如圖6-5所示。

注：命令前面打?qū)μ?，表示已?jīng)將此命令添加到快速訪問工具欄。圖6-5Excel2007快速訪問工具欄

3．標(biāo)題欄

標(biāo)題欄的主要作用有：

●?顯示文檔的名稱和程序名。

●?在它的最右側(cè)是控制按鈕，分別是窗口的【最小化】按鈕、【還原】按鈕或者【最大化】按鈕和【關(guān)閉】按鈕。單擊【還原】按鈕，拖動標(biāo)題欄就可以移動整個窗口。

●?可以顯示窗口的狀態(tài)。如果標(biāo)題欄是藍(lán)色的，則表明該窗口是活動窗口。

注：啟動Excel時，會創(chuàng)建一個空白的文件，默認(rèn)的文件名為Book1。

4．菜單欄和面板

菜單欄位于標(biāo)題欄下方，是各種命令的集合。它與面板相對應(yīng)，在菜單欄中單擊某個菜單，即顯示出相應(yīng)的面板，而面板又為我們提供了常用的工具按鈕或下拉列表框。比如，在【開始】面板單擊字體顏色按鈕，便出現(xiàn)如圖6-6所示的下拉面板。圖6-6字體顏色下拉面板

5．編輯欄

編輯欄位于面板的下方，如圖6-4中所示。

6．行號和列標(biāo)

行號是指工作界面左側(cè)的阿拉伯?dāng)?shù)字，而工作表上方的英文字母則為列標(biāo)。每個單元格的位置都由行號和列標(biāo)來確定，其作用相當(dāng)于坐標(biāo)，如單元格A1表示表格中A列的第一行。

7．狀態(tài)欄

在窗口的底部是狀態(tài)欄，當(dāng)我們選擇成績表中某位同學(xué)的多個學(xué)科成績時，狀態(tài)欄中將顯示如圖6-7所示的相關(guān)信息。圖6-7狀態(tài)欄

6.2基礎(chǔ)操作?——?制作“學(xué)生成績表”

下面我們通過一個實(shí)例?——?制作“學(xué)生成績表”(如圖6-8所示)，來學(xué)習(xí)Excel2007的基礎(chǔ)操作。圖6-8學(xué)生成績表6.2.1Excel2007工作簿的基本操作

1．新建工作簿

1)新建空白工作簿

新建空白工作簿的方法很簡單，通過【開始】菜單和桌面快捷圖標(biāo)啟動Excel2007時，將自動新建一個空白工作簿。若已經(jīng)打開了Excel文檔，則可以通過單擊Office按鈕，如圖6-9所示，然后在打開的菜單中選擇【新建】命令，并在打開的【新建工作簿】對話框中直接單擊【創(chuàng)建】按鈕，如圖6-10所示。圖6-9Office按鈕菜單圖6-10新建空白工作簿技巧：除了使用上述方法快速新建空白工作簿外，用戶還可通過【Ctrl+N】快捷鍵來新建空白工作簿。

2)基于模板新建工作簿

Excel2007中提供了多種模板樣式，在新建工作簿時，可通過模板創(chuàng)建具有特殊格式的工作簿。單擊Office按鈕，選擇【新建】命令，打開【新建工作簿】對話框，在【新建工作簿】對話框中選擇【已安裝的模板】，如圖6-11所示。選擇自己需要的模板，單擊【創(chuàng)建】按鈕，即可建立一個新的工作簿。

技巧：除了使用上述方法快速新建空白工作簿外，用戶還可使用自己的模板創(chuàng)建工作簿。圖6-11基于模板新建工作簿

2．保存Excel工作簿

對于輸入的內(nèi)容，只有將其保存起來，才可以再次對它進(jìn)行查看或修改。而且，在制作工作表的過程中，養(yǎng)成隨時保存的習(xí)慣，可以避免因電腦故障而導(dǎo)致信息丟失。

當(dāng)用戶在工作表中輸入并編輯完相關(guān)內(nèi)容后，即可保存工作簿。單擊Office按鈕，在打開的菜單中選擇【保存】命令或按下【Ctrl+S】快捷鍵，都可快速保存工作簿。第一次保存工作簿時，會彈出【另存為】對話框，如圖6-12所示，只要在該對話框中設(shè)置工作簿的保存位置和文件名并單擊【保存】按鈕即可。圖6-12【另存為】對話框圖6-13保存Excel工作簿

3．打開工作簿

創(chuàng)建Excel文檔后，如要查看或更改已有的文檔，首先需將其打開，打開文檔的方法主要有以下幾種。

方法一：用戶可在電腦中直接雙擊需要打開的文檔圖標(biāo)來打開該文檔。

方法二：(1)在Excel2007中單擊Office按鈕，在打開的菜單中選擇【打開】命令，如圖6-14所示。圖6-14打開工作簿

(2)在出現(xiàn)的【打開】對話框中，單擊【查找范圍】下拉列表按鈕，如圖6-15所示，選擇要打開文件的具體位置，然后選中要打開的文件，再單擊【打開】按鈕，如圖6-16所示。

技巧：在Excel2007操作界面中按【Ctrl＋O】組合鍵可快速打開【打開】對話框。圖6-15【打開】對話框1圖6-16【打開】對話框26.2.2數(shù)據(jù)的輸入

新建好一個空白工作簿后，接下來我們就可以在單元格中輸入數(shù)據(jù)了。選中需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入數(shù)據(jù)，輸入結(jié)束后，按回車鍵確定輸入。

1．輸入數(shù)字和文本

在默認(rèn)情況下，輸入的數(shù)值在單元格內(nèi)自動右對齊，輸入的文本在單元格內(nèi)自動左對齊。

如果在輸入的數(shù)字前加上一個單引號(例如'123)，或先輸入一個等號，然后將數(shù)字的兩端用雙引號括起來(例如="123"),則輸入的數(shù)字被當(dāng)做文本處理，自動沿單元格左對齊，并且不參加數(shù)字運(yùn)算。

如果數(shù)值長度超出11位，則將以科學(xué)記數(shù)法的形式表示，例如5.12E+11。在單元格中輸入數(shù)字時，可以不必輸入人民幣、美元或者其他符號，而在設(shè)置單元格格式對話框中進(jìn)行設(shè)置，如圖6-17所示。

注意：輸入分?jǐn)?shù)時，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)視做日期，可在分?jǐn)?shù)前面輸入一個數(shù)值和空格。例：分?jǐn)?shù)“1/4”的正確輸入是“0

1/4”，若要輸入，則應(yīng)輸入“11/4”。圖6-17【設(shè)置單元格格式】對話框

2．輸入日期和時間

若輸入的數(shù)據(jù)符合Excel中日期或時間的格式，則Excel將以日期或時間存儲數(shù)據(jù)，日期和時間默認(rèn)為右對齊。輸入日期應(yīng)按年、月、日的順序輸入，年、月、日之間用“/”或“-”進(jìn)行分隔，如2009/1/1，2009-1-01。若省略年份，則以當(dāng)前的年份作為默認(rèn)值。輸入時間時，小時、分、秒用冒號進(jìn)行分隔，如9:35；9:35AM；9:35PM；21:35。其中AM代表上午，PM代表下午。

技巧：按【Ctrl+；】鍵可輸入當(dāng)前日期，按【Ctrl+Shift+；】鍵可輸入當(dāng)前時間。

3．自動填充數(shù)據(jù)

當(dāng)相鄰單元格中要輸入相同數(shù)據(jù)或按某種規(guī)律變化的數(shù)據(jù)時，可用自動填充手柄實(shí)現(xiàn)快速輸入。

●使用Excel的填充柄可以快速復(fù)制單元格數(shù)據(jù)。首先選中需要復(fù)制的數(shù)據(jù)內(nèi)容，然后將鼠標(biāo)定位在選擇區(qū)域的右下角，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)楹谑譅顣r，如圖6-18所示，按下鼠標(biāo)左鍵并將其拖動到目標(biāo)位置后松開即可。

●填充序列數(shù)據(jù)時，在【編輯】面板上的【填充】按鈕下拉菜單中選擇【系列】，如圖6-19所示，可在【序列】對話框中進(jìn)行有關(guān)設(shè)置，如圖6-20所示。圖6-18自動填充數(shù)據(jù)圖圖6-18自動填充數(shù)據(jù)圖圖6-19填充下拉菜單

圖6-20【序列】對話框●若經(jīng)常使用某個數(shù)據(jù)序列，則可以將其定義為一個序列，在使用時拖動鼠標(biāo)填充即可。單擊Office按鈕，如圖6-9所示，點(diǎn)擊【Excel選項】按鈕，在彈出的【Excel選項】對話框中單擊【編輯自定義列表】按鈕，如圖6-21所示，在彈出的【自定義序列】對話框中選擇相應(yīng)的選項，如圖6-22所示。圖6-21【Excel選項】對話框圖6-22【自定義序列】對話框6.2.3Excel2007工作表的基本操作

在Excel環(huán)境中，工作簿是用來存儲并處理工作數(shù)據(jù)的文件，工作簿名就是文件名。工作簿文件是Excel存儲在磁盤上的最小獨(dú)立單位。如果將工作簿看成活頁夾的話，工作表就好像是活頁夾中的活頁紙。

一個工作簿最多可以包含255個工作表，系統(tǒng)默認(rèn)提供3個工作表，分別是Sheet1、Sheet2和Sheet3。在Excel中，數(shù)據(jù)和圖表都是以工作表的形式存儲在工作簿文件中的。工作表是工作簿的重要組成部分，是Excel對數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和管理的基本單位。每張工作表都有一個工作表標(biāo)簽與之對應(yīng)，工作表名稱就顯示在工作表標(biāo)簽處，用戶可以在工作表標(biāo)簽處進(jìn)行工作表的切換。在同一時刻，用戶只能在一張工作表上進(jìn)行工作，通常把該工作表稱為活動工作表或當(dāng)前工作表。

1．重命名工作表

工作表默認(rèn)的名稱為“Sheet1”、“Sheet2”等，為了方便區(qū)分同一個工作簿中的工作表，可以將工作表重命名為需要的名稱。

操作步驟：右鍵單擊需要重命名的工作表，在彈出的菜單中單擊【重命名】命令，如圖6-23所示，工作表名稱標(biāo)簽被激活，如圖6-24所示，在其中輸入需要的名稱，單擊回車鍵即可。圖6-23選擇【重命名】選項圖6-24重命名工作表技巧：雙擊需要重命名的工作表標(biāo)簽，在其中輸入需要的名稱即可。

2．添加工作表

在默認(rèn)情況下，新建的Excel工作簿只有三張工作表，用戶可以根據(jù)自己的需要添加工作表。在圖6-24中單擊按鈕，即可插入添加的工作表。

注意：如果需要在兩個工作表中間插入新的工作表，則可以用鼠標(biāo)右鍵單擊選定工作表，在彈出的菜單中單擊【插入】命令，如圖6-25所示，選擇工作表，單擊【確定】按鈕即可，如圖6-26所示。插入的工作表將出現(xiàn)在選定工作表的前面。圖6-25添加工作表圖6-26插入工作表

3．刪除工作表

若工作簿中的某個工作表是多余的，則可以將其刪除，只需右鍵單擊希望刪除的工作表標(biāo)簽，然后在彈出的菜單中選擇【刪除】命令即可，如圖6-27所示。圖6-27刪除工作表

4．移動與復(fù)制工作表

移動工作表可以改變工作表的順序，復(fù)制工作表可以為工作表做備份，移動與復(fù)制工作表既可以在工作簿內(nèi)部進(jìn)行，也可以在工作簿之間進(jìn)行。下面我們介紹兩種常用的方法。

方法一：用鼠標(biāo)移動與復(fù)制工作表。

工作簿內(nèi)工作表的移動與復(fù)制通常采用鼠標(biāo)拖動的方法進(jìn)行。移動工作表時，選定要移動的工作表標(biāo)簽，沿工作表標(biāo)簽處拖動鼠標(biāo)左鍵，當(dāng)圖標(biāo)到達(dá)目標(biāo)位置后釋放鼠標(biāo)即可。在拖動的過程中，按【Ctrl】鍵即可進(jìn)行工作表的復(fù)制。方法二：用菜單命令移動與復(fù)制工作表。

在不同的工作簿之間移動與復(fù)制工作表的操作步驟如下：

(1)分別打開源工作表與目標(biāo)工作表所在的工作簿。

(2)用鼠標(biāo)右鍵單擊需要移動或復(fù)制的工作表，在彈出的菜單中選擇【移動或復(fù)制工作表】命令，如圖6-28所示。圖6-28移動或復(fù)制工作表

(3)在彈出的對話框中確定要移動的工作表的保存位置，設(shè)置完成后單擊【確定】按鈕即可，如圖6-29所示。

注意：在圖6-29中勾選【建立副本】復(fù)選框后，執(zhí)行的是工作表的復(fù)制；否則，執(zhí)行的是工作表的移動。圖6-29【移動或復(fù)制工作表】對話框6.2.4單元格的基本操作

單元格是Excel中最基本的單元，每個工作表由256列和65?536行組成。工作表區(qū)的第一行為列標(biāo)，用A～Z，AA～I(xiàn)V表示；左邊第一列為行號，用1～65?536表示。每個單元格由所在列標(biāo)和行號來標(biāo)識，如A2表示位于表中第A列、第2行的單元格。用戶在編輯工作表的過程中，常常需要對單元格進(jìn)行編輯操作，下面介紹單元格的基本操作。

1．選定單元格

●?若要選定一個單元格，只需用鼠標(biāo)單擊該單元格即可。

●?若要選定一個單元格區(qū)域，可先用鼠標(biāo)單擊該區(qū)域左上角的單元格，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動鼠標(biāo)，到區(qū)域的右下角后釋放鼠標(biāo)左鍵即可。若想取消選定，只需用鼠標(biāo)在工作表中單擊任意單元格即可。技巧：如果要選定的單元格區(qū)域范圍較大，可以使用鼠標(biāo)和鍵盤相結(jié)合的方法：先用鼠標(biāo)單擊要選取區(qū)域左上角的單元格，然后拖動滾動條，將鼠標(biāo)指針指向要選取區(qū)域右下角的單元格，在按住【Shift】鍵的同時單擊鼠標(biāo)左鍵即可選定兩個單元格之間的區(qū)域。

●?選定多個不相鄰的單元格，可按下【Ctrl】鍵，然后使用鼠標(biāo)分別單擊需要選擇的單元格。

●?選定整行，單擊需要選擇的行左側(cè)的行序號，即可選中該行，如圖6-30所示。圖6-30選定整行●?選定整列，單擊需要選擇的列上方的列序號，即可選中該列，如圖6-31所示。圖6-31選定整列●?選定整個工作表，單擊全選按鈕即可，如圖6-32所示。圖6-32全部選定

2．插入單元格

將單元格插入到工作表中的具體操作步驟如下：

(1)選定要插入單元格的位置，若要插入單元格區(qū)域，則選定與欲插入?yún)^(qū)域大小相同的單元格區(qū)域。

(2)選擇【開始】面板上的【插入】→【插入單元格】命令(如圖6-33所示)，或單擊鼠標(biāo)右鍵后選擇【插入】命令，將彈出【插入】對話框，如圖6-34所示。

(3)按需要選擇一種插入方式后，單擊【確定】按鈕。

同時，用戶還可以選擇插入整行或整列。圖6-33【插入】菜單圖6-34【插入】對話框

3．刪除單元格

若要刪除工作表中的某個單元格，可通過下面的方法實(shí)現(xiàn)。

方法一：右鍵單擊需要刪除的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，如圖6-35所示，在【刪除】對話框中，根據(jù)需要進(jìn)行選擇即可，如圖6-36所示。圖6-35【刪除】快捷菜單圖6-36【刪除】對話框方法二：選中需要刪除的單元格，選擇【開始】面板上的【刪除】按鈕，如圖6-37所示，在【刪除】對話框中根據(jù)需要進(jìn)行選擇即可。

注意：刪除工作表中的某些數(shù)據(jù)時，使用命令與按【Delete】鍵刪除的內(nèi)容不一樣。按【Delete】鍵僅清除單元格中的內(nèi)容，其空白單元格仍保留在工作表中，而使用【刪除】命令時，其內(nèi)容和單元格將一起從工作表中清除，空出的位置由周圍的單元格補(bǔ)充。圖6-37面板上的【刪除】快捷菜單

4．合并與拆分單元格

單元格只能顯示默認(rèn)的字符寬度，當(dāng)單元格中的內(nèi)容過長而不能完全顯示時，則需要對單元格進(jìn)行合并。

選中需要合并的單元格區(qū)域，然后切換到【開始】面板，單擊【對齊方式】面板上的【合并】按鈕，如圖6-38所示，選擇【合并后居中】命令，結(jié)果如圖6-39所示。圖6-38合并按鈕下拉菜單圖6-39合并后居中的結(jié)果拆分單元格時，只需選中單元格，接著單擊【對齊方式】選項組中的【合并】按鈕，選擇【取消單元格合并】命令即可。

通過上面的學(xué)習(xí)，請大家自己動手制作一張工作表，如圖6-40所示。圖6-40班級成績單6.2.5工作表的修飾

工作表制作好之后，為了使其更加美觀，還需要對其進(jìn)行一系列的修飾，如設(shè)置字符的格式、調(diào)整行高列寬、設(shè)置單元格格式等。

1．設(shè)置字符的格式

用戶根據(jù)自己的需要可以對單元格中的字符設(shè)置不同的字體、字形、字號、顏色等，主要通過【開始】菜單的字體選項組進(jìn)行設(shè)置，如圖6-41所示。

也可以單擊【開始】菜單面板中的字體選項組右下角的展開按鈕，如圖6-42所示，調(diào)用【設(shè)置單元格格式】對話框，如圖6-43所示，進(jìn)行字體、字形、字號、顏色等的設(shè)置。圖6-41字體面板圖6-42字體對話框展開按鈕圖6-43【設(shè)置單元格格式】對話框

2．調(diào)整行高與列寬

按照上述方法建立工作表時，所有單元格具有相同的寬度和高度。有時候為了實(shí)際需要，會對工作表中的行和列進(jìn)行調(diào)整。

方法一：利用面板實(shí)現(xiàn)。

(1)切換至【開始】菜單面板。

(2)在【單元格】面板上，單擊【格式】按鈕，如圖6-44所示。

(3)選擇【行高】(或【列寬】)命令，在彈出的對話框中輸入合適的行高值(列寬值)，如圖6-45所示，單擊【確定】按鈕即可。圖6-44單元格大小快捷菜單圖6-45【行高】設(shè)置對話框方法二：利用鼠標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

將鼠標(biāo)指在要調(diào)整行高(列寬)的行標(biāo)(列標(biāo))的分割線上，這時鼠標(biāo)指針會變成一個雙向箭頭的形狀，拖拽分割線到適當(dāng)?shù)奈恢?，松開鼠標(biāo)即可，如圖6-46所示。

技巧：當(dāng)我們同時調(diào)整幾行(列)的行高(列寬)時，只需要選中需要調(diào)整的整行(整列)，如圖6-47所示，把鼠標(biāo)指向需要調(diào)整的任意一行(列)的行標(biāo)(列標(biāo))分割線上，當(dāng)其變成雙向箭頭的形狀時，拖拽分割線到適當(dāng)位置即可，如圖6-48所示。圖6-46調(diào)整行高圖6-47選定整行圖6-48調(diào)整行高

3．設(shè)置單元格格式

為了使制作的表格更加美觀，應(yīng)該對表格進(jìn)行一系列的格式設(shè)置。

1)設(shè)置數(shù)字格式

Excel2007針對常用的數(shù)字格式進(jìn)行了設(shè)置并加以分類，包含常規(guī)、數(shù)值、貨幣、會計專用、日期、時間、百分比、分?jǐn)?shù)、科學(xué)記數(shù)、文本、特殊以及自定義等數(shù)字格式。

設(shè)置數(shù)字格式的具體操作步驟如下：

(1)選定要格式化數(shù)字的單元格或單元格區(qū)域。

(2)單擊【數(shù)字屬性】按鈕，如圖6-49所示，在彈出的【設(shè)置單元格格式】對話框中單擊【數(shù)字】選項卡，在【分類】列表框中選擇相應(yīng)選項，如圖6-50所示。

(3)設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕。

我們不僅可以設(shè)置數(shù)字的格式，還可以設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)。

我們還可以利用【開始】菜單下的數(shù)字面板設(shè)置常用的數(shù)字格式以及小數(shù)點(diǎn)的位數(shù)，如圖6-49所示。

使用面板可以方便地設(shè)置數(shù)字的格式，使用菜單則可以設(shè)置更多的數(shù)字格式，并且還可以設(shè)置日期、時間等多類數(shù)字的格式。圖6-49數(shù)字面板圖6-50【設(shè)置單元格格式】對話框

2)設(shè)置數(shù)據(jù)的對齊格式

在Excel2007中默認(rèn)的對齊方式往往不能滿足用戶的需要，因此，可以根據(jù)需要對其進(jìn)行重新設(shè)置。

用戶可以在【設(shè)置單元格格式】對話框的【對齊】選項卡中設(shè)置自己喜歡的對齊方式。如圖6-51所示，水平對齊包括常規(guī)、左縮進(jìn)、居中、靠左、填充、兩端對齊、跨列居中、分散對齊；垂直對齊包括靠上、居中、靠下、兩端對齊、分散對齊。文本控制主要用來解決字符型數(shù)據(jù)過長而被截斷的情況。自動換行是指對輸入的文本數(shù)據(jù)根據(jù)單元格的寬度自動換行?？s小字體填充是指減小單元格中的字體的大小，使數(shù)據(jù)的寬度與列寬相同。合并單元格是指將多個單元格合并為一個單元格，一般與水平對齊列表框中的居中合用，常用于標(biāo)題的顯示。

我們還可以使用【開始】菜單下的對齊方式面板進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，如圖6-52所示。圖6-51【設(shè)置單元格格式】對話框圖6-52對齊方式面板

3)設(shè)置單元格邊框

在Excel2007中默認(rèn)的工作表中的表格線是灰色的，不能被打印出來，若用戶需要打印出表格效果，就需要為表格設(shè)置邊框。具體操作方法有兩種。

方法一：利用面板實(shí)現(xiàn)。

(1)選定需要添加邊框的區(qū)域。

(2)切換至【開始】菜單面板。

(3)在【字體】面板上單擊【邊框】按鈕，選擇需要的框線即可，如圖6-53所示。圖6-53邊框快捷菜單方法二：利用對話框?qū)崿F(xiàn)。

(1)選定需要添加邊框的區(qū)域。

(2)切換至【開始】菜單面板，單擊【字體】選項組右下角的屬性按鈕，打開【設(shè)置單元格格式】對話框。

(3)切換到【邊框】選項卡，如圖6-54所示，邊框可以放置在單元格的上、下、左、右、對角和外框，在其中設(shè)置好邊框的樣式、顏色等選項后，單擊【確定】按鈕即可。圖6-54【邊框】選項卡通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，相信大家可以自己動手做出如圖6-55所示的表格。圖6-55學(xué)生成績匯總6.2.6公式的應(yīng)用

如果電子表格只用來輸入一些數(shù)值和文字，那么文字處理軟件完全可以取代它，人們使用Excel的主要目的就是進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。Excel2007除了具有強(qiáng)大的表格處理能力外，還具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計算能力。

1．公式的應(yīng)用

使用公式進(jìn)行統(tǒng)計或計算時，只要公式中有一個數(shù)據(jù)源發(fā)生了改變，系統(tǒng)就會自動根據(jù)新的數(shù)據(jù)來更新計算結(jié)果。

所有公式必須以“=”開始，后面跟表達(dá)式。表達(dá)式是由運(yùn)算符和參與運(yùn)算的操作數(shù)組成的。運(yùn)算符可以是算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符和文本運(yùn)算符；操作數(shù)可以是常量、單元格地址和函數(shù)等。

常用的運(yùn)算符如下：

●

算術(shù)運(yùn)算符：+

(加)，－(減)，*

(乘)，/

(除)，^

(冪)，%

(百分比)等。其意義與數(shù)學(xué)上的運(yùn)算符相同。例：3+8，30-56,4＾3(表示64)等?！?/p>

比較運(yùn)算符：=，>，<，<>，<=，>=。其意義與數(shù)學(xué)上的相同，公式的結(jié)果是邏輯值真或假。例：5>6的值為假，6<=8的值為真。

●

文本運(yùn)算符：&，其作用是將一個字符和另一個字符連接起來。例："奧運(yùn)"&"2008"

(即“奧運(yùn)2008”)；若A1的值為

"張三"，A2的值為

“優(yōu)秀”，則A1＆"

的總成績?yōu)?/p>

"

＆A2，表示“張三的總成績?yōu)閮?yōu)秀”。

注意：如果在公式中使用了多個運(yùn)算符，我們就應(yīng)該了解運(yùn)算符的運(yùn)算優(yōu)先級。

三類運(yùn)算符的優(yōu)先級為：算術(shù)運(yùn)算符>文本運(yùn)算符>比較運(yùn)算符。

例如，計算某學(xué)生“計算機(jī)基礎(chǔ)”期末考試總成績，總成績=機(jī)試成績*0.7+平時成績*0.3，如圖6-56所示。圖6-56公式計算輸入完畢后，單擊回車鍵即可，結(jié)果就直接計算出來了，如圖6-57所示。圖6-57計算結(jié)果

2．單元格的引用

單元格地址有規(guī)律變化的公式不必重復(fù)輸入，而應(yīng)采用復(fù)制公式的方法，其中的單元格地址的變化由系統(tǒng)進(jìn)行推算。下面介紹單元格引用的知識。

1)相對引用

單元格地址直接由列標(biāo)＋行號組成，如B3，C6等，稱為相對引用。當(dāng)復(fù)制使用了相對引用的函數(shù)式到其他單元格中時，引用的單元格地址會隨著函數(shù)式單元格位置的變化而自動相對發(fā)生變化。例如,E2中的公式“=C2*0.7+D2*0.3”,公式復(fù)制后，E3中的公式自動調(diào)整為“=C3*0.7+D3*0.3”，如圖6-58所示。圖6-58相對引用

2)絕對引用

單元格地址的列標(biāo)和行號前各加一個$符號，如$A$3，$H$6等，稱為絕對引用。當(dāng)復(fù)制使用了絕對引用的函數(shù)式到其他單元格中時，單元格位置的改變不會引起單元格地址的變化。例如，E2中的公式“=$C$2*0.7+$D$2*0.3”，公式復(fù)制后，E3中的公式仍為“=$C$2*0.7+$D$2*0.3”，如圖6-59所示。圖6-59絕對引用

3)混合引用

只在單元格地址的列標(biāo)或行號前加$符號的地址稱為混合引用，如$D4，B$3等。如果$符號加在列標(biāo)前，表示列是絕對引用而行是相對引用；反之，$符號加在行號前，表示行是絕對引用而列是相對引用。復(fù)制使用了混合引用的公式到其他單元格中時，相對引用的單元格地址會隨著公式單元格位置的變化而自動發(fā)生變化，而絕對引用的單元格地址則不會發(fā)生變化。

6.3知識拓展?——函數(shù)與圖表

6.3.1函數(shù)的應(yīng)用

函數(shù)是一些預(yù)定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來按特定的順序或結(jié)構(gòu)執(zhí)行計算。Excel2007中包含了各種各樣的函數(shù)，如常用函數(shù)、財務(wù)函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)和信息函數(shù)等。用戶可用這些函數(shù)對單元格區(qū)域進(jìn)行計算。圖6-60函數(shù)下拉菜單

使用函數(shù)進(jìn)行計算的方法如下。

方法一：利用面板實(shí)現(xiàn)。

(1)切換至【開始】菜單面板。

(2)單擊【編輯】面板上的函數(shù)按鈕。

(3)選擇自己需要的函數(shù)即可，如圖6-60所示。

方法二：直接輸入。

如果對函數(shù)比較熟悉，則可直接在單元格中輸入。

方法三：利用函數(shù)向?qū)А?/p>

(1)選定要插入函數(shù)的單元格。

(2)切換至【公式】菜單面板，如圖6-61所示，單擊【函數(shù)庫】選項組中的【插入函數(shù)】按鈕。圖6-60函數(shù)下拉菜單圖6-61公式面板

(3)在【插入函數(shù)】對話框的下拉列表中選擇需要的函數(shù)類別，然后單擊【確定】按鈕，如圖6-62所示。

例如計算每位同學(xué)的平均分。

方法一：選定要插入函數(shù)的單元格H3，切換至【開始】菜單面板，單擊【編輯】面板上函數(shù)按鈕右側(cè)的下拉按鈕，如圖6-63所示，單擊自己需要的函數(shù)【平均值】按鈕，如圖6-64所示，單擊回車鍵即可。圖6-62【插入函數(shù)】對話框圖6-63函數(shù)的使用1圖6-64函數(shù)的使用2使用自動填充手柄，即可進(jìn)行函數(shù)的復(fù)制，如圖6-65和圖6-66所示。圖6-65函數(shù)的使用3圖6-66函數(shù)的使用4方法二：利用函數(shù)向?qū)А?/p>

(1)選定要插入函數(shù)的單元格H3。

(2)切換至【公式】菜單面板，單擊【函數(shù)庫】選項組中的【插入函數(shù)】按鈕。

技巧：利用函數(shù)向?qū)?，我們可以通過單擊編輯欄中的按鈕，快速啟用【插入函數(shù)】對話框，如圖6-67所示。圖6-67【插入函數(shù)】對話框

(3)在【插入函數(shù)】對話框的下拉列表當(dāng)中選擇需要的函數(shù)類別AVERAGE，然后單擊【確定】按鈕。

(4)在彈出的【函數(shù)參數(shù)】對話框中，如圖6-68所示，輸入?yún)?shù)C3:G3，或單擊文本框右側(cè)的按鈕，選擇單元格區(qū)域后單擊按鈕，單擊【確定】按鈕即可完成函數(shù)的輸入。圖6-68【函數(shù)參數(shù)】對話框注意：由相鄰單元格組成的矩形區(qū)域稱為單元格區(qū)域，簡稱“區(qū)域”。區(qū)域的標(biāo)識符由該區(qū)域左上角的單元格地址、冒號與右下角的單元格地址組成，如“=AVERAGE(C3:G3)”的含義為計算單元格區(qū)域C3:G3中所有數(shù)字的平均值。

下面我們以計算學(xué)生成績等級為例介紹函數(shù)的用法。計算學(xué)生等級時需要調(diào)用IF函數(shù)。

IF是執(zhí)行真假值判斷的函數(shù)，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果。IF函數(shù)的語法結(jié)構(gòu)如下：

IF(條件，結(jié)果1，結(jié)果2)

IF函數(shù)的格式：

If(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中：“l(fā)ogical_test”表示設(shè)定的條件；“value_if_true”表示當(dāng)目標(biāo)單元格與設(shè)定條件相符時返回的函數(shù)值；“value_if_false”表示當(dāng)目標(biāo)單元格與設(shè)定條件不符時返回的函數(shù)值。

現(xiàn)在我們使用IF函數(shù)來判斷學(xué)生成績的等級，平均分在60分以上，顯示及格，否則顯示不及格。在圖6-69所示的單元格J3中輸入函數(shù)“=IF(H3>=60,及格，不及格)”，則J3顯示及格，使用自動填充把第J列全部填充后，將看到如圖6-70所示的結(jié)果。圖6-69函數(shù)的使用1圖6-70函數(shù)的使用2如果要將成績細(xì)分為優(yōu)秀(90分以上)、良好(80～89)、中等(70～79)、及格(60～69)、不及格(60分以下)，則要使用IF的多重嵌套。在J3中輸入公式為：

=IF(H3>=90,"優(yōu)秀",IF(H3>=80,"良好",IF(H3>=70,"中等",IF(H3>=60,"及格","不及格"))))

自動填充的顯示結(jié)果如圖6-71所示。圖6-71成績單6.3.2圖表的制作

圖表具有較好的視覺效果，可方便用戶查看數(shù)據(jù)的差異、圖案和預(yù)測趨勢。當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時，圖表中相對應(yīng)的數(shù)據(jù)將自動更新。

1．創(chuàng)建圖表

下面通過實(shí)例介紹用向?qū)陆▓D表的方法。

利用圖6-72所示數(shù)據(jù)，在Sheet1中新建一個二維柱形圖。具體操作步驟如下：圖6-72選定數(shù)據(jù)區(qū)

(1)選定工作表數(shù)據(jù)區(qū)。在創(chuàng)建圖表之前，首先要選擇作為圖表數(shù)據(jù)源的單元格區(qū)域，該區(qū)域可以是連續(xù)的，也可以是不連續(xù)的。

(2)切換至【插入】菜單面板，如圖6-73所示，在【圖表】選項組下有很多圖表的類型，單擊【柱形圖】按鈕，選擇【簇狀柱形圖】命令，生成如圖6-74所示的柱形圖。

提示：將鼠標(biāo)指針停留在任何圖表類型或圖表子類型上時，屏幕提示將顯示圖表類型的名稱。圖6-73圖表制作圖6-74生成的圖表

2．編輯圖表

1)添加圖表標(biāo)題

添加圖表標(biāo)題的操作步驟如下：

(1)選定圖表，此時將顯示【圖表工具】面板，其上增加了【設(shè)計】、【布局】和【格式】選項卡。

(2)展開【圖表工具】→【設(shè)計】面板，單擊滿足要求的【圖表布局】選項組中的布局樣式，如圖6-75所示。

(3)將光標(biāo)定位在編輯框中，如圖6-76所示，刪除【圖表標(biāo)題】字符，然后輸入需要的圖表標(biāo)題【經(jīng)濟(jì)管理1班成績】即可，如圖6-77所示。圖6-75圖表工具設(shè)計面板圖6-76刪除【圖表標(biāo)題】圖6-77添加圖表標(biāo)題

2)添加橫、縱坐標(biāo)軸

添加模、縱坐標(biāo)軸的操作步驟如下：

(1)選定圖表。

(2)展開【圖表工具】→【設(shè)計】面板，單擊滿足要求的【圖表布局】選項組中的布局樣式，選擇含有橫(縱)軸標(biāo)題樣式的圖標(biāo)布局，如圖6-78所示。

(3)雙擊【坐標(biāo)軸標(biāo)題】框，刪除【坐標(biāo)軸標(biāo)題】字符，然后輸入需要的坐標(biāo)軸標(biāo)題即可，如圖6-79所示。圖6-78圖表布局圖6-79修改坐標(biāo)軸標(biāo)題

3)切換行/列

切換行/列的操作步驟如下：

(1)選定圖表。

(2)展開【圖表工具】→【設(shè)計】面板，單擊滿足要求的【數(shù)據(jù)】選項組中的【選擇數(shù)據(jù)】按鈕，如圖6-80所示。圖6-80設(shè)計面板

(3)在彈出的【選擇數(shù)據(jù)源】對話框中點(diǎn)擊【切換行/列】按鈕，如圖6-81所示。圖6-81【選擇數(shù)據(jù)源】對話框

(4)單擊【確定】按鈕，結(jié)果如圖6-82所示。圖6-82切換行與列

4)刪除圖表數(shù)據(jù)項

在選定的數(shù)據(jù)源區(qū)域中，當(dāng)有一些數(shù)據(jù)不需在圖表中顯示時，可以刪除一些數(shù)據(jù)項。具體操作步驟如下：

(1)選定圖表。

(2)展開【圖表工具】→【設(shè)計】面板，單擊滿足要求的【數(shù)據(jù)】選項組中的【選擇數(shù)據(jù)】按鈕。

(3)在彈出的【選擇數(shù)據(jù)源】對話框中(如圖6-83所示)選擇【高等數(shù)學(xué)】選項，單擊【刪除】、【確定】按鈕，結(jié)果如圖6-84所示。圖6-83【選擇數(shù)據(jù)源】對話框圖6-84刪除圖表數(shù)據(jù)項

6.4技能提高

——

數(shù)據(jù)管理

Excel2007提供了數(shù)據(jù)排序、篩選和分類匯總等功能，利用這些功能可方便地從數(shù)據(jù)清單中獲取有效的數(shù)據(jù)，并重新整理數(shù)據(jù)。6.4.1數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行，例如發(fā)貨單數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成績表、聯(lián)系電話等。數(shù)據(jù)清單可以像數(shù)據(jù)庫一樣使用，在數(shù)據(jù)清單中，第一行數(shù)據(jù)通常用來作為數(shù)據(jù)清單的表頭，對清單的內(nèi)容進(jìn)行說明。數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，比如“計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)”就是一個字段名，數(shù)據(jù)清單中的每一行對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個記錄，如圖6-85所示。

圖6-85數(shù)據(jù)清單表示圖

注意：創(chuàng)建的數(shù)據(jù)清單不允許出現(xiàn)空行或空列，并且應(yīng)避免在一張工作表中創(chuàng)建多份數(shù)據(jù)清單，因為數(shù)據(jù)清單的某些處理功能只能在同一工作表的一份數(shù)據(jù)清單中使用一次。6.4.2數(shù)據(jù)排序

數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)則對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、排列，這樣可以為進(jìn)一步處理數(shù)據(jù)做好準(zhǔn)備。

1．簡單排序

在Excel2007中進(jìn)行簡單排序的具體操作步驟如下：

(1)選擇需要排序的數(shù)字列，用戶可以單擊該列其中的一個單元格。

(2)切換至【開始】菜單面板，單擊【編輯】選項組中的【排序和篩選】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇需要的命令即可，如圖6-86所示。圖6-86排序和篩選下拉菜單也可使用【數(shù)據(jù)】菜單面板中的【排序和篩選】選項組下的【排序】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇相應(yīng)的命令。

【升序】按鈕：按字母表順序，數(shù)據(jù)由小到大，日期由前到后進(jìn)行排序。

【降序】按鈕：按反向字母表順序，數(shù)據(jù)由大到小，日期由后向前進(jìn)行排序。

例如我們對學(xué)生的平均分進(jìn)行排序，以劃分出名次。

(1)選定平均分該列下的任意一個單元格，如圖6-87所示。圖6-87數(shù)據(jù)排序1

(2)切換至【數(shù)據(jù)】菜單面板中的【排序和篩選】選項組下的【排序】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇降序排序，如圖6-88所示。圖6-88數(shù)據(jù)排序2

2．對文本排序

在Excel2007中對文本排序主要有兩種方式：按字母排序和按筆劃排序。例如，我們進(jìn)行學(xué)生性別排序，具體操作步驟如下：

(1)選定【性別】該列下的任意一個單元格，如圖6-89所示。圖6-89選擇【性別】列

(2)切換至【開始】菜單面板，單擊【編輯】選項組中的【排序和篩選】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【自定義排序】按鈕，如圖6-90所示。圖6-90排序

(3)在彈出的【排序】對話框中，將主要關(guān)鍵字設(shè)置為【性別】，如圖6-91所示，單擊【選項】按鈕，在彈出的【排序選項】對話框中選擇【筆劃排序】，如圖6-92所示，單擊【確定】按鈕即可。圖6-91【排序】對話框圖6-92【排序選項】對話框

3．多重排序

前面介紹的兩種排序都只能按單個字段名的內(nèi)容進(jìn)行排序，但在實(shí)際應(yīng)用中常常會遇到該列中有多個數(shù)據(jù)相同的情況。那么,能不能同時對多列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序呢？當(dāng)然可以,我們可以對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行多重排序,具體操作步驟如下：

(1)選定整個單元格區(qū)域。

(2)切換至【開始】菜單面板，單擊【編輯】選項組中的【排序和篩選】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【自定義排序】按鈕。

(3)在彈出的【排序】對話框中(如圖6-93所示)，單擊【添加條件】按鈕,選擇次要關(guān)鍵字,單擊【確定】按鈕即可。圖6-93【排序】對話框注意：整個數(shù)據(jù)清單將按主要關(guān)鍵字值的大小進(jìn)行排序，主要關(guān)鍵字值相同的行相鄰排列。若指定了次要關(guān)鍵字，則主要關(guān)鍵字值相同的記錄再按次要關(guān)鍵字值的大小排序；若指定了第三關(guān)鍵字，則依次類推。6.4.3數(shù)據(jù)篩選

數(shù)據(jù)篩選有利于快速從數(shù)據(jù)列表中查找出滿足給定條件的數(shù)據(jù)，對于不滿足條件的行進(jìn)行隱藏。Excel為用戶提供了自動篩選和高級篩選兩種篩選方法。

1．自動篩選

利用自動篩選功能，可篩選出高等數(shù)學(xué)不及格的學(xué)生的記錄。具體操作步驟如下：

(1)選定數(shù)據(jù)清單中的任意一個單元格。

(2)單擊【數(shù)據(jù)】→【篩選】命令，可以看到數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)題全部變成了下拉列表框，如圖6-94所示，在【高等數(shù)學(xué)】下拉列表框中選擇【數(shù)字篩選】下的【自定義篩選】選項，如圖6-95所示。圖6-94自動篩選圖6-95自動篩選快捷菜單

(3)在彈出的【自定義自動篩選方式】對話框的【高等數(shù)學(xué)】下拉列表框中選擇【小于或等于】選項，在后面的下拉列表框內(nèi)輸入60，如圖6-96所示。圖6-96【自定義自動篩選方式】對話框注意：在圖6-97中，篩選只是暫時隱藏了不滿足篩選條件的行。當(dāng)用戶對清單進(jìn)行篩選時，其他行仍然留在那里，只是它們是不可見的。

如果要撤消篩選，可以單擊篩選箭頭，選擇下拉列表中的【清除篩選】，或者選擇【數(shù)據(jù)】→【篩選】→【清除】命令。如果要取消自動篩選功能，可以再次單擊【篩選】按鈕。圖6-97篩選結(jié)果

2．高級篩選

如果數(shù)據(jù)清單中的字段和篩選條件比較多，則可以使用高級篩選功能進(jìn)行處理。使用高級篩選功能時，首先應(yīng)建立一個條件區(qū)域，條件區(qū)域的第一行必須為數(shù)據(jù)清單相應(yīng)字段名，其他行則輸入篩選條件。多個條件的“與”、“或”關(guān)系通過如下方式實(shí)現(xiàn)：