學(xué)校檔案管理工作實施細(xì)則

學(xué)校檔案管理工作實施細(xì)則第一章總則為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，提升檔案信息的有效利用和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及教育部的有關(guān)規(guī)定，制定本實施細(xì)則。學(xué)校檔案是記錄學(xué)生、教師及學(xué)校各項工作的基本材料，合理管理和利用檔案對學(xué)校的教學(xué)、科研及管理具有重要意義。第二章適用范圍本細(xì)則適用于學(xué)校內(nèi)所有檔案的管理工作，包括但不限于學(xué)生檔案、教職員工檔案、教學(xué)檔案、科研檔案及行政管理檔案。所有涉及檔案管理的部門和個人均需遵循本細(xì)則。第三章檔案管理職責(zé)學(xué)校檔案管理工作由檔案管理中心負(fù)責(zé)，具體職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲和利用。2.制定并實施檔案管理的相關(guān)制度和工作流程。3.為全校各部門提供檔案管理的指導(dǎo)和培訓(xùn)。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。各相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案工作，配合檔案管理中心的各項工作。教職員工和學(xué)生應(yīng)積極配合檔案管理工作，及時提交相關(guān)材料。第四章檔案的收集與整理檔案的收集和整理工作包括以下幾個方面：1.學(xué)生檔案：包含學(xué)生入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄、轉(zhuǎn)學(xué)記錄等。各班主任應(yīng)在學(xué)期結(jié)束時整理并報送學(xué)生檔案材料。2.教職員工檔案：包括個人簡歷、聘用合同、考核材料、職稱評定材料等。人事部門需定期更新教職員工檔案，確保信息的準(zhǔn)確性。3.教學(xué)檔案：涉及課程設(shè)置、教學(xué)計劃、教案及教學(xué)評價等。各學(xué)科教師需按要求提交教學(xué)檔案，教務(wù)處負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。4.科研檔案：包括科研項目申請、立項報告、研究成果等，科研處負(fù)責(zé)收集和整理相關(guān)材料。所有檔案材料必須字跡清晰、內(nèi)容完整，按規(guī)定的格式整理歸檔。第五章檔案的保管與安全檔案的保管工作由檔案管理中心負(fù)責(zé)，具體措施包括：1.檔案材料應(yīng)存放在專用的檔案室，保持干燥、通風(fēng)，防止霉變和損壞。2.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜設(shè)備，確保檔案的安全。3.進(jìn)行檔案歸檔時，應(yīng)逐一編號，并建立檔案管理臺賬，記錄每份檔案的存放位置和借閱記錄。4.定期對檔案進(jìn)行清理和檢查，及時處理損壞或過期的檔案材料。第六章檔案的查閱與借用查閱與借用檔案須遵循以下流程：1.需要查閱或借用檔案的人員，應(yīng)向檔案管理中心提出書面申請，說明查閱目的。2.檔案管理中心將根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審批，審批通過后方可查閱或借用。3.借用檔案的人員需填寫借閱登記表，明確借閱時間和歸還日期。檔案借出后，應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁涂改、損壞。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如未按時歸還，需向檔案管理中心說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。第七章檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀應(yīng)遵循以下規(guī)范：1.檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)由檔案管理中心負(fù)責(zé)，確保轉(zhuǎn)遞過程中的安全和完整。2.轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞單，詳細(xì)記錄轉(zhuǎn)遞內(nèi)容、接收人及轉(zhuǎn)遞時間。3.對于已過保存期限或無利用價值的檔案，需按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保銷毀徹底。第八章監(jiān)督與評估機(jī)制為確保檔案管理工作的有效實施，建立監(jiān)督與評估機(jī)制，具體包括：1.定期對檔案管理工作進(jìn)行自查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立監(jiān)督熱線，接受全校師生對檔案管理工作的意見和建議。3.每學(xué)年對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)措施，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。附則本實施細(xì)則由學(xué)校檔案管理中心解釋，自發(fā)布之日起實施。各部門應(yīng)根據(jù)本細(xì)則