衡陽市生活家家居裝飾有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1衡陽生活家家居有限公司簡介 衡陽市生活家家居裝飾有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設計1衡陽生活家家居有限公司簡介衡陽市生活家家居有限公司位于衡陽市珠暉區(qū)苗圃路，主要提供裝修、家居、建筑裝飾等服務。企業(yè)利用充裕的資金在衡陽市周邊地區(qū)建設自己的實體門店，例如西渡、常林等地區(qū)。各地區(qū)的實體門店滿足客戶眼見為實的要求，面對面的交流利于滿足客戶裝修的意愿，解決客戶煩惱的善后問題，擴寬了公司的市場。公司為顧客提供設計、裝修、生活家居一條龍服務的同時，各地區(qū)有實體門店能夠為客戶提高更完美的服務。企業(yè)的發(fā)展前景備受投資者的肯定，于2019年正式成為深圳生活家家居裝飾工程有限公司的分公司，成為深圳生活家公司在衡陽地區(qū)的代表，擁有更豐富的這資金、技術。2公司員工借支管理現狀生活家公司在迅速發(fā)展的同時也產生了許多問題，如果將這些問題置之不理將對公司的長遠發(fā)展產生影響。一般情況下節(jié)假日是家居裝修公司創(chuàng)造營業(yè)額的時機，也是銷售人員獲得獎金的機會，然而在生活家公司中，銷售人員在節(jié)假日的工作積極性不高，甚至不愿出差。經了解，原因是一部分出差人員因公出差產生的住宿費、交通費、餐食費無法及時報銷，各類人員報銷比例也不一致。例如，銷售經理可以快速報銷自己的出差費用和個人消費，而普通的銷售人員只能報銷一半比例的食宿費用，打擊員工工作的積極性。造成大量報銷單累積，財務人員無法及時審核報銷差旅費，也無法正確計算費用，最終致使企業(yè)利潤與稅費核算混亂。財務部門還有大量的員工借款單據，大部分借款原因是員工個人超前消費，占用營業(yè)資金，企業(yè)也要承擔壞賬的風險。3公司員工借支管理存在的問題3.1沒有明確的員工借支額度管理公司財務賬上存在部分員工的大額借款，這些員工因買房、買車向公司借款，公司管理層因親屬關系批準借款，其批準金額在十萬到三十萬不等，占用公司有限的流動資金。員工減輕了自己的資金壓力，卻使得企業(yè)資金負擔加重。部分為實習員工因工資低，卻喜歡超前消費，向門店店長借款。各門店店長為了挽留人才，有時直接批準實習員工的借款。其次，部分銷售人員占著親屬關系的便利報銷大額的差旅費用，其中大部分費用為員工的個人享受消費，如化妝品、奢侈品、高檔的食宿等。而其他普通員工正常的差旅費無法報銷，員工利益得不到保障，打擊普通員工的工作積極性，加劇不良風氣在公司內部的盛行。3.2員工借支報銷審批流程繁瑣生活家公司部門領導簽字的出差單員工填寫報銷單管理中心領導證明簽字部門領導簽字的出差單員工填寫報銷單管理中心領導證明簽字會計審核報銷單和發(fā)票財務經理簽字總經理簽字總裁簽字出納付款圖1員工借支報銷流程圖報銷單要經過公司領導層層簽字后才能交圖1員工借支報銷流程圖3.3員工借支報賬審核混亂在生活家公司內部，存在一些員工利用差旅費報銷時間長的漏洞，進行高出標準的報銷或者進行虛假報銷。例如員工給與商家差價，讓商家虛開發(fā)票，利于虛開的發(fā)票多報銷費用，或者出差結束后，重新補開發(fā)票。而財務人員因為報銷時間過長，難以鑒別發(fā)票真實性和發(fā)票的準確性。還有部分員工喜歡累積報銷，將上月出差費用與這月出差費用一起報銷，甚至有跨年度的差旅費報銷，財務人員為了簡便，將小金額做一次性分錄，這將導致出差費用結算集中，占用有限的資金的同時，還導致會計賬目不清，會計核算混亂。3.4大量員工借支逾期生活家公司在給予員工借款便利的同時，因員工無法及時歸還借款，出現大量的的員工借款逾期。例如員工的因車貸、房貸的大額借款，員工無及時償還借款的能力，只能拖欠借款，企業(yè)無法收回借款，需要承擔壞賬的風險。還有部分實習員工在試用期的借款，實習員工在試用期結束后直接離職，直接失去聯系致使無法追回借款。不斷累積的員工借款金額，像雪球一樣越滾越大，且此類壞賬損失無法作為費用處理，也不能在稅前扣除，只能作為企業(yè)的營業(yè)外支出處理，增加企業(yè)的流動資金負擔。4員工借支管理優(yōu)化設計4.1明確員工借支額度公司應針對員工所在崗位和職業(yè)來規(guī)定相應的借支額度。因公借支的，由財務人員根據事由核定借支額度，員工借款必須填寫借支單，明確借支金額和償還時間，前款未清的，不允許再次以同一事由辦理借支。面對實習員工的借支，要嚴格審批，了解借支原因與其家庭背景并簽訂借支合同。限制因私借支，明確規(guī)定員工的日常借支不得超過員工工資的二分之一，針對具有親屬關系員工的大額借支，財務人員要嚴格執(zhí)行員工借支程序，不隨意付款。其次，管理階層要提高自身的會計意識，公私分明，不得以任何理由占用公司資金用于私人開支。確實因個人原因需要借支的，根據員工崗位工資，以預支工資形式核定借支額度。如下表：表1員工因私預支工資額度員工職位崗位工資標準員工預支工資額度高管人員12000元<=6000元經理人員8000元<=5000元銷售人員6000元+提成<=5000元普通職員4500元<=2000元實習員工2000元不得預支工資銷售人員薪資由底薪加提成組成，可以根據其提成適當增加借支額度，給與銷售人員一定的鼓勵。員工特殊困難時期的借支，可以根據實際情況酌情處理。例如，非實習期員工因父母疾病急需醫(yī)療費，可以給予借支，但需要要簽訂長期勞務合同，降低損失風險。4.2員工借支報銷流程優(yōu)化設計4.2.1簡化報銷流程可以圖2優(yōu)化后的報銷流程通過簡化員工報銷的審批流程，提高公司對員工借支的管理效率。去除填寫出差單據并審核的步驟，員工填寫一張報銷單就可，縮短報銷流程。所有報銷單交至管理中心，由管理中心領導統(tǒng)一核實報銷單和員工出差的真實性。優(yōu)化后的報銷流程如下圖所示：圖2優(yōu)化后的報銷流程優(yōu)化后的報審核流程，設置了報銷額度，大于五千的報銷額度才需要總裁簽字過目，小額度報銷無需總裁簽字，使員工的小額差旅費用更快的得到報銷。也減輕總裁的工作負擔，作為公司的決策者，有更多的時間來完成自己的本職工作。4.2.2采用多元化的報銷方式引入公司線上費用報銷系統(tǒng)，不局限于單一的手工紙質發(fā)票的報銷方式，這就擁有了線上費用報銷系統(tǒng)和線下手工紙質報銷兩種報銷方式。在現代的大數據時代，在外支付一般使用移動支付，可以形成電子發(fā)票，其產生的電子發(fā)票可以直接導入公司財務系統(tǒng)中，減少紙質發(fā)票的傳遞時間和丟失風險，縮短報銷單審核的時間，提高工作效率。沒有形成電子發(fā)票的支付，員工可以采用線下紙質報銷，滿足公司員工不同的報銷需求。另一方面公司費用報銷系統(tǒng)可以幫助財務人員嚴格執(zhí)行報銷審批流程，在電子報銷系統(tǒng)中沒有上一流程管理員的簽字就無法傳遞到下個流程管理員的手中，不僅規(guī)范員工借支報銷流程，還增加報銷流程的透明度。4.3規(guī)范員工借支報銷審核4.3.1明確報銷范圍為減少員工將個人消費轉嫁公司的風險，應制定詳細的報銷標準和報銷范圍。根據往年的出差費用的數據，并通過實時查詢互聯網相關的服務價格，制定詳細的企業(yè)差旅費預算。管理中心可以為財務部門提供出差人員的出差地點、出差原因和交通方式。財務人員根據出差地的發(fā)展水平結合往常的報銷額度制定報銷范圍，對于員工的食宿費用超過范圍的部分，不予報銷，引導員工勤儉的習慣。差旅費的報銷可參照下表進一步優(yōu)化。項目表2差旅費報銷標準（單位：元）項目級別住宿費（元/人.天)餐食費（元/人.天)市內交通費（元/人.天)高層管理憑票據實報銷憑票據實報銷憑票據實報銷中層管理出差地三星酒店標準<150憑票按里程核準一般員工出差地經濟適用酒店標準<100憑票限額50元以內表項目3差旅費長途交通費報銷標準（單位：元）項目級別飛機高鐵、火車自駕車高層管理商務艙商務座、一等座、軟臥憑票據實報銷中級管理經濟艙二等座、軟臥憑票據實報銷一般員工緊急情況可乘坐經濟艙二等座、硬臥4.3.2明確報銷時限公司應規(guī)定每次出差回來后的報銷時限。針對員工累積報銷的現象對癥下藥，明文規(guī)定員工出差回公司后三天之內必須提交報銷單，并且提供相關原始憑證。員工每次的出差報銷只能報銷本次的行程費用，不得累積報銷。對于員工的逾期報銷和累積報銷可以給予相應的處罰。例如逾期一周的員工報銷，規(guī)定只能報銷百分之七十的出差費用；逾期一個月報銷則報銷比例為百分之三十。對于仍然累積報銷的員工，給予不予報銷的處罰。4.4加強逾期員工借支管理4.4.1定期清理借款面對各員工的大量借款，制定規(guī)章制度要求財務部門定期清理員工借款。每月月底清理員工借款，對于即將到期的借款，要提醒借款人員還款時間。對于員工的逾期借款，可以制定相應的處罰措施。對于有能力償還借款卻不愿意還款的員工，可以采取以下處罰措施；首先取消該員工的獎金和其它獎勵，對于借款不還并且不服從公司處罰的員工，先給與律師函警告，然后對于仍然拒絕還款的員工可以依法起訴，利用法律程序追回借款。對于無力還款的員工可以按照還款制度安排。年底匯總員工借款，將到期借款和未到期借款進行分類，核算當年逾期借款，并計提相應的壞賬比例。4.4.2制定還款管理措施給予員工借款要簽訂借款合，同時約定員工的還款方式。員工可以自主選擇一次性償還借款還是分期償還借款。對于無能力一次性償還的員工，公司可以在簽訂借款合同時，約定每月從員工工資中扣除相應的金額償還借款和借款利息，可以根據借款金額適當延長勞務合同；如果員工不愿服從還款安排，可以給予取消獎金、升職獎勵的處罰。面對實習員工的借款，明確要求實習員工在償還借款后方可離職，如果不愿歸還借款并擅自離職可以對其提起訴訟，采取司法程序以減少損失。5小結針對于企業(yè)重要資金隘口，各項借支制度優(yōu)化設計有利于生活家家居公司對借款與報銷項目的管理質量，促使企業(yè)未來健康持續(xù)發(fā)展。首先，明確規(guī)定員工的借款額度，有利于減少一些員工謀私的行為，減輕企業(yè)營業(yè)資金的負擔，使得真正困難的員工有錢可借，提高員工對公司的忠誠。其次，優(yōu)化報銷審批流程和線上電子報銷方式的引入、制定明確的報銷項目和額度，促使出差人員的報銷更透明快捷，累計報銷、虛假報銷現象減少，減輕財務人員的工作負擔的同時，幫助公司嚴格管理差旅費用，減少企業(yè)資金的亂用、濫用。最后，嚴格推行、并落實借款逾期的處罰和管理措施，減輕企業(yè)的壞賬負擔，減少不必要資金流失。參考資料[1]黃秀蕓