《采購術(shù)語掌握》課件

采購術(shù)語掌握采購活動(dòng)中涉及眾多專有術(shù)語,了解和掌握這些術(shù)語對(duì)于有效進(jìn)行采購活動(dòng)至關(guān)重要。本課件將系統(tǒng)地介紹常見的采購術(shù)語,為您的采購實(shí)踐提供必要的知識(shí)基礎(chǔ)。采購術(shù)語的重要性提高效率掌握采購術(shù)語能夠幫助企業(yè)更快捷、更高效地開展采購活動(dòng),節(jié)省時(shí)間成本。增強(qiáng)談判能力熟悉術(shù)語有助于企業(yè)在采購談判中掌握主動(dòng)權(quán),提高談判成功率。規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)確理解術(shù)語有利于企業(yè)識(shí)別并規(guī)避采購中的潛在風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)自身權(quán)益。提升專業(yè)水平掌握采購專業(yè)術(shù)語可以增強(qiáng)采購人員的專業(yè)知識(shí)和技能,提升企業(yè)形象。采購術(shù)語的定義采購術(shù)語是指在采購管理過程中使用的專業(yè)用語和概念。這些術(shù)語幫助采購人員更好地理解和溝通采購流程中的各個(gè)環(huán)節(jié),確保采購活動(dòng)的效率和透明度。掌握采購術(shù)語的準(zhǔn)確含義和應(yīng)用場(chǎng)景,對(duì)于提高采購專業(yè)能力和實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理至關(guān)重要。只有清楚了解這些術(shù)語的定義,才能更好地制定采購策略,優(yōu)化采購流程,控制采購成本。采購術(shù)語的分類按性質(zhì)分包括業(yè)務(wù)性術(shù)語、財(cái)務(wù)性術(shù)語和法律性術(shù)語等。按采購階段分從需求提出、詢價(jià)、議價(jià)到合同簽訂和付款等階段。按參與方分涉及采購部門、供應(yīng)商、物流公司等各方。按文件分如訂單、合同、發(fā)票等采購相關(guān)憑證。常見采購術(shù)語概述基本術(shù)語包括訂單、合同、發(fā)票等基礎(chǔ)的采購文件和概念。供應(yīng)鏈管理涉及供應(yīng)商、采購計(jì)劃、庫存管理等供應(yīng)鏈相關(guān)術(shù)語。交易流程如詢價(jià)、議價(jià)、驗(yàn)收、返修等采購全流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？?jī)效評(píng)估包括采購成本分析、供應(yīng)商評(píng)估等采購績(jī)效管理的術(shù)語。訂貨(PurchaseOrder)定義訂貨是采購部門向供應(yīng)商下達(dá)的正式請(qǐng)求，要求提供一定數(shù)量的商品或服務(wù)。主要內(nèi)容訂貨單包括產(chǎn)品/服務(wù)描述、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期等信息，是合同的依據(jù)。作用訂貨單能保證雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確,有利于后續(xù)驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。流程下達(dá)訂單→供應(yīng)商確認(rèn)→安排生產(chǎn)/交貨→收貨驗(yàn)證→結(jié)算付款。合同(Contract)合同定義合同是雙方或多方當(dāng)事人就某一事項(xiàng)達(dá)成的法律協(xié)議,規(guī)定了雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同具有法律效力,對(duì)簽約雙方都具有約束力。合同內(nèi)容合同通常包括標(biāo)的物、價(jià)格、數(shù)量、交貨期限、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同內(nèi)容需要雙方充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。合同簽訂在充分溝通和談判后,雙方在合同上簽字蓋章即可正式生效。合同簽訂后,雙方需要嚴(yán)格遵守合同條款履行義務(wù)。發(fā)票(Invoice)定義發(fā)票是買賣雙方進(jìn)行交易時(shí),商家向買家出具的證明文件,詳細(xì)記錄了交易商品的信息和價(jià)格。功能發(fā)票不僅有記錄交易的作用,還可用于稅務(wù)申報(bào)、賬務(wù)核算和支付跟蹤等目的。關(guān)鍵信息發(fā)票通常包括商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、購買日期、發(fā)票編號(hào)等關(guān)鍵信息。賬單(Statement)賬單定義賬單是一份詳細(xì)列出所購商品或服務(wù)項(xiàng)目及其相應(yīng)費(fèi)用的單據(jù)。它是供應(yīng)商向買方開具的收款憑證。賬單周期賬單通常按月或季度出具,明確買方的應(yīng)付金額和付款期限。賬單內(nèi)容賬單包括訂單編號(hào)、商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、總金額等詳細(xì)信息,為采購結(jié)算提供依據(jù)。付款條件(PaymentTerms)現(xiàn)金結(jié)算買家與賣家在交易完成后立即進(jìn)行現(xiàn)金支付。這種情況下買家能夠獲得最大的議價(jià)空間。賬期結(jié)算買家獲得一定賬期,可在付款截止日前支付貨款。這種方式有利于買方的資金流管理。分期付款買家根據(jù)約定分期支付貨款。有利于大額采購的資金安排,但需要雙方信任。預(yù)付款買家提前支付部分貨款,剩余款項(xiàng)在交貨時(shí)或賬期內(nèi)支付。有利于賣家的現(xiàn)金流。報(bào)價(jià)(Quotation)報(bào)價(jià)概覽報(bào)價(jià)是供應(yīng)商提供給采購方的一份詳細(xì)的價(jià)格單,列明了采購產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、數(shù)量、交貨期等具體信息,是雙方進(jìn)行采購談判的基礎(chǔ)。報(bào)價(jià)目的報(bào)價(jià)的目的是讓采購方了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格,為雙方進(jìn)行價(jià)格談判、簽訂合同等環(huán)節(jié)做好準(zhǔn)備。報(bào)價(jià)注意事項(xiàng)報(bào)價(jià)應(yīng)該清晰明確,包含所有相關(guān)費(fèi)用報(bào)價(jià)應(yīng)該有一定的靈活性,留有價(jià)格談判空間報(bào)價(jià)應(yīng)該反映供應(yīng)商的最優(yōu)惠價(jià)格投標(biāo)(Tender)參與公開競(jìng)標(biāo)通過參與公開招標(biāo),供應(yīng)商可以有機(jī)會(huì)贏得大型政府或企業(yè)項(xiàng)目的合同。提交詳細(xì)標(biāo)書標(biāo)書需要包括產(chǎn)品或服務(wù)介紹、交貨時(shí)間、預(yù)算等詳細(xì)信息,以滿足客戶需求。展示專業(yè)能力通過標(biāo)書,供應(yīng)商可以展示自身的資質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)實(shí)力,提高中標(biāo)機(jī)會(huì)。嚴(yán)格遵守流程投標(biāo)需嚴(yán)格按照客戶要求的時(shí)間、格式和內(nèi)容提交,以確保順利參與競(jìng)標(biāo)。供應(yīng)商(Supplier)供應(yīng)商概述供應(yīng)商是企業(yè)采購活動(dòng)中重要的參與者,負(fù)責(zé)向企業(yè)提供所需的貨物和服務(wù)。選擇合適的供應(yīng)商是采購管理的關(guān)鍵。供應(yīng)商的重要性優(yōu)秀的供應(yīng)商可以為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù),降低采購成本,提高運(yùn)營(yíng)效率。供應(yīng)商評(píng)估與管理定期評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn),并采取有效的供應(yīng)商管理措施,是確保采購質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。供應(yīng)商關(guān)系管理建立良好的供應(yīng)商關(guān)系,可以促進(jìn)雙方的長(zhǎng)期合作,實(shí)現(xiàn)共贏。采購計(jì)劃(ProcurementPlan)明確需求首先確定采購需求的具體內(nèi)容和數(shù)量,根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃制定相應(yīng)的采購計(jì)劃。供應(yīng)商選擇評(píng)估并選擇合適的供應(yīng)商,建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系,確保供應(yīng)質(zhì)量和及時(shí)性。資金預(yù)算合理規(guī)劃采購資金,確保按時(shí)支付采購款項(xiàng),降低采購成本和風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)劃執(zhí)行嚴(yán)格按照采購計(jì)劃執(zhí)行,跟蹤采購進(jìn)度,及時(shí)解決問題,確保計(jì)劃順利實(shí)施。供應(yīng)管理(SupplyManagement)供應(yīng)鏈管理綜合協(xié)調(diào)采購、生產(chǎn)、配送等環(huán)節(jié),提高供應(yīng)鏈的效率和靈活性。供應(yīng)商管理選擇合適的供應(yīng)商,建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系,確保供應(yīng)質(zhì)量和及時(shí)性。庫存管理根據(jù)需求動(dòng)態(tài)調(diào)整庫存水平,降低資金占用和減少浪費(fèi)。詢價(jià)(RequestforQuotation)定義詢價(jià)是采購人向供應(yīng)商發(fā)出的一種正式要求,詢問供應(yīng)商提供某種商品或服務(wù)的報(bào)價(jià)信息。目的通過詢價(jià),采購人可以了解市場(chǎng)價(jià)格,比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià),選擇最合適的供應(yīng)商。內(nèi)容詢價(jià)單通常包括商品描述、數(shù)量需求、交貨時(shí)間、付款條件等關(guān)鍵信息。流程采購人發(fā)出詢價(jià)單>供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)>采購人比較并選擇>通知中標(biāo)供應(yīng)商議價(jià)(Negotiation)建立信任關(guān)系采購人員與供應(yīng)商應(yīng)建立良好的合作關(guān)系,通過坦誠溝通和互相理解來達(dá)成共贏。平衡利益訴求在談判過程中,雙方應(yīng)妥協(xié)和讓步,找到雙贏的解決方案。制定談判策略采購人員應(yīng)提前做好充分的市場(chǎng)調(diào)研和成本分析,制定明確的談判目標(biāo)和行動(dòng)計(jì)劃。采購預(yù)算(ProcurementBudget)預(yù)算制定根據(jù)采購需求和歷史數(shù)據(jù)制定全面的采購預(yù)算,考慮各類費(fèi)用如物料價(jià)格、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)等。預(yù)算追蹤持續(xù)跟蹤實(shí)際采購支出,及時(shí)調(diào)整預(yù)算,確保開支在預(yù)算范圍內(nèi)。預(yù)算管理建立預(yù)算管理機(jī)制,明確資金使用審批流程,提高預(yù)算管控能力。成本優(yōu)化深入分析采購成本構(gòu)成,尋找降本機(jī)會(huì),提高采購效率。采購訂單(PurchaseOrder)訂單詳細(xì)信息采購訂單包括商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等,是買賣雙方確認(rèn)交易內(nèi)容的依據(jù)。交貨時(shí)間訂單中明確了商品的交貨日期和交貨地點(diǎn),確保采購流程的及時(shí)性。付款條件訂單上標(biāo)明了結(jié)算方式和付款期限,規(guī)范了雙方的財(cái)務(wù)關(guān)系。發(fā)貨(Delivery)1交貨時(shí)間根據(jù)采購合同的約定，準(zhǔn)時(shí)將貨物交付給客戶是采購管理的關(guān)鍵任務(wù)。2交貨方式選擇合適的運(yùn)輸方式和渠道,確保貨物能安全、高效地送達(dá)目的地。3驗(yàn)收檢查在貨物交付時(shí),需與客戶共同進(jìn)行數(shù)量及質(zhì)量檢查,確保符合要求。4配送追蹤采用運(yùn)單號(hào)等跟蹤措施,實(shí)時(shí)掌握貨物的運(yùn)輸進(jìn)度和狀態(tài)。運(yùn)輸(Logistics)貨物運(yùn)輸采購過程中,需要對(duì)貨物進(jìn)行合理有效的運(yùn)輸和配送。選擇合適的運(yùn)輸方式和路線,可以確保貨物安全高效地送達(dá)。配送管理采購部門需要與物流部門密切配合,制定詳細(xì)的配送計(jì)劃,跟蹤貨物運(yùn)輸進(jìn)度,確保按時(shí)交貨。運(yùn)輸成本運(yùn)輸成本是采購成本的重要組成部分,需要合理控制,提高采購效率。供應(yīng)鏈協(xié)作良好的供應(yīng)商-采購商-物流商協(xié)作,可以實(shí)現(xiàn)資源共享、信息暢通,提升整體運(yùn)作效率。驗(yàn)收(Inspection)驗(yàn)收流程采購驗(yàn)收是采購活動(dòng)的關(guān)鍵步驟,包括外觀檢查、數(shù)量核對(duì)、功能測(cè)試等,確保采購物品符合合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收單記錄驗(yàn)收單是正式記錄驗(yàn)收情況的文件,需要雙方代表簽字確認(rèn),作為后續(xù)結(jié)算和爭(zhēng)議解決的依據(jù)。驗(yàn)收人資格參與驗(yàn)收的人員需要具備專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),保證驗(yàn)收過程公正客觀,維護(hù)采購方的權(quán)益。采購合同(ProcurementContract)合同條款采購合同包含商品或服務(wù)的具體內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交付期限和付款條件等重要條款。風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)合同明確雙方責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān),可有效降低采購過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。法律保護(hù)合同具有法律約束力,能為雙方權(quán)益提供法律保障。業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)合同約定各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,幫助買賣雙方做好有效協(xié)調(diào)。驗(yàn)貨(QualityInspection)檢查規(guī)程根據(jù)合同和標(biāo)準(zhǔn),制定詳細(xì)的驗(yàn)貨檢查清單,確保全面和規(guī)范。質(zhì)量把控對(duì)貨物進(jìn)行外觀、尺寸、功能等全面檢查,確保符合要求。記錄保存將驗(yàn)貨結(jié)果詳細(xì)記錄,以備后續(xù)查閱和評(píng)估。返修(Return)退貨流程客戶對(duì)采購的產(chǎn)品如有質(zhì)量問題或不滿意,可以按照合同條款提出退貨。公司需要評(píng)估原因,并安排退貨和更換的具體流程。驗(yàn)貨與評(píng)估收到退貨商品后,公司需要仔細(xì)檢查產(chǎn)品質(zhì)量,評(píng)估是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果決定是否予以退換。退貨補(bǔ)償如果退貨原因合理,公司需要及時(shí)退還已付款項(xiàng),并承擔(dān)相關(guān)的運(yùn)費(fèi)。同時(shí)提供等值的替換商品或者積分補(bǔ)償。采購績(jī)效評(píng)估1建立評(píng)估指標(biāo)制定切合實(shí)際的采購績(jī)效指標(biāo),如采購成本、交付時(shí)間、供應(yīng)商滿意度等。2定期評(píng)估和反饋定期收集和分析數(shù)據(jù),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。3注重過程管理關(guān)注采購全流程,持續(xù)優(yōu)化以提高整體采購效率。4激勵(lì)改進(jìn)措施根據(jù)評(píng)估結(jié)果制定激勵(lì)和改進(jìn)計(jì)劃,提升采購團(tuán)隊(duì)的積極性。供應(yīng)商評(píng)估(SupplierEvaluation)全面評(píng)價(jià)供應(yīng)商評(píng)估應(yīng)該從多個(gè)角度出發(fā),包括產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、服務(wù)水平、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力等各個(gè)重要方面。績(jī)效指標(biāo)制定詳細(xì)的供應(yīng)商績(jī)效指標(biāo)體系,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估,客觀反映其實(shí)際表現(xiàn)。持續(xù)改進(jìn)將評(píng)估結(jié)果反饋給供應(yīng)商,鼓勵(lì)其持續(xù)改進(jìn),共同提升采購質(zhì)量和效率。資質(zhì)審查充分審查供應(yīng)商的資質(zhì)、認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況等,確保其具有長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)能力。供應(yīng)鏈管理(SupplyChainManagement)1整合供應(yīng)商關(guān)系通過與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期、緊密的合作關(guān)系,提高供應(yīng)鏈的整體效率和響應(yīng)能力。2優(yōu)化物流配送利用先進(jìn)的物流技術(shù)和系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)從原材料到制成品的高效運(yùn)輸和配送。3提高存貨管理水平采用精益生產(chǎn)與及時(shí)供貨的理念,最大限度降低供應(yīng)鏈的庫存成本。4增強(qiáng)信息共享和協(xié)同建立敏捷的信息系統(tǒng),促進(jìn)上下游企業(yè)間的信息透明、實(shí)時(shí)共享。采購成本分析(CostAnalysis)全面成本評(píng)估采購成本分析要考慮直接成本、間接成本、交易成本等各類采購相關(guān)費(fèi)用,深入了解采購過程中的全部開支。數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策通過對(duì)采購數(shù)據(jù)的分析,可以識(shí)別出降低成本的機(jī)會(huì),制定更有針對(duì)性的采購策略。優(yōu)化供應(yīng)鏈采購成本分析有助于優(yōu)化供應(yīng)鏈,提高采購效率,從而減少采購過程中的各項(xiàng)開支。風(fēng)險(xiǎn)管理成本分析可以幫助企業(yè)了解采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)因素,制定應(yīng)對(duì)措施,避免不必要的損失。采購風(fēng)險(xiǎn)管理(ProcurementRiskManagement)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別有效識(shí)別采購過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn),包括供應(yīng)商違約、價(jià)格波動(dòng)、交貨延誤等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估,了解風(fēng)險(xiǎn)