北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1北京指南針科技發(fā)展股份有限公司簡介...............................1

2北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、存在問題及產(chǎn)生原

因分析.............................................................1

2.1管理現(xiàn)狀....................................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.2存在問題分析................................................2

2.2.1公司采購辦公用品以價(jià)格為導(dǎo)向..........................2

2.2.2公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確....................................2

2.2.3采購無效流程多、耗時(shí)長................................2

2.2.4臨時(shí)變更或訂單取消....................................2

2.3問題產(chǎn)生原因分析............................................3

2.3.1在價(jià)格為方面..........................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3.2在內(nèi)部數(shù)據(jù)方面........................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3.3在采購流程方面........................錯(cuò)誤!未定義書簽。

2.3.4在訂單方面............................錯(cuò)誤!未定義書簽。

3北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)...4

3.1問題解決方案................................................4

3.2業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合設(shè)計(jì)............................................4

3.2.1流程表設(shè)計(jì)............................................4

3.2.2流程圖設(shè)計(jì)............................................5

3.3相關(guān)財(cái)務(wù)核算................................................6

4總結(jié)語...........................................................9

參考資料..........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購

業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

1北京指南針科技發(fā)展股份有限公司簡介

自1997年指南針品牌創(chuàng)立至今，北京指南針科技發(fā)展股份有限公司始終致

力于提供優(yōu)質(zhì)的股票數(shù)據(jù)分析和信息服務(wù)。為此，該公司具有一個(gè)由清華大學(xué)

計(jì)算機(jī)教授和研究生構(gòu)成的核心團(tuán)隊(duì)，包括來自中外知名高校的專業(yè)研發(fā)團(tuán)隊(duì)

和業(yè)內(nèi)資深投資顧問隊(duì)伍，他們共同努力，將交易獲得的高級商業(yè)數(shù)據(jù)經(jīng)過深

度加工和提取，最終形成一款簡潔易用、高效實(shí)用的數(shù)據(jù)分析產(chǎn)物，以滿足投

資人的需求。為投資人提供卓越的服務(wù)，以滿足他們的需求。

經(jīng)過二十六年的不懈努力，指南針品牌已經(jīng)發(fā)展成為一家全面的、綜合性

的金融信息服務(wù)企業(yè)。

本文通過分析北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理的現(xiàn)狀，

探索問題及其形成的成因，以提供有效的解決辦法。

2北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、

所存在問題及產(chǎn)生原因的分析

2.1管理現(xiàn)狀

辦公室生活用品是企業(yè)日常工作中不可或缺的一部分，它們可以分為文書

歸檔用具、桌面用具、辦公室設(shè)施、財(cái)務(wù)管理用具等，企業(yè)在采購這些生活用

品時(shí)，會根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活選擇，以滿足不同的需求。

北京指南針科技發(fā)展有限公司在供應(yīng)管理方面存在著許多不足，無論是理

論上或者實(shí)踐上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他公司。一方面，由于缺少相應(yīng)的基礎(chǔ)理論

研究，經(jīng)營者無法為公司提出科學(xué)的理論指導(dǎo)，使得采購管理成為一種管理科

學(xué)得不到充分的發(fā)展。另一方面，由于傳統(tǒng)的采購管理模式存在不足，導(dǎo)致公

司的整體采購成本一直處于較高水平。

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.2存在問題分析

2.2.1公司采購辦公用品以價(jià)格為導(dǎo)向

辦公用品種類有很多，質(zhì)量也參差不齊，所以產(chǎn)品的價(jià)格也有所差異。公

司的采購員在從采購辦公用品時(shí)，普遍會通過購買價(jià)格最低的產(chǎn)品來顯示其下

單的合理性及對公司開支的有效規(guī)劃。但有時(shí)候價(jià)廉不一定就是物美，以價(jià)格

為導(dǎo)向很容易買到低檔劣質(zhì)品，進(jìn)而給公司造成不必要的損失。價(jià)格只是采購

的一部分，它被成為“獲取成本”，但是采購辦公用品除了價(jià)格，還有許多別的

成本，比如質(zhì)量、運(yùn)輸、存儲等成本。只考慮獲取成本，往往會導(dǎo)致企業(yè)用一

個(gè)“好價(jià)格”拿到了產(chǎn)品，卻輸?shù)袅烁偁幙偝杀尽?/p>

2.2.2公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

采購者作為公司外部資源的整合者，最擔(dān)心的就是在采購過程中，原本已

經(jīng)打算與供應(yīng)商建立合作，但公司突然要求購買另一件產(chǎn)品，或是對于現(xiàn)在需

要購買的產(chǎn)品進(jìn)行變更，不再需要最初的那個(gè)產(chǎn)品。這一突發(fā)的決定不僅影響

嚴(yán)重影響了整體的調(diào)度計(jì)劃，而且還破壞了供應(yīng)商的正常運(yùn)營秩序。

因此，市場的變化會讓采購者不得已的改變采購計(jì)劃，但除了這些外部原

因，還包括公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、決策層需求不明確等內(nèi)部原因。

2.2.3采購無效流程多、耗時(shí)長

采購者在采購過程中，時(shí)常會出現(xiàn)“完成采購任務(wù)僅僅需要兩個(gè)小時(shí)，但

是經(jīng)過公司流程并得到批準(zhǔn)需要最少兩周時(shí)間”的問題。公司的決策是規(guī)范的，

這是毋庸置疑的，采購者需要根據(jù)公司的決策采購產(chǎn)品，這也是必須的，采購

組織流程也當(dāng)然是需要規(guī)范有效的，但是公司的流程太繁瑣，條款批不下來對

于采購者來說，也是一個(gè)很大的困擾。

2.2.4臨時(shí)變更或訂單取消

市場變化無常，公司也難以準(zhǔn)確預(yù)測未來。為了滿足生產(chǎn)需求，公司不得

不在開發(fā)新品的同時(shí)進(jìn)行生產(chǎn)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和功用反復(fù)調(diào)整，這對供應(yīng)商來說是

一個(gè)挑戰(zhàn)。由于訂購數(shù)量不穩(wěn)定和經(jīng)常更換商品，許多供應(yīng)商會感到疲憊不堪，

甚至有些供應(yīng)商會直接宣布結(jié)束合作，這對于企業(yè)和采購人員來說都是一個(gè)巨

大的挑戰(zhàn)。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.3問題產(chǎn)生原因分析

2.3.1在價(jià)格方面

對于企業(yè)來說，辦公用品是必需品也屬于消耗品，對公司沒有明顯的利益

關(guān)系，所以公司采購辦公用品時(shí)，會選擇價(jià)格相對低廉的產(chǎn)品，這樣能節(jié)省一

部分成本。企業(yè)的本質(zhì)是以盈利為目的的，公司必定會多關(guān)注于對公司最有力

的金融部分，而非辦公產(chǎn)品，所以公司在采購辦公用品時(shí)，多以價(jià)格為導(dǎo)向。

2.3.2在內(nèi)部數(shù)據(jù)方面

公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的因素有很多，比如缺乏規(guī)范性的流程和機(jī)制，不能

確保公司內(nèi)部不同業(yè)務(wù)之間的信息是一致的，公司許多時(shí)候在管理過程中，都

不能將信息在所屬的部門進(jìn)行互換，這就導(dǎo)致在工作過程中，時(shí)間成本特別大。

還有一些員工在工作過程中，對已知信息的認(rèn)知有偏差，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作

時(shí)，相關(guān)部門的工作人員很難及時(shí)溝通掌握信息，在處理業(yè)務(wù)時(shí)，出現(xiàn)失誤。

這些都是公司內(nèi)部數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的原因。

2.3.3在采購流程方面

公司在采購過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)采購的物資與實(shí)際需求不一致的情況，另

外公司的OA系統(tǒng)信息化跟公司內(nèi)部職位制度相對來說不是特別完善，有時(shí)候會

經(jīng)常出現(xiàn)無效審批和審批時(shí)間過長的問題。出現(xiàn)這樣的問題，首當(dāng)其沖的就是

公司的采購部門，對其采購效率和成本都造成很大影響。

2.3.4在訂單方面

公司內(nèi)部的決策可能是經(jīng)常變化的，市場需求也是一直在變動的，公司會

首先根據(jù)客戶的需求，制定相關(guān)策略來調(diào)整生產(chǎn)，這就有可能今天需要這個(gè)物

資，而明天卻因?yàn)榭蛻舻男枨蟾淖兌辉傩枰?，這就需要采購部門變更訂單信

息或者取消訂單去購買別家供應(yīng)商的別的產(chǎn)品。

北京指南針科技發(fā)展股份有限公司致力于設(shè)計(jì)一套完善的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)流程，

以滿足客戶需求。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3北京指南針科技發(fā)展股份有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融

合流程設(shè)計(jì)

3.1問題解決方案

首先公司需要培訓(xùn)一批高素質(zhì)的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合人才，做好后備人才保障。

對于財(cái)務(wù)人員來說，要重點(diǎn)培養(yǎng)業(yè)務(wù)方面的相關(guān)知識，特別是要結(jié)合公司實(shí)際

情況。對于業(yè)務(wù)人員來說，要學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)相關(guān)知識，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)效益。

兩方人員還應(yīng)該將心比心，多溝通，多諒解。

優(yōu)化公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合績效考核機(jī)制，提高兩個(gè)部門積極性。公司要尤其

注意兩個(gè)部門跨部門工作的實(shí)際情況，還需要做到短期目標(biāo)和長期目標(biāo)的統(tǒng)一，

考慮職員情況，多獎少罰，讓員工參與公司的價(jià)值增值過程，吸引和留住優(yōu)秀

的員工，提高工作效率，加快業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合進(jìn)程。

健全業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合信息化系統(tǒng)，落實(shí)技術(shù)支持。健全的系統(tǒng)能提高財(cái)務(wù)管

理效率和質(zhì)量，提高公司競爭優(yōu)勢。公司應(yīng)該充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和工

具，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)信息采集的速度和水平，發(fā)掘信息的潛力意義，為決策提

出有力的支撐，從而提升企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造能力。

3.2業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合設(shè)計(jì)

3.2.1流程表設(shè)計(jì)

序號操作步驟角色提示內(nèi)容

1打印機(jī)墨盒、黑色行政助理根據(jù)需要采購的辦公用品，填寫辦公用品

簽字筆、黑色簽字采購需求匯總表

筆筆芯、夾子、紙

杯

2填寫借款審批單行政助理1.根據(jù)現(xiàn)金需要量填寫借款審批單

2.將借款審批單提交行政部經(jīng)理審核

3審核借款審批單行政部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字

2.將借款審批單提交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核

4審核借款審批單財(cái)務(wù)部經(jīng)理1.審核借款審批單的準(zhǔn)確、合理性并簽字

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2.將借款審批單轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金

1.接收經(jīng)審核的借款審批單

5填寫兩聯(lián)式借款單出納2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單

（出納拿結(jié)算回執(zhí)聯(lián)、會計(jì)拿結(jié)算憑證聯(lián)）

6支付現(xiàn)金出納按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理

7編制記賬憑證費(fèi)用會計(jì)1.根據(jù)經(jīng)審核借款審批單編制記賬憑證

2.將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核

8審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核費(fèi)用會計(jì)編制的記賬憑證的合理性

9登記現(xiàn)金日記賬出納1.根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

2.將記賬憑證交費(fèi)用會計(jì)

10登記明細(xì)賬費(fèi)用會計(jì)登記（其他應(yīng)收款）科目明細(xì)賬

11去服務(wù)中心采購行政助理去服務(wù)中心購買辦公用品

1.依照服務(wù)公司辦公用品定價(jià)有關(guān)規(guī)則，

12結(jié)算費(fèi)用并開具發(fā)服務(wù)公司業(yè)計(jì)算費(fèi)用，收取現(xiàn)金；

票務(wù)員2.依照實(shí)際出售辦公用品數(shù)量及單價(jià)開

具增值稅普通發(fā)票

1.接收行政助理提交的單據(jù)

13傳遞單據(jù)出納2.將借款單的結(jié)算回執(zhí)交給行政助理

3.將單據(jù)傳遞給費(fèi)用會計(jì)制作憑證

1.根據(jù)發(fā)票及借款單的第二聯(lián)（結(jié)算憑證）

14編制記賬憑證費(fèi)用會計(jì)編制記賬憑證

2.將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核

15審核記賬憑證財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確、合理性并簽字

16登記科目明細(xì)賬費(fèi)用會計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬

表格1業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程表

3.2.2流程圖設(shè)計(jì)

開始

行政助理：編制采購需求匯總表

費(fèi)用會計(jì)：編制費(fèi)用記賬憑財(cái)務(wù)部經(jīng)理：

證5審核記賬憑證

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

行政助理：填寫借款審批單

出納：傳遞單據(jù)

費(fèi)用會計(jì)：登記明

行政部經(jīng)理：審核借款審批

細(xì)賬

單行政助理：填寫支出憑證

財(cái)務(wù)部經(jīng)理：審核借款審批單

服務(wù)公司業(yè)務(wù)員：結(jié)算費(fèi)用

開具發(fā)票

出納：填寫三聯(lián)式借款單

行政助理：拿現(xiàn)金去服務(wù)中心采購

出納：支付現(xiàn)金

費(fèi)用會計(jì)：編制借款記賬憑證

結(jié)束

財(cái)務(wù)部經(jīng)理：審核記賬憑證出納：登記現(xiàn)金日記賬費(fèi)用會計(jì)：登記明細(xì)賬

圖1業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程圖

3.3相關(guān)財(cái)務(wù)核算

例如公司購買辦公用品電腦五臺花費(fèi)5萬元，并取得5000元增值稅專用發(fā)

票，統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部購進(jìn)，交給倉庫保管，各部門按月領(lǐng)用

借：固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在庫45000

應(yīng)交稅費(fèi)-進(jìn)項(xiàng)稅額5000

貸：銀行存款50000

領(lǐng)用時(shí)

借:固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在用45000

貸：固定資產(chǎn)-電子設(shè)備-在庫45000

假如公司規(guī)定使用4年則每月計(jì)提折舊937.5元

借：管理費(fèi)用937.5

貸：固定資產(chǎn)-累計(jì)折舊937.5

買簽字筆、書本等辦公用品可進(jìn)低值易耗品，如公司購進(jìn)1800元簽字筆，

可寫會計(jì)分錄為：

借：低值易耗品1800

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

貸：庫存現(xiàn)金（或銀行存款）1800

然后攤銷低值易耗品，攤銷的時(shí)候分錄如下：

借：管理費(fèi)用1800

貸：低值易耗品1800

各部門批準(zhǔn)領(lǐng)用時(shí)，

借：管理費(fèi)用-辦公費(fèi)1800

貸：低值易耗品1800

登賬如下：

圖2記賬憑證

圖3銀行日記賬

7

圖4管理費(fèi)用明細(xì)賬

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖5其他應(yīng)收款明細(xì)賬