廣西某公司物資管理制度

廣西創(chuàng)新港灣公司物資管理制度

北大縱橫管理咨詢公司

2003年10月

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目錄

第一章總則.....................................

第二章物資管理職責..............................2

第三章物資管理計劃..............................4

第四章采購供應商管理............................5

第五章采購招標管理..............................8

第六章采購合同管理..............................9

第七章物資采購.................................11

第八章設備采購管理..............................13

第九章驗收、保管、領用.........................14

第十章附則......................................16

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第一章總則

第一條制定本制度的主要目的合理配置資源，減少積壓浪費與流通費用，提高

物資利用效益，提高管理質量，保證公司利益最大化。

第二條本制度所指的物資管理內容包括：庫存材料、庫存的備品備件、低值易

耗品等。發(fā)生在上述物資管理中發(fā)生的采購、驗收、儲存、領發(fā)等環(huán)節(jié)

的管理行為也包括在本制度中。

第三條本公司物資管理實行嚴格的計劃和預算管理，要貫徹沒有計劃和預算就

不得進行采購、領用等行為。

第四條為保證公司資產安全，任何物資管理要嚴格到崗到人，不得缺失。

第二章物資管理職責

第五條物資管理分別由供應部、項目部、生產中心、財務部及其他使用部門負

責，各部門各司其職，共同保證公司的財產物資的安全。

第六條劃分物資管理職責的基本原則

一、職責劃分要貫徹責權對等的原則。

二、管理者要對所屬部門的管理活動負全面責任

三、管理活動的組織者或牽頭者要對一項管理活動負全面組織責任，其責任并

不因為其他部門的參與而減輕，除非組織者或牽頭者能證明，由于參與者

不克盡職守導致他的決策失誤才可以免責。組織者或牽頭者有權利對出現(xiàn)

的問題重新組織調查，分清活動中的主要責任和次要責任。

第七條供應部的職責：

1、負責公司年度、月度采購計劃編制、綜合平衡、實施。

2、負責公司總體采購成本的控制、管理。

3、負責公司采購物資的分類、公司集中采購和項目部自行采購物資的劃分、參與

項目部具體采購物資種類的確定。

4、負責公司集中采購物資的具體采購、組織驗收。

5、負責公司設備采購、組織驗收

6、負責對項目部采購工作的指導和管理，參與項目部重要物資采購活動的談判,

代表公司對項目部重大采購活動的監(jiān)督。

7、采購價格控制

8、公司供應部負責物資采購招標的組織管理工作

第八條項目部職責

1、負責項目部生產物資的保管、驗收、使用。

2、負貨項目部物資需求計劃的編制和執(zhí)行。

3、項目部當地物資采購

4、供應商評價

第九條生產中心的職責

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1、負責項目部物資需求計劃的審核。

2、負責編制設備需求計劃。

3、參與供應商評價

第十條財務部職責

1、參與公司物資采購招標工作。

2、負責公司物資的價值管理。

第十一條其他部門的職責

1、負責保管好所使用的物資和設備

2、負責申報本部門的物資需求。

第三章物資管理計劃

第十二條物資計劃包括庫存材料、備品備件、低值易耗品的采購計劃、存儲計劃、

使用計劃等內容。

第十三條物資存儲計劃是指滿足下階段公司生產需要，考慮到正常的必要采購周

期而提前存儲物資的計劃。使用部門負責編制存儲計劃。

第十四條上年度末或項目開始前，公司開始編制下年度或項目計劃J,物資需求計

劃由使用部門負責編制，使用部門根據年度或項目生產計劃和年度部門

工作計劃編制年度生產物料需求計劃和年度部門辦公用品使用計劃，交

供應部門。年度生產計劃確定后，年度生產物料需求計劃和年度部門辦

公用品使用計劃必須根據生產進度的需要按月分解，形成初步月度需求

計劃。具體要求如下：

1、生產物資需求計劃=本階段生產消耗計劃+下階段存儲計劃

2、辦公用品不考慮存儲計劃和需求計劃，實行總額管理。

3、項目部負責編制本項目部的生產物資需求計劃。

4、項目部物資采購計劃根據物資需求計劃編制，項目部編制完成后交生產中心審

核。

物資采購計劃=物資需求計劃一期末物資數量

第十五條生產中心審核物資需求計劃和物資采購計劃后，要交總經理審核，董事

長審批。審批后生產中心向項目部下達計劃，并將項目部的采購計劃移

交供應部。

第十六條公司其他部門負責編制本部門的辦公用品使用計劃，部門經理審核通過

后交辦公室。

第十七條供應部匯總各項目部的物資采購計劃后形成公司的物資采購計劃。

第十八條每月末各部門要根據年度計劃，結合實際情況編制月度計劃。月度計劃

編制過程中，生產中心審核物資需求計劃后，若需要調整，在征求項目

部意見后做出調整。同時要調整項目部的物資采購計劃，

第十九條年度計劃的準確率要保持在80%—120%之間，月度計劃要保持在95%

一105%之間.

第二十條物資供應部、項目部供應員負責按月度物資采購計劃進行采購，使用部

門如果變更計劃，必須在采購實施前通知供應部和項目部供應員。

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第二十一條項目部在開工前進行的設備安裝、整修設備發(fā)生的物資需求，要根據

開工準備工作計劃編制物資需求計劃，經生產中心審核，總經理、董事

長批準，交供應部執(zhí)行采購。

第二十二條供應部每年要根據計劃采購物資的數量、價值、頻率等因素，按ABC

分類法對物資進行分類管理，實行重點物資重點控制。

1、A類年物資采購金額占年總采購金額60%。（炸藥、雷管和柴油款不

列入百分比統(tǒng)計）。

2、B類年物資采購金額占年總采購金額30%o

3、C類年物資采購金額占年總采購金額10%。

4、炸藥、雷管和柴油列入A類年物資。

第二十三條本公司的物資采購實行項目部采購、公司總部輿中采購和其他零星采

購三種方式。每年年初由供應部負責編制公司T購口上，內容包括物資

編號、品種、采購部門和采購周期等內容。公司興購目錄經總經理批準

后下發(fā)執(zhí)行。

第二十四條供應部要根據物資采購頻率定期更新采購目錄，一般至少半年一次.

第二十五條項目部編制采購計劃時，必須查看采購目錄，按照目錄上列出的產品

填報計劃。目錄上沒有的物資填報計劃后，要附電獨的詳細

說明物資的型號、規(guī)格、可能的供應商、預計價珞等因素。

第二十六條總工室在在設計時要盡可能使用采購目錄中所列的物資，采購目錄如

不能滿足設計需要，應將所需物資添寫采購申請旭交供應部到市場上尋

找滿足條件的供應商。采購申請單上要注明“非實際采購”。

第二十七條非標準物資和特殊活動所需的物資由于需求個性化強，可以不納入公

司的采購計劃。物資需求部門只需要預測金額即可，實際需要時填寫采

購申請單交供應部，供應部按采購申請單采購。具體采購程序比照緊急

采購程序執(zhí)行。

第四章采購供應商管理

第二十八條供應商管理的基本原則

一、保證公司的生產經營物資按需要及時供應，防止產生缺貨導致停產。

二、供應商開發(fā)的基本準則質量，成本，交付與服務并重的原則。

三、供應商管理實行戰(zhàn)略合作管理，要保持和供應商保持長期合作關系。

四、供應商管理要實行動態(tài)管理，加強溝通、定期評估。

第二十九條供應商選擇

一、供應部每年必須做出供應市場分析計劃，定期對公司的重要物資供求情況

進行分析，提出分析報告，為公司供應商選擇、物資采購決策提供依據。

二、總工室在進行技術設計時，供應部必須對設計所涉及的物資提供市場供應

分析報告，幫助總工室進行材料選配。

三、供應部負責通過各種方式搜尋公司的潛在供應商，登記供應商情況.在氾表,

來管理供應商提供的信息。供應部通過以下方式搜尋潛在供應商：

1、供應商的專業(yè)媒體廣告

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2、供應商的主動問詢和介紹

3、專業(yè)技術雜志

4、互聯(lián)網搜索

四、供應部通過收集信息，評估供應商工藝能力、供應的穩(wěn)定性、資源的可靠

性，以及其綜合競爭能力。剔除明顯不適合進一步合作的供應商后，提交

一個供應商考察名錄。

五、供應部應根據供應商考察名錄要求供應商填寫供；一口1報，如果供應

商的生產經營條件發(fā)生變化，要求供應商及時對該報告進行補充和修改。

六、對于重要物資，經總經理批準，供應部要組織總工室、生產中心的技術人

員實地考察供應商，向公司提交考察報告。

七、對不實地考察的供應商，供應部應通過電話、傳真、電子郵件等方式和供

應商聯(lián)系，進一步取得供應商供應能力信息。

八、供應部要對合格供應商發(fā)出詢價文件，一般包括圖泯和規(guī)格、數量、質量

大致采購周期、要求交付日期等細節(jié)，并要求供應商在指定的日期內完成

報價。在收到報價后，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，

而且要求用書面方式作為記錄。

九、對所有的供應商要按統(tǒng)一的評分標準進行評比，評比結果靠前的供應商入

選供應商初選名錄。評價方法按供應商報價分析表進行。

十、評比時，供應部要及時和其他部門成員溝通，評比結束后，總結供應商的

優(yōu)點和不足之處，并聽取供應商的解釋。如果供應商有改進意向，可要求

供應商提供改進措施報告，做進一步評估。

十一、供應部必須對供應商提供的替代材料組織相關技術人員進行評價,在

現(xiàn)有材料中尋找低成本的替代材料。

十二、供應部對初選合格的供應商提出公司供應商初選名單，交總經理審核。

十三、每種物資的供應商初選名錄一般要選擇多家供應商對比。

十四、董事長負責召開公司供應商選擇會議，討論確定最終的供應商名錄，

確定后交供應部負責執(zhí)行。會議一般至少由以下人員參加：

董事長、總經理、供應部經理、生產總監(jiān)、總工程師、財務部經理。

十五、供應部要根據供應商選擇會議的決議，制作公司供應商名單，經過相

關人員簽字后下發(fā)相關部門執(zhí)行。

十六、項目部采購時供應商選擇實行項目部經理負責制，公司供應部提供支

持，供應商選定后，報公司供應部備案。重要物資供應商選擇公司供應部

要實地參與，代表公司進行監(jiān)督

十七、供應商選擇過程中各部門的職責按照下表分工:

項目總工室生產中心供應部財務部

供方自評報告CCR

供方產品質量評估ARI

供方樣品評估報告ARI

供方質量體系考核R/AI

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安全環(huán)保審核R/AI

供方檔案資料建立RI

R：工作的負責人;

A：工作總負責人，擁有最終的決定權，負責對政策或過程執(zhí)行的監(jiān)督和修正；

C：在采取行動之前的咨詢人：

I：行動信息的分享人。

第三十條供應商評價

一、供應部要組織考核和評估供方，確保所采購物資質量、運輸服務、包裝等滿足

規(guī)定要求。對供方的評價包括即時考核和年度評估。即時考核是指對發(fā)生的每一筆

采購交易的狀況進行考核；年度評估是指以年度為周期對供方進行綜合評估。

二、現(xiàn)重大質量事故后，供應部要對供應商重新做出評估。

三、供方考核與評價過程中各部門的職貢按照下表分工：

項目項目部生產中心供應部財務部

供貨數量情況AR

供貨質量情況AIR

到貨及時百分比AR

供貨安全性AIR

根源分析/糾正措施AAR

供方的生產經營狀況CCRC

長期合作伙伴的業(yè)績IIIA

與供方分享信息共圖改善IIR

R：工作的負責人;

A：工作總負責人，擁有最終的決定權，負責對政策或過程執(zhí)行的監(jiān)督和修正；

C：在采取行動之前的咨詢人；

I：行動信息的分享人。

第三H"一條供應商淘汰

一、項目部改變供應商必須及時通知供應部，并說明變更原因。供應部要對項

目部的變更行為是否符合公司利益，并提出建議。必要時要通報總經理。

二、經過供應商評價認為不能繼續(xù)合作的供應商,應該在合同結束后取消供應

商資格或者和供應商協(xié)商解除合同。

三、出現(xiàn)重大質量事故后供應商不積極配合解決問題，供應部應該取消供應商

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資格。在通知供應商取消資格前要咨詢法律顧問。

第三十二條供應商申訴處理

一、辦公室負責接待供應商申訴，根據供應商申訴的情況和供應部、項目部、

生產中心協(xié)調，必要時向總經理和董事長通報情況，由總經理和董事長審

查處理。

二、供應部在選擇供應商時對所有供應商要一視同仁地對待，并且要明確告訴

對方申訴渠道。

第五章采購招標管理

第三十三條本公司采購的A類物資一般要經過對外公開招標。特殊物資因為供

應商少或沒有供應商愿意參加招標的，經董事長批準，可以不招標，直

接進入供應商選擇程序。

第三十四條公司經過供應商評價后認為可以和供應商繼續(xù)保持合作的，可以不經

過招標程序。

第三十五條因發(fā)生不可預見的急需或者突發(fā)事件等特殊情況，可以不采用招標方

式，經董事長批準直接采購。

第三十六條本公司采購的B類物資可以不經過招標程序，由供應部負責選擇供

應商，經董事長批準后進行物資采購。

第三十七條本公司采購的C類物資，由于金額小，品種多，不采取招標的形式，

由供應部供應員和項目部供應員直接到市場采購：公司總經理或項目部

經理負責審核控制。

第三十八條每種物資招標工作一般一年舉行一次，屬于同一廠家可以生產的物資

可以合并招標。

第三十九條公司要成立招標小組，統(tǒng)一負貨負責標前準備、編制招標文件、發(fā)布

招標信息、投標、開標、評標、定標、簽訂經濟合同、履行合同等管理

工作和協(xié)調解決招標中存在問題。

第四十條招標小組由以下人員組成

組長息經理

成員：總工程師供應部經理生產總監(jiān)財務部經理審計師

第四十一條審計師負責對招標活動合規(guī)性監(jiān)督，對招標事項沒有表決權和承擔決

策失誤責任，僅對招標活動的合規(guī)性負責。

第四十二條供應部負責標前準備、編制招標文件、發(fā)布招標信息、簽訂經濟合同、

履行合同等事務。

第四十三條招標文件包含技術內容，總工室負責編制技術部分。

第四十四條招標文件包括招標說明書、訂貨合同書和投標書等。

招標說明書主要內容是標的物資名稱、主要質量技術要求、數量和

供貨方式、采購周期或交貨期限；標價和中標條件；投標形式和時效；

保證金、撤標服務費和違約責任；附加優(yōu)惠條件。

訂貨合同書主要內容是交貨品種、規(guī)格型號、數量、供貨方式、時

間和地點；質量技術要求；價格、運費：計量和質量檢驗辦法；付款方

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式；違約責任；合同有效期等。

投標書主要內容是標數、報價、交貨方式，投標方附加的優(yōu)惠條件

承諾等。

招標物資的標價由招標小組組長親自確定后密封入招標文件中，開

標時才可向招標小組成員公布。

密封的招標文件在開封前，招標小組所有成員必須親自查看完好后

才可以開封。

參與投標的相關人員必須對供應商投標內容、本公司有關招標的內

容終身保密。

第四十五條供應部要充分做好標前的準備工作，根據物資興購計劃確定具體物資

的招標金額；組織對有意投標的供應廠商進行資格審查，看是否具備規(guī)

定的條件和企業(yè)資信；向潛在的投標方發(fā)出投標邀請。

第四十六條招標文件發(fā)售之日起至開標之日止一般周期在20天左右，視所采購

物資的情況可適當縮短或延長。

第四十七條開標應按招標通告或投標邀請規(guī)定的時間和地點公開進行，開標后依

據確定的定標程序選出中標方。符合標書規(guī)定條件，以最低價選擇中標

方的，應當場宣布。

第四十八條招標小組在評標時，當反對人數和支持人數相等時，招標小組組長有

多投票一次的權利。

第四十九條評標結束一周內，供應部要將評標結果報董事長審批，審批后將評標

結果通知供應商。

第六章采購合同管理

第五十條凡以公司名義發(fā)生的采購業(yè)務，一般應簽訂采購合同。采購金額在

10000元以下,即時交割且無后續(xù)質量、維護問題的采購業(yè)務，可以不

簽訂合同。

第五十一條除即時清結者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖

表、傳真件等均為合同的組成部分。本公司所有的合同范本初次使用時

都要經過法律顧問審核，出具審核意見。

第五十二條供應部必須定期檢查使用的合同范本，看相關條款是否和最新法律抵

觸或不適應法律要求，一般一年請法律顧問審核一次。

第五十三條國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。

第五十四條公司規(guī)定要簽訂合同而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合

同代用單，注明本項業(yè)務適用的主要條款，注明天能訂立書面合同的理

由，并經總經理批準同意，否則不能辦理該業(yè)務。

第五十五條供應部負責公司采購合同的擬定、修改、簽訂、履行等管理工作。辦

公室負責聯(lián)系法律顧問對合同條款進行審核。項目部對外簽訂采購合同,

合同范本必須經過供應部的審核。審核過的合同如果有增加、刪減條款

的情況，視同新擬定合同進行管理。供應部不能擬定的合同，可以委托

法律顧問擬定。

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第五十六條本公司采購合同簽訂前，必須經過供應商選擇、評價程序或者采購招

標程序。采購C類物資和經過董事長批準的A類、B類物資，可以直

接到市場上采購。

第五十七條訂立合同前，至少要取得以下資料

1、對方營業(yè)執(zhí)照復印件

2、特殊行業(yè)的經營許可證復印件

3、稅務登記證復印件

4、法人代表授權委托書原件

第五十八條合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數量和質量，價

款或者酬金、履行的期限、地點、方式、違約責任等主要條款方可加蓋

公章或合同章。

第五十九條供應部對外簽訂合同時，一般盡可能使用公司準備的合同，使用對方

提供的合同，要由總經理決定是否交法律顧問審咳。

第六十條對外訂立的采購合同，嚴禁在空白文本上蓋章，如有例外需要，須董事

長特批。

第六十一條公司合同最終簽字人為董事長或董事長授權委托人。授權委托書必須

明確授權范圍、時間等內容，授權后在供應部、財務部留好印件備杳。

第六十二條對外訂立合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務委托兩種授權方式,

董事長特別指定的重要人員采用固定期限委托的畏權方式，其他一般人

員均采用業(yè)務委托的授權方式。

第六十三條授權委托事宜由辦公室專門管理，需授權人員在辦理登記手續(xù),領取、

填寫授權委托書，經公司董事長簽字并加蓋公章后授權生效

第六十四條合同蓋章生效后，應交由供應員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并

登記。非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號。同一合同項

下的不同附件也必須編號，采用分數編號法。

第六十五條公司可以采用以下合同編號規(guī)則，若信息化有特殊要求，按信息化的

原則編碼。

客戶編碼+物資類別+年+合同順序號

第六十六條合同文本原則上我方至少應持一份，合同文本及復印件由辦公室、具

體業(yè)務部門等各部門分存，其中原件由財務部門和供應部留存。

第六十七條除供應部、財務部留存的合同外，送交其他部門的合同一般要進行保

密處理，具體處理方式如下

1、交項目部、生產中心、總工室備查的合同不得有供應商聯(lián)系方式、

采購數量。

2、其他部門如要查詢采購合同，必須經過總經理批準。

3、采購結束后檔案移交辦公室，要嚴格按檔案管理辦法封存、查詢。

第六十八條對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存

樣品，由合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第六十九條合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實際、全面地履行。

第七十條有關部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時向公司總經理

匯報并通知法律顧問。

第七十一條財務部門依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務，應當拒

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絕付款；

1、應當訂立書面合同而未訂立書面合同，且天采用非書面合同代用

單的。

2、收款單位與合同對方當事人名稱不一致的。

第七十二條付款單位與合同對方當事人名稱不一致的，財務部門應當督促付款單

位出具代付款證明。

第七十三條合同履行過程中有關人員應妥善管理合同資料，保證合同的完整性。

對采購合同的有關技術資料、圖表等重要原始資料借出時，必須經供應

部經理同意，供應員方可以辦理借出手續(xù)，在登記本上登記。到期后，

供應員要及時催還。

第七十四條公司變更或解除合同必須向法律顧問咨詢，經總經理權衡利弊后才可

以實施。合同變更或解除后，要及時通知財務部及合同所涉及的其他部

門。

第七十五條我方變更或解除合同或雙方的協(xié)議應當采用書面形式，并按規(guī)定經審

核后加蓋公章或合同專用章

第七十六條供應部收到對方要求變更或解除合同的通知必須立即向公司總經理

匯報并通知法律顧問。

第七十七條變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由

對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管

第七十八條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同

有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第七十九條合同變更后，合同編號不予改變。

第八十條供應部和項目部供應員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關資料

（包括與有關的文書、圖表、傳真件等）按合同編號整理，交檔案管理

人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第七章物資采購

第八十一條本公司A類物資B類物資一般情況下必須從公司預先選定的供應商

采購，不得隨便變更。

第八十二條以下物資由公司辦公室和項目部自行采購。

1、祝賀用物品：花圈、花籃、禮物等。

2、招待用品：飲料、香煙等。

3、書報（含技術性書籍及定期刊物）、名片、文具等。

4、打字、刻印、報表等。

5、辦公用品。

第八十三條供應部年初要對項目部采購物資和總部集中采購物資明確劃分，列入

公司采購目錄。對用量穩(wěn)定、持續(xù)不斷的物資要考慮制定每月采購批次。

第八十四條公司采購分一次簽訂合同多次采購、采購一次簽訂合同一次和不簽訂

合同直接采購三種方式。

第八十五條一次簽訂合同多次采購的采購方式一般適用于凡經常性使用，且使用

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量較大宗的材料，采購部門應按供應商選擇流程或招標流程選定供應商,

議定長期供應價格，批準后通知各請購部門依需要提出請購計劃。采購

合同簽訂后，采購部門每月按采購計劃向供應商發(fā)出購」「I訂貨。采

購訂單是公司采購合同不可分割的一部分。

第八十六條采購一次簽訂合同一次的采購方式適用于一次采購物資價值在5000

元以上，且不經常發(fā)生的采購業(yè)務。

第八十七條不簽訂合同直接采購的采購方式適用于價值小,公司規(guī)定可以不簽訂

合同的物資的采購，一般指C類物資。

第八十八條項目部采購

1、項目部供應員每周一要檢查公司批準的采購計劃，根據物資采購周期和物資需

要時間，列出本周采購計劃，經項目部經理批準后，持采購計劃到出納處辦理

借款手續(xù)。

2、項目部出納要根據周采購計劃，辦理借款手續(xù)，根據采購額確定借款金額，每

次借款金額最高不超過2天的采購額。

3、項目部供應員現(xiàn)金采購后，要及時添制入庫驗收單，庫管員驗收后在入庫驗收

單簽字，一聯(lián)庫管員留存，兩聯(lián)連同發(fā)票由供應員交出納辦理沖銷借款手續(xù)。

4、項目部供應員如果采用賒購方式采購物資，入庫驗收單一聯(lián)交供應商，供應商

持入庫驗收單到項目部出納處辦理應付帳款手續(xù)，庫管員自留一聯(lián)，剩下一聯(lián)

由供應元交項目部出納辦理帳務處理手續(xù)。

第八十九條項目部計劃外采購

1、項目部在生產過程中，發(fā)現(xiàn)月度計劃中某些物資將出現(xiàn)短缺，應編制補充物資

需求計劃上報生產中心，生產中心審核后，經總經理批準，交供應部納入月度

采購計劃采購或項目部自行采購。

2、補充計劃每月不得超過一次，每超一次，要對項目經理記過一次，生產中心要

將緊急采購行為交總經理辦公會討論后，如決定給予記過，人力資源部要開出

記過通知單，總經理簽字后交項目經理同時記入項目經理個人績效考核檔案。

第九十條項目部緊急采購

1、項目部由于計劃不周、到貨物資不合格和不可預料異常情況出現(xiàn)物資短缺，執(zhí)

行計劃外采購程序影響生產的情況下，經項目部經理批準，項目部供應員可以

直接采購辦理入庫手續(xù)后交生產使用。

2、項目部供應員辦理完采購后，要及時辦理補報審批手續(xù)，說明發(fā)生緊急采購的

原因，交供應部協(xié)助辦理報批手續(xù)。

3、供應部接到項目部的申請后，交總經理、董事長審批，總經理、董事長審查后，

做出處罰或不處罰的決定后交財務部辦理正式付款手續(xù)。一般情況下，計劃不

周處罰，不可預料異常情況不處罰。

4、董事長決定處罰，發(fā)生緊急采購一次，要對項目經理記過。生產中心要將緊急

采購行為交總經理辦公會討論后，如決定給予記過，人力資源部要開出記過通

知單，總經理簽字后交項目經理同時記入項目經理個人績效考核檔案。

5、由于供應部不按規(guī)定采購造成物資到貨不合格造成的緊急采購行為，發(fā)生一次

對供應部經理記過一次。生產中心要將緊急采購行為交總經理辦公會討論后，

如決定給予記過，人力資源部要開出記過通知單，總經理簽字后交供應部經理

同時記入供應部經理個人績效考核檔案。如果是項目部自行采購的物資，按相

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應的標準對項目經理和項目部供應員進行處罰。

第九十一條供應部采購

1、供應部在月度采購計劃批準后，供應員每周一要根據月度采購計劃編制周采購

計劃，經供應部經理審核后開始聯(lián)系供應商簽訂合同和發(fā)訂單，辦理采購業(yè)務。

2、供應部供應員發(fā)出訂單后，要及時通知項目部準備接收貨物。供應部要把每一

個項目部接收的物資填寫到貨物常通知小，及時通報項目部，但不得通知到貨

數量。

3、重要貨物或緊急采購物資，供應員要及時跟蹤催貨，確保物資按要求到達生產

現(xiàn)場。

4、項目部在接到物資后，要對照供應部提供的到貨物資通知單，檢查驗收到貨物

資，在到貨物資通知單上填寫數量，傳真回供應部核對數量。同時填寫入庫驗

收單，辦理入庫手續(xù)。

5、項目部供應員負責協(xié)助辦理公司供應部采購物資辦理入庫手續(xù)，及時把發(fā)票、

入庫驗收單交項目部出納，辦理帳務處理。

第八章設備采購管理

第九十二條公司設備采購原則

1、大型設備采購支出金額大，對企業(yè)發(fā)展的影響大、時間長，必須要慎重決策。

2、大型設備采購實行公司高層領導集體論證，董事長最終審批的決策機制。

3、大型設備采購必須要和公司發(fā)展戰(zhàn)略結合，要根據公司發(fā)展戰(zhàn)略做出采購設備

的決策。

4、大型設備不經過論證不得將設備采購納入年度預算，不納入年度預算的設備不

得采購。

第九十三條公司設備采購職責

1.生產中心根據公司的生產計劃，對設備需求情況進行予測。

2.小型生產設備由項目部根據實際需要提出采購需求

3.辦公設備由使用部門提出采購需求

4.總工室在技術開發(fā)時，根據技術設計提出設備采購需求。

5.大型設備由生產中心根據目前設備運行情況和未來生產能力發(fā)展規(guī)劃，提出

設備采購需求。

6.生產設備的匯總、管理由生產中心負責；生產設備采購決策的論證組織由生

產中心負責，公司高層領導參加，董事長最終審批。

7.辦公設備的匯總、管理由辦公室負責。辦公設備采購決策的論證組織由辦公

室負責，公司高層領導參加，董事長最終審批。

8.供應部負責具體的設備采購事務處理和詢價工作。

第九十四條公司設備采購審批程序

1、生產中心根據公司的生產計劃對設備總體需求進行預測。

2、根據設備的不同用途，設備需求部門提出設備需求，報生產中心和辦公室審核。

3、設備管理部門要對公司內的設備使用情況進行盤查，確定是否能從公司內部進

行調齊I」使用。

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4、對不能調劑的設備需求，設備管理部門要組織人員進行論證，看這種需求是長

期需求還是臨時需求。

5、對于臨時需求，設備管理部門要通過調劑、協(xié)調使用時間、租賃等方式予以解

決。

6、對于長期需求，設備管理部門要提出報告，提交公司高層討論，通過后報董事

長審批。

7、董事長批準的設備采購計劃要納入年度預算，供應部根據預算執(zhí)行采購。

第九十五條設備采購程序

1、供應部要根據生產中心提供的供應商信息在市場上尋找合格供應商。

2、根據一次采購金額的大小、潛在供應商的多少和市場上的供求關系，決定是否

要采取招標的方式。是否采取招標方式由董事長審批。

3、在不采取招標的方式下，公司要由生產中心、總工室、供應部聯(lián)合組成設備采

購小組，生產中心負責牽頭。供應部根據公司供應商選擇和供應商評價的規(guī)定

對潛在供應商進行初選、談判，提出備選方案，經過設備采購小組討論，由生

產總監(jiān)上報總經理審核，總經理審核通過后報藏事長審批.

4、供應部和審批后的供應商簽訂合同，辦理采購手續(xù)。

第九十六條設備驗收

1、設備發(fā)貨后，供應部要通知接收部門驗收。接收部門經過對設備調試后，確認

設備運行正常，在設備驗收單上簽字。

2、對于公司自身能力不足，不能驗收的設備，生產中心要提出有能力驗收的機構

和個人，供應部負責聯(lián)系，經董事長批準后，簽訂驗收合同，設備到貨后，供

應部通知驗收機構進行驗收。

3、驗收通過后，生產中心要根據設備驗收單填填制固定資產登記卡，分送相關部

門。

4、對需安裝設備，設備到貨后對設備完好狀況進行驗收外，還要對安裝后的設備

進行試運行、調試，設備運行正常后才可以辦理正式驗收手續(xù)。

第九十七條設備付款

1、財務部要根據設備購買合同、固定資產登記卡辦理固定資產入帳手續(xù)和付款。

2、對需安裝設備，財務部要根據設備采購合同的規(guī)定，分階段付設備款.

第九章驗收、保管、領用

第九十八條庫存量的核定

1、項目部負責測算物資安全庫存量，供應部負責協(xié)助，提供采購周期、市場供求

等信息。生產中心負責審核。

2、安全庫存量應根據項目進展情況進行調整。

3、公司項目部負責控制庫存量，防止超量庫存，造成資金積壓。

4、項目部可以安以下方法核定庫存量

?安全庫存量的核定：主要考慮兩個因素，使用量計劃誤差率和采購送貨的

誤差率。

?使用量計劃誤差率是指由于計劃者計劃不周導致物資計劃消耗量和實際

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消耗量之間的差異的比率，一般可以采取經驗數值。亙要物資要實際計算數

月后取得數據。

。采購送貨誤差率是指供應商承諾送貨天數和實際天數之間的差異，一般物

資采用經驗數值，重要物資要實際監(jiān)控數月后取得數據。

令安全庫存量=月物資使用量X計劃誤差率十日需要量X采購送貨平均誤

差天數

令采購周期=處理采購業(yè)務所需天數+供應商承諾送貨天數