管理學(xué)基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)課件：控制與控制過程

管理學(xué)基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)控制與控制過程控制與控制過程學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)認(rèn)識(shí)控制的含義及必要性理解控制與管理其它職能之間的關(guān)系區(qū)分不同的控制類型，并明確各自的特點(diǎn)與作用掌握有效控制的原理和要求掌握控制活動(dòng)的過程及主要步驟1233控制概述控制的類型控制的原理和要求控制與控制過程控制的過程導(dǎo)入案例控制與控制過程憤怒的湯姆湯姆擔(dān)任一家工廠的廠長(zhǎng)已經(jīng)一年多了。他剛看了工廠有關(guān)今年實(shí)現(xiàn)目標(biāo)情況的統(tǒng)計(jì)資料，廠里各方面工作的進(jìn)展出乎意料之外，他為此氣得說不出一句話來。他記得就任廠長(zhǎng)后的第一件事情就是親自制定了工廠一系列計(jì)劃目標(biāo)。具體地說，他要解決工廠的浪費(fèi)問題，要解決職工超時(shí)工作的問題，要減少廢料的運(yùn)輸問題。他具體規(guī)定：在一年要把購買原材料的費(fèi)用降低10%—15%；把用于支付工人超時(shí)工作的費(fèi)用從原來的11萬美元減少到6萬美元，要把廢料運(yùn)輸費(fèi)用降低3%。他把這些具體目標(biāo)告訴了下屬有關(guān)方面的負(fù)責(zé)人。然而，他剛看過的年終統(tǒng)計(jì)資料卻大大出乎他的意料。原材料的浪費(fèi)比去年更為嚴(yán)重，原材料的浪費(fèi)竟占總額的16%；職工超時(shí)費(fèi)用也只降低到9萬美元，遠(yuǎn)沒有達(dá)到原定的目標(biāo)；運(yùn)輸費(fèi)用也根本沒有降低。他把這些情況告訴了負(fù)責(zé)生產(chǎn)的副廠長(zhǎng)，并嚴(yán)肅批評(píng)了這位導(dǎo)入案例控制與控制過程副廠長(zhǎng)。但副廠長(zhǎng)爭(zhēng)辯說：“我曾對(duì)工人強(qiáng)調(diào)過要注意減少浪費(fèi)的問題，我原以為工人也會(huì)按我的要求去做的?！比耸虏块T的負(fù)責(zé)人也附和著說：“我已經(jīng)為消減超時(shí)的費(fèi)用作了最大的努力，只對(duì)那些必須支付的款項(xiàng)才支付?！倍?fù)責(zé)運(yùn)輸方面的負(fù)責(zé)人則說：“我對(duì)未能把運(yùn)輸費(fèi)用減下來并不感到意外，我已經(jīng)想盡了一切辦法。我預(yù)測(cè)，明年的運(yùn)輸費(fèi)用可能要上升3%—4%”。在分別和有關(guān)方面的負(fù)責(zé)人交談之后，湯姆又把他們召集起來布置新的要求，他說：“生產(chǎn)部門一定要把原材料的費(fèi)用降低10%，人事部門一定要把超時(shí)費(fèi)用降到7萬美元；即使是運(yùn)輸費(fèi)用要提高，但也決不能超過今年的標(biāo)準(zhǔn)，這就是我們明年的目標(biāo)。我到明年底再看你們的結(jié)果”。在管理實(shí)踐中，管理者們事先制定的目標(biāo)與行動(dòng)方案似乎無懈可擊，但實(shí)際執(zhí)行的結(jié)果卻非常糟糕，這究竟是怎么回事？第一節(jié)控制概述一、控制的含義

控制是管理工作過程中一項(xiàng)不可缺少的職能。所謂控制，從其最傳統(tǒng)的意義方面說，就是對(duì)組織中的所有活動(dòng)進(jìn)行衡量和糾偏，以確保組織的目標(biāo)和為此而制定的計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn)。但從廣義的角度來理解，控制工作實(shí)際上應(yīng)包括糾正偏差和修改標(biāo)準(zhǔn)這兩方面的內(nèi)容。所謂修改標(biāo)準(zhǔn)，就是在必要的時(shí)候?qū)υǖ目刂茦?biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

控制的結(jié)果可能有兩種：一是糾正實(shí)際工作與原有計(jì)劃及標(biāo)準(zhǔn)的偏差，二是糾正組織已經(jīng)確定的目標(biāo)及計(jì)劃與變化了的內(nèi)外環(huán)境的偏差。這也是控制在組織管理中的主要作用所在。第一節(jié)控制概述二、控制的必要性01環(huán)境變化的影響現(xiàn)代社會(huì)中，組織所處的內(nèi)、外部環(huán)境是一個(gè)復(fù)雜、多變而不穩(wěn)定的環(huán)境。組織的管理者即便是在制定計(jì)劃時(shí)，進(jìn)行了全面的、細(xì)致的預(yù)測(cè)，考慮了各種實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有利條件和影響因素，但由于環(huán)境條件是變化的，計(jì)劃制訂者受其本身的素質(zhì)、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和技巧的限制，預(yù)測(cè)不可能完全準(zhǔn)確，制定的計(jì)劃在執(zhí)行中可能會(huì)出現(xiàn)偏差，還會(huì)發(fā)生未曾預(yù)料到的情況。02組織成員素質(zhì)對(duì)計(jì)劃執(zhí)行的影響組織已經(jīng)制定了的計(jì)劃，是由組織的相應(yīng)員工來執(zhí)行的。而每個(gè)員工的工作動(dòng)機(jī)、態(tài)度等個(gè)性特征不同，對(duì)計(jì)劃的理解、態(tài)度等也不盡相同，而且每個(gè)員工的工作能力也不一樣，能否勝任其所承擔(dān)的職責(zé)，這些都會(huì)影響到計(jì)劃的執(zhí)行，有可能產(chǎn)生有利的影響，但也有可能會(huì)起不利的作用，從而會(huì)產(chǎn)生偏差。03組織規(guī)模擴(kuò)大引起分權(quán)管理的影響必須建立起相應(yīng)的控制系統(tǒng)，以保證各方面的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，不出差錯(cuò)或者少出差錯(cuò)，一旦出錯(cuò)，能夠及時(shí)地予以更正。否則，就可能無法正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。第一節(jié)控制概述三、控制與計(jì)劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系1．控制與計(jì)劃的關(guān)系01020304計(jì)劃起著指導(dǎo)性作用。管理者在計(jì)劃的指導(dǎo)下，領(lǐng)導(dǎo)各方面工作，以便達(dá)到組織目標(biāo)?？刂苿t是為了保證組織的產(chǎn)出與計(jì)劃一致而產(chǎn)生的一種管理職能。計(jì)劃預(yù)先指出了所期望的行為和結(jié)果，而控制則是把握按計(jì)劃指導(dǎo)實(shí)施的行為和結(jié)果。管理者只有獲取關(guān)于每個(gè)部門、每條生產(chǎn)線以及整個(gè)組織過去和現(xiàn)狀的信息，才能制定出有效的計(jì)劃，而這些信息中的絕大多數(shù)都是通過控制過程得到的。如果沒有計(jì)劃來表明控制的目標(biāo)，管理者就不可能進(jìn)行有效的控制。實(shí)行決策和控制都是為了實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，兩者是互相依存的。第一節(jié)控制概述三、控制與計(jì)劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系2．控制與組織的關(guān)系如果把組織看作是一個(gè)由若干子系統(tǒng)組成的開放系境，那么控制就是其中的一個(gè)非常重要的子系統(tǒng)。組織的最高層首先根據(jù)組織所面臨的外部環(huán)境和組織的內(nèi)部條件制定組織目標(biāo)，計(jì)劃子系統(tǒng)根據(jù)目標(biāo)和環(huán)境狀況而制定管理計(jì)劃。這些計(jì)劃一方面下達(dá)給運(yùn)行系統(tǒng)，付諸實(shí)施；另一方面要送到控制系統(tǒng)儲(chǔ)存起來，作為與實(shí)際績(jī)效進(jìn)行比較的依據(jù)。運(yùn)行系統(tǒng)的有關(guān)投入、運(yùn)行過程以及產(chǎn)品的信息要反饋給控制系統(tǒng)，控制系統(tǒng)在收集了這些資料，結(jié)合外部環(huán)境的資料后進(jìn)行分析，并同所儲(chǔ)存的計(jì)劃進(jìn)行比較，最后決策是否更正運(yùn)行活動(dòng)或是提出修改計(jì)劃。在控制的過程中，可能會(huì)根據(jù)內(nèi)外環(huán)境或其他因素的變化，導(dǎo)致對(duì)目標(biāo)與計(jì)劃的修改，改變組織機(jī)構(gòu)、更換人員以及領(lǐng)導(dǎo)方式方法做出重大改變等等，這實(shí)際上是開始了新一輪的管理過程。第一節(jié)控制概述三、控制與計(jì)劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系3．控制與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系領(lǐng)導(dǎo)是在計(jì)劃和組織的基礎(chǔ)上對(duì)使用各種資源的人員進(jìn)行指揮，而控制只是在此基礎(chǔ)上對(duì)具體組織活動(dòng)實(shí)施一定的檢查和調(diào)整。管理者通過他人完成任務(wù)并負(fù)有最終的責(zé)任，為此，必須建立控制系統(tǒng)，以便使自己可以自始至終地掌握他人完成任務(wù)的情況和進(jìn)度，了解實(shí)際工作的進(jìn)展是否符合原定目標(biāo)，是否需要作出相應(yīng)的調(diào)整和改變。離開控制，領(lǐng)導(dǎo)就可能流于形式，收不到實(shí)效。在管理工作中，控制與管理的其他職能如計(jì)劃、組織和領(lǐng)導(dǎo)等是密不可分的，是各個(gè)層次管理部門的主要職能，特別是每一位負(fù)責(zé)計(jì)劃執(zhí)行的主管的主要職責(zé)。有些組織的主管人員常常忽略了這一點(diǎn)，認(rèn)為實(shí)施控制主要是上層和中層管理人員的職能，基層部門的控制就不大需要了。其實(shí)各層主管人員只是所負(fù)責(zé)的控制范圍各不相同，但各個(gè)層次的主管都負(fù)有執(zhí)行決策計(jì)劃實(shí)施控制的職責(zé)。第一節(jié)控制概述四、控制的目標(biāo)限制偏差的累積適應(yīng)環(huán)境變化防微杜漸，及早地發(fā)現(xiàn)潛在的錯(cuò)誤和問題并進(jìn)行處理，有助于確保組織按預(yù)定的計(jì)劃運(yùn)行下去。所以，有效的管理控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠及時(shí)地獲取偏差信息，及時(shí)地采取矯正措施，以防止偏差的累積而影響組織目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。任何組織都需要構(gòu)建有效的控制系統(tǒng)，幫助管理人員預(yù)測(cè)和把握內(nèi)外環(huán)境的變化，并對(duì)這些變化所帶來的機(jī)遇或威脅作出正確、及時(shí)的反應(yīng)。第一節(jié)控制概述五、控制的內(nèi)容01對(duì)員工的控制。組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是通過人來完成的，管理者需要通過組織其他成員的工作來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。因此管理者要使員工按照期望的方式去工作是非常重要的。為了做到這一點(diǎn)，就必須對(duì)組織中的員工進(jìn)行控制。02對(duì)財(cái)務(wù)運(yùn)行的控制。為保證企業(yè)獲取利潤(rùn)，維持企業(yè)的正常動(dòng)作，必須要進(jìn)行財(cái)務(wù)控制。財(cái)務(wù)控制主要包括審校各期的財(cái)務(wù)報(bào)表，以保證合理的現(xiàn)金流通，保證債務(wù)負(fù)擔(dān)恰當(dāng)，保證各項(xiàng)資產(chǎn)都得到有效的利用，保證各項(xiàng)費(fèi)用開支的合理等等。03對(duì)作業(yè)的控制。組織中的作業(yè)質(zhì)量從根本上決定了組織向社會(huì)所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，而作業(yè)控制就是通過對(duì)作業(yè)過程的控制，來評(píng)價(jià)并提高作業(yè)的效率和效果，從而提高組織提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。04對(duì)信息的控制。在現(xiàn)代組織中對(duì)信息的控制顯得尤為重要。對(duì)信息的控制就是要建立一個(gè)管理信息系統(tǒng)，使它能及時(shí)地為管理者提供充分、可靠的信息。05對(duì)組織績(jī)效的控制。一個(gè)組織的整體發(fā)展效果很難用一個(gè)指標(biāo)來衡量，生產(chǎn)率、產(chǎn)量、市場(chǎng)占有率、員工福利、組織的成長(zhǎng)性等都可能成為衡量指標(biāo)，關(guān)鍵是看組織的目標(biāo)取向，即要根據(jù)組織完成目標(biāo)的實(shí)際情況并按照目標(biāo)所設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)來衡量組織績(jī)效。第二節(jié)控制的類型一、反饋控制、前饋控制和現(xiàn)場(chǎng)控制

按控制時(shí)點(diǎn)的不同來分，控制可分為反饋控制、前饋控制和現(xiàn)場(chǎng)控制。反饋控制、前饋控制、現(xiàn)場(chǎng)控制比較示意圖第二節(jié)控制的類型一、反饋控制、前饋控制和現(xiàn)場(chǎng)控制反饋控制也稱為事后控制，是根據(jù)過去的情況來調(diào)整未來的行動(dòng)，即將計(jì)劃執(zhí)行過程或執(zhí)行結(jié)果的信息，與計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，以發(fā)現(xiàn)偏差，并進(jìn)一步分析產(chǎn)生偏差的原因，采取措施糾正偏差。反饋控制前饋控制前饋控制也稱事前控制或預(yù)先控制，是指在計(jì)劃實(shí)施前，為防止將來計(jì)劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生偏差，預(yù)先規(guī)定計(jì)劃執(zhí)行過程中應(yīng)遵守的規(guī)則和規(guī)范等，建立偏差顯示系統(tǒng)，使人們?cè)诠ぷ髦熬鸵呀?jīng)知道如何做。現(xiàn)場(chǎng)控制現(xiàn)場(chǎng)控制，又稱過程控制或事中控制。是計(jì)劃執(zhí)行過程中所實(shí)施的控制，即在計(jì)劃執(zhí)行過程中，對(duì)活動(dòng)中的人和事進(jìn)行觀察、監(jiān)督、指導(dǎo)和糾正偏差的過程。第二節(jié)控制的類型二、戰(zhàn)略控制、管理控制和任務(wù)控制從問題的重要性和影響程度來劃分，可分為戰(zhàn)略控制、管理控制和任務(wù)控制戰(zhàn)略控制是對(duì)戰(zhàn)略計(jì)劃實(shí)現(xiàn)程度的控制。戰(zhàn)略控制中不僅要進(jìn)行反饋控制，更常需要進(jìn)行前饋控制。也就是說，在戰(zhàn)略控制過程中常?？赡芤饝?zhàn)略計(jì)劃的重大修改或重新制定。因?yàn)檫@個(gè)緣故，人們傾向于將戰(zhàn)略的計(jì)劃與控制系統(tǒng)籠統(tǒng)地稱作戰(zhàn)略計(jì)劃系統(tǒng)，而將任務(wù)的計(jì)劃與控制系統(tǒng)稱作是任務(wù)控制系統(tǒng)。管理控制是一種財(cái)務(wù)控制，即利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來監(jiān)測(cè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況，以此考評(píng)各責(zé)任中心的工作實(shí)績(jī)，控制其經(jīng)營(yíng)行為。管理控制通稱為責(zé)任預(yù)算控制。第二節(jié)控制的類型三、外在控制與內(nèi)在控制外在控制與內(nèi)在控制是按控制力量的來源分類的。外在控制是指一單位或個(gè)人的工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)由其他的單位或個(gè)人來制定和監(jiān)督，自己只負(fù)責(zé)檢測(cè)、發(fā)現(xiàn)問題和報(bào)告偏差。自我控制的單位或個(gè)人，不僅能自己檢測(cè)、發(fā)現(xiàn)問題，還能自己訂立標(biāo)準(zhǔn)并采取行動(dòng)糾正偏差。例如，目標(biāo)管理就是一種讓低層管理人員和工人參加工作目標(biāo)的制定，并在工作中實(shí)行自主安排實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法手段、自我檢查評(píng)價(jià)工作結(jié)果并主動(dòng)采取處理措施的一種管理制度和方法。目標(biāo)管理通過變“要我做”為“我要做”，使人們更加熱情、努力地去實(shí)現(xiàn)自己參與制定的工作目標(biāo)。當(dāng)然，目標(biāo)管理只有在個(gè)人目標(biāo)與組織目標(biāo)差異較小、員工素質(zhì)普遍較高時(shí)采用才容易奏效。而在目標(biāo)差異較大、員工素質(zhì)較低時(shí)，較多的外在強(qiáng)加控制則是需要的。第二節(jié)控制的類型四、專業(yè)控制控制工作可以按其所發(fā)生的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類，但在不同類型的組織中，由于其具體專業(yè)活動(dòng)的內(nèi)容不盡相同，所以控制對(duì)象也有差異。在企業(yè)組織中，專業(yè)控制的內(nèi)容有：庫存控制、進(jìn)度控制，產(chǎn)量控制、預(yù)算控制、內(nèi)部和外部審計(jì)、人事管理控制等。第三節(jié)控制的原理和要求一、控制工作的原理123未來導(dǎo)向原理指控制工作應(yīng)當(dāng)著眼未來，而不是只有當(dāng)出現(xiàn)了偏差才進(jìn)行控制。由于在整個(gè)控制系統(tǒng)中存在著時(shí)滯，所以一個(gè)控制系統(tǒng)越是以前饋而不是以簡(jiǎn)單的信息反饋為基礎(chǔ)，則管理人員越是能夠有效地預(yù)防偏差或及時(shí)采取措施糾正偏差。、反映計(jì)劃原理指計(jì)劃越明確、完善和綜合化，則控制越能用來體現(xiàn)這類計(jì)劃，控制也越能有效地為管理的需要服務(wù)。每一項(xiàng)計(jì)劃每一項(xiàng)工作都各有其特點(diǎn)?？刂频娜蝿?wù)是保證計(jì)劃能按預(yù)期的目的執(zhí)行，設(shè)計(jì)還要反映計(jì)劃的要求。關(guān)鍵點(diǎn)控制原理指管理人員選擇計(jì)劃的關(guān)鍵點(diǎn)來作為控制的標(biāo)準(zhǔn)可以使控制更為有效。管理人員如何選擇關(guān)鍵點(diǎn)也體現(xiàn)了個(gè)人的管理藝術(shù)和水平。4直接控制原理直接控制原理是指管理人員及其下屬的素質(zhì)越高，就越不需要進(jìn)行直接控制。直接控制是相對(duì)于間接控制而言的，它是通過提高管理人員的素質(zhì)來進(jìn)行控制工作的。直接控制的指導(dǎo)思想認(rèn)為，合格的管理人員出的差錯(cuò)最少。他能覺察到正在形成的問題，并能及時(shí)地采取糾正措施。第三節(jié)控制的原理和要求二、有效控制的要求控制應(yīng)該客觀，這是對(duì)控制工作的基本要求應(yīng)具有足夠的靈活性以適應(yīng)各種不利的變化控制是一項(xiàng)需要投入人力、物力、財(cái)力的事情控制時(shí)機(jī)的選擇十分重要要從整體利益出發(fā)來實(shí)施控制，將局部目標(biāo)協(xié)調(diào)一致應(yīng)能揭示哪些環(huán)節(jié)發(fā)生了偏差，應(yīng)由誰負(fù)責(zé)，并能建議如何糾正這種偏差第四節(jié)控制的過程

控制作為一種活動(dòng)過程，是由一系列活動(dòng)組成的。即在組織目標(biāo)的實(shí)施中，不斷把計(jì)劃與實(shí)施情況進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)兩者之間的差距，并找出產(chǎn)生這種差距的原因，然后制定新的改進(jìn)措施，這就是控制過程。因此，控制的過程一般包括三個(gè)步驟，即確定標(biāo)準(zhǔn)、衡量績(jī)效和糾正偏差。第四節(jié)控制的過程一、確定標(biāo)準(zhǔn)

控制是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)去衡量和掌握實(shí)際工作的過程及其成果。因此，任何控制的實(shí)施，都要有可衡量、可比較的標(biāo)準(zhǔn)。所謂標(biāo)準(zhǔn)，就是衡量實(shí)際工作績(jī)效的尺度，它們是從整個(gè)計(jì)劃方案中選出的，可以給管理者一個(gè)信號(hào)，使其不必過問計(jì)劃執(zhí)行過程中的每一個(gè)具體步驟，就能夠?qū)τ?jì)劃的執(zhí)行過程實(shí)施有效的控制?？刂茦?biāo)準(zhǔn)的訂立對(duì)計(jì)劃工作和控制工作實(shí)際起著承上啟下的作用。控制標(biāo)準(zhǔn)的種類很多，可以是定量化的標(biāo)準(zhǔn)，也可以是定性化的標(biāo)準(zhǔn)。

定量化的標(biāo)準(zhǔn)一般有：時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)；數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)；價(jià)值量標(biāo)準(zhǔn)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；綜合標(biāo)準(zhǔn)等。定性的標(biāo)準(zhǔn)主要包括各種規(guī)章制度、組織的社交活動(dòng)、組織成員的素質(zhì)要求等等。在管理實(shí)踐中，定性標(biāo)準(zhǔn)與定量分析應(yīng)該互相結(jié)合起來使用。第四節(jié)控制的過程二、衡量績(jī)效