深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)方案深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司介紹深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司創(chuàng)立于2010年，已掛牌新三板，是新三板掛牌企業(yè)中唯一一家同時(shí)覆蓋進(jìn)口和出口的跨境電商企業(yè)。公司國(guó)際業(yè)務(wù)總部位于香港，國(guó)內(nèi)業(yè)務(wù)總部位于深圳。旗下四大事業(yè)部，分別為跨境電商出口事業(yè)部、海豚供應(yīng)鏈?zhǔn)聵I(yè)部（跨境電商進(jìn)口業(yè)務(wù)）、無(wú)人機(jī)機(jī)器人事業(yè)部、維康氏事業(yè)部。有棵樹(shù)為跨境電商領(lǐng)域龍頭企業(yè)，橫跨出口和海淘兩個(gè)方向，致力于整合中國(guó)國(guó)內(nèi)和海外其他國(guó)家的供應(yīng)鏈及品牌資源。在出口方向，有棵樹(shù)業(yè)務(wù)覆蓋范圍涵蓋了歐美、日韓、澳新、東南亞、南美等200多個(gè)國(guó)家與地區(qū)。到2016年，已經(jīng)發(fā)展成為一家集團(tuán)性企業(yè)。經(jīng)過(guò)多年快速發(fā)展，深圳有棵樹(shù)員工總數(shù)超過(guò)1900人，已經(jīng)建成大數(shù)據(jù)云計(jì)算、供應(yīng)鏈物聯(lián)網(wǎng)、慢性病健康管理、無(wú)人機(jī)機(jī)器人四個(gè)研發(fā)中心。深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)部門(mén)簡(jiǎn)介2.1后端采購(gòu)部的主要工作內(nèi)容深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司為電子商務(wù)類型公司，其采購(gòu)部門(mén)的主要工作是根據(jù)公司計(jì)劃部門(mén)的出單在1688網(wǎng)站進(jìn)行下單，是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)的形式，比較區(qū)別于一般的采購(gòu)形式。主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品的下單及時(shí)，采購(gòu)產(chǎn)品的議價(jià)、比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)，定期優(yōu)化采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的交期管理，控制采購(gòu)?fù)杲Y(jié)的進(jìn)度，負(fù)責(zé)處理與供應(yīng)商的對(duì)賬結(jié)款，與供應(yīng)商的賬期談判及成本的管控；負(fù)責(zé)入倉(cāng)商品的不良處理，即使與供應(yīng)商溝通商品不良問(wèn)題，避免下次來(lái)貨不良，及商品質(zhì)量和包裝的管控，要與供應(yīng)商協(xié)商好，和倉(cāng)庫(kù)說(shuō)明情況并協(xié)助倉(cāng)庫(kù)處理不良商品。保證下單正常和入庫(kù)及時(shí)，確保不缺貨。2.2后端采購(gòu)部的制度根據(jù)每天計(jì)劃分配給各個(gè)采購(gòu)組，組內(nèi)之間在分配，每組有每組的主管進(jìn)行分配協(xié)調(diào)。工作績(jī)效考核主要看下單及時(shí)率、七天入庫(kù)率、不良率、完結(jié)率，還有價(jià)格優(yōu)化的提成，數(shù)據(jù)越好越高，評(píng)到的績(jī)效等級(jí)也就越高。每天的工作計(jì)劃會(huì)分上午和下午出單，采購(gòu)需要及時(shí)下單成功來(lái)確保自己的下單及時(shí)率；每天及時(shí)跟單與供應(yīng)商溝通發(fā)貨時(shí)效，確保七天入庫(kù)率；下單時(shí)與供應(yīng)商溝通好商品以及包裝減少不良的出現(xiàn)，降低不良率；特殊情況及時(shí)處理解決，保證訂單的完結(jié)率。與供應(yīng)商談價(jià)議價(jià)降低成本也是各種一部分，相對(duì)應(yīng)的也有提成。3深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)流程中存在的問(wèn)題3.1采購(gòu)計(jì)劃問(wèn)題深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)部門(mén)的前端是計(jì)劃部門(mén)，采購(gòu)和計(jì)劃管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的基本活動(dòng)，采購(gòu)的目標(biāo)是以合理的價(jià)格、適合的數(shù)量，在準(zhǔn)確的時(shí)間將物料發(fā)送到正確的地點(diǎn)，計(jì)劃的任務(wù)是在已知計(jì)劃期內(nèi)，根據(jù)每一時(shí)段的需求預(yù)測(cè)量，以最小化生產(chǎn)計(jì)劃期內(nèi)的成本為目標(biāo)，確定該時(shí)段內(nèi)各期的產(chǎn)量、庫(kù)存量和勞動(dòng)力水平。由計(jì)劃部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部的銷售數(shù)據(jù)和倉(cāng)庫(kù)的進(jìn)出庫(kù)數(shù)據(jù)等情況給采購(gòu)部門(mén)出每天的計(jì)劃。每天主要分兩次出PR，上午一次和下午一次。當(dāng)部分爆款商品日銷量非常高，導(dǎo)致數(shù)據(jù)會(huì)時(shí)常變化，數(shù)據(jù)變化較大時(shí)計(jì)劃部門(mén)又會(huì)重新出PR，一天就會(huì)出現(xiàn)相同的PR，這就導(dǎo)致采購(gòu)一天當(dāng)中會(huì)重復(fù)在一個(gè)供應(yīng)商或者對(duì)同一商品的重復(fù)下單。一天中如果有多個(gè)重復(fù)下單會(huì)導(dǎo)致訂單重復(fù)提交，供應(yīng)商容易出錯(cuò)商品數(shù)量或者其他問(wèn)題；重復(fù)下單也提高了在商品的包裝和運(yùn)輸費(fèi)用上的成本，在倉(cāng)庫(kù)的人力上也是會(huì)有同樣的問(wèn)題。對(duì)于采購(gòu)的工作方面來(lái)說(shuō)，不利于與供應(yīng)商的溝通，不利于商品的談價(jià)議價(jià)；在下單方面也是會(huì)重復(fù)非常多的步驟，不利于工作效率的提高，大大降低了效率。3.2倉(cāng)庫(kù)收貨管理問(wèn)題3.2.1倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢問(wèn)題深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)部門(mén)的后端是倉(cāng)庫(kù)，對(duì)于倉(cāng)庫(kù)的收貨、質(zhì)檢、入庫(kù)和不良品的管理是和采購(gòu)息息相關(guān)的，也是我們的入庫(kù)率的直接關(guān)聯(lián)。在我目前現(xiàn)階段的主要倉(cāng)庫(kù)問(wèn)題就是不良品的處理，有許多的入庫(kù)商品是因?yàn)楣?yīng)商的包裝不規(guī)范導(dǎo)致的質(zhì)檢不合格從而無(wú)法入庫(kù)、商品與系統(tǒng)資料庫(kù)的信息不符合、貨品與箱嘜信息不符合等。在驗(yàn)收過(guò)程中，中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)增加了很多物流的工作量、時(shí)間和費(fèi)用，也導(dǎo)致采購(gòu)的貨物破損率提高。3.2.2倉(cāng)庫(kù)與采購(gòu)部門(mén)的溝通問(wèn)題采購(gòu)部與倉(cāng)庫(kù)不在同一地區(qū)，聯(lián)系基本依靠網(wǎng)絡(luò)，在溝通上會(huì)有一定的問(wèn)題，會(huì)耗費(fèi)許多精力時(shí)間，這也從而抬高了成本。采購(gòu)部每天溝通最多的基本是倉(cāng)庫(kù)的工作人員，經(jīng)常會(huì)有少數(shù)的貨件，還有異常情況比如丟件丟貨的情況需要處理。3.3開(kāi)發(fā)部門(mén)管理問(wèn)題3.3.1已開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品問(wèn)題開(kāi)發(fā)部門(mén)屬于前端部，負(fù)責(zé)產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)?，F(xiàn)在比較主要的是一個(gè)問(wèn)題，在倉(cāng)庫(kù)的質(zhì)檢要求提高以后，許多以前開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品以前是正常品，可能到現(xiàn)階段就會(huì)是不合格的，就會(huì)無(wú)法正常入庫(kù)。這個(gè)就會(huì)影響采購(gòu)的正常下單流程，采購(gòu)部就會(huì)因此增加工作量，需要重新與供應(yīng)商以及倉(cāng)庫(kù)溝通，過(guò)程比較繁瑣。3.3.2新開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品問(wèn)題開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)會(huì)有部分產(chǎn)品本身就是不合格的，有些是包裝不合格，有些是沒(méi)有核實(shí)真實(shí)貨源。出現(xiàn)這樣的問(wèn)題也會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)下單的不流暢，增加工作量，降低效率。3.3.3特殊產(chǎn)品問(wèn)題部分產(chǎn)品會(huì)因斷貨、工廠不生產(chǎn)、原材料漲價(jià)等原因無(wú)法正常下單，需要與開(kāi)發(fā)溝通下架此產(chǎn)品?，F(xiàn)階段下架的流程還不夠完善，一是需要的時(shí)長(zhǎng)之久；二是環(huán)節(jié)過(guò)多；三是無(wú)效反饋。過(guò)程相對(duì)復(fù)雜，很難有效的處理，也得不到及時(shí)的反饋，無(wú)法得到跟進(jìn)信息。倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)部計(jì)劃部開(kāi)發(fā)部倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)部計(jì)劃部開(kāi)發(fā)部圖1公司當(dāng)前采購(gòu)流程圖4深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司采購(gòu)流程優(yōu)化方案4.1采購(gòu)計(jì)劃優(yōu)化方案4.1.1計(jì)劃模式改善預(yù)測(cè)是計(jì)劃重要的輸入信息，預(yù)測(cè)信息不準(zhǔn)確，制定的計(jì)劃就會(huì)在管理中暴露出許多問(wèn)題，提高預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性是必要的，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性提高后這也給后面模式的改善提供了保障與支持。計(jì)劃的模式將一天所需的PR集中在上午一次性下計(jì)劃出給采購(gòu)員，這就避免了在一天中了采購(gòu)員的重復(fù)下單，節(jié)約成本省時(shí)省力。系統(tǒng)信息沒(méi)有及時(shí)更新的情況導(dǎo)致部分計(jì)劃不能正常下單，比如供應(yīng)商品的起訂量變更后計(jì)劃上傳的SKU沒(méi)有滿足商品的起訂量，導(dǎo)致采購(gòu)下單不順暢。在供應(yīng)商修改變更了商品了信息包括起訂量需要及時(shí)上傳到內(nèi)部系統(tǒng)，計(jì)劃人員也要每天核實(shí)信息上傳信息是要注意，避免后續(xù)的重復(fù)工作。4.1.2加強(qiáng)與采購(gòu)部門(mén)的溝通提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)和提高，可以組織內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流的方法展開(kāi)培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)知識(shí)，熟悉其他部門(mén)的工作領(lǐng)域及工作內(nèi)容，便于日后溝通暢通及工作開(kāi)展。在公內(nèi)部要充分利用公司內(nèi)的EPR系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部信息交流和傳遞，及時(shí)反映工作上的問(wèn)題和事務(wù)處理進(jìn)程。公司管理人員定期在組內(nèi)收集總結(jié)并向其他組和部門(mén)匯報(bào)內(nèi)容，及時(shí)與各部門(mén)溝通商量解決方案，加強(qiáng)交流。4.2倉(cāng)庫(kù)管理優(yōu)化方案4.2.1改善流程倉(cāng)庫(kù)的工作流程從收貨、登板、質(zhì)檢到入庫(kù)四個(gè)過(guò)程應(yīng)當(dāng)縮減時(shí)間提高效率，每個(gè)過(guò)程中間會(huì)有一段間隔的空白時(shí)間，拉長(zhǎng)了商品入庫(kù)的時(shí)長(zhǎng)。倉(cāng)庫(kù)需要合理安排流程，縮短每個(gè)過(guò)程之間的空白。倉(cāng)庫(kù)的質(zhì)檢人員在處理異常件時(shí)必須保留記錄（圖片、視頻）包括快遞面單，再轉(zhuǎn)入異常倉(cāng)與不良倉(cāng)。4.2.2加強(qiáng)與采購(gòu)部門(mén)的溝通遇到異常件要及時(shí)單線采購(gòu)人員說(shuō)明情況，比如少貨、少數(shù)、不良的情況需要提供圖片或視頻證據(jù)反饋給采購(gòu)。采購(gòu)需要及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)了解溝通清楚情況并找供應(yīng)商解決異常。采購(gòu)部門(mén)與倉(cāng)庫(kù)不在一個(gè)地理位置，需要安排駐倉(cāng)采購(gòu)來(lái)協(xié)助采購(gòu)人員處理事務(wù)，比如異常件的處理、包裝不規(guī)范不良品、丟件少件等特殊情況，這樣會(huì)更加方便。倉(cāng)庫(kù)也需定期向采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行交流，說(shuō)明倉(cāng)庫(kù)質(zhì)檢入庫(kù)的主要要求，對(duì)特殊情況進(jìn)行具體說(shuō)明。4.3開(kāi)發(fā)部門(mén)優(yōu)化方案4.3.1規(guī)范開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品對(duì)于公司新制定的倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)必須要傳達(dá)到位，具體包括通知的下傳到位與新員工的入職培訓(xùn)等。開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品時(shí)必須嚴(yán)格按照要求選擇合格的供應(yīng)商與商品，避免后續(xù)采購(gòu)下單時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題。4.3.1及時(shí)更新產(chǎn)品信息在供應(yīng)商更新了產(chǎn)品信息時(shí)開(kāi)發(fā)部門(mén)也要及時(shí)在系統(tǒng)更改信息，最主要的是包裝問(wèn)題，要和供應(yīng)商確定好，部分不合格的要及時(shí)處理下架或者更換供應(yīng)商，要及時(shí)上傳到系統(tǒng)。采購(gòu)反應(yīng)的問(wèn)題也要及時(shí)跟進(jìn)，配合采購(gòu)部門(mén)的工作，需要尋找多加可穩(wěn)定供貨的供應(yīng)商，比如一個(gè)產(chǎn)品不能只有一個(gè)固定的供應(yīng)商，需要有備選的供應(yīng)商以防特殊情況。4.4采購(gòu)成本控制4.4.1供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)，建立評(píng)估供應(yīng)商級(jí)別和指標(biāo)。一般電商公司都會(huì)選擇這個(gè)方法，深圳有棵樹(shù)科技股份有限公司也有一套供應(yīng)商系統(tǒng)，但是現(xiàn)存許多需要優(yōu)化的地方。供應(yīng)商系統(tǒng)信息及時(shí)跟新有效信息，避免采購(gòu)重復(fù)下單出錯(cuò)，制度更新后包裝不合格的產(chǎn)品要及時(shí)與供應(yīng)商處理，無(wú)法處理的要及時(shí)跟換供應(yīng)商，并在系統(tǒng)注明原因且找好可更替的供應(yīng)商。對(duì)選定的供應(yīng)商，公司與之簽訂長(zhǎng)期供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán)利與義務(wù)、雙言互惠條件，合作過(guò)程中把握并處理好與供應(yīng)商的合作關(guān)系。有過(guò)不良合作記錄的供應(yīng)商需及時(shí)反應(yīng)并且處理，需要一套完整的供應(yīng)商管理系統(tǒng)，定期對(duì)供應(yīng)商的貨物質(zhì)量、發(fā)貨周期、價(jià)格水平、售后服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于等級(jí)較高且貨物需求量大的供應(yīng)商應(yīng)談賬期合作來(lái)控制成本。4.4.2物流優(yōu)選在采購(gòu)過(guò)程中物流運(yùn)輸?shù)某杀疽恢闭嫉帽戎睾芨撸瞥鑫锪鲀?yōu)選方案就是為了節(jié)約物流運(yùn)輸成本，我們可以選擇和物流公司建立合作伙伴關(guān)系實(shí)現(xiàn)雙贏。我們和物流公司合作后可以選擇物流上門(mén)自提，不需要供應(yīng)商自行發(fā)貨，也就不需要向供應(yīng)商支付貨物的運(yùn)輸費(fèi)用。和物流公司建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系在物流運(yùn)輸上的支出肯定會(huì)大大減少，普通快遞首重在8元到10元不等，我們可以減少3元到5元的首重與續(xù)重收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以最優(yōu)惠的價(jià)格去達(dá)成合作。本身具有穩(wěn)定和需求量巨大優(yōu)勢(shì)可以吸引公司合作。下單時(shí)選擇物流優(yōu)選，與供應(yīng)商協(xié)商運(yùn)費(fèi)并確定自提地點(diǎn)時(shí)間，每天可以分不同的時(shí)間段進(jìn)行物流優(yōu)選推送，分批次去網(wǎng)點(diǎn)自提貨物再及時(shí)填寫(xiě)運(yùn)單號(hào)上傳到物流優(yōu)選系統(tǒng)。開(kāi)發(fā)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)產(chǎn)品提交產(chǎn)品合格審批入庫(kù)提交產(chǎn)品合格審批入庫(kù)質(zhì)檢供應(yīng)商管理質(zhì)檢供應(yīng)商管理物流優(yōu)選制定計(jì)劃物流優(yōu)選制定計(jì)劃提交采購(gòu)審批提交采購(gòu)審批確認(rèn)采購(gòu)單確