廣州匯熙科技有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1廣州匯熙科技有限公司簡介..........................................1

2廣州匯熙科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析..1

2.1管理現(xiàn)狀....................................................1

2.2所存在問題..................................................1

2.2.1備用金存取保管不規(guī)范...................................1

2.2.2備用金額度沒有規(guī)劃.....................................1

2.2.3員工相關(guān)方面素養(yǎng)較低...................................1

2.3產(chǎn)生原因分析................................................2

2.3.1備用金管理制度松散.....................................2

2.3.2相關(guān)人員不重視.........................................2

2.3.3備用金使用范圍不嚴格...................................2

3廣州匯熙科技有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計................3

3.1問題解決方案................................................3

3.1.1完善備用金管理制度.....................................3

3.1.2提高員工對財務(wù)方面的認識...............................3

3.1.3具體規(guī)定備用金使用范圍.................................3

3.2業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計........................................3

3.2.1流程表設(shè)計.............................................3

3.2.2流程圖設(shè)計.............................................6

3.3廣州匯熙科技有限公司備用金業(yè)務(wù)的財務(wù)核算....................7

3.3.1申領(lǐng)備用金方面.........................................7

3.3.2報銷備用金方面.........................................7

3.3.3賬務(wù)處理方面...........................................7

4結(jié)束語............................................................9

參考資料...........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

廣州匯熙科技有限公司部門備用金

業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

1廣州匯熙科技有限公司簡介

廣州匯熙科技有限公司是一家以從事應(yīng)用服務(wù)業(yè)和科技推廣為主的民營企

業(yè)。公司成立于2020年10月16日，位于廣州市天河區(qū)，原名為廣州鳴創(chuàng)商務(wù)

服務(wù)有限責任公司，受市場經(jīng)濟因素等影響，于2021年10月28日變更，由商

務(wù)服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)技術(shù)服務(wù)業(yè)。本公司業(yè)務(wù)涵蓋軟件開發(fā)、信息技術(shù)咨詢服

務(wù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)、大數(shù)據(jù)服務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)服務(wù)等多項服務(wù)，公司一直致力

于做好研究開發(fā)科學技術(shù)，來解決居民生活或?qū)嶋H生產(chǎn)需求。

2廣州匯熙科技有限公司部門備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及

產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

廣州匯熙科技有限公司采用的是非定額備用金管理制度，隨借隨用，用后

報銷。其備用金主要使用范圍：采購員零星采購；個人因公出差零星開支；經(jīng)

常性的零星開支。

公司為民營企業(yè)，規(guī)模較小，人員少，其財務(wù)制度不夠規(guī)范嚴格，對于備

用金的借支、報銷等方面更是管理松散。所以主要產(chǎn)生了如下幾項問題：備用

金存取保管不規(guī)范、備用金額度沒有規(guī)劃、員工相關(guān)方面素養(yǎng)較低。

2.2所存在問題

2.2.1備用金存取保管不規(guī)范

公司沒有配置保險箱等安全保管設(shè)備，對于現(xiàn)金的保管沒有起到很大的重

視，也沒有安全的存放地點。存在“公私不分”，“公款私存”，“公款私用”現(xiàn)

象，在提取備用金的時候，經(jīng)常通過私人的銀行卡存放。存在大額提取備用金

的現(xiàn)象，財務(wù)人員為了減少工作流程，一次提取高額的備用金，大量的現(xiàn)金存

放在企業(yè)不僅增加了現(xiàn)金管理風險，還造成了現(xiàn)金閑置，降低現(xiàn)金運營效益。

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2.2.2備用金額度沒有規(guī)劃

經(jīng)常出現(xiàn)備用金準備不足或者準備過于充足的情況。一方面出現(xiàn)員工來借

支備用金，但是備用金用完了的情況，因而導致一些員工只能先自己貼錢，再

等到有備用金的情況下才能夠報銷，某種情況下會影響該員工工作進度，會耽

誤公司業(yè)務(wù)進度，導致員工的心理不平衡。也存在提取一次備用金能使用很長

一段時間的情況。

2.2.3員工相關(guān)方面素養(yǎng)較低

財務(wù)人員對于備用金的借支審核不嚴格，還有財務(wù)人員更愿意給一些老員

工報銷，而不愿意給一些年輕員工報銷。部分非財務(wù)人員不注意借款歸還日

期，甚至有隨意更改備用金金額的現(xiàn)象。一些員工會把自己私人出行的餐飲費

等講作客戶招待費等拿來報銷。

2.3產(chǎn)生原因分析

2.3.1備用金管理制度松散

實施科學的備用金管理制度，有利于企業(yè)業(yè)務(wù)的開展，提高員工工作積極

性和工作效率，備用金應(yīng)該做到?？顚Ｓ?，不得挪用，借助他人使用或用于其

他用途。公司沒有非常明確嚴格的備用金管理制度，備用金管理人員對備用金

的安全保管沒有重視，沒有備用金制度約束，也沒有提取金額限制。

2.3.2相關(guān)人員不重視

備用金是企業(yè)財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，是流動資產(chǎn)的重要組成部分，備

用金的使用是否科學、有效關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益問題。財務(wù)人員自己對備用

金不夠重視，不管是安全問題還是使用問題。而領(lǐng)導自己簽字審批的時候也沒

有考慮到是否合理的問題。對備用金的科學合理使用，應(yīng)該做好規(guī)劃，從公司

的持續(xù)發(fā)展考慮。

2.3.3備用金使用范圍不嚴格

員工在借到備用金后，使用范圍應(yīng)有嚴格的規(guī)定，主要用于辦公費，會議

費，招待費，外出人員的差旅費、油料費、過路費等零星支出費用。例如:個別

跟財務(wù)人員或者領(lǐng)導人關(guān)系好的員工，對他的報銷比較松散，睜一只眼閉一只

眼，他的一些個人出行活動所帶來的費用也給予報銷。導致企業(yè)造成了備用金

的資金浪費，影響了企業(yè)發(fā)展。

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3廣州匯熙科技有限公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

3.1問題解決方案

3.1.1完善備用金管理制度

制定合理的備用金管理制度，借支時按照預(yù)計需用金額領(lǐng)取，多退少補，

一次報銷。備用金要逐月結(jié)清，不要讓備用金滯留在報銷員的管理之外，不能

及時結(jié)清便會造成公司經(jīng)濟損失。但也不能讓工作流程變得繁瑣，效率低下。

3.1.2提高員工對財務(wù)方面的認識

現(xiàn)金是企業(yè)的一項重要資源，現(xiàn)金管理影響到企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的好壞。多組

織財務(wù)人員，管理人員進行一些企業(yè)財務(wù)管理，會計核算方面的培訓。提升財

務(wù)人員的自身專業(yè)水平和基本素養(yǎng)，讓《會計法》、《企業(yè)會計準則》等相關(guān)法

律法規(guī)具有約束力。對于備用金應(yīng)指定專人管理負責，做到合理規(guī)劃、規(guī)范使

用，不挪作他用。

3.1.3具體規(guī)定備用金使用范圍

對一些不合理的備用金用途不予通過，相關(guān)領(lǐng)導對員工的備用金審批簽字

時也要嚴格審核，不要什么都給通過，讓一些員工有機可乘。要做到賞罰分

明，嚴格執(zhí)行，不能挪作他用。備用金應(yīng)主要使用于采購人員預(yù)支的零星采購

資金，出差人員必要隨身攜帶的差旅費，或其他需現(xiàn)金支付的小額零星開支。

3.2業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

3.2.1流程表設(shè)計

表1借支備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表

序號步驟操作內(nèi)容負責人

借款人填1借款人按規(guī)定填寫借款單各部門經(jīng)理

1寫借款單2借款人將填寫好的借款單交部門經(jīng)理簽

字

借款單審借款人將借款單交所屬部門的分管副總各部門分管

2批審批副總

3

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1財務(wù)部會計對借款單進行審核財務(wù)部會計

2財務(wù)部會計將借款單交財務(wù)部經(jīng)理審核

3財務(wù)部會計將超過10000元的借款單交財務(wù)部經(jīng)理

3借款單交財務(wù)總監(jiān)審批

財務(wù)部4財務(wù)部會計將30000元以上的借款單交財務(wù)總監(jiān)

總經(jīng)理審批

5財務(wù)部會計將在限額內(nèi)的報銷單進行帳總經(jīng)理

務(wù)處理

6財務(wù)部會計對會計憑證進行審核

出納

1財務(wù)部將超限額部分并已審批完畢的借

4款項領(lǐng)取

款單進行帳務(wù)處理并進行會計憑證的審核

2財務(wù)部通知借款人領(lǐng)取款項

費用會計

編制記賬1根據(jù)審核無誤借款審批單編制記賬憑證。

5憑證2將記賬憑證交財務(wù)部經(jīng)理審核

審核記賬財務(wù)部經(jīng)理

憑證審核費用會計編制的記賬憑證的合理性。

6

出納

1根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬

登記現(xiàn)金

7日記賬2將記賬憑證交費用會計。

8登記科目費用會計

明細賬。登記（其他應(yīng)收款）科目明細賬。

表2備用金報銷業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表

序號步驟操作內(nèi)容負責人

1整理原始整理需要報銷的單據(jù)統(tǒng)計報銷金額提供給部門員工

費用單據(jù)服務(wù)公司，請服務(wù)公司提供費用的原始單據(jù)。

1.去財務(wù)部領(lǐng)取費用報銷單。部門員工

2.依據(jù)支出所在部門填寫部門、信息業(yè)務(wù)

2填寫報銷發(fā)生的時間填寫日期、實際業(yè)務(wù)填寫即付款

單項、實際業(yè)務(wù)發(fā)生金額填寫費用。

3.將原始單據(jù)貼在費用報銷單后面。

4.將填寫完成的費用報銷單交給直接上

4

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級、財務(wù)部經(jīng)理審核。

1.判斷業(yè)務(wù)的真實性。部門經(jīng)理

2.核對報銷金額是否為實際發(fā)生額相符,

3審核報銷費用報銷單金額與原始單據(jù)金額是否一致，該

單項經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否已經(jīng)走過報銷流程，是否存在

重復報銷。

3.審核無誤后在差旅費報銷單上簽字。

1.審核業(yè)務(wù)的真實性。費用會計

審核報銷2.審核發(fā)票的票據(jù)填制的內(nèi)容和加蓋的印

4單章以及發(fā)票的規(guī)范性、—致性、合理性、正確

性。

1.支付現(xiàn)金給報銷人并讓其在費用報銷單出納

5付款并簽上簽字。

字⒉將費用報銷單交給費用會計。

1.根據(jù)費用報銷單編制記賬憑證。費用會計

6編制記賬2.將記賬憑證交財務(wù)部經(jīng)理審核。

憑證

1.審核財務(wù)會計編制的記賬憑證。財務(wù)部經(jīng)理

7審核記賬⒉.審核完成簽字或者蓋章。

憑證3.將單據(jù)交費用會計記賬。

1.根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記出納

8登記現(xiàn)金賬。

日記賬2.在記賬憑證上簽字或蓋章。

3.將記賬憑證交給費用會計登賬。

登記明細根據(jù)記賬憑證登記明細賬。費用會計

9賬

5

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3.2.2流程圖設(shè)計

財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部部門經(jīng)理業(yè)務(wù)員

審核審批填寫借款單

編制記賬憑

審核領(lǐng)用

證并支付

登記現(xiàn)金日

記賬和科目明

細賬

圖1借支備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計圖

財務(wù)總監(jiān)財務(wù)部部門經(jīng)理業(yè)務(wù)員

整理原始費

用單據(jù)

審核審核填寫報銷單

付款并簽字

編制記賬憑

審核

證

登記現(xiàn)金日記

賬科目明細賬

圖2備用金報銷業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計圖

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3.3廣州匯熙科技有限公司備用金業(yè)務(wù)的財務(wù)核算

3.3.1申領(lǐng)備用金方面

在申領(lǐng)備用金方面，首先申請人根據(jù)實際預(yù)估所需金額填寫借款單，部門

經(jīng)理去對其合理性真實性準確性來審批，財務(wù)部進行審核，不超過一萬元的可

以直接審核簽字，超過一萬元不到三萬元的交財務(wù)總監(jiān)審批，超過三萬元的則

需向總經(jīng)理審批，審批通過則出納可以發(fā)放款項。然后由費用會計編制記賬憑

證，交由財務(wù)經(jīng)理審核，最后由出納登記現(xiàn)金日記賬和費用會計登記科目明細

賬。

3.3.2報銷備用金方面

在報銷備用金方面，需先由報銷人整理原始費用單據(jù)后填寫報銷單，部門

經(jīng)理和費用會計根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的真實性審核簽字，然后出納給報銷人付款并簽

字，費用會計編制記賬憑證并給財務(wù)經(jīng)理審核，最后由出納登記現(xiàn)金日記賬和

費用會計登記明細賬。

3.3.3賬務(wù)處理方面

廣州匯熙科技有限公司備用金賬務(wù)處理相關(guān)舉例如下：

銷售部的業(yè)務(wù)員楊品因公出差寧波與2022年11月12日借支備用金2000

元，相關(guān)賬務(wù)處理如下：

借：其他應(yīng)收款—楊品2000

貸：庫存現(xiàn)金2000

業(yè)務(wù)員楊品實際使用差旅費1744元，11月16日憑機票和發(fā)票到財務(wù)部報

銷，退回現(xiàn)金256元，相關(guān)賬務(wù)處理如下：

借：銷售費用—差旅費1744

庫存現(xiàn)金256

貸：其他應(yīng)收款—楊品2000

登記賬簿如下：

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