哈工大機(jī)器人集團(tuán)岳陽有限公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介............................................................1

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀...............................................1

2.1公司費(fèi)用審批報銷制度..........................................1

2.2公司會計工作運(yùn)作形式為手工....................................2

3公司費(fèi)用管理制度存在的問題分析......................................2

3.1公司的費(fèi)用審批報銷流程不完善..................................3

3.2尚未普及會計電算化............................................3

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計............................................4

4.1完善費(fèi)用報銷制度，規(guī)范流程....................................4

4.2制定費(fèi)用制度計劃，實行責(zé)任管理................................5

4.3運(yùn)用會計電算化，提高效率......................................5

5結(jié)束語..............................................................5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

哈工大機(jī)器人集團(tuán)岳陽有限公司

費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

哈工大機(jī)器人集團(tuán)岳陽有限公司成立于2017年08月31日，位于岳陽城陵

磯新港區(qū)云港路通關(guān)服務(wù)大樓538室。哈工大機(jī)器人集團(tuán)岳陽有限公司為哈工

大機(jī)器人集團(tuán)的子公司，公司作為哈工大機(jī)器人集團(tuán)在湖南發(fā)展的投資主體，

集技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品轉(zhuǎn)化、產(chǎn)品生產(chǎn)及市場運(yùn)營于一體，將在湖南打造完備的軍

民融合產(chǎn)業(yè)生態(tài)系統(tǒng)。公司自成立以來得到了迅速發(fā)展，特別是業(yè)績方面，同

時與其他企業(yè)建立了穩(wěn)定的合作關(guān)系。

為加快建設(shè)全國重要的區(qū)域性軍民融合創(chuàng)新中心，進(jìn)一步激發(fā)湖南省科技

創(chuàng)新巨大潛能與活力。公司以哈工大機(jī)器人集團(tuán)的技術(shù)、人才為依托，立足岳

陽，面向湖南經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展需求，大力開展科技創(chuàng)新，以創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)產(chǎn)業(yè)聯(lián)動的

模式，通過配套孵化器促進(jìn)技術(shù)成果尚產(chǎn)業(yè)化產(chǎn)品的轉(zhuǎn)化。力求解決國家受制

于人的核心技術(shù)及顛覆性技術(shù)難題。

2公司費(fèi)用管理制度現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用審批報銷制度

公司為了控制成本和加強(qiáng)財務(wù)管理，實施了費(fèi)用管理制度。這一舉措旨在

推動公司的可持續(xù)發(fā)展，通過合理使用資金來實現(xiàn)利潤最大化。然而，由于管

理人員對該制度缺乏了解并未及時宣傳制度改革，導(dǎo)致資金短缺和物資浪費(fèi)等

問題的出現(xiàn)。目前，公司的費(fèi)用管理制度沒有考慮到市場需求和自身情況進(jìn)行

審批，在支出方面存在“審批程序”不符合實際情況的問題。這也導(dǎo)致了公司

與市場發(fā)展需求之間產(chǎn)生部分沖突，影響了公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

公司在報銷方面，員工經(jīng)常出現(xiàn)不能按時報銷的情況，造成大量的票據(jù)積

壓，甚至造成企業(yè)資金安全管理不善的風(fēng)險。日常費(fèi)用報銷事情繁瑣，對于原

始憑證過于隨意。且沒有標(biāo)準(zhǔn)的報銷制度，報銷效率低下。所以哈工大機(jī)器人

集團(tuán)岳陽有限公司現(xiàn)在暫時只有簡單的一套報銷流程，報銷人將原始費(fèi)用單據(jù)

歸類整理粘貼在“費(fèi)用報銷單”的背面，正確填寫費(fèi)用報銷單，并在上面簽字。

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下一步將“費(fèi)用報銷單”交直接領(lǐng)導(dǎo)審核簽字（部門主管主要審核業(yè)務(wù)發(fā)生的

真實性)。然后將“費(fèi)用報銷單”交直接領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，(財務(wù)主要審核原始發(fā)

票的合法性、正確性）報銷單填寫是否正確，金額與原始單據(jù)是否相符。下一

步又將取得財務(wù)審批簽字的“費(fèi)用報銷單”送交公司總經(jīng)理進(jìn)行審批。然后到

財務(wù)找出納提取現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬（出納最后審核的“費(fèi)用報銷單”是否有涂改，費(fèi)

用的計算是否正確審批手續(xù)是否齊備）然后付款。具體報銷流程圖如下：

經(jīng)辦人人員填

部門主管審核財務(wù)會計審核

寫票據(jù)

出納付款/沖賬總經(jīng)理加簽財務(wù)經(jīng)理審核

圖一：費(fèi)用報銷流程圖

該公司的費(fèi)用報銷流程存在許多問題。其中一些環(huán)節(jié)只是走走過場，沒有

實質(zhì)性的監(jiān)管和審查。在這樣的情況下，當(dāng)事人往往迫于種種原因睜一只眼閉

一只眼地簽字，導(dǎo)致公司支出了不必要的費(fèi)用。這不僅造成了利潤的浪費(fèi)和白

白流失，同時也帶來了不應(yīng)該承擔(dān)的風(fēng)險和損失。而且，這種隨大流式的管理

方式也非常容易被濫用。有些人可能會故意夸大或虛構(gòu)開支，在審核環(huán)節(jié)中“擦

邊球”，從而獲取個人私利。這樣做無疑是對公司利益和聲譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p害。為了

避免這些問題，該公司應(yīng)該建立更加規(guī)范、科學(xué)、透明、公正的費(fèi)用報銷制度，

并配備專門負(fù)責(zé)監(jiān)管和審查工作的人員。只有這樣才能保障公司真正需要支付

的費(fèi)用得到合理控制，避免財務(wù)風(fēng)險和損失，并提高企業(yè)效率和形象。

2.2公司會計工作運(yùn)作形式為手工

公司采用人工記賬的方式來管理財務(wù)。在進(jìn)行任何會計處理之前，我們會

先開設(shè)相關(guān)賬戶并建立賬戶檔案。隨后，我們會進(jìn)入會計系統(tǒng)中提取原始憑證，

并對這些憑證進(jìn)行認(rèn)真審核和核查。通過審核的原始憑證將被編制成記賬憑證，

并根據(jù)這些憑證登記各種明細(xì)分類帳。月末時，我們需要做計提、攤銷和結(jié)轉(zhuǎn)

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等操作，并對所有已經(jīng)編制的記賬憑證進(jìn)行匯總。此外，還需要編制記賬憑證

匯總表并將其錄入到總賬中，并確保帳證相符、賬賬相符、帳實相符。最后，

在確保數(shù)據(jù)的完整性和精度后，我們將編制出一份詳盡的財務(wù)報表，并對其中

的數(shù)字進(jìn)行分析和說明。同時，為了加強(qiáng)財務(wù)管理工作，我們也會妥善保管好

所有記賬憑證裝訂成冊以備查閱。

3公司費(fèi)用管理制度存在的問題分析

哈工大機(jī)器人集團(tuán)公司并沒有建立完善的管理會計制度。尤其是，該企業(yè)

的費(fèi)用報銷制度體系不受整體約束，存在一定漏洞。此外，該企業(yè)將費(fèi)用管理

制度視為財務(wù)風(fēng)險管理的一部分，而非站在生產(chǎn)成本管理角度看待費(fèi)用管理問

題。這種做法導(dǎo)致了費(fèi)用報銷流程上存在較大漏洞和不完善現(xiàn)象。因此，在未

來發(fā)展中需要加強(qiáng)對這方面問題的深入研究，以保障企業(yè)發(fā)展和穩(wěn)定性。

3.1公司的費(fèi)用審批報銷流程不完善

公司費(fèi)用報銷的處理程序中審批不及時、不規(guī)范，擾亂票據(jù)管理秩序，掩

蓋了支出事實，所以在這個方面是存在問題的。然后，對于出差人員的報銷隨

意性大，如審批手續(xù)不完整，報銷附件不齊全，甚至超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍、重復(fù)報

銷。這樣會造成報銷流程混亂，而暫時使用的一套報銷，只是存在于表面，只

能是暫時的解決問題，始終還是治標(biāo)不治本。盡管財務(wù)部門會先審閱并簽署報

銷單，可是由于出差人員經(jīng)常出差，時隔一段時間，不可能記住最近幾個月出

差的細(xì)節(jié)。所以在一般情況下，就會降低權(quán)限，保全面子，或者急匆匆地簽署，

在了解和審閱報銷單內(nèi)容方面沒有取得一定的發(fā)展，不能起到審計監(jiān)督的作用。

3.2尚未普及會計電算化

我國的電算化事業(yè)起步較晚，這導(dǎo)致人們對于電算化的意義及重要性缺乏

充分認(rèn)識。雖然如今會計電算化人員數(shù)量增加，但是其素質(zhì)參差不齊。受傳統(tǒng)

手工記賬方式長期以來的影響，許多企業(yè)仍持續(xù)使用手工記賬方式進(jìn)行成本管

理。不僅耗費(fèi)時間和精力，還存在高錯誤率等問題?，F(xiàn)今各種信息化技術(shù)不斷

涌現(xiàn)，而在成本管理中廣泛應(yīng)用的電算化方法卻未能被足夠地認(rèn)可和應(yīng)用。這

一局面并非源于技術(shù)上的限制，而更多地與思維觀念、社會文化背景等方面有

關(guān)。在當(dāng)前高速發(fā)展的時代背景下，手工記賬方式已經(jīng)無法滿足復(fù)雜、多元、

全方位的成本管理需求。因此，我們需要深入挖掘并充分利用新型信息技術(shù)，

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在成本管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)真正意義上的轉(zhuǎn)型與升級，提高效率同時降低風(fēng)險，并迎

接數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

眼下，通過對我國企業(yè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，對于一些中小企業(yè)而言，因為

其規(guī)模相對較小，并且業(yè)務(wù)量也較少，因此企業(yè)的管理階層會認(rèn)為無需花費(fèi)較

多的人力財力對會計電算化軟件進(jìn)行購買與應(yīng)用，除此以外，會計人員對會計

電算化理解還不夠，甚至覺得沒有什么必要推廣會計電算化，或者認(rèn)為就算普

及會計電算化，也只存在于一些操作便利和簡單的單據(jù)查詢與記錄方面而已。

公司缺乏優(yōu)秀的會計電算化專業(yè)人才，雖然公司給在崗的會計人員進(jìn)行計算機(jī)

等級培訓(xùn)，但與實際要求水平還有較大差距。計算機(jī)確實非常重要，計算機(jī)相

關(guān)專業(yè)人員也會處于會計電算化工作中的核心地位，但是該公司在對于會計電

算化的普及過程中，不論是理論知識還是實際操作方面都很難達(dá)到會計電算化

的要求。隨著會計業(yè)務(wù)的增加且繁雜，而電算化的內(nèi)部控制體系又不健全，所

以電算化的管理人員沒有能適應(yīng)發(fā)展的要求，缺少制訂相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

的能力，在實踐中根本起不到實際控制作用。

4公司費(fèi)用管理制度優(yōu)化設(shè)計

公司費(fèi)用管理千頭萬緒，優(yōu)化設(shè)計的主要任務(wù)就是要降低成本促效益，做

到花較少的錢辦更多事，以提升公司利潤為目的。

4.1完善費(fèi)用報銷制度，規(guī)范流程

公司高度重視自身的費(fèi)用報銷，摒棄以往落后的思想觀念，將費(fèi)用報銷的

知識宣傳工作提到日程上，營造積極向上、濃厚的費(fèi)用報銷氛圍，確保對費(fèi)用

報銷的重視度越來越高。還應(yīng)定期開展有關(guān)費(fèi)用報銷的專業(yè)培訓(xùn)，給與相關(guān)人

員進(jìn)一步了解費(fèi)用報銷知識的空間，使其財務(wù)意識越來越強(qiáng)，避免日后在費(fèi)用

報銷中出現(xiàn)不良問題。優(yōu)化費(fèi)用報銷的組織結(jié)構(gòu)，并依據(jù)實際情況調(diào)整自身的

費(fèi)用報銷組織結(jié)構(gòu)，使其更具科學(xué)性及合理性。還可以采用網(wǎng)上報銷制度，及

時保障報銷人報銷過程中得以回應(yīng)，從而完善企業(yè)費(fèi)用報銷管理的優(yōu)化工作。

具體費(fèi)用報銷流程處理:報銷程序(填報銷單)——有關(guān)人員部門負(fù)責(zé)人(或

主管)簽字確認(rèn)——財務(wù)總監(jiān)審閱(文檔、數(shù)據(jù)等)——該公司總經(jīng)理(或托付授

權(quán)人)批準(zhǔn)(重視真正的全部責(zé)任)——填制現(xiàn)金支出、銀行支出憑證單。上述程

序作為本公司各項費(fèi)用報銷的既定程序，發(fā)布條例便可生效，往后的工作中實

施相互監(jiān)督制度，采用業(yè)務(wù)互查，定期輪崗等方式，對發(fā)現(xiàn)的問題及時修改和

整管，以此提高會計工作質(zhì)量，再者，建議啟動追責(zé)機(jī)制，費(fèi)用報銷過程中一

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旦出現(xiàn)差錯，是誰的過錯，由誰承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。下面是我對具體費(fèi)用報銷所做

的圖：

經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人或主管財務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理或授權(quán)人

填制報銷單簽字確認(rèn)審閱（文檔、數(shù)據(jù)等）批準(zhǔn)

出納、會計填制現(xiàn)金支出、銀行支出憑

證單

圖三：具體費(fèi)用報銷流程圖

4.2制定費(fèi)用制度計劃，實行責(zé)任管理

公司應(yīng)加強(qiáng)成本費(fèi)用管理，讓其他費(fèi)用的開支得以利用在合理、恰當(dāng)?shù)奈?/p>

置，能夠有效的保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有序正常運(yùn)轉(zhuǎn)，帶來可以預(yù)期收益。

哈工大機(jī)器人集團(tuán)岳陽公司應(yīng)該改變傳統(tǒng)管理意識，注重員工的后期培養(yǎng)，

穩(wěn)定員工素質(zhì)，控制員工流動，充分發(fā)揮各個階層的潛力，努力做到人盡其才。

培養(yǎng)每位員工的管理意識，并樹立起員工與公司興榮息息相關(guān)的觀念。高管人

員應(yīng)起帶頭作用，以身作則參與管理、參與控制，并積極發(fā)動員工獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

建立競爭上崗制度，任何一個崗位，無論是普通員工還是管理員工，只要你肯

努力，那么你就可以做你想做的崗位。建立末崗淘汰制度，讓員工有一定的危

機(jī)意識，不再認(rèn)為這份工作“非他不可”，對于懶惰者、不努力者，給予降職、

辭職或是通報批評等懲罰。對于認(rèn)真遵守管理體制、積極向上的員工給予一定

金額的獎勵，而對于不遵守管理體制、懶散的員工給予一定金額的罰款。

4.3運(yùn)用會計電算化，提高效率

會計電算化是我國財務(wù)管理的重要組成部分，它已經(jīng)經(jīng)歷了長時間的發(fā)展

歷程。隨著信息技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，會計電算化也取得

了非常不錯的效果。在企業(yè)管理過程中，一些新思想、新模式和新方法也逐漸

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應(yīng)運(yùn)而生。為了更好地推廣會計電算化，在企業(yè)內(nèi)部必須建立一個完善的會計

電算化管理制度，并通過加強(qiáng)內(nèi)部財務(wù)監(jiān)管來確保該制度能夠有