杭州銘成裝飾工程有限公司財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介................................................................................................................1

1.1公司概況.....................................................................................................1

1.2組織機(jī)構(gòu).....................................................................................................2

1.3資金管理.....................................................................................................2

2付款審批環(huán)節(jié)流程現(xiàn)狀.......................................................................................3

3付款審批環(huán)節(jié)存在的問題....................................................................................5

3.1付款審批流程冗長.....................................................................................5

3.2加急付款審批流程缺失.............................................................................5

3.3新項(xiàng)目資金籌備時(shí)間倉促.........................................................................7

4付款審批環(huán)節(jié)優(yōu)化對(duì)策........................................................................................7

4.1下放預(yù)算內(nèi)小額付款審批權(quán)限.................................................................7

4.2增設(shè)加急付款審批流程.............................................................................8

4.3建立新項(xiàng)目付款預(yù)先申報(bào)制度.................................................................9

參考資料.................................................................................................................11

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

杭州銘成裝飾工程有限公司

財(cái)務(wù)付款批審流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司概況

1.1公司簡介

杭州銘成裝飾工程有限公司是一家以建筑裝飾與施工為主營業(yè)務(wù)的集團(tuán)企

業(yè)。公司成立于2003年，通過近二十年的發(fā)展，已經(jīng)成為建筑裝飾行業(yè)中高等

級(jí)資質(zhì)最完備的企業(yè)之一。從業(yè)務(wù)板塊來看，公司立足裝飾主業(yè)，不斷優(yōu)化大

裝飾平臺(tái)，構(gòu)建全產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù);在智慧家居板塊，專注家居智能化解決方案及智

能工程建設(shè):在金融服務(wù)板塊，圍繞公司核心工程、供應(yīng)鏈展開產(chǎn)業(yè)金融，實(shí)現(xiàn)

產(chǎn)融結(jié)合協(xié)同發(fā)展:在科技創(chuàng)新板塊，公司積極推動(dòng)裝配化研發(fā)和應(yīng)用。從地區(qū)

分布來看，杭州銘成裝飾工程有限公司業(yè)務(wù)遍布全國各地，從圖1.1可以看出，

業(yè)務(wù)主要分布在華南、華中地區(qū)，尤其是華南地區(qū)業(yè)務(wù)量最多，其營收占杭州

銘成裝飾工程有限公司營業(yè)收入的40%。目前，海外業(yè)務(wù)還屬于探索初期，業(yè)

務(wù)量小，由此營收只占杭州銘成裝飾工程有限公司營業(yè)收入的1%?？偟膩碚f，

杭州銘成裝飾工程有限公司業(yè)務(wù)范圍廣，使得總部資金管理難度加大。

圖1.1公司業(yè)務(wù)占比分布圖

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1.2組織機(jī)構(gòu)

目前，杭州銘成裝飾工程有限公司集團(tuán)總部主要有財(cái)務(wù)中心、工程中心、

采購中心、營銷中心等9個(gè)職能部門。直接隸屬干總部的精裝集團(tuán)共9個(gè)片區(qū)。

集團(tuán)下轄分公司8家，子公司6家。集團(tuán)總部對(duì)分子公司的財(cái)務(wù)、人事進(jìn)行統(tǒng)

一管理。在具體業(yè)務(wù)方面，各分子公司有較大的自主性，分公司各項(xiàng)事務(wù)由分

公司總經(jīng)理統(tǒng)籌管理，并對(duì)集團(tuán)總部負(fù)責(zé)，這有助干充分發(fā)揮分子公司的積極

性。目前，集才管理人員人數(shù)超過4000人，分支機(jī)構(gòu)已遍布全國各地。杭州銘

成裝飾工程有限公司組織機(jī)構(gòu)圖如圖1.2所示。

圖1.2公司組織結(jié)構(gòu)圖

1.3資金管理情況

杭州銘成裝飾工程有限公司的資金集中管理采用結(jié)算中心模式。結(jié)算中心

是集團(tuán)內(nèi)部設(shè)立的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)集中收付、資金結(jié)算、賬戶管理、資金調(diào)撥、

投融資等職能。目前，公司集團(tuán)總部及各分子公司擁有各類賬戶超過30個(gè)，子

公司的所有收入均匯入各自的基本戶，資金需經(jīng)過特定流程申請(qǐng)，由集團(tuán)統(tǒng)一

支付。在公司集團(tuán)總部，結(jié)算中心職能由集團(tuán)財(cái)務(wù)中心資金管理組執(zhí)行。杭州

銘成裝飾工程有限公司資金集中管理模式如圖1.3所示：

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圖1.3杭州銘成裝飾工程有限公司付款流程

2公司財(cái)務(wù)付款審批流程現(xiàn)狀

建筑裝飾公司既屬于勞動(dòng)密集型企業(yè)，也屬于資本密集型企業(yè)。建筑裝飾

企業(yè)需要大量的人工、原材料的投入。因此，大量的支付單據(jù)需要總部高效率

的付款流程作支撐。根據(jù)杭州銘成裝飾工程有限公司《總部財(cái)務(wù)審批制度》，

目前杭州銘成裝飾工程有限公司外部付款主要包括集團(tuán)日常費(fèi)用開支、稅金、

固定資產(chǎn)購置、材料、人工、各類保證金等款項(xiàng)。如圖2.1，總的來說，杭州銘

成裝飾工程有限公司的外部付款流程主要包括經(jīng)辦人申請(qǐng)、業(yè)務(wù)部門審核、財(cái)

務(wù)部門審核、總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)審批、出納付款等環(huán)節(jié)。

圖2.1杭州銘成裝飾工程有限公司外部付款流程

流程各主要節(jié)點(diǎn)及其職責(zé)主要包括:

經(jīng)辦人。在集團(tuán)OA系統(tǒng)填寫付款申請(qǐng)，如實(shí)填寫付款事項(xiàng)、原因，表明

資金使用的合理性。同時(shí)，上傳合同掃描件及發(fā)票信息，確認(rèn)付款事項(xiàng)按合同

進(jìn)行。保證所提供資料真實(shí)、充分等。

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部門(分公司)經(jīng)理/總經(jīng)理。核實(shí)經(jīng)辦人的申請(qǐng)是否屬實(shí)，核實(shí)該付款事項(xiàng)是

否符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，復(fù)核付款事項(xiàng)是否按合同規(guī)定執(zhí)行，并從整體上把握該資金

集中管理下杭州銘成裝飾工程有限公司外部付款業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究付款事項(xiàng)，

把控本部門或分公司的費(fèi)用資金情況等。

總部會(huì)計(jì)。檢查前端審核流程是否符合規(guī)定，檢查發(fā)票是否真實(shí)、合法合

規(guī)，核對(duì)發(fā)票、入庫單相關(guān)信息是否與經(jīng)辦人所提供資料相一致，判斷所付款。

項(xiàng)是否合理等。

總部財(cái)務(wù)經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)。判斷付款事項(xiàng)是否符合公司財(cái)務(wù)制度，審核款項(xiàng)

是否超支，是否按合同執(zhí)行，評(píng)價(jià)該付款事項(xiàng)是否有相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)等。

總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)。判斷該項(xiàng)付款對(duì)后期企業(yè)經(jīng)營可能造成的影響，判斷該

事項(xiàng)是否和企業(yè)的經(jīng)營政策相適應(yīng)等。

出納。檢查審核流程是否已經(jīng)完畢，核對(duì)金額、客戶名稱、銀行賬號(hào)是否

正確，制單付款。

具體來說，杭州銘成裝飾工程有限公司根據(jù)不同類型的款項(xiàng)以及金額大小

分別設(shè)置了不同的付款審批流程，表2.1是杭州銘成裝飾工程有限公司主要的外

部付款相關(guān)業(yè)務(wù)流程：

表2.1杭州銘成裝飾工程有限公司外部付款業(yè)務(wù)流程

款項(xiàng)條件業(yè)務(wù)流程

日常2萬元以內(nèi)由部門經(jīng)辦人員經(jīng)辦，報(bào)部門經(jīng)理、中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核，

費(fèi)用報(bào)財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

開支

2萬元以上由部門經(jīng)辦人員經(jīng)辦，報(bào)部門經(jīng)理、中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核，

報(bào)財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。

稅金企業(yè)所得稅由經(jīng)辦人經(jīng)辦，經(jīng)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，

報(bào)總經(jīng)理、董事長審批。

所得稅以外的由經(jīng)辦人經(jīng)辦,會(huì)計(jì)審核后,報(bào)財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

稅金

單項(xiàng)購置10萬以由經(jīng)辦人經(jīng)辦，行政中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核，報(bào)財(cái)務(wù)中心分管

內(nèi)或批量購置20領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批

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萬以內(nèi)

固定單項(xiàng)購置10萬以由經(jīng)辦人經(jīng)辦，行政中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核后報(bào)財(cái)務(wù)中心分管

資產(chǎn)上或批量購置20領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。

購置萬以上

80萬元以內(nèi)經(jīng)辦人經(jīng)辦，部門經(jīng)理、中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核，報(bào)財(cái)務(wù)中心

分管領(lǐng)導(dǎo)審批

各類

保證80萬元以上經(jīng)辦人經(jīng)辦，部門經(jīng)理、中心總經(jīng)理、會(huì)計(jì)審核，報(bào)財(cái)務(wù)中心

金分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批。

材料項(xiàng)目采購人員經(jīng)辦，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、片區(qū)(分公司)采購負(fù)責(zé)人、

采購片區(qū)總經(jīng)理(分公司總經(jīng)理)、工程中心采購部經(jīng)理、工程中心

-

分管領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后，報(bào)財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

人工-由經(jīng)辦人經(jīng)辦，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、片區(qū)(分公司)總經(jīng)理、會(huì)計(jì)、財(cái)

費(fèi)務(wù)經(jīng)理審批后，報(bào)財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3公司財(cái)務(wù)付款審批流程存在的問題

3.1付款審批流程冗長

杭州銘成裝飾工程有限公司目前對(duì)集團(tuán)和各分子公司的費(fèi)用實(shí)行按月預(yù)算，

以為未來一個(gè)月的資金使用規(guī)劃提供支持，同時(shí)幫助決策層領(lǐng)導(dǎo)判斷正常和非

正常的支出、預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外的支出。通過預(yù)算的實(shí)施，管理層可以將精力更

多地放在企業(yè)的全面發(fā)展和戰(zhàn)略規(guī)劃上，從而實(shí)現(xiàn)管理層對(duì)預(yù)算內(nèi)資金使用審

批流程的簡化。這是因?yàn)樵陬A(yù)算編制時(shí)，預(yù)算內(nèi)資金使用已經(jīng)獲得了高層管理

的批準(zhǔn)。

訪談結(jié)果顯示，杭州銘成裝飾工程有限公司在資金使用過程中并未充分利

用預(yù)算的作用，因?yàn)轭A(yù)算內(nèi)和預(yù)算外的付款仍然采用相同的審批流程。這導(dǎo)致

審批權(quán)限過于集中，不能讓管理層從繁瑣的審批程序中解放出來，也不利于外

部付款流程效率的提高。同時(shí)，外部付款審批流程嚴(yán)格，流程長，環(huán)節(jié)多，涉

及的人員范圍廣，不是每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)都能及時(shí)審批，從而增加了外部付款業(yè)務(wù)

的耗時(shí)。另外，一些中高層管理人員認(rèn)為，一些金額較小的款項(xiàng)不必讓他們審

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批，只需告知即可。然而，在目前的付款審批流程中，所有單據(jù)的審核都是千

篇一律，沒有進(jìn)行精簡和優(yōu)化，沒有按照重要性進(jìn)行分類審批。

3.2加急付款審批機(jī)制缺失

通過訪談發(fā)現(xiàn)，杭州銘成裝飾工程有限公司的相當(dāng)一部分急用款不能按時(shí)

支付，導(dǎo)致75%的采購專員或經(jīng)辦人遭到供應(yīng)商的不滿。造成這種情況主要有

三個(gè)原因：一是建筑行業(yè)特殊性導(dǎo)致的零時(shí)急需款項(xiàng)；二是審批流程較長，導(dǎo)

致審批人審批付款申請(qǐng)出現(xiàn)延遲；三是款項(xiàng)支付不成功，需要重新走付款審批

程序。為了解決這些問題，可以隨機(jī)統(tǒng)計(jì)長沙片區(qū)逾期支付的付款申請(qǐng)單，并

采取措施加快審批流程，優(yōu)化付款流程，提高付款效率，統(tǒng)計(jì)結(jié)果如表3.2。

根據(jù)2021年杭州銘成裝飾工程有限公司長沙片區(qū)逾期付款的記錄，共有11筆

逾期付款。主要原因是付款期限段短而不能及時(shí)付款，以及某些審批節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)

延遲審批，導(dǎo)致未走完全部流程。長沙片區(qū)業(yè)務(wù)量只是公司總業(yè)務(wù)量的很小一

部分，因此可以推斷出，因各種原因?qū)е掠馄诟犊钤诤贾葶懗裳b飾工程有限公

司非常普遍。

表3.2長沙片區(qū)逾期支付的付款申請(qǐng)單

月份數(shù)量逾期支付原因

一月0

二月1正常單據(jù)，未走完全部流程。

三月1急單，約定付款期限過短

四月2付款信息錯(cuò)誤;經(jīng)辦人提供資料不全

五月1急單、約定付款期限過短

六月0-

七月2正常單據(jù)，未走完全部流程；付款信息錯(cuò)誤

八月1付款信息錯(cuò)誤

九月0-

十月2急單，約定付款期限過短;付款信息錯(cuò)誤

十一月0-

十二月1經(jīng)辦人未按時(shí)提交支付申請(qǐng)

雖然說有些錯(cuò)誤單據(jù)是人為造成的，但是錯(cuò)誤是無法避免的，我們應(yīng)該有

相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。究其根本，是由于杭州銘成裝飾工程有限公司OA系統(tǒng)里沒

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有加急付款流程來補(bǔ)救因?yàn)楦鞣N原因造成的逾期付款。也就是說，所有的付款

申請(qǐng)，不論是急單還是普通的付款單，都是需要經(jīng)過漫長的審批流程才能完成

支付，這種單一的付款審批方式已經(jīng)不再適應(yīng)像杭州銘成裝飾工程有限公司這

樣規(guī)模龐大，業(yè)務(wù)多樣的大型企業(yè)集團(tuán)。

3.3新項(xiàng)目資金籌備時(shí)間倉促

每月預(yù)算完成后，財(cái)務(wù)中心資金管理組根據(jù)預(yù)算情況籌集資金，有現(xiàn)金盈

余則選擇購買低風(fēng)險(xiǎn)的理財(cái)產(chǎn)品，有現(xiàn)金短缺則選擇對(duì)外融資，以滿足日常經(jīng)

營需要。然而在實(shí)際操作中，資金管理組工作人員常常會(huì)收到大額的預(yù)算外支

付申請(qǐng)，導(dǎo)致困擾。遇到此種情況，他們有兩種做法：一是提前贖回理財(cái)產(chǎn)品，

但這會(huì)讓公司損失部分投資收益；二是對(duì)外融資，但這需要耗費(fèi)時(shí)間和程序復(fù)

雜。這些問題的根源在于大額預(yù)算外付款沒有預(yù)先申報(bào)，沒有給資金管理組工

作人員充足的時(shí)間來調(diào)整付款計(jì)劃。

4財(cái)務(wù)付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1下放預(yù)算內(nèi)小額付款審批權(quán)限

為了讓高層領(lǐng)導(dǎo)能夠更專注于公司戰(zhàn)略等更高層次的工作，應(yīng)該合理地下

放部分付款的審批權(quán)限。通過訪談一些中高層領(lǐng)導(dǎo)，很多人認(rèn)為很多付款審批

單據(jù)并不需要他們一個(gè)個(gè)審批，只需告知即可。將付款審批流程作以下調(diào)整：

對(duì)于干預(yù)算外的付款，應(yīng)該按照各流程進(jìn)行嚴(yán)格審批，因?yàn)檫@些款項(xiàng)的實(shí)

現(xiàn)沒有經(jīng)過宙批，風(fēng)險(xiǎn)較高。對(duì)于預(yù)算內(nèi)的款項(xiàng)，應(yīng)根據(jù)金額大小進(jìn)行區(qū)分，

將款項(xiàng)分為告知型和批準(zhǔn)型。對(duì)于杭州銘成裝飾工程有限公司來說，日常費(fèi)用

開支小于2萬元為告知型，大于2萬元為批準(zhǔn)型，材料人工等大宗付款小于10

萬元為告知型，大于10萬元為批準(zhǔn)型。

重新設(shè)置OA系統(tǒng)中的審批程序。對(duì)于批準(zhǔn)型付款流程，應(yīng)按照原有的審批

程序嚴(yán)格審批，并需得到高層批準(zhǔn)。對(duì)于告知型付款審批，則可以下放審批權(quán)

限，逐級(jí)審批。以預(yù)算內(nèi)的人工費(fèi)為例，小于10萬元的人工費(fèi)付款，由經(jīng)辦人

經(jīng)辦，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理、片區(qū)總經(jīng)理、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后即可付款。在財(cái)務(wù)經(jīng)

理審批通過后，OA系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)抄送付款信息給財(cái)務(wù)中心分管領(lǐng)導(dǎo)，以履行告知

義務(wù)。這樣的精簡審批流程可以提高效率，并確保資金管理的透明和準(zhǔn)確性。

如圖4.1所示。

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圖4.1小額資金付款優(yōu)化流程圖

4.2增設(shè)加急付款審批機(jī)制

設(shè)置加急付款通道。目的是為了減少不必要的等待時(shí)間或精簡不必要的審

批環(huán)節(jié)，進(jìn)一步縮短加急付款的審批時(shí)間，對(duì)加急付款通道的應(yīng)用，針對(duì)不后

的情況會(huì)有不同的處理方式:

(1)對(duì)于首次申請(qǐng)付款的單據(jù)，這種情況主要包括毫無征兆的、需要緊急付

款的單據(jù)。經(jīng)辦人在OA系統(tǒng)里填寫付款申請(qǐng)單時(shí)，需要選擇“加急付款”按鈕，

在后續(xù)的審批過程中，該付款由請(qǐng)會(huì)自動(dòng)置頂在各審批人的“待宙批單據(jù)”列表內(nèi)，

并通過短信提醒各宙批人及時(shí)審批，如果在一定時(shí)間內(nèi)仍然沒有審批的，付款

申請(qǐng)會(huì)自動(dòng)到達(dá)下一個(gè)環(huán)節(jié)的審批人。一般情況下，在每個(gè)審批人所在審批環(huán)

節(jié)出停留不超過2小時(shí)，可保證該筆付款由請(qǐng)?jiān)谝惶熘畠?nèi)完成審。批并完成付

款操作。

(2)對(duì)于二次付款自請(qǐng)，這種情形主要包括付款由請(qǐng)單錯(cuò)誤，駁回修改的單

據(jù)。由于二次申請(qǐng)涉及到信息修改，因此需要更加謹(jǐn)慎，把控風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)金額，

收款人等關(guān)鍵信息錯(cuò)誤時(shí)，不適用于加急付款通道，需要經(jīng)辦人重新申請(qǐng)，重

新審批。當(dāng)銀行賬號(hào)、補(bǔ)充資料等非關(guān)鍵信息錯(cuò)誤時(shí)，由當(dāng)前審批人駁回經(jīng)辦

人，待修改完善后再重新回到當(dāng)前審批人繼續(xù)審批。

上述措施目的在于精簡錯(cuò)誤單據(jù)不必要的審批程序，可是在實(shí)際執(zhí)行過程

中，應(yīng)當(dāng)格外注意其中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。比如，由于非關(guān)鍵信息駁回修改時(shí)，OA

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系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)保持原有的金額，收款人名稱等關(guān)鍵信息不變，經(jīng)辦人不能自行修改，

經(jīng)辦人只能修改錯(cuò)誤的非關(guān)鍵信息。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)保持付款申請(qǐng)單號(hào)不變，在流

程備注欄中注明修改痕跡，并且抄送給其他審批人。

4.3建立新項(xiàng)目付款預(yù)先申報(bào)制度

大額預(yù)算外付款常見于新開發(fā)項(xiàng)目中，需要大量采購原材料或繳納保

證金，而這部分資金往往沒有包含在月初的預(yù)算之中且金額較大。為了保

證企業(yè)有充足的資金供應(yīng)，應(yīng)當(dāng)完善新項(xiàng)目付款預(yù)先申報(bào)制度。杭州銘成

裝飾工程有限公司的預(yù)先申報(bào)制度包括上傳付款金額及明細(xì)、付款日期、

項(xiàng)目名稱、合同掃描件等關(guān)鍵信息，申報(bào)后經(jīng)過審批后上報(bào)到總部資金管

理組。施工合同簽訂到材料采購中間大約間隔十五日左右，能夠滿足資金

管理組籌資的時(shí)間需求。這一規(guī)定應(yīng)該成為公司的明文規(guī)定，以便實(shí)施。

具體流程如圖4.3所示。

圖4.3公司付款申請(qǐng)流程圖

5設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)

通過對(duì)杭州銘成裝飾工程有限公司財(cái)務(wù)付款審批的流程分析，公司有以下

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湖南商務(wù)