湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司簡介..................................1

2、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司目前差旅費(fèi)管理的現(xiàn)狀..................2

2.1下達(dá)預(yù)算指標(biāo)，保證預(yù)算執(zhí)行剛性................................2

2.2履行事前審批手續(xù)，確保先審批再外出............................3

2.3嚴(yán)格按規(guī)定審核差旅費(fèi)開支，確保差旅費(fèi)報銷結(jié)算手續(xù)完備..........4

3、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)管理過程中出現(xiàn)的一些問題........4

3.1出差事由與差旅費(fèi)報銷制度規(guī)定不符的問題........................4

3.2差旅費(fèi)的監(jiān)督管理容易被忽視的問題..............................4

3.3報銷制度繁瑣增加了時間和溝通成本，影響報銷效率的問題..........5

4、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)................5

4.1實(shí)行放管服....................................................5

4.1.1建立健全科學(xué)有效的內(nèi)控體系..................................5

4.1.2簡化差旅費(fèi)報銷流程..........................................5

4.2實(shí)行包干制制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)......................................6

4.3與時俱進(jìn)，適時完善改進(jìn)差旅費(fèi)管理辦法的優(yōu)化設(shè)計(jì)................7

5、結(jié)束語...........................................................8

參考資料............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)報銷制度

優(yōu)化設(shè)計(jì)

1、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司簡介

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司是2008年10月17日在湖南省長沙市芙蓉區(qū)

注冊成立的有限責(zé)任公司(自然人投資或控股)，注冊地址位于長沙市芙蓉區(qū)白

沙路10號科達(dá)名居21樓。湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司的統(tǒng)一社會信用代碼/

注冊號是91430102680320189J，企業(yè)法人是劉偉，目前企業(yè)處于開業(yè)狀態(tài)。

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司的經(jīng)營范圍是：煤炭及制品批發(fā)；經(jīng)濟(jì)與商

務(wù)咨詢服務(wù)（不含金融、證券、期貨咨詢）；砂石、河卵石、焦炭的銷售；五金

產(chǎn)品、建材、裝飾材料、化工產(chǎn)品的零售。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門

批準(zhǔn)后方可開展經(jīng)營活動）。

在湖南省，相近經(jīng)營范圍的公司總注冊資本為1312104萬元，主要資本集

中在1000-5000萬和5000萬以上規(guī)模的企業(yè)中，共543家。本省范圍內(nèi)，

當(dāng)前企業(yè)的注冊資本屬于良好。雖然煤炭企業(yè)中每年差旅費(fèi)用的金額在總成本

中所占比例很小，，每年需要外出因公活動的員工報銷金額還是要嚴(yán)格按照工作

計(jì)劃執(zhí)行，如圖1所示，這顯然也是可控費(fèi)用的重要組成部分。加強(qiáng)和規(guī)范差

旅費(fèi)用管理是實(shí)行企業(yè)可控成本控制方針的重點(diǎn)工作之一，所以有必要進(jìn)一步

嚴(yán)格控制出差次數(shù)、天數(shù)和差旅費(fèi)用規(guī)模。否則就不僅僅是在揮霍企業(yè)有限的

差旅經(jīng)費(fèi)的問題。

圖1五年間員工出差報銷金額

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另外，對出行交通工具的選擇也要嚴(yán)防死守。如表1所示，避免企業(yè)員工

為滿足虛榮心或個人享受紛紛選擇不符合職稱級別的出行方式，增加企業(yè)不必

要的負(fù)擔(dān)。

表1交通工具使用規(guī)定

2、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司目前差旅費(fèi)管理的現(xiàn)狀

2.1下達(dá)預(yù)算指標(biāo)，保證預(yù)算執(zhí)行剛性

湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司對于員工差旅費(fèi)的支出規(guī)模制定明確了以符

合預(yù)算控制的管理要求，如表2所示。另外，財(cái)務(wù)部門要根據(jù)年初各部門公布

的各項(xiàng)業(yè)務(wù)交流、培訓(xùn)計(jì)劃，通過比較近兩年各部門差旅實(shí)際費(fèi)用、部門人員

變動、業(yè)務(wù)范圍變化、行業(yè)環(huán)境影響等，制定明確各部門差旅支出限額，要求

如無特殊原因，不能隨意調(diào)整，以繼續(xù)確保公司預(yù)算內(nèi)部控制有效。

表2員工不同報銷情況

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2.2履行事前審批手續(xù)，確保先審批再外出

員工申請出差前應(yīng)辦理出差審批手續(xù)，不得以出差為名隨意延長出差天

數(shù)。需提前填寫公務(wù)機(jī)報銷申請表，如圖2所示，經(jīng)湖南山原煤炭貿(mào)易有限公

司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可乘坐公務(wù)機(jī)。未經(jīng)公司批準(zhǔn)乘坐飛機(jī)的，應(yīng)當(dāng)由員工本人

書面填寫《公務(wù)外出批準(zhǔn)表》。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自出差的人員，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)

后，由湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司嚴(yán)肅處理。因公出差的員工選擇搭乘飛機(jī)作

為交通工具的，也應(yīng)當(dāng)提前辦理審批手續(xù)。根據(jù)湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司的

旅行證件，出差人員需向主管部門備案后方可外出。嚴(yán)格控制事先審批的盲目

流于形式，禁止隨意變更出差地點(diǎn)。嚴(yán)格控制公務(wù)出差人員乘飛機(jī)出行。此

外，還應(yīng)禁止未辦完審批手續(xù)就外出辦事。在出差審批中，嚴(yán)格控制出差次

數(shù)、出差次數(shù)和出差地點(diǎn)。機(jī)票只能按相應(yīng)級別的火車票價報銷，超出部分由

個人自行承擔(dān)。

圖2報銷流程圖

2.3嚴(yán)格按規(guī)定審核差旅費(fèi)開支，確保差旅費(fèi)報銷結(jié)算手續(xù)完備

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財(cái)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照《湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)用管理辦法》的

規(guī)定，對差旅活動中取得的原始票據(jù)進(jìn)行審核。一是城際交通費(fèi)是否按照票據(jù)

所搭乘的交通工具等級報銷、住宿費(fèi)是否按照實(shí)際發(fā)票在標(biāo)準(zhǔn)額度內(nèi)報銷；二

是出差地點(diǎn)的伙食費(fèi)、交通費(fèi)是否按規(guī)定領(lǐng)取、核實(shí)所獲發(fā)票是否真實(shí)有效、

參加會議或培訓(xùn)活動時是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字的會議通知、培訓(xùn)通知；通過各種原始

單據(jù)檢查出差人員是否延長出差天數(shù)，變更出差地點(diǎn)。

3、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)管理過程中出現(xiàn)的一些

問題

3.1出差事由與差旅費(fèi)報銷制度規(guī)定不符的問題

因公佐證材料不全，套取補(bǔ)助。財(cái)務(wù)部門審核時，給予補(bǔ)助完全依賴所附

佐證材料，特別是會議通知，如會議通知中明確注明提供會議期間的餐費(fèi)，但

報銷人未能從出差人那里獲取會議通知，報銷時也申請報銷了會議期間的伙食

補(bǔ)助。財(cái)務(wù)人員不知道是否提供了餐費(fèi)，因此也只能依照所附材料來進(jìn)行審

核，導(dǎo)致實(shí)際出差人員間接性地套取了會議期間的伙食補(bǔ)助。

因私偽造為因公，套取差旅費(fèi)。僅從報銷單據(jù)上審核無法判斷出差目的，

存在將探親訪友、旅游觀光參觀、個人社交等私人目的偽造為因公出差，特別

是節(jié)假日和旅游景點(diǎn)的出差。

3.2差旅費(fèi)的監(jiān)督管理容易被忽視的問題

《差旅費(fèi)用管理辦法》規(guī)定，我市交通補(bǔ)貼按出差人員的公務(wù)報銷。湖南

山原煤炭貿(mào)易有限公司的差旅費(fèi)用不全部計(jì)入管理費(fèi)用。財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照部門

差旅人員費(fèi)用劃分，屬于開發(fā)運(yùn)行類，完成研發(fā)項(xiàng)目所產(chǎn)生的差旅活動費(fèi)用應(yīng)

計(jì)入研發(fā)費(fèi)用。差旅管理辦法明確規(guī)定，部分人員不適用城市交通費(fèi)定額制

度。如：到基層單位（含湖南山原煤炭貿(mào)易有限公司）的工作人員；不涉及研

發(fā)項(xiàng)目的其他差旅活動發(fā)生的費(fèi)用，計(jì)入企業(yè)行政費(fèi)用。在工作實(shí)踐中，各種

任務(wù)小組的人員；出國參加會議、各類培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)人員；出差人員

自備交通工具，接受單位或其他單位免費(fèi)提供的交通工具。這些人員從車站到

目的地的路費(fèi)可根據(jù)賬單報銷。本部門負(fù)責(zé)本部門差旅費(fèi)用的管理，財(cái)務(wù)人員

對差旅費(fèi)用報銷情況進(jìn)行審核。輔助生產(chǎn)部人員的差旅費(fèi)計(jì)入制造費(fèi)用，銷售

部門人員的差旅費(fèi)計(jì)入銷售費(fèi)用，投標(biāo)部門人員的差旅費(fèi)計(jì)入其他業(yè)務(wù)費(fèi)用。

在實(shí)踐中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注研發(fā)部門的差旅費(fèi)，與審計(jì)部門、紀(jì)委等有關(guān)部門一

起，對差旅費(fèi)的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。審計(jì)部、紀(jì)檢部負(fù)責(zé)各種重點(diǎn)

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項(xiàng)目，具有管理職能的機(jī)關(guān)部門、辦公室的差旅費(fèi)計(jì)入管理費(fèi)用，生產(chǎn)部門的

差旅費(fèi)要計(jì)入生產(chǎn)費(fèi)用，差旅費(fèi)報銷金額一般不大，是公務(wù)，因此，對差旅費(fèi)

用管理的專項(xiàng)檢查較少，非法報銷差旅費(fèi)用造成的腐敗問題容易被忽視。

3.3報銷制度繁瑣增加了時間和溝通成本，影響報銷效率的問題

為規(guī)避外審的風(fēng)險，需附帶很多原始單據(jù)和附件材料，需要審核的事項(xiàng)

多。有無多領(lǐng)取補(bǔ)助；交通費(fèi)、住宿費(fèi)有無超標(biāo)；無交通費(fèi)和住宿發(fā)票領(lǐng)取補(bǔ)

助的有無接待證明或說明；機(jī)票有無政采；有無按規(guī)定限額使用公務(wù)卡支付；

退票改簽時有無附帶說明；野外差旅的附件是否齊全；敏感時間地點(diǎn)出差有無

佐證材料；其他容易引起誤解的情況；發(fā)票開具時間在出差后；所有憑證除

上?，F(xiàn)有報銷人多數(shù)為在編科研人員兼任報銷人，甚至可能還會經(jīng)常變動，報

銷時可能不過問出差事由以及出差人員與項(xiàng)目的相關(guān)性，隨意選擇課題號報

銷，對報銷合規(guī)性（審批流程、機(jī)票政策和報銷標(biāo)準(zhǔn)等）未預(yù)先告知出差人，

會導(dǎo)致財(cái)務(wù)退單率高，降低了報銷效率。

4、湖南省山原煤炭貿(mào)易有限公司差旅費(fèi)報銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1實(shí)行放管服

4.1.1建立健全科學(xué)有效的內(nèi)控體系

結(jié)合單位自身情況，建立健全科學(xué)有效的內(nèi)部控制體系，提高風(fēng)險防控水

平，內(nèi)部控制不只是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，也不能只體現(xiàn)在報銷環(huán)節(jié)。財(cái)務(wù)報銷涉

及多個行政管理部門，需要加強(qiáng)部門間的協(xié)作，從而提高管理效能；加強(qiáng)制度

宣講，從而提升人員素質(zhì)。建立各部門間信息共享的系統(tǒng)，培訓(xùn)宣傳報銷新規(guī)

定新要求，對常見退單和審計(jì)核查問題歸納總結(jié)成冊。

4.1.2簡化差旅費(fèi)報銷流程

誠信為出發(fā)點(diǎn)，簡化報銷流程，減少附件要求，做到“敢放、會放”。簡化

報銷審批，管理部門要在以下三方面學(xué)會“放手”：第一，用來相互證明、上

級擔(dān)保的材料，報銷時可不再提供，如登機(jī)牌、對方單位提供住宿的證明等，

應(yīng)充分相信經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)性，不再讓科研人員一味取證而煩惱；第二，對國

家有明文規(guī)定的政策，如放寬公務(wù)卡結(jié)算等；第三，強(qiáng)化課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，

將職能部門權(quán)力下放，如野外科考申請等，由課題組自行管理，減少形式審批

和重復(fù)簽字。(3)服。增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)，從而提

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

升服務(wù)效率；完善科研財(cái)務(wù)助理制度。以科研財(cái)務(wù)助理制度為例，執(zhí)行效果不

理想的主要原因是受經(jīng)費(fèi)渠道和勝任程度兩方面制約，這種情況下，單位可以

從全局出發(fā)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)經(jīng)費(fèi)、統(tǒng)一開展培訓(xùn)，雙管齊下，著力打造一支滿足差

旅費(fèi)管理需要的人才隊(duì)伍，幫助科研人員擺脫繁雜的報銷事務(wù)，讓好政策真正

發(fā)揮作用。

4.2實(shí)行包干制制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

“包干制”報銷原則：事前審批、時長受限、金額可控、避免重復(fù)、自由

選擇?！鞍芍啤敝贫染唧w要求：

(1)明確事前審批，不審批不報銷。

(2)明確限額發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)補(bǔ)助，超標(biāo)準(zhǔn)部分自理。

(3)明確住宿補(bǔ)助上限天數(shù)，超上限天數(shù)的住宿費(fèi)實(shí)報實(shí)銷。

(4)明確已由其他方支付了費(fèi)用，將不再重復(fù)給予補(bǔ)助和報銷。

(5)明確報銷可對“包干制”與“實(shí)報實(shí)銷”二選一，一旦選定后不得隨意

變更。

公司差旅費(fèi)“包干制”實(shí)施離不開切實(shí)可行的制度，制度建設(shè)不僅僅是單

一的文件或某個部門能實(shí)現(xiàn)的，“包干制”的精神應(yīng)滲入公司差旅費(fèi)改革的一系

列制度和具體舉措中。

首先，制度建設(shè)應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，成立一個專門聯(lián)合工作專班，由科研

管理部門牽頭、聯(lián)合財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門參與，“包干

制”文件由參與部門聯(lián)合印發(fā)。

其次，對公司內(nèi)部現(xiàn)有的科研管理相關(guān)制度文件進(jìn)行全面梳理，研究制定

具有普適性的包干制實(shí)施細(xì)則和配套制度，采取多種包干方式，以項(xiàng)目包干為

主體，根據(jù)科研人員誠信和績效評價情況，對課題組或科研人員整體包干或部

分包干進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理。

最后，簡化科研項(xiàng)目“包干制”中需要特事特辦、急事急辦的業(yè)務(wù)程序，

打破現(xiàn)有文件中相互打架、流程冗雜的相關(guān)規(guī)定。

此外，在制度建設(shè)層面要兼顧普適和特殊，做到包干制項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)適當(dāng)有別

于現(xiàn)有財(cái)政撥款經(jīng)費(fèi)管理，在現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理體制之外，考慮“包干制”項(xiàng)目在

經(jīng)費(fèi)申報、經(jīng)費(fèi)使用與報銷、績效評價、審計(jì)檢查等環(huán)節(jié)的特殊性，比如績效

評價時要考慮“包干制”科研項(xiàng)目無預(yù)算、不能按照一般的預(yù)算績效評價辦法

按年度考核執(zhí)行。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖3改進(jìn)版流程圖

4.3與時俱進(jìn)，適時完善改進(jìn)差旅費(fèi)管理辦法的優(yōu)化設(shè)計(jì)

隨著財(cái)務(wù)與大數(shù)據(jù)的日益快速深入融合發(fā)展，員工應(yīng)該更加積極地學(xué)習(xí)使

用線上報銷管理平臺。

例如，員工出差時機(jī)票折扣費(fèi)用低于規(guī)定水平的交通費(fèi)，可按照節(jié)約成本

的原則為企業(yè)報銷信息整合，如圖4所示，各種政策不斷推陳出新，湖南山原

煤業(yè)有限公司差旅管理辦法也應(yīng)及時與社會實(shí)際發(fā)展相符合。

各省市的住宿標(biāo)準(zhǔn)和交通工具要隨著全民生活水平的提高而科學(xué)合理地調(diào)

整，多選擇省時的航空出行。在這種情況下，不需要提供航空旅行的批準(zhǔn)程

序，并提供相關(guān)證明，以票據(jù)報銷。

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

圖4報銷信息一體化

在標(biāo)準(zhǔn)限額的范圍內(nèi)，出差人員應(yīng)選擇離相應(yīng)的出差目的地近、舒適的酒

店。更重要的是，如果通過第三方平臺結(jié)算各種出差費(fèi)用，提供的賬單真實(shí)性

較高。企業(yè)員工出差的交通工具和酒店依賴于商旅平臺的大數(shù)據(jù)。不僅可以根

據(jù)出差時間選擇更好的出行工具，解決商旅人士訂票難的問題，還可以設(shè)定住

宿標(biāo)準(zhǔn)的上限。同時，出差的員工不需要自己提前支付各種資金，財(cái)務(wù)人員可

以省去檢查各種賬單是否超標(biāo)的繁瑣工作，從而更好地控制出差費(fèi)用。

5、結(jié)束語

時代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，基于商旅平臺系統(tǒng)，要積極

倡導(dǎo)與推行中小企業(yè)通過差旅平臺系統(tǒng)進(jìn)行國內(nèi)異地出差申報、網(wǎng)上預(yù)約和審

批、網(wǎng)上在線訂票訂房、網(wǎng)上支付、保存電子發(fā)票、財(cái)務(wù)報銷等“一站式”服

務(wù)，實(shí)時記錄各部門