永州市健樂面包食品有限責(zé)任公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u168171永州健樂有限公司簡介 每個(gè)部門的員工在因公發(fā)生了費(fèi)用回來填寫報(bào)銷單需要申請報(bào)銷時(shí)，沒有經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，直接到財(cái)務(wù)處進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷缺乏真實(shí)性，容易虛報(bào)發(fā)生的業(yè)務(wù)費(fèi)用。費(fèi)用的報(bào)銷由財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行付款，沒有很好的做到職權(quán)分離，財(cái)務(wù)總監(jiān)主要負(fù)責(zé)的內(nèi)容是審批，真正的付款不應(yīng)該由財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)。報(bào)銷人員填寫報(bào)銷單也未達(dá)到報(bào)銷要求，隨意填寫，附件也不齊全。2.2費(fèi)用報(bào)銷沒有標(biāo)準(zhǔn)健樂公司生產(chǎn)的面包在全國都有銷售，在生產(chǎn)之前公司會安排相關(guān)人員到不同的地方做廣告宣傳，并實(shí)地去考察各地所需要的面包口感及外觀要求。所去的城市有大有小，故生活質(zhì)量水平也是不同的，但是現(xiàn)在各部門的出差人員在去出差的時(shí)候，日常的花費(fèi)沒有一項(xiàng)制度規(guī)定各項(xiàng)費(fèi)用花費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能會造成出差人員根據(jù)自己的喜好來消費(fèi)，往往出差花費(fèi)金額較大，容易造成費(fèi)用浪費(fèi)，影響公司的發(fā)展效益。一直這樣下去會加重公司財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)，增加公司許多不必要的花費(fèi)。出差花費(fèi)的費(fèi)用并不是要求強(qiáng)制性的規(guī)定，但是要是沒有一個(gè)基本的標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃它，整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)就會變得混亂，隨即影響的是公司的利益，以及公司長期的發(fā)展。 永州健樂有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)為了讓公司各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理工作，規(guī)范報(bào)銷費(fèi)用，減少不必要的支出，讓報(bào)銷得到順利的開展，明確各部門職責(zé)，首先就要規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，完善費(fèi)用報(bào)銷制度，再到規(guī)范費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，不管是從審批流程還是費(fèi)用的花費(fèi)，都按照規(guī)定的流程來執(zhí)行，這樣才能使費(fèi)用報(bào)銷得到高效率、高質(zhì)量的完成。3.1規(guī)范報(bào)銷流程從費(fèi)用預(yù)支到費(fèi)用報(bào)銷，制定一個(gè)規(guī)范的操作流程。出差人員不管去何地辦何種業(yè)務(wù)，都要事先填寫借支單，寫明出差的事由、日期、借款數(shù)額。填寫好之后先到部門領(lǐng)導(dǎo)處進(jìn)行審批，部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能到財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批，財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后到出納處申請付款。如果哪個(gè)環(huán)節(jié)審核沒有通過，將會終止，然后再從第一個(gè)環(huán)節(jié)出差人那里重新填寫申請，直到每個(gè)環(huán)節(jié)都審核通過，并且出納付了款，出差費(fèi)用借支申請才算通過了。每一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人要明確責(zé)任，認(rèn)真審核，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有問題時(shí)，要在備注欄里寫明原因，再交回上一個(gè)環(huán)節(jié)重新審核。預(yù)支費(fèi)用要提前三個(gè)工作日，要留足時(shí)間進(jìn)行審核和準(zhǔn)備現(xiàn)金。具體操作如圖1-2：出差人部門領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)經(jīng)理出納付款審核審核提出報(bào)銷申請付款審核審核提出報(bào)銷申請圖1-2健樂公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖出差人員回來之后，出差人員要填寫費(fèi)用報(bào)銷單，把實(shí)際花費(fèi)的金額如實(shí)填寫在單據(jù)里，把所發(fā)生費(fèi)用的原始憑證粘貼在報(bào)銷單據(jù)后面，要是花費(fèi)超出了預(yù)支，要寫明原因，若沒有花費(fèi)完，要交回財(cái)務(wù)部。提前借支費(fèi)用主要是為了規(guī)范費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)，并不是預(yù)支多少就可用多少或沒用完的資金歸出差人，公司費(fèi)用報(bào)銷遵循多退少補(bǔ)原則,要及時(shí)做到費(fèi)用清單有理有據(jù)。3.2規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)所去的城市來決定可報(bào)銷的費(fèi)用，一線城市消費(fèi)水品較高，車費(fèi)及住宿餐飲等花費(fèi)也比較大，二三線城市消費(fèi)水平偏中等，相應(yīng)的報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)也可以少一些，四線城市各項(xiàng)設(shè)施還不是很健全，消費(fèi)水平也相對較低，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)的就可以少一些。下面是根據(jù)城市等級來制定的關(guān)于車費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)，如表1-1：表1-1健樂公司基本費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)城市等級/費(fèi)用類別車費(fèi)住宿費(fèi)餐飲費(fèi)一線城市飛機(jī)/高鐵/火車300/天100/天二線城市飛機(jī)/高鐵/火車280/天90/天三線城市飛機(jī)/高鐵/火車200/天80/天四線城市飛機(jī)/高鐵/火車150/天70/天注：（1）因?yàn)楣究蛻魜碓吹乇容^廣泛，故不好例舉具體的車費(fèi)金額，車費(fèi)就按實(shí)際去的地點(diǎn)選擇乘坐的交通工具來據(jù)實(shí)報(bào)銷。原則上部門主管出差可選擇乘坐飛機(jī)和高鐵，一般人員選擇高鐵或者火車。特殊情況的可以提前向上一級提出申請，申請通過后可以根據(jù)需要來乘坐。（2）如乘坐的是公司的車輛或自己的車，路上加油或者汽車維修，也要申請銷售方開發(fā)票，及時(shí)上交財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。（3）工作人員在外出工作的時(shí)候，不可避免的會因工作的需要發(fā)生一些業(yè)務(wù)必要開支，這些業(yè)務(wù)必要開支的花費(fèi)主要是餐飲，比如請供應(yīng)商、客戶吃飯，當(dāng)發(fā)生了這類費(fèi)用，要記得保留餐飲發(fā)票，回公司經(jīng)審核到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。（4）如有客戶上門參觀，需要住宿的要提前給客戶安排好，住宿地址為與公司簽訂了VIP協(xié)議的酒店，住宿條件良好，還可以享受折扣，這類費(fèi)用先由招待人員墊出，按照相關(guān)流程到財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷。3.3費(fèi)用報(bào)銷注意事項(xiàng)公司費(fèi)用的報(bào)銷關(guān)系著整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范、有序的把費(fèi)用報(bào)銷清晰、明了地展現(xiàn)出來，能夠讓公司的整個(gè)流程順利的進(jìn)行下去。在費(fèi)用報(bào)銷方面，要規(guī)范報(bào)銷的要求及報(bào)銷原則。報(bào)銷要求里要從每一項(xiàng)發(fā)生的費(fèi)用里寫明具體的事項(xiàng)，類別，要做到有理有據(jù)，才能得到應(yīng)有的報(bào)銷。報(bào)銷原則規(guī)范的具體內(nèi)容主要是費(fèi)用發(fā)生后回來報(bào)銷應(yīng)該注意的問題。3.3.1報(bào)銷要求報(bào)銷單填寫：要把報(bào)銷單表頭的所屬部門、姓名、日期、單據(jù)及附件填寫完整，主要報(bào)銷內(nèi)容要依據(jù)實(shí)際情況來寫明。報(bào)銷大寫金額要寫，并且與小寫金額一致；字跡工整，能夠讓第三方所認(rèn)識，盡量不要連筆寫字，數(shù)字清晰明了；（2）出差人員出差回來后需在五個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)提交材料進(jìn)行審核，并填寫好報(bào)銷單，如有應(yīng)退款，要及時(shí)送回財(cái)務(wù)部，如逾期，將會從工資里抵扣；（3）原始單據(jù)的粘貼，要粘貼在報(bào)銷單后面，粘貼的時(shí)候不能超過報(bào)銷單的大小，如原始單據(jù)過大，要對原始單據(jù)進(jìn)行折疊；（4）車費(fèi)報(bào)銷：要在報(bào)銷單上填寫乘坐的車次、類別，出發(fā)地及目的地，往返的金額。如果是乘坐公司的車，在路上加了油，要把加油所耗用的費(fèi)用開據(jù)發(fā)票；（5）住宿費(fèi)報(bào)銷：要在報(bào)銷單寫明住宿的地址、天數(shù)、每一天住宿的費(fèi)用；（6）餐飲費(fèi)報(bào)銷：要在報(bào)銷單寫明共用餐人數(shù)，共所需的費(fèi)用；（7）出納要將出差人員報(bào)銷的費(fèi)用單進(jìn)行歸類，如車費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、汽油費(fèi)，分類匯總在一個(gè)文件夾里，以便后續(xù)方便查賬。公司報(bào)銷單樣式：費(fèi)用報(bào)銷單所屬部門：姓名：年月日單據(jù)及附件：張起日止日合計(jì)天數(shù)各項(xiàng)補(bǔ)助費(fèi)車費(fèi)補(bǔ)助住宿補(bǔ)助餐飲補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)金額標(biāo)準(zhǔn)金額標(biāo)準(zhǔn)金額月日月日合計(jì)人民幣大寫：萬仟佰元角分原借款：元應(yīng)退（補(bǔ)）：元出差事由部門負(fù)責(zé)人：財(cái)務(wù)經(jīng)理：出納：注：如有其他事項(xiàng)，需在報(bào)銷單后面填寫說明。3.3.2報(bào)銷原則（1）預(yù)算費(fèi)用內(nèi)的費(fèi)用可直接報(bào)銷，超出預(yù)算的費(fèi)用要寫明因何種原因致使費(fèi)用超出了預(yù)算，并經(jīng)過審核才能決定是否可以得到報(bào)銷。（2）報(bào)銷要本人去報(bào)銷，遵循“誰支出，誰報(bào)銷”原則，不能隨意代替他人或要他人幫忙代替，必須做到真實(shí)、合理、合法。（3）出差人員發(fā)生的所有費(fèi)用要保留原始發(fā)票，原始發(fā)票不得涂改、臆造，沒有原始發(fā)票的不能報(bào)銷，除非能夠提供充足的證據(jù)證明所發(fā)生的費(fèi)用與工作有關(guān)。（4）所填寫的報(bào)銷單跟附件要一致，不能夠張冠李戴。（5）出納人員要嚴(yán)格審核各種憑證，遵循費(fèi)用報(bào)銷制度，對不合法的、來路不明的原始發(fā)票拒絕報(bào)銷，合理、合法的費(fèi)用要及時(shí)的報(bào)銷。（6）實(shí)事求是，準(zhǔn)確無誤。報(bào)銷需要有明確的發(fā)生原因、費(fèi)用項(xiàng)目、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、金額及報(bào)銷人的簽名。（7）報(bào)銷的一切程序符合國家準(zhǔn)則的規(guī)定，要遵紀(jì)守法。小結(jié)一個(gè)公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)是否做得規(guī)范有序，不單單是財(cái)務(wù)人員的事情，更關(guān)系到公司上下的每一個(gè)人，協(xié)調(diào)各部門職責(zé)，明確所有的費(fèi)用花費(fèi)及報(bào)銷都按流程來執(zhí)行，讓公司的運(yùn)作有條理的進(jìn)行，能夠讓公司更加地高效運(yùn)作。永州市健樂面包食品有限責(zé)任公司的費(fèi)用報(bào)銷從報(bào)銷制度開始規(guī)范，先從各部門內(nèi)部協(xié)調(diào)，內(nèi)部規(guī)范后向上一級申請審批，明確職責(zé)，不越界，有利于管理