項目停車場收費管理工作制度

XXX集團總部制度性文件編號：版本：第1頁，共11頁XXX集團項目停車場收費管理工作制度版本信息記錄版本修改內(nèi)容摘要起草/修改人審核人批準人生效日期123XXX集團項目停車場收費管理工作制度1、目的為規(guī)范停車場收費崗操作流程，確保停車場相關設備及停放車輛安全，預防停車場收費流失，特制定本操作指引。2、適用范圍適用于美好集團下屬各區(qū)域、分公司、物業(yè)服務中心。3、停車場系統(tǒng)權限劃分3.1超級管理員權限由分公司安全督察部負責人負責。3.2其他權限設置3.2.1物業(yè)服務中心相關崗位僅授予查詢、操作權限，無刪除權限；區(qū)域分公司相關崗位僅授予查詢權限，刪除權限僅針對賬號管理。3.2.2新系統(tǒng)相關權限配置由分公司安全督察部以事項工作傳簽單提請審批，分公司財務職能參與會簽，審批流程于分公司負責人截止。使用過程中，若有崗位權限配置調(diào)整，需重新提請OA審批。3.2.3系統(tǒng)權限配置由分公司安全督察部實施并維護，財務職能監(jiān)管。系統(tǒng)中免費原因類別統(tǒng)一按集團標準設置，參見附件1。各崗位具體操作權限參見附件2 。4、主要內(nèi)容4.1收費崗管理4.1.1收費系統(tǒng)4.1.1.1車輛進場時，須通過停車場系統(tǒng)車牌識別進場，出場停車場系統(tǒng)車牌識別離場。4.1.1.2收費電腦運行正常，收費畫面保持在“出入控制”狀態(tài)，禁止當值收費人員在“出入控制”狀態(tài)下進入任何其他程序，屏蔽“任務管理器”的使用。4.1.1.3出入口攝像頭保證24小時正常抓拍進出入車輛圖像。4.1.1.4崗亭收費員發(fā)現(xiàn)設備故障，包括電腦死機、顯示器藍（黑）屏、閘機不能正常抬（落）閘、讀卡器（出卡機）不能正常使用等設備問題，必須及時通知當值秩序維護部領班和項目工程部人員到場處理，并進行異常情況記錄，由秩序領班通知項目相關人員（含秩序負責人、項目經(jīng)理、財務專員），如果超過4小時無法恢復正常，則秩序負責人必須走郵件報備分公司安全督察部。4.1.1.5在設備維護期間，崗亭收費員需采取紙質卡片登記出入庫車輛（見附件3），并做好出入臺賬登記核對，保證正常收費。若系統(tǒng)出現(xiàn)異常的頻次較多，或者系統(tǒng)識別錯誤率太高，應及時上報分公司安全督察部與行政部，并考慮更換系統(tǒng)的可行性。4.1.2收費崗亭4.1.2.1崗亭收費員（或稱，秩序員）統(tǒng)一由分公司安全督察部指定項目秩序人員任職，不得由其他部門人員代崗。4.1.2.2分公司安全督查部負責持續(xù)檢查項目停車場收費崗亭收費信息公示情況，包括但不限于：（1）在收費崗亭指定位置張貼收費許可證書及相關停車收費標準；（2）在停車場正式開始運行收費前完成辦理停車場線上繳費（K生活與車場收費系統(tǒng)聯(lián)通）；（3）項目須在停車場內(nèi)部出入口處、過道顯眼處及崗亭出入口處，粘貼收費二維碼標識，便于業(yè)主提前掃碼支付，盡量減少在崗亭處扎堆停留；（4）項目應盡量減少現(xiàn)金收費，提高項目線上支付率。4.1.2.3若有必要情況發(fā)生現(xiàn)金收費，崗亭收費員交班時將現(xiàn)金完整上交給秩序領班，秩序領班必須將所取得現(xiàn)金在每天上午10:00點前完整交給服務中心前臺客服專員（例如，項目一般秩序員是12小時一個班次，9月13日10點前上交前臺的錢，屬于兩個班次9月12日8:00-9月12日20:00與9月12日20:00-9月13日8:00），核對無誤后由客服專員開具收據(jù)給秩序領班。4.1.2.4收費崗亭內(nèi)不允許擺放與工作無關的物品，內(nèi)外保持干凈、整潔，收費人員儀容儀表按公司要求。4.1.2.5收費崗亭各收費員需開通獨立賬號及權限，各班次收費員交接后需及時注銷并重新登錄本班收費賬號用明確責任劃分，另收費員系統(tǒng)權限需屏蔽收款報表查詢功能。4.1.2.6收費崗亭各類登記表需記錄及時，保持連續(xù)、完整，嚴禁不記錄、缺頁、補錄等現(xiàn)象，其中《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》須做到有放行必登記，放行車輛信息、駕駛人員簽字（正楷可識別的簽字）以及放行日期時間確認須完整。4.1.2.7《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》以及現(xiàn)金在每天上午10:00之前由秩序領班、前臺客服專員在有監(jiān)控的位置下核對并交接，客服專員復核登記表與停車場系統(tǒng)、檢查現(xiàn)金與停車場系統(tǒng)收入是否一致，并對單次免費金額超過50元以上及異常手動抬桿的情況進行復核；秩序領班及客服確認無誤后在相關表單處簽字。4.2月卡收費管理4.2.1未激活生效的停車場空白卡統(tǒng)一由物業(yè)服務中心財務專員保管；入庫時項目財務需建立停車場空白卡臺賬，領用時做好領用簽收表，每月底對空白未使用卡進行盤點。項目財務每周及月底核對思源收費系統(tǒng)的停車卡收費金額（包括卡工本費金額、月租卡金額）以及停車場系統(tǒng)的免費月卡系統(tǒng)記錄是否與發(fā)卡數(shù)量記錄相符。4.2.2長租月卡由客服專員根據(jù)用戶申請月卡并繳費后，在停車場收費系統(tǒng)注冊并激活發(fā)行，同時后期由客服專員進行續(xù)費充值管理。財務專員每天需在思源收費系統(tǒng)核對停車場中新充值的月卡金額與月卡有效期間是否無誤，特別關注已過期月卡是否從過期當日開始續(xù)費（除過期期間不在場內(nèi)的情況外）。項目財務專員每周及月底核對月卡停車場系統(tǒng)充值記錄和思源系統(tǒng)月卡收入、銀行流水是否一致。4.2.3免費月卡由物業(yè)服務中心客服專員根據(jù)免費卡審批文件在停車場收費系統(tǒng)注冊發(fā)行，并由客服專員建立免費卡使用臺賬?？蛻裘看卫m(xù)簽時客服專員需按照審批單進行更新維護，免費卡審批申請期限最長不超過半年。財務專員每周及每月底核對一次停車場系統(tǒng)的免費卡與審批單上（辦理資料、客服登記臺賬）是否一致，并在每周內(nèi)控周報中體現(xiàn)核對結果。4.2.4項目客服每月底從停車場系統(tǒng)導出月卡明細賬，并在客服管家群內(nèi)提醒業(yè)主繳交月卡費用。對于已過期的業(yè)主，客服需在三天內(nèi)逐個回訪并提醒，保障業(yè)主的停車場出行順暢，提升滿意度。4.2.5對于已過期月卡，崗亭收費員對已過期三天內(nèi)充值按有效月卡免費放行并登記《免費車輛登記表》，超過三天充值及未充值按臨時停車收費。后期業(yè)主充值后，收取的臨停費用可轉為月卡費用。若業(yè)主不配合，需做好登記，后期由客服專員及時聯(lián)系催繳。4.2.6月卡車輛出場時，發(fā)現(xiàn)與登記車牌不符的，收費人員需提醒車主帶上新行駛證到服務中心辦理變改手續(xù)。4.2.7收費崗必須有完整的辦理月卡車主信息匯總表備案。4.2.8分公司客戶及品質部需定期（不低于每季度1次）從行政及人力資源部獲取內(nèi)部員工（包括集團關聯(lián)公司）離職人員名單，走審批流程及時注銷免費卡。4.3臨時停車管理4.3.1進場管理：臨時車輛進場車場系統(tǒng)識別，一車一號。除停車系統(tǒng)支持產(chǎn)權車位識別多個車牌號碼外，一般情況下產(chǎn)權車位一車一號，如一戶業(yè)主多臺車輛，除產(chǎn)權車位綁定車輛外，其余車輛均按臨時停車收費。4.3.2出場管理：臨時車輛出場車場系統(tǒng)識別，收費員核對車輛信息并按停車場收費系統(tǒng)顯示的金額收取停車費，若業(yè)務需要發(fā)票，可提供等金額的核定發(fā)票；收費員核對與進場車輛保持一致，除系統(tǒng)識別錯誤外，嚴禁進出場車輛出現(xiàn)不一致現(xiàn)象。若系統(tǒng)識別錯誤，需核實該車輛對應的進場時間，進行收費，不能直接按識別錯誤進行減免放行。因識別錯誤不正常減免的金額在100元以內(nèi)，需在項目微信群內(nèi)進行通報，并由項目秩序領班進行核實簽字；若超過100元，則需由項目秩序部負責人郵件報備至分公司職能相關部門（安全督察部、財務管理部、項目分管）。4.4臨停收費管理4.4.1臨時停車收費流程序號步驟參與人員事項描述控制點相關文件1分公司安全督察部分配各崗位權限分公司按照責權審批后對系統(tǒng)權限按照不同的使用人進行設置。1、審批流程符合責權要求，分配權限符合要求；2、使用過程中，若有崗位權限配置調(diào)整，需重新提請OA審批。《停車場權限設置表》2秩序員到財務專員處領取停車發(fā)票秩序員向財務專員領取發(fā)票，發(fā)票領用表由財務專員保管，領用人進行登記。1、秩序員交還前期已領用發(fā)票的存根聯(lián)，經(jīng)驗銷后，才給予新的發(fā)票；2、新的發(fā)票需連號給出。《停車發(fā)票領用/驗銷表》3秩序員在崗亭分早晚班進行收費1、秩序員收費，撕取發(fā)票；2、秩序員按制度要求登記異常放行與免費放行明細，秩序領班核實后簽字確認。1、若客戶業(yè)主不需要發(fā)票，則秩序員無需撕??；2、禁止秩序員用私人賬戶收費；3、不能隨意修改系統(tǒng)車牌號；4、秩序領班需核實異常和免費放行的原因是否符合實際情況，并在登記表上簽名確認?！睹赓M車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》4秩序員早晚班進行交接早晚班之間交接物品、發(fā)票、現(xiàn)金。進行發(fā)票交接；2、進行現(xiàn)金交接；3、進行臨時卡（若有）交接；4、交接無誤須在交接表上簽名確認?！妒召M崗交接班記錄表》5（正/副）秩序領班將早晚班收取的現(xiàn)金、登記表等交接至前臺客服專員1、(正/副)秩序領班次日上午10：00前將早晚班收取的現(xiàn)金、《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》交接至前臺客服專員；2、客服專員核對無誤后開具收據(jù)給(正/副)秩序領班；3、(正/副)領班將收據(jù)聯(lián)與復印的《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》一并存檔。1、客服專員需核實現(xiàn)金是否與交接臺賬金額一致；并對單次免費金額超過50元以上及異常手動抬桿的情況進行復核；2、客服專員將臨?，F(xiàn)金收入錄入思源系統(tǒng)?！睹赓M車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》6客服專員每天將現(xiàn)金、登記表等交接至財務專員客服專員每天將現(xiàn)金、《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》交接至財務專員；財務專員每天對停車場系統(tǒng)與思源系統(tǒng)收入、銀行流水與現(xiàn)金進行核對，確保業(yè)務系統(tǒng)間稽核閉環(huán)機制。1、財務專員核實應收金額與停車業(yè)務系統(tǒng)金額是否一致；2、財務專員核實應實收差額與《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》中記錄的免費金額是否一致；3、財務專員核實停車場系統(tǒng)中手動修改車牌號報表，是否出現(xiàn)違規(guī)修改車牌號；4、財務專員需將《停車場臨停收費交接表》和收費日報表一同提交，裝訂入會計檔案。《免費車輛登記表》、《異常手動開閘登記臺賬》、《停車場臨停收費交接表》4.5手動抬桿管理4.5.1原則上禁止停車場崗亭收費員對車輛手動抬桿，如有特殊情況需手動抬桿，崗亭收費員（秩序員）對手動抬桿情況必須在《異常手動開閘登記臺賬》上清晰完整記錄真實原因、車輛信息及簽字。4.5.2《異常手動開閘登記臺賬》經(jīng)客服專員、秩序領班確認無誤簽字后，每天交給財務專員，財務專員每天將《異常手動開閘登記臺賬》信息與停車場系統(tǒng)、思源收費系統(tǒng)記錄進行核對確保情況相符。4.6現(xiàn)金管理4.6.1崗亭收費員（秩序員）每天現(xiàn)金收費金額、免費金額、系統(tǒng)金額三者相勾稽，金額須一致。4.6.2秩序部負責人需每月檢查一次崗亭備用金使用及移交情況（交接班記錄本中體現(xiàn)）。4.6.3嚴禁任何人員挪用收費款及備用金。4.6.4發(fā)票使用嚴格遵循“業(yè)主要求再撕，發(fā)票金額不大于收費金額”原則。4.6.5嚴禁非系統(tǒng)原因出現(xiàn)的長短款現(xiàn)象。4.7免費車輛管理4.7.1救護車、消防車、帶標識的公檢法司等部門公務車（含警用摩托車）、軍牌車可以手動進行免費放行，同時做好進出登記并經(jīng)當值秩序領班、秩序主任確認。4.7.2公司員工車輛、參觀小區(qū)車輛及社區(qū)所屬相關工作人員車輛交卡出示證件并登記簽名后可以免費放行，同時做好進出登記并經(jīng)當值秩序領班確認。4.7.3公司管理層車輛，應按公司提供的管理層車輛清單，核對車牌信息后放行，同時做好免費車輛放行登記。4.7.4免費車輛登記金額與系統(tǒng)免費金額要一致，24小時內(nèi)已收達當日最高收費的，免費情況要據(jù)實操作；（登記表需車主簽字、免費原因、車牌號、免費金額、免費時間等并與停車系統(tǒng)免費相符合）。4.8交接班管理4.8.1做好各種登記表格交接工作，各種登記表格的修改必須按規(guī)范劃紅色雙線修改，修改后需當班收費員簽字確認。嚴禁涂黑、使用修改液等進行修改，登記表記錄及時、完整，確認到位。嚴禁漏記、缺頁、毀損、補錄等現(xiàn)象。4.9進出場管理4.9.1車牌識別進出場管理4.9.1.1車場入口攝像頭保持24小時聯(lián)機狀態(tài)，每輛進場車輛需拍照保存車牌信息以便核對進場記錄。4.9.1.2車場出口攝像頭保持24小時聯(lián)機狀態(tài)，出場時以進場所拍攝的車輛車牌識別該車輛信息。4.10持續(xù)性執(zhí)行管理4.10.1區(qū)域、分公司、項目安全督察職能、客戶及品質職能、計劃財務職能應定期組織專題培訓，提高執(zhí)行人員職責認知。4.10.2對停車場收費管理工作的