岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計1岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司簡介岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司成立于2017年1月11日，統(tǒng)一社會信用代碼為91430603MA4PAL586H。法定代表人為李林云。位于湖南省岳陽市云溪區(qū)云溪鎮(zhèn)東風(fēng)村向陽組拆遷建房7號。經(jīng)營范圍為建材及化工產(chǎn)品，機械設(shè)備，五金產(chǎn)品及電子產(chǎn)品（不含無線電管制器材和衛(wèi)星地面接收設(shè)施）礦產(chǎn)品，水泥的銷售，普信道路運輸。（依法須經(jīng)批準的項目，經(jīng)相關(guān)部門批準后方可開展經(jīng)營活動）公司注冊資金為200萬元，岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司目前經(jīng)營狀態(tài)為開業(yè)。2岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門備用金存在問題及產(chǎn)生原因分析2.1存在問題分析2.1.1業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范公司所在的業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范，備用金處理過程中所使用的信息也不夠完善。公司申請使用備用金時除了口頭要求及書面說明之外，并沒有填寫相關(guān)的借款單。曾出現(xiàn)過大額借支未說明借支事由按照公司制度審批，而是直接由總經(jīng)理簽字。財務(wù)部和其他部門之間的信息不對稱也是一個很大的問題。備用金供需雙方信息交流與溝通出現(xiàn)障礙使成本不斷提高，公司運營風(fēng)險也隨之增加。2.1.2財務(wù)模式存在問題公司對零用現(xiàn)金的管理還有改進的余地。從業(yè)人員對資本風(fēng)險的概念依然薄弱，資本活動沒有得到充分的管理，存在濫用和挪用企業(yè)資金的風(fēng)險，企業(yè)資金的安全受到嚴重威脅。來自公司的資金的不合理轉(zhuǎn)移和公司的交易還導(dǎo)致資本備用金的停用，資本的運用效率低，不符合公司發(fā)展的需要。2.1.3財務(wù)人員對流程不太熟悉公司沒有完整的財務(wù)體系，也存在了稅務(wù)方面的風(fēng)險。給管理人員后期決策帶來了一系列困擾。財務(wù)人員崗位單一，業(yè)務(wù)面狹窄，公司全能復(fù)合型財務(wù)人員較少，不利于公司內(nèi)部協(xié)調(diào)發(fā)展。同時，財務(wù)人員對公司管理流程不熟悉，并沒有意識到業(yè)務(wù)財務(wù)融合的重要性，很多問題不能兼容，更好的溝通和解決。公司就曾在海螺水泥采購進行銷售時，因為對相關(guān)流程的不熟悉所以就導(dǎo)致了銷售不成功帶來了損失。2.2問題產(chǎn)生原因分析2.2.1備用金控制不嚴格岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司規(guī)模較小，經(jīng)營過程管理還有待加強。部門備用金使用不夠規(guī)范，其他人員向公司借用備用金時，沒有書面說明，隨意的去借用和支出。甚至出現(xiàn)“私事借公款”、“小事借巨款”等現(xiàn)象。有職工已離職或者退休，但備用金還沒有清理的情況出現(xiàn)。備用金使用環(huán)節(jié)監(jiān)督缺失，控制不嚴，產(chǎn)生了大量報賬不及時或草率清賬。2.2.2備用金管理不合理財務(wù)人員對現(xiàn)金管理制度理解的還不夠深入，執(zhí)行的也不夠到位，導(dǎo)致出現(xiàn)了“坐支”現(xiàn)象。財務(wù)人員沒有定期去盤點庫存現(xiàn)金、沒有每周對現(xiàn)金流水和余額進行對賬，給后期做賬帶來了很大的麻煩。備用金報銷和核銷程序管理不嚴也導(dǎo)致了個別部門人員出現(xiàn)挪用、占用備用金，甚至利用這部分備用金撈取額外利益的現(xiàn)象。2.2.3賬務(wù)處理不規(guī)范內(nèi)帳的處理并不規(guī)范，管理人員有部分交易是走的個人賬戶，增加了財務(wù)人員工作負擔(dān)。公司內(nèi)部沒有對員工定期進行專業(yè)的培訓(xùn)，員工的實際操作能力還不足。同時，公司還缺乏定期的崗位輪換，導(dǎo)致財務(wù)人員也并沒有意識到業(yè)務(wù)財務(wù)融合的重要性，只著眼于自己本身的工作發(fā)展。個別員工在“其他應(yīng)收款-員工”設(shè)置明細科目掛賬，又在“其他應(yīng)收款-其他”設(shè)置了明細科目賬掛賬。這就使得財務(wù)人員對賬審核的難度增加，擠壓過久過多或人員調(diào)動時容易出現(xiàn)紕漏，造成往來款項財務(wù)風(fēng)險。3岳陽茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計3.1問題解決方案3.1.1完善財務(wù)工作交接制度計劃財務(wù)數(shù)據(jù)的傳達，必須改善公司員工的變更，在員工管理方面加強企業(yè)的內(nèi)部控制，減少風(fēng)險。公司財務(wù)部門人員在交接工作時，應(yīng)該將會計憑證，會計賬簿，所保管的票據(jù)，臺賬，網(wǎng)銀盾，保險柜及其鑰匙，所保管的合同，銀行賬戶資料等全部移交清楚，并且形成交接清單，由移交人，接交人，監(jiān)交人簽字。一式四份，移交人，接交人，監(jiān)交人各執(zhí)一份，存檔一份。

3.1.2規(guī)范備用金管理制度在日常管理中，公司盡可能的去采用銀行轉(zhuǎn)賬辦理業(yè)務(wù)，減少現(xiàn)金收支，將收取的現(xiàn)金與庫存現(xiàn)金進行分開存放，并及時將收取現(xiàn)金送到銀行，確保收支兩條線，避免“坐支”現(xiàn)象的出現(xiàn)。財務(wù)人員每天留出一定時間進行梳理，盤點工作，定期盤點現(xiàn)金庫存并編制盤點表，做到日清月結(jié)。確保資金安全的同時要結(jié)合發(fā)票、備用金要將支出一覽表進行編制，加強工作人員的責(zé)任心，才能有效避免舞弊行為。3.1.3提高財務(wù)人員工作素質(zhì)定期對財務(wù)人員組織專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，提高財務(wù)人員素質(zhì)。部門備用金由一個專職的人負責(zé)，公司對每個備用金單獨負責(zé)，并負責(zé)備用金的日常使用和存儲。每年至少對管理層進行一次職業(yè)道德和商業(yè)實踐方面的培訓(xùn)。為確保管理人員得到適當(dāng)?shù)男畔?，保持嚴格、謹慎和認真的態(tài)度，并運用廣泛的審計技巧和方法來支持一般的審計要素。提高管理人員的財務(wù)安全意識，及時分析、把握和規(guī)避風(fēng)險，嚴格保護備用金內(nèi)部控制制度。系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)不僅能幫助財務(wù)人員加深印象，還能加強財務(wù)人員交流，鞏固已有的技能，提升不足之處。提高公司的競爭力。3.1.4完善備用金報銷制度公司會根據(jù)工作性質(zhì)和具體目標立即給予報銷。對于那些延遲還款的人，公司備用金管理專員敦促他們及時歸還。如經(jīng)多次要求仍未取得結(jié)果，經(jīng)負責(zé)人同意后，財務(wù)部發(fā)出書面監(jiān)管通知，并從每月工資中扣除。個人可動用的備用金應(yīng)只用于特定用途，隨意改變或擴大支出能力的現(xiàn)金不應(yīng)由公司單獨支付。如果存在任何未經(jīng)授權(quán)的備用金轉(zhuǎn)移，應(yīng)該及時告知公司管理層并且根據(jù)情節(jié)追究相應(yīng)責(zé)任。3.2業(yè)財融合流程設(shè)計3.2.1流程表設(shè)計表1部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計表序號角色操作步驟操作內(nèi)容1管理人員填寫開支申請依據(jù)需求，確定開支2管理人員填寫借款單注明用途（駐外人員發(fā)借款審批）3部門主管審核借款單并簽字并提交給財務(wù)部審核1萬以內(nèi)由主管簽字，1萬到2萬由總經(jīng)理簽字批準4財務(wù)經(jīng)理辦理借款手續(xù)確認審核借款單的準確性，并簽字提交給出納支付現(xiàn)金5出納填寫兩聯(lián)式借款單1.接收經(jīng)審核的借款審批單2.按借款審批單金額填寫兩聯(lián)式借款單6出納支付現(xiàn)金按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理7費用會計編制記賬憑證1.根據(jù)經(jīng)借款審批單編制記賬憑證2.將記賬憑證交財務(wù)部經(jīng)理審核8采購專員填寫報銷單完成業(yè)務(wù)3天內(nèi)到財務(wù)部索取報銷單并填寫9部門主管審批并確認簽字簽字后將“報銷單”返回財務(wù)部10出納審核后辦理報銷手續(xù)依據(jù)財務(wù)制度審核無誤后辦理11出納查閱“備用金”臺賬查明報銷人員原借款金額，對報銷超支款付現(xiàn)退還本人12費用會計登記科目明細賬登記管理費用和其他應(yīng)收款科目明細賬3.2.2流程圖設(shè)計管理人員確定開支需求部門主管審批簽字借款人根據(jù)實際情況填寫《借款單》，并且注明用途 管理人員確定開支需求部門主管審批簽字借款人根據(jù)實際情況填寫《借款單》，并且注明用途 出納復(fù)核付款財務(wù)經(jīng)理確認辦理借款手續(xù)費用會計編制記賬憑證出納復(fù)核付款財務(wù)經(jīng)理確認辦理借款手續(xù)費用會計編制記賬憑證出納審批后辦理報銷手續(xù)部門主管審批并確認簽字管理人員填寫報銷單 出納審批后辦理報銷手續(xù)部門主管審批并確認簽字管理人員填寫報銷單 費用會計登記科目明細賬出納查閱“備用金臺賬費用會計登記科目明細賬出納查閱“備用金臺賬”圖1部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計圖3.3業(yè)財融合流程實際應(yīng)用3.3.1在日常工作方面部門備用金管理的運作可以保證自身的安全，利用機會使用資金來管理，并實施了全面的經(jīng)濟法規(guī)。合理協(xié)調(diào)財務(wù)部門和其他部門之間的工作關(guān)系，使財務(wù)部的工作更高效，快速。確保收支兩條線，及時將收取到的現(xiàn)金送到銀行。避免“坐支”杜絕了現(xiàn)金被盜用、侵占的風(fēng)險。作為單位內(nèi)部財務(wù)管理制度，層層把關(guān)，為不違反經(jīng)濟法規(guī)設(shè)下了第一道防線，保證有關(guān)經(jīng)濟法規(guī)落到實處。3.3.2在公司運營方面財務(wù)人員工作素質(zhì)得到提高，提高了工作效率。部門備用金管理的運用可以提高資金的使用價值。在資金運行中，備用金的使用，核銷進一步體現(xiàn)了資金使用效率的提升。減少了出納和會計的工作，提升了信息化水平的同時還加強了公司的內(nèi)部控制。3.3.3在賬務(wù)處理方面建立了健全備用金的領(lǐng)用、保管和報銷等手續(xù)制度，并指定專人負責(zé)經(jīng)管備用金，經(jīng)管人員發(fā)生變動時也辦理了交接手續(xù)，明確了經(jīng)濟責(zé)任。多人審批制度，對哪些部門、哪些業(yè)務(wù)實施備用金管理了如指掌，確保了備用金流程的規(guī)范及嚴謹。定期盤點制度的使用避免出現(xiàn)不按規(guī)定作其他用途使用和轉(zhuǎn)借他人的情況出現(xiàn)。保證備用金的安全完整。4結(jié)束語本畢業(yè)設(shè)計分析了岳陽市茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司業(yè)務(wù)流程，財務(wù)模式及財務(wù)人員存在的各項問題，從備用金管控、財務(wù)處理等方面分析了產(chǎn)生原因。以財務(wù)工作交接制度、備用金管控制度財務(wù)人員的工作素質(zhì)和費用報銷制度出發(fā)去解決問題。同時還設(shè)計了部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程表及部門備用金業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計圖。同以往的模式相比，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)模式更加方便企業(yè)管理使用備用金，完善了費用報銷的制度，使企業(yè)的資金安全得到保障。參考資料白華麗；劉少勇.淺析地區(qū)公司備用金的管理實踐運用【J】.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015(6)[2]孫清濤.小微企業(yè)公