《應(yīng)用文通知》課件

應(yīng)用文通知本課件將介紹應(yīng)用文通知的基本要素和撰寫技巧,包括通知的基本格式、內(nèi)容組織、用語選擇等方面的注意事項,幫助大家掌握寫好應(yīng)用文通知的方法。通知的定義和特征定義通知是指單位或組織向特定對象發(fā)布的正式文書,用于傳達信息、發(fā)布決定、布置任務(wù)或發(fā)出指示。特征通知具有針對性強、內(nèi)容簡明、表述權(quán)威等特點,能夠及時準(zhǔn)確地傳達信息,發(fā)揮導(dǎo)向作用。通知的基本內(nèi)容要素標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)簡明扼要地表達通知的主要內(nèi)容和涉及對象。時間要素說明通知的生效時間、截止時間或期限等。對象范圍明確通知的涉及對象，如部門、人員等。內(nèi)容主旨闡明通知的主要事項、要求和措施等。通知的表達方式通俗易懂通知應(yīng)該使用簡單明了的語言，避免專業(yè)術(shù)語和晦澀難懂的措辭，讓讀者輕松理解。條理清晰通知應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰,使關(guān)鍵信息容易被讀者找到和記憶。語氣委婉通知應(yīng)該采用客觀、中性的語氣,避免使用命令或強迫性的措辭。風(fēng)格統(tǒng)一通知應(yīng)該遵循單位的文體規(guī)范,保持一致的表達風(fēng)格。通知的格式結(jié)構(gòu)1標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該簡潔明了，概括通知的主要內(nèi)容。2正文正文部分應(yīng)包括通知的目的、事項、時間、地點和要求等核心信息。3落款落款包括發(fā)文單位、日期等基本信息，用以對通知的正式性和合法性進行認(rèn)證。標(biāo)題的設(shè)計要求1簡潔明確標(biāo)題應(yīng)簡單扼要,突出關(guān)鍵信息,讓讀者一目了然。2醒目吸引標(biāo)題應(yīng)采用引人注目的措辭和格式,引起讀者注意。3突出重點標(biāo)題應(yīng)突顯通知的主旨信息,概括通知的核心內(nèi)容。4規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)題應(yīng)遵循單位的文字規(guī)范和格式標(biāo)準(zhǔn)。正文的撰寫要點簡潔明確通知正文應(yīng)簡明扼要,避免冗長晦澀的語句,使用簡單直接的表述方式,讓讀者一目了然。層次清晰采用分段落、分層次的結(jié)構(gòu)安排,使通知內(nèi)容有條理、邏輯性,易于讀者理解和接受。用語恰當(dāng)選用通用性強、貼近讀者的詞語和句式,避免使用生僻詞語、晦澀難懂的專業(yè)術(shù)語。落款的規(guī)范格式1末尾懸掛樣式通知的落款位于文件末尾,末尾格式為"單位名稱（簽章）年月日"。2單位法定署名署名須采用單位的全稱或法人簡稱,不得使用非正式的簡稱。3標(biāo)準(zhǔn)日期格式日期以"年月日"的形式書寫,年份使用四位數(shù)字。4加蓋單位公章重要通知應(yīng)當(dāng)加蓋單位公章或合法授權(quán)的印章,以示正式。發(fā)文單位的署名規(guī)范單位名稱單位全稱或常用簡稱應(yīng)準(zhǔn)確無誤,體現(xiàn)單位的真實性和權(quán)威性。公章使用在正式文件上需要加蓋單位公章,以示發(fā)文的法律效力。詳細(xì)地址可選擇性添加單位的詳細(xì)地址信息,方便聯(lián)系和核實。聯(lián)系方式可選擇性添加單位的聯(lián)系電話、傳真或電子郵箱等,以便快捷溝通。日期的表述格式年月日通知上應(yīng)當(dāng)明確寫出年、月、日，如"2023年3月15日"。時間表達如果通知涉及具體時間，應(yīng)以"上午9:00—11:00"的格式清楚表達。不同場合用語在日常通知中，可以使用"今天"、"明天"等相對詞語，更加貼近讀者。標(biāo)準(zhǔn)正式格式重要公文通知中，應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的月-日表述方式，如"3月15日"。校對和審批流程1校對仔細(xì)檢查文稿,確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤2部門負(fù)責(zé)人審核由部門負(fù)責(zé)人進行審查批準(zhǔn)3主管領(lǐng)導(dǎo)審批獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的最終批準(zhǔn)4發(fā)布經(jīng)過層層審核后正式發(fā)布通知通知在發(fā)布前需要經(jīng)過嚴(yán)格的校對和多級審批流程,確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范合法。校對人員仔細(xì)檢查文稿,部門負(fù)責(zé)人進行審核,最后由主管領(lǐng)導(dǎo)給予最終批準(zhǔn)。只有通過層層把關(guān),才能確保通知信息的準(zhǔn)確性和合法性。通知的發(fā)布方式紙質(zhì)發(fā)布通知可以印制成紙質(zhì)文件,張貼在公告欄或者發(fā)放給相關(guān)人員。這種方式傳統(tǒng)且直接,適合需要書面保證的正式通知。電子發(fā)布通知可以通過電子郵件、公司內(nèi)部系統(tǒng)或者即時通訊工具發(fā)布。這種方式快速高效,能及時傳達信息,但需要保證收件人能及時接收。線上發(fā)布通知可以發(fā)布在公司網(wǎng)站、微信公眾號或者其他社交媒體平臺。這種方式廣泛覆蓋,但需要考慮信息的安全性和隱私性。多渠道發(fā)布通知可以采用線上線下相結(jié)合的方式,利用各種有效渠道發(fā)布。這樣可以確保信息的全面?zhèn)鬟_和高效覆蓋。通知的變更和廢止通知變更的流程如果需要對已發(fā)布的通知進行更正或調(diào)整,應(yīng)遵循正式的變更流程,包括獲得相關(guān)部門的審批,并及時更新并重新發(fā)布新的通知。通知的廢止方式對于已發(fā)布但不再適用的通知,應(yīng)通過正式的廢止流程來明確作廢,包括發(fā)布廢止通知、更新相關(guān)信息等。廢止通知應(yīng)保留在檔案中以作記錄。變更和廢止的記錄保存無論是通知的變更還是廢止,都應(yīng)該建立完整的記錄,妥善保存在檔案中,以便后續(xù)查閱和核對。范例1：部門通知部門通知的特點部門通知通常用于部門內(nèi)部對工作事項、會議、培訓(xùn)等進行安排和通知。其內(nèi)容明確、簡潔,能夠及時、準(zhǔn)確地傳達信息,確保上下溝通。部門通知的重要性部門通知是加強部門管理、推動工作開展的重要渠道,有助于增強部門凝聚力,確保各項工作有序進行。范例2：例會通知定期例會是公司重要的內(nèi)部管理活動,用于及時溝通信息,制定工作計劃和安排部門工作。例會通知的主要內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、議程安排等,需要事先發(fā)布并發(fā)送給相關(guān)人員。例會通知應(yīng)當(dāng)簡潔明了,突出重點信息,為與會人員提供必要的準(zhǔn)備,確保會議順利進行。同時還需要注明會議紀(jì)要的后續(xù)分發(fā)方式,以便參會人員及時獲知會議決議。停電通知尊敬的各位用戶:為了配合電網(wǎng)維修工作,我司將于2023年5月1日上午8時至下午5時對X公司辦公區(qū)域進行停電。請各位用戶做好相應(yīng)準(zhǔn)備,避免停電期間對辦公工作造成影響。如有任何疑問,歡迎隨時聯(lián)系我們。讓我們共同維護電力系統(tǒng)的穩(wěn)定運行?？荚囃ㄖ磫⒄?為確保2023年秋季學(xué)期考試順利進行,現(xiàn)就考試安排通知如下?？荚嚂r間為6月5日-6月9日,共5天?？荚嚂r間為上午8:30-11:30,下午13:30-16:30。請考生務(wù)必準(zhǔn)時參加考試,并攜帶學(xué)生證和考試準(zhǔn)考證入場?？荚嚻陂g請遵守考試紀(jì)律,禁止使用手機和其他電子設(shè)備。培訓(xùn)通知為系統(tǒng)提升員工專業(yè)技能,公司定于6月15日至6月21日舉辦為期一周的產(chǎn)品培訓(xùn)。培訓(xùn)將涵蓋產(chǎn)品特性、使用說明及售后服務(wù)等內(nèi)容,由資深講師主講。此培訓(xùn)面向全體員工,請于6月10日前報名參加。培訓(xùn)期間住宿及餐飲費用由公司承擔(dān),歡迎踴躍參加。會議紀(jì)要會議紀(jì)要是對會議召開情況、討論內(nèi)容和決議進行書面記錄的文件。它全面客觀地反映了會議的整個過程,是會議后重要的文字資料。會議紀(jì)要要求簡明扼要、內(nèi)容完整、條理清晰,對會議決策和后續(xù)工作具有重要指導(dǎo)作用。通常會議紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議主要內(nèi)容和決議等基本要素。同時還需注明紀(jì)要編寫人員姓名和聯(lián)系方式。常見錯誤及修改建議標(biāo)題錯誤通知標(biāo)題應(yīng)簡明扼要,直接反映通知主旨,避免冗長模糊。語句錯誤通知語句應(yīng)簡潔流暢,避免語法錯誤和歧義詞語。注意用詞恰當(dāng),邏輯清晰。格式錯誤通知格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一,遵循相關(guān)制度,注意字體、字號、段落等細(xì)節(jié)要求。通知的撰寫技巧總結(jié)明確目的確定通知的主要目的,如通知安排事項、傳達信息或吁請行動,這將指導(dǎo)撰寫內(nèi)容和表述方式。結(jié)構(gòu)合理通知應(yīng)采用標(biāo)題-正文-落款的標(biāo)準(zhǔn)格式,各部分內(nèi)容邏輯清晰,段落銜接自然。用詞準(zhǔn)確措辭準(zhǔn)確、語言規(guī)范,避免歧義和籠統(tǒng)表述,確保通知內(nèi)容清晰明了。提示釋義對專有名詞、專業(yè)術(shù)語等進行適當(dāng)解釋,便于受眾理解和接受。通知的生成原則1明確目標(biāo)在起草通知時,應(yīng)先明確通知的目的和預(yù)期效果,確保通知內(nèi)容切合實際需要。2規(guī)范格式通知應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求撰寫,包括標(biāo)題、正文、落款等規(guī)范性內(nèi)容。3簡潔明了通知應(yīng)簡潔扼要,用詞準(zhǔn)確,避免冗長和語義模糊,使受眾能快速理解內(nèi)容。4注重層次通知的內(nèi)容應(yīng)層次分明,主次突出,有助于受眾快速捕捉關(guān)鍵信息。通知的傳達注意事項建立溝通渠道確保通知被有效傳達給所有相關(guān)人員?？衫秒娮余]件、員工群組、內(nèi)部網(wǎng)站等多種渠道進行交流。明確內(nèi)容要點通知內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，突出重點信息。提供必要的背景介紹和操作指引，以幫助受眾理解和執(zhí)行。跟蹤反饋反應(yīng)及時收集并分析通知的反饋情況，了解傳達效果。根據(jù)反饋采取后續(xù)跟進行動，確保通知落實到位。通知的歸檔保管要求系統(tǒng)歸檔將通知文件電子化存檔,建立規(guī)范的文件管理系統(tǒng),確保內(nèi)容安全和可查。實體歸檔對于紙質(zhì)通知文件,應(yīng)建立檔案室,按流水號、日期等進行有序保管。責(zé)任劃分指定專人負(fù)責(zé)通知文件的歸檔管理,保證信息的完整性和可追溯性。定期維護定期檢查歸檔文件狀態(tài),及時防范損壞隱患,確保通知文件長期保存。通知的法律效力強制性效力通知具有一定的法律約束力,要求受通知對象必須遵照執(zhí)行。違反通知的行為可能會產(chǎn)生法律后果。行政管理依據(jù)通知是政府機關(guān)實施行政管理的重要依據(jù),具有拘束力。受通知對象必須按照通知的內(nèi)容進行相應(yīng)的行動。規(guī)范性文件根據(jù)相關(guān)法律法規(guī),通知被視為規(guī)范性文件,具有法律效力。相關(guān)單位和個人必須遵照執(zhí)行。行政決定效力通知反映了政府機關(guān)的行政決定,其內(nèi)容具有法律效力,受通知對象不得違反。通知的類型與用途日常管理類通知用于部門日常運轉(zhuǎn)、規(guī)章制度、工作安排等內(nèi)部管理事項的通知。重大事項通知用于宣布公司重大決策、重要會議、重要培訓(xùn)等重要信息的通知。應(yīng)急事項通知用于及時傳達突發(fā)事件、安全隱患等應(yīng)急情況下的即時通知。公告性通知用于向廣大員工、客戶等群體發(fā)布一些公示性信息的通知。通知的語言表達莊重正式通知語言應(yīng)當(dāng)莊重得體、語氣懇切有力，體現(xiàn)權(quán)威性和正式性。簡潔明確通知內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡潔明確，語言精煉凝練，避免模棱兩可或歧義。命令性語氣通知通常采用硬性措辭，以法律規(guī)范性的語氣做出指令和要求。禮貌周到用詞措辭要恰當(dāng)禮貌，避免生硬orarrogant。要顧及受眾心理感受。通知的版式設(shè)計1整體布局通知的版式應(yīng)當(dāng)簡潔、整潔、清晰，注重版式元素的協(xié)調(diào)配置。2字體選用標(biāo)題和正文字體應(yīng)當(dāng)美觀大方，易于閱讀。字號大小適中。3元素排列各項內(nèi)容應(yīng)當(dāng)井然有序地排布，突出重點，減少空白。4視覺效果合理運用色彩、線條、圖像等視覺元素，增強通知的視覺吸引力。通知的電子化傳輸郵件發(fā)送利用電子郵件可快速高效地傳遞各類通知,并確保信息及時、準(zhǔn)確地送達。手機短信推送通過手機短信群發(fā)方式,可實時向相關(guān)人員推送最新的通知信息。企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布通知,能夠確保信息傳達到所有相關(guān)人員,增強透明度。通知的社交媒體發(fā)布微信公眾號